VÄLKOMNA! EKONOMIENHETEN REDOVISNINGSSEKTIONEN

Transkript

1 VÄLKOMNA! EKONOMIENHETEN REDOVISNINGSSEKTIONEN

2 EKONOMIENHETEN REDOVISNINGSSEKTIONEN Dagordning : Inledning samt genomgång av anläggningsredovisningen inkl lite supportfrågor :50 Fika : Föreläsning av Johan Åkesson, Samhällsekonomins utmaningar Genomgång av en leverantörs- resp kundfakturas flöde hos GU inkl lite supportfrågor

3 EKONOMIENHETEN REDOVISNINGSSEKTIONEN Anläggningsredovisning Varför redovisar vi tillgångar? Visa hur universitetets resurser förbrukas över tid. Visa värdet av tillgångar som inte är förbrukade. Anskaffningar år 2017 Avskrivningar år 2017 Immateriella & materiella tillgångar, UB mnkr 188 mnkr 718 mnkr Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring (FBF) Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd

4 EKONOMIENHETEN REDOVISNINGSSEKTIONEN Anläggningstillgång Redovisas som tillgång i balansräkningen, genererar avskrivningar i resultaträkningen Anskaffningsvärde minst kr exkl moms ( kr fr o m 1/1-19) Anskaffats för stadigvarande bruk i verksamheten Nyttjandeperiod/ekonomisk livslängd minst 3 år Konto Anslag, lån Ja Bidrag i efterskott, lån Ja Konto Bidrag statlig givare, förskott eller 12-delar, lån Ja Bidrag ej statlig givare, förskott, lån Nej

5 EKONOMIENHETEN REDOVISNINGSSEKTIONEN Inventarier - stöldbegärliga Korttidsinventarie konto 5610 Anskaffning minst 500 euro (ca kr) exkl moms Livslängd minst 1 år Stöldbegärlig T ex datorer, mobiltelefoner, plattor Övrig utrustning konto 5660 Anskaffning max 500 euro (ca kr) exkl moms Stöldbegärlig T ex mobiltelefoner

6 Inventarier med ett naturligt samband Inventarier med ett naturligt och funktionellt samband ska redovisas som en enda tillgång om det totala anskaffningsvärdet uppgår till minst kr exkl moms ( kr exkl moms fr o m 1/1 2019). Exempel på inventarier som anses ha ett naturligt samband är en dator, ett tangentbord och en skärm, eller t ex ett möblemang till ett konferensrum. Delarna används tillsammans under hela sin nyttjandeperiod Samma avskrivningstider för de olika delarna EKONOMIENHETEN

7 Större anskaffningar av likartade inventarier I vissa fall bör man tillgångsredovisa större anskaffningar av likartade inventarier där respektive inventarie är av mindre värde. Om man på en institution byter ut samtliga möbler mot nya möbler till ett anskaffningsvärde om kr så ska inköpet tillgångsredovisas för att ge en jämn kostnadsfördelning över tid. Stort antal Högt anskaffningsvärde EKONOMIENHETEN

8 Löpande inköp av inventarier Om man har en inköpsrutin där man byter ut inventarier av mindre värde löpande under flera år så kan inköpen redovisas som en kostnad eftersom det ger en jämn kostnadsfördelning över tid. Exempel: På en institution byter man ut en tredjedel av alla datorer varje år under en treårsperiod: År 1 År 2 År 3 1/3 köps in 1/3 köps in 1/3 köps in EKONOMIENHETEN

9 EKONOMIENHETEN REDOVISNINGSSEKTIONEN Tillägg eller huvudanläggning? Tillägg Inköpen ska härröra från samma beslut. Måste ske samma budgetår som ursprunglig anläggning är aktiverad! Samma ansvar, konto och livslängd som ursprunglig anläggning. Transaktionsdatum anläggning ska ändras till den första i perioden efter trans.datum anläggning för aktiveringen! Kredittillägg: Transaktionsdatum anläggning ska ändras till samma trans.datum som den aktivering eller det tillägg som ska krediteras! Fakt 1 ny anl Tillägg till anl

10 EKONOMIENHETEN REDOVISNINGSSEKTIONEN Tillägg eller huvudanläggning? Huvudanläggning Inköpen ska härröra från samma beslut. Transaktioner med olika ansvar, konto och/eller livslängd kan knytas samman. Kan underlätta inventering. Registrering kan ske oberoende av budgetår.

11 EKONOMIENHETEN REDOVISNINGSSEKTIONEN Skapa anläggningar från fakturor Beslut om inköp/- investering Lev-faktura via EFH eller inköpssystemet Konto , 5660 Skapa anläggningar från fakturor Benämning MacBook Pro Retina 13 Lågtemperaturfrys Forma , 652 liter Apple iphone 7 black 128GB Anläggningsgrupp 1XXXXX (t ex 1DATOR) 3XXXXX (t ex 3LAUTR) 5KOSTN Dator Frys Mobil

12 EKONOMIENHETEN REDOVISNINGSSEKTIONEN Skapa anläggningar från fakturor Anläggningsregistret Nyttjande Lån Övriga uppgifter Ansvar, verksamhet, fritt fält => totalt 100% Ansvar, verksamhet, fritt fält => totalt 100% Ja Ja eller Nej Användare, placering, serienummer etc Användare, placering, serienummer etc Ej aktuellt Ej aktuellt Användare, placering, serienummer etc Spara!

13 Anläggningsregistret EKONOMIENHETEN REDOVISNINGSSEKTIONEN

14 Inventeringsprotokoll EKONOMIENHETEN REDOVISNINGSSEKTIONEN

15 EKONOMIENHETEN REDOVISNINGSSEKTIONEN Att tänka på! Töm skapa anläggningar från fakturor löpande, dock senast sista dagen i månaden! Korrekt BR och RR (löpande varje månad) Korrekt lånehantering gentemot Riksgälden (31 maj och 30 nov) Vid registrering i skapa anläggningar från fakturor: Registrera en faktura/en verifikation i taget! Bocka i alla rader för den verifikation som ska registreras sök på vernummer! Benämning, övriga uppgifter relevanta uppgifter för att underlätta inventering! Nyttjande och lån! Tillägg samma budgetår som ursprunglig anläggning! OBS trans.datum anl! Kredittillägg samma trans.datum anl som aktivering/tillägg som ska krediteras! Matcha bort rader från skapa anläggningar? Mejla 4040@gu.se, ange ansvar, belopp och vernummer! Utrangera löpande! Skicka underlag till 4040@gu.se

16 EKONOMIENHETEN REDOVISNINGSSEKTIONEN Supportfrågor Jag har missat en rad i skapa anläggningar för faktura från inköpssystemet Om du upptäcker det direkt, gör tillägg, annars kontakta 4040@gu.se För att undvika: Ange verifikationsnumret i översta mörkgrå raden och tabba ur, kom ihåg att du eventuellt också måste scrolla i högerkanten!

17 Egen meny/ekonomi/anläggning/anläggningar/skapa anläggningar från fakturor Fakturor från inköpssystemet med flera rader ange verifikationsnummer, tabba ur och sök! Klicka i alla rader obs att du eventuellt måste scrolla för att se alla rader! Välj sedan Nästa steg.

18 EKONOMIENHETEN REDOVISNINGSSEKTIONEN Supportfrågor Jag har bokfört med fel konto/ansvar/verksamhet Lathundar och manualer Anläggningsreskontra Korrigering felhantering anläggningar 1. Vänsterkolumnen vilket fel har gjorts? 2. Översta raden hur långt har fakturan/anläggningen kommit? 1 2

19 EKONOMIENHETEN REDOVISNINGSSEKTIONEN Redovisa anläggningstillgångar

20 Det optimala flödet för en faktura

21 Leverantörsreskontran Pappersfakturans flöde Beställning Sortering Skanning Verifiering /tolkning Inläsning Agresso Ev Fellista Attestflöde Bet.förslag Bet.bekräftelse Betalning via Danske Bank Påminnelse/ inkasso/kfm

22 E-faktura säkrare-effektivare-miljövänligare Beställning Sortering Skanning (försvinner till viss del) Verifiering /tolkning Inläsning Agresso Ev Fellista Attestflöde Bet.förslag Bet.bekräftelse Betalning via Danske Bank Påminnelse/ inkasso/kfm

23 Leverantörsfakturor per år Andel e-fakturor % 52% 63% 69% Totalt pappersfakturor Totalt e-faktura Totalt alla fakturor Andel e-faktura andra-utskicket.pdf

24 Kravhantering Kravbrev innebär onödiga kostnader och merarbete både centralt och ute i verksamheten. Tänk på att hantera era fakturor i tid % 9% 90% KRAV Kronofogden Inkasso Påminnelse Påminnelse 5417 Inkasso 553 Kronofogden 49 Totalt krav 6017

25

26

27 Supportfrågor Leverantörsreskontran

28 Det står Gruppering av leverantör XXXXX misslyckades på mitt betalningsförslag. Hur hanterar jag detta? Debet- och kreditfaktura på lika stort belopp från samma leverantör ska parkeras när de blivit bokförda Errormeddelande på betalningsförslag där det finns en debet och en kredit med samma belopp och leverantör Gruppering av leverantör misslyckades. Kontrollera krediteringar! (Minus/Noll-saldo) -Åtgärda felen och kör SU07

29 Hur parkerar man en bokförd leverantörsfaktura? Fyll i leverantörsnummer

30 Forts.. Byt ut N till P

31 Finns det något samlat dokument i Agresso där man kan hitta kvitton på betalningar?

32 Kundreskontran EKONOMIENHETEN Kundfakturans flöde Försäljning Registrera Försäljningsorder Fakturera Kunden betalar Matchning mot faktura Fakturan blir historisk i reskontran Institutionen hanterar Kunden hanterar Centralt/Kundreskontran

33 EKONOMIENHETEN Inbetalningar Vi hanterar ca poster/år. Ca 40 % är fakturainbetalningar som kan läsas in elektroniskt, resterande poster kräver manuell hantering. Kundreskontra - inbetalningar 2017 Inläsning på fil: 40% Manuella inbetalningar: 54% Äkta rekvisitioner: 6%

34 EKONOMIENHETEN Kravhantering kundfakturor Ca 25 % av de ärenden som skickas till inkasso återkallas det innebär onödiga kostnader för universitetet. Tänk på att följa upp era fordringar i Åldersfördelat kundsaldo. Antal påminnelsefakturor Antal inkassoärenden (jan-okt) (jan-okt)

35 EKONOMIENHETEN) Vad gör vi när kunden inte betalar? 1. Påminnelse varje vecka 1. När vi inte har fått betalt på förfallodatum så skickas det ut en påminnelse från oss. 2. Betalningspåminnelser skickas varje vecka. Ca 7 dagar efter ff datum > 100 kronor 3. Institutionensvarar för telefonkontakter med kunden. 2. Inkassomail-Ekonomienheten - varannan vecka 1. Fordringar som är på förslag att skickas till inkasso. 2. Ytterligare 2 veckor, sedan PI 3. Speciella skäl till ej PI, Hänsynslista centralt, maila Minska inkassokostnader. 3. Inkasso-Prioritet Inkasso - varannan vecka 1. Svenska Fordringar förfallna sedan 4 veckor 2. > 100 kronor i restbelopp (PI, fordran+ink avg 180 kr+ ränta) 3. Utländska fordringar förfallna sedan 8 veckor 4. >3000 kronor (PI, fordran +ink avg X % av kapitalbelopp)

36 EKONOMIENHETEN Fakturera mera Kom ihåg Om det inte är möjligt att fakturera maila info om kommande betalning till Följ upp fordringar i Åldersfördelat kundsaldo Kontakta kunder som fått påminnelse, för att undvika att de går till inkasso Rensa bort öres-/valutadiffar, särskilt innan Värdering av kundfodringar Vid rekvirering på givarens egen blankett förbered order i EKO Håll koll på utredningskonto och 25992

37 Supportfrågor Kundreskontran

38 EKONOMIENHETEN Vi skall anordna en mindre konferens, vad skall vi tänka på? Olika anmälningsavgifter beroende på vem som betalar Konferensdeltagare Moms Momssats Svensk deltagare, statliga myndigheter Nej 0% Svensk deltagare, övrigt Ja 25% EU-deltagare, företag/organisation står för kostnaden (VAT-nr krävs)* Nej 0% EU-land, privatperson Ja 25% Tredje land Nej 0% Mer info finns här: Pengu/Swish Kvitto - blankettarkivet

39 EKONOMIENHETEN Varför stämmer inte mitt balanskonto mot saldotabellen? Möjliga fel: Stämt av poster mellan två månader Stämt av poster som inte går ut i noll Vid fel: Kontrollera vilken avstämning som inte stämmer, börja att dra per månad Ta bort avstämningen Korrigera felet Stäm av igen

40 EKONOMIENHETEN)

41 EKONOMIENHETEN Jag önskar få en kund upplagd. Kontroller om kunden redan är upplagd Använd fråga Kundreg. med adress, filtrera Sök med VERSALER Sök även på spärrade kunder (blanka ur N) Kund inom EU, noga med momsnr.

42 EKONOMIENHETEN Varför fastnar min e-faktura? Många fastnar i fakturaväxeln Se inforuta när order registreras Om ej info där, titta på kundens hemsida Bägge referensfälten Beställare samt Extern ref går med vid e-faktura Noggrann med., :