= = = = = Attestordning för Göteborgs universitet ====================== = = Beslutsdatum

Transkript

1 Styrdokument Dnr A /06 Attestordning för Göteborgs universitet Publicerad Beslutsfattare Handläggare Lars Nilsson Beslutsdatum Giltighetstid Sammanfattning Tills vidare Universitetets attestordning reglerar samlat hanteringen av att tilldela behörighet att leverans- och belastningsattestera leverantörsfaktura och reseräkning, samt att förfoga över myndighetens medel genom att betalningsbekräfta i ekonomisystemet. páç~ån~îr

2 Attestordning Bakgrund Göteborgs universitet fastställde i juni 2006 en ny beslutsordning. Beslutsordningen redovisar den grundläggande fördelningen av ansvar och beslutsbefogenheter mellan universitetsstyrelsen, rektor, fakultetsnämnder och dekaner. Rektor har beslutat om delegering av vissa uppdrag och beslutsbefogenheter till förvaltningschefen. Från och med den 1 januari 2008 gäller en ny myndighetsförordning och en ny förordning om intern styrning och kontroll för statliga myndigheter. Dessa förordningar innebär bland annat ett tydliggjort ansvar för den ekonomiska förvaltningen. Under 2008 förändras den löpande hanteringen av leverantörsfakturor genom införande av elektronisk fakturahantering (EFH) inom universitetet. Detta ställer också ökade krav på en tydlig och gemensam hantering av beslut och kontroller gällande betalningar. Universitetets attestordning reglerar samlat hanteringen av att tilldela behörighet att leverans- och belastningsattestera leverantörsfaktura och reseräkning samt att förfoga över myndighetens medel genom att betalningsbekräfta. Med myndighetens medel avses statsanslag och alla andra medel, dvs. även externa bidragsinkomster och uppdrags- respektive avgiftsinkomster. Attester innebörd av olika typer av attester Leveransattest Leveransattest ska göras av den som gjort beställning av vara/tjänst. Attesten innebär en kontroll av och ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på att är varan/tjänsten levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan (motsv.) är felfri och att korrekt pris har tillämpats. Rätten att leveransattestera är kopplad till beställarid och rätten att göra inköp. Kontering Konteringen är i sig ingen attest. I konteringssteget förses fakturan med hela eller delar av fakturans kontering. I konteringssteget ska den formella granskningen av fakturan göras. Det innebär att det ska kontrolleras att: fakturan är utställd på Göteborgs universitet, att det är den mottagande institutionen (motsv.) som ska betala den, att uppgift om F-skatt och organisationsnummer finns, att fakturan specificerar vad som är inköpt, att fakturabeloppet är rätt beräknat samt att faktureringsavgift ej debiterats. I detta steg ska även momsbeloppet kontrolleras. páç~åo~îr

3 Belastningsattest Belastningsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta den verksamhet/det projekt som är angivet i konteringen av fakturan, liksom av att finansiering finns och att kostnaden är inom ramen för universitetets verksamhet. Betalningsbekräftelse Innebär ett godkännande av att leverans- och belastningsattest liksom kontering har skett utan anmärkning samt att betalning kan ske. Behörighet att förfoga över universitetets medel innebär ett ansvar för att medlen används inom ramen för universitetets verksamhet, inom ramen för de resurser som universitetets disponerar och i enlighet med gällande regler. I dokumentet nedan avses med attest/attesträtt de tre olika typerna av ovan beskriva attester. Attesthierarki Attesthierarkin följer universitetets fastställda beslutsordning av vilken beslutslinjen rektor dekanus prefekt framgår. Ansvarsställe Attesträtt Attesträtt efter Överordnad som tillhör delegation nivå Universitetet Rektor Fakultetsnämnd/ universitetsbibliotek/ Kanslichef Rektor Institution/ enhet chef Biträdande prefekt Dekan Avdelning inom förvaltningen och organisatorisk enhet Centrumbildningar och liknande organisatoriska enheter I enlighet med särskilt beslut i samband med inrättande av den organisatoriska enheten Avdelningschef Rektor Områdesnivå eller gemensam nivå beroende på organisatorisk placering för ansvarsstället ¹ Anställd med för ändamålet lämplig kompetens avser anställd med funktion som i sig innefattar ett eget ansvarsområde. Rätt att belastningsattestera och betalningsbekräfta får inte lämnas till administrativ stödpersonal i beroendeställning, oavsett reell kompetens. Ställföreträdare ersätter ordinarie beslutsfattare (rektor/dekan/prefekt) vid dennes frånvaro. Vem som är ställföreträdare ska tydligt framgå av beslutet vid utseende av ställföreträdare och av den översiktliga attestplanen. páç~åp~îr

4 I samband med beslut om attesträtt efter delegation skall den som innehar attesträtten besluta om huruvida rätt till vidaredelegation medges eller ej. Beslut om rätt att belastningsattestera eller bekräfta betalning kan begränsas till att omfatta beslut understigande visst belopp och/eller avseende vissa ansvarsställen och/eller verksamheter. Den som delegerar beslutanderätt ansvarar för dessa beslut såsom för egna beslut och ansvarar för att regelbundet följa upp hur beslutsrätten utnyttjas och ansvarar för delegerade beslut såsom för egna beslut. Överordnad nivå kan alltid belastningsattestera leverantörsfakturor, reseräkningar, utläggsräkningar och beställa betalningsbekräftelse avseende underordnad nivå. Andra delegationer än enligt attesthierarkin ovan får förekomma endast efter godkännande av universitetets förvaltningschef. Attest av utgifter som berör den egna personen Ingen anställd får belastningsattestera faktura, reseräkning eller utläggsräkning för utgifter som berör den egna personen (exempelvis samtalsräkningar för mobiltelefon, fakturor avseende resor, inköp av personlig utrustning, kontokortsfakturor, reseräkningar m m). Närmast överordnad nivå ska fatta sådana beslut (se attesthierarkin). Hänsyn till eventuellt jäv ska tas. Enligt Förvaltningslagen (SFS 1986:233) uppstår jäv, bland annat: 1. om saken angår personen själv, make, förälder, barn, syskon eller annan närstående person. 2. om personen själv eller någon närstående är ställföreträdare för den saken angår. 3. om det i övrigt finns någon omständighet som är ägnad att rubba förtroendet för opartiskhet. Kostnad avser Attesträtt Attesträtt efter delegation Rektor Annan anställd inom gemensamma förvaltningen med lämplig Prorektor/motsv. Rektor eller annan anställd inom gemensamma förvaltningen med lämplig kompetens Rektor Annan anställd inom gemensamma förvaltningen med lämplig Kanslichef eller annan anställd vid páç~åq~îr

5 Prodekan/motsv. Dekan Kanslichef eller annan anställd vid Kanslichef chef Avdelningschef/ på inst. Avdelningschef/ inom gemensamma förvaltningen chef Annan anställd vid fakultetskansli med lämplig Kanslichef eller annan anställd vid Biträdande prefekt Annan anställd inom gemensamma förvaltningen med lämplig kompetens Delegering till andra än nämnda Generellt gäller att förvaltningschef, eller den förvaltningschefen delegerat befogenhet till, efter skriftlig ansökan får medge att attesträtt lämnas till annan än de ovan nämnda. Universitetets ekonomidirektör har rätt att besluta om särskild utformning av rutiner i systemet för EFH. Former för godkännande Den som förfogar över myndighetens medel ska godkänna beslut med namnteckning (betalningsbekräftelse) eller elektronisk signatur (leverans- och belastningsattest i EFH) Dokumentation Alla attestbeslut ska göras skriftligt (bilaga 1a-c) och dokumenteras i en attestplan (bilaga 2). Beslut om attesträtt ska revideras och uppdateras årligen. Attestplanen innehåller en förteckning över alla personer som har rätt att leverans- och belastningsattestera samt behörighet att förfoga över den organisatoriska enhetens medel genom att bekräfta betalning. I attestplanen ska anges om attesträtten är begränsad till visst belopp, period, ansvarsställe eller verksamheter. Av attestplanen ska även framgå vem som är beslutsfattare och ställföreträdande beslutsfattare. Attestplan och attestbeslut i original ska bevaras i institutionsarkiv/motsv. Institutionen/motsv ska årligen, och i samband med förändringar, överlämna kopia av attestplan och attestbeslut till fakultetskansliet tillsammans med namnteckningsprov för berörda personer. Namnteckningsprov kan lämnas på beslutsdokumentet eller i särskild bilaga. páç~år~îr