Välkomna. Leverantörsreskontra. Heldag

Transkript

1 Välkomna Leverantörsreskontra Heldag

2

3 Att göra ett inköp - Inköpssystemet Avtalsinformation Ramavtalsleverantörer Attest av order, inte faktura - Inköp utanför inköpssystemet Ramavtalsleverantörer i första hand Beställar-id! Kontrollera F-/FA-skatt, samt momsregistrering 30 dagars betalningsvillkor

4 Fakturor och andra underlag - Gemensam fakturaadress: Göteborgs universitet Fakturaservice Box Göteborg - Faktura, personligt utlägg, utbetalningsblankett i avsaknad av extern faktura - Elektronisk faktura (e-faktura) - Filinläsning

5 Attestflödet i Agresso Web - Leveransattest Attesten innebär en kontroll och ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på: innehållet är varan/tjänsten levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan är felfri och att korrekt pris har tillämpats. - Konteringsattest Fakturagranskningen innebär kontroll av att: att fakturan är utställd på Göteborgs universitet att det är den mottagande institutionen (motsv.) som ska betala den att uppgift om F-skatt och organisationsnummer finns att fakturan specificerar vad som är inköpt att fakturabeloppet är rätt beräknat att faktureringsavgift ej debiterats att rätt momsbelopp debiterats att inskannade uppgifter i ekonomisystemet kontrolleras mot fakturan att i leverantörsregistret registrerade uppgifter kontrolleras mot fakturan - Belastningsattest Belastningsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta den verksamhet/det projekt som är angivet i konteringen av fakturan, liksom av att finansiering finns och att kostnaden är inom ramen för universitetets verksamhet.

6

7 Övningsuppgifter i Agresso Web: 1) Lägg in kommentar, Akademiska Hus 2) Delkontera, Bergkvara Buss 3) Parkera, Eurocard

8 Betalning av faktura i Agresso Web - Betalningsförslag, underhåll av betalningsförslag Lathund: Betalningsförslag AGRESSO/AGRESSO web - Betalningsbekräftelse Lathund: Betalningsbekräftelse AGRESSO/AGRESSO web

9 Uppföljning av fakturor - EFH Fråga fakturor Fakturor i arbetsflöde IIN Jaktlista fakturor i arbetsflöde - Vikariehantering Lathund:

10 Övningsuppgift i Agresso Web: 4) Lägg upp vikarie på din utbildningsidentitet

11 Påminnelsehantering Hantera skyndsamt! - Påminnelser Undersök var originalfakturan finns och varför den inte blivit betald i tid. Visar undersökningen att originalfakturan förkommit, be leverantören om en fakturakopia. Märk kopian med ok att skanna, originalfakturan har förkommit och din signatur innan den sänds till skanning som underlag för utbetalning. - Inkassokrav Vid ett inkassokrav kontaktas inkassoföretaget för att få information om aktuell skuld. Under förutsättning att ursprungsfakturan är betald, stryks kapitalbeloppet och ett nytt totalbelopp anges. Märk inkassokravet med ok att skanna och din signatur och skicka sedan in inkassokravet för skanning. - Kronofogden Om det gäller en delgivning från Kronofogden är det av yttersta vikt att delgivningskvittot skickas tillbaka till Kronofogdemyndigheten. Kvittot ska vara underskrivet av prefekt eller motsvarande. Lathund: Kontrollera om fakturan är betald

12 Tabell och Status i Leverantörsreskontran - A+E = Ankomstregistrerad avvaktar manuell hantering Kräver manuell hantering - A+N = Ankomstregistrerad, ute i attestflödet Meddelande till lev, ändra moms, förfallodatum, belopp mm - B+N = Bokförd, ej betald faktura Meddelande till lev, ändra förfallodatum, parkera, reversera - B+P = Bokförd, parkerad faktura Går inte med på betalningsförslag - B+R = Bokförd faktura, med på betalningsförslag Går att ta bort via Underhåll betalningsförslag - B+I = Bokförd faktura med på betalningsbekräftelse Betalning inväntar förfallodatum, går att avbryta av C+N = Betald eller reverserad faktura. Tryck på betala för att se om den är betald eller reverserad Status Y = Kontakta 4040@gu.se

13 Övningsuppgifter i Agresso: 5) Påminnelse från MacForum 6) Inkassokrav från Klarna (Adlibris)

14 Agresso ankomstregistrering Tabell A status N eller E - Ändra moms - Ändra förfallodatum - Meddelande till betalningsmottagaren - Flytta faktura - Avvisad faktura

15 Underhåll av öppna poster i Agresso Tabell B status N eller P - Ändra förfallodatum - Meddelande till betalningsmottagare - Parkera faktura - Reversera Lathund: Ändra och reversera leverantörsfaktura samt Meddelande till betalningsmottagare.

16 Övningsuppgifter i Agresso: 7) Ändra moms 8) Ändra förfallodatum och skriv meddelande till leverantören

17 Utlandsbetalningar i korthet - Alla underlag ska alltid innehålla: Kontoinnehavarens namn IBAN eller kontonummer SWIFT/BIC Mottagarbankens namn och adress - För utbetalning i EUR krävs IBAN - För betalning till USA krävs även en ABA/Federal Wire Består av 9 siffror. IBAN används ej av USA. - Undvik checkar om möjligt Kommer lätt bort Tyskland och Argentina tar ej emot checkar - Betalningar till Indien, meddelande till mottagarens bank krävs Från och med januari 2007 är IBAN obligatoriskt för betalningar inom EU/EES och Schweiz. Används inte IBAN tas en högre avgift ut av bankerna.

18 Koppla verksamheter- Registrering för att styra faktura till belastningsattestant Möjlighet finns att styra fakturor konterade på en eller flera specifika verksamheter till en belastningsattestant. Detta bör göras för verksamheter som avser projekt eller kurser. Mottagaren är då projektledare, studierektor eller liknande Fyll i användarid på aktuell belastningsattestant. Välj VERKS i rullisten. Fyll i en eller flera verksamheter. Börja på rad 1. Spara när du är klar. Det går också att ändra eller ta bort gjorda registreringar via denna bild. Fakturor som konteras på angivna verksamheter kommer nu att styras till vald belastningsattestant. tionellindelning

19

20 Tidplan OBS! hämta alltid senaste versionen på ekonomiwebben

21 Länkar Lathundar: F-skatteförfrågan: , kod för direktval

22 Tack för idag!