UPPFÖLJNING PÅMINNELSEFAKTUROR

Transkript

1 UPPFÖLJNING PÅMINNELSEFAKTUROR 1. För att följa upp om Er faktura blivit betald börja med att logga in i Agresso. Klicka på Agresso Ekonomi à klicka på Leverantörsreskontra à klicka på Fråga à Klicka på Öppna och historiska poster alla leverantörer. 2. Kryssa för typerna A Ankomstregistrerat, B Öppna poster & C Historiska poster. Canceled fakturan är betald eller makulerad Bokförd fakturan är belastningsattesterad Ankomstregistrerad fakturan är inkommen i systemet, men är ej hanterad - 1 -

2 3. Fyll i fakturanumret eller verifikationsnumret (om Ni har det). 4. Saknas fakturanumret, kan Ni söka på beloppet eller perioden för fakturan. 4. Kryssa för Remittid à Då ser Ni om fakturan ligger på ett betalningsförslag/betalningsbekräftelse. Här ser Ni under kolumnen S (= Status) att ärendet har ett R (= Finns på ett betalningsförslag) eller I (== Sänd till plusgirot för betalning, alltså ligger på ett betalningsuppdrag). 5. Kryssa för Bet.datum à Då ser Ni om fakturan är betald och när. Är fakturan betald kan Ni ta fram ett bankkvitto på att betalningen är gjord, till vem, med meddelande text, belopp och betalningsdatum (se Agressomanual för detta). Betald Ej betald - 2 -

3 6. Har fakturan statusen N (= Normal), finns den ej på något betalningsförslag. Har fakturan statusen P (=Parkerad) så behöver fakturan åtgärdas. För att se ytterligare detaljer kring fakturan, dubbelklickar Ni på raden. För hantering av parkerade fakturor se Agressomanual. 7. Klicka sedan på Visa verifikation, går det ej att klicka på denna funktion är fakturan ej hanterad i EFH (Agresso web). 8. När du är inne på verifikationen kan du se historiken kring fakturan genom att ställa dig på den rad som är konterad ute i verksamheten. Klicka på Visa arbetsflöde eller Loggbok. 9. Hittar Ni ej fakturan i Agresso, kontakta leverantören och meddela att fakturan ej inkommit till Göteborgs universitet och att de behöver skicka över fakturan igen. Tänk på att leverantören behöver flytta fram förfallodatumet, universitetet har 30 dagar betalningsvillkor. Stäm av att leverantörsfakturan är utställd till rätt adress: Göteborgs universitet, Box 1023, Östersund. Är fakturan felaktigt utställd behöver leverantören skicka en ny faktura till rätt adress. RÄNTEFAKTURA Har Ni mottagit en räntefaktura, stäm av fakturaprocessens tidsmässiga flöde i Agresso genom att titta på antingen Loggboken och/eller Arbetsflödet

4 På ovanstående vy kan utläsas att fakturan anlände till systemet , och att fakturan belastningsattesterades För att få en insikt om hanteringen mellan inskanningen och steget belastningsattest, så kan Ni gå in under Arbetsflödet. Här kan Ni klicka på varje steg i processen och se när fakturan hanterades tidsmässigt och av vem. Tänk på att när en faktura är belastningsattesterad så måste betalningsförslag och betalningsuppdrag tas ut, varpå fakturan skickas till banken för utbetalning därefter. Banken har tre bankdagar på sig att betala fakturan från det att de mottagit betalningsuppdraget. Det är intressant att veta när fakturan inkommit till Göteborgs universitet, då universitet ska ha 30 dagar på sig att betala fakturan (Betalningsvillkor). Räkna bort 1 3 dagar till posthantering av fakturan, utöver det borde fakturan kommit in i ekonomisystemet. Bra att veta om det är universitetets processhantering som gör att fakturan ej blivit betald i tid (då ska räntefakturan betalas) eller om det är leverantörens fel att fakturan ej blivit betald (då ska räntefakturan ej betalas bestrid räntefakturan). Ska räntefakturan betalas, skriv OK att scanna på fakturan samt Ert beställarid och sänd sedan in räntefakturan till Östersund för inscaning till ekonomisystemet. Ser allt OK ut och fakturan ändå ej blivit betald, stäm av att betalningsuppgifterna till leverantören är korrekta. KONTROLLERA BANGKUPPGIFTER 1. Klicka på Agresso Ekonomi à klicka på Leverantörsreskontra à klicka på Leverantörsregister à klicka på Leverantör - 4 -

5 2. Har Ni leverantörsnumret kan Ni fylla i det direkt och klicka på tangentbordets Tabtangent. 3. Saknar Ni leverantörsnumret klickar Ni på Fältlänk F9 4. I fältet Beskrivning kan Ni fylla i leverantörens namn, rekommenderar att Ni fyller i * namn *. * innebär att Ni söker på alla varianter med namnet i. Dubbelklicka på den leverantör som Ni söker

6 5. Ni kan nu klicka runt på de olika flikarna och se betalningsdetaljerna för vald leverantör. KONTROLLERA VALUTAN Kontrollera att det är rätt valuta inlagd i Agresso, om utlandsbetalning. KONTROLLERA TEXT PÅ BETALNING TILL LEVERANTÖR Vissa fakturor kräver en kommentar på betalningen, kanske denna ej är med och det är därför leverantören ej ser att Ni har betalat fakturan. Exempelvis vid betalning till en konferens. Antingen ser Ni texten till mottagaren under Text i Öppna och historiska poster, eller så ser Ni det genom att dubbeklicka på Er post och sedan klicka på Beskrivning. Text till leverantör - 6 -

7 - 7 - Text till leverantör