Intern kontroll avseende fakturahantering

Transkript

1 Revisionsrapport* Intern kontroll avseende fakturahantering Eskilstuna kommun Mars 2008 Matti Leskelä Pär Lindberg *connectedthinking

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund och syfte Avgränsning och metod Sammanfattning och rekommendation Granskningsresultat Attestreglemente Fakturahantering Revisionell bedömning...7 2

3 1 Inledning 1.1 Bakgrund och syfte På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Eskilstuna kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers fått i uppdrag att genomföra en granskning av kommunens fakturahanteringsrutin. Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt, att det finns säkra rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. En mycket stor del av kommunens utbetalningar sker utifrån inkommande fakturor som underlag. Kommunen har under 2005 infört rutiner för skanning av inkommande fakturor. Därmed skapas elektroniska dokument för handläggning och utbetalning av leverantörsfakturor. Syftet med granskningen är granska säkerheten i rutinen samt om den interna kontrollen är tillfredsställande. Revisionsfråga: Har kommunen ändamålsenliga, säkra och tillförlitliga rutiner avseende fakturahantering och tillämpas dessa rutiner? Projektet omfattar följande granskningsmål: Sker attest i enlighet med attestreglemente? Vilka kontroller görs maskinellt eller manuellt innan attest av faktura sker? 1.2 Avgränsning och metod Granskningen omfattar ett urval verifikationer inom: Barn- och utbildningsnämnden, Arbetsmarknads- och familjenämnden samt Kultur- och fritidsnämnden. Tyngdpunkten kommer att ligga på att bedöma nämndernas interna kontroll avseende fakturahantering. En bedömning görs av hur kraven i kommunal redovisningslag (KRL) och attestreglementet efterlevs. Vidare görs en bedömning av nämndernas/styrelsens interna kontroll i fakturahanteringsrutinen. 3

4 Vi har genomfört fem intervjuer. De intervjuade personerna är: systemförvaltare för Agresso, redovisningsansvarig, ekonomichefer och ekonomer på förvaltningarna. Till stöd för vår granskning har vi haft kommunens ekonomistyrningsregler, vilka innefattar attestreglemente. Vi har också tagit del av de granskade nämndernas attestförteckningar. 2 Sammanfattning och rekommendation Granskningens övergripande revisionsfråga är: Har kommunen ändamålsenliga, säkra och tillförlitliga rutiner avseende fakturahantering och tillämpas dessa rutiner? De nuvarande rutinerna avseende fakturahantering bedöms delvis som ändamålsenliga. En säker och tillförlitlig fakturahantering säkerställs dock inte fullt ut av de inbyggda kontrollerna vid hantering av inskannade fakturor. De maskinella kontrollerna bedöms som bristande. De brister som påträffats är exempelvis: Behörighetsattest/kontroll sker ej. Det finns möjlighet att bokföra kostnader på valfri verksamhet inom respektive förvaltning för de som tilldelats attesträtt i ekonomisystemet för sin verksamhet. Utifrån vår stickprovsgranskning av fakturor kan vi ändå konstatera att attestförteckningen följs till största del trots denna brist i den maskinella interna kontrollen. Till följd av de brister som konstaterats i vår granskning lämnar vi följande förslag till åtgärder: Den interna kontrollen måste förbättras genom att säkerställa att systematiska kontroller av attesträtt, behörighetsattest samt momsbelopp byggs in i systemet. För fakturor där momsavdragsrätten är begränsad ser vi det som nödvändigt att kontrollen av fakturor stärks så att en korrekt momshantering säkerställs. Vi förutsätter att nämnderna och styrelsen i största möjliga utsträckning rättar tidigare felaktigt bokförd moms till följd av felaktig inskanning samt kontering. Utbildningen av attestansvariga bör prioriteras. Förslagsvis kan vissa personer inom t.ex. barn- och utbildningsnämnden utses som attestansvariga för de typer av fakturor där svårigheter kring hur moms ska hanteras föreligger. 4

5 Nämnderna och styrelsen måste tillse att kompletta underlag finns till samtliga fakturor. Detta kan tillgodoses genom tilläggsinskanning av underlag eller med hjälp av inskannad hänvisning till var underlag förvaras. Attestreglementet behöver uppdateras och anpassas till de nya förutsättningarna till följd av införandet av skanning. 3 Granskningsresultat 3.1 Attestreglemente Nuvarande attestreglemente ingår som en del i de kommunövergripande ekonomistyrningsreglerna daterade i mars Nedan följer utdrag ur attestreglementet som är av särskild betydelse för vår granskning. I 2 framgår att: Kommunens nämnder ansvarar för den interna kontrollen och tillser därmed att bestämmelserna i detta reglemente iakttas och att attestmoment utföres. Nämnden skall utse de personer som skall vara attestansvariga och ersättare för dessa samt ange omfattningen av uppdraget. I 3 fastslås att: Den som har attesträtt har ett ekonomiskt ansvar för en eller flera aktiviteter/ konton. I kommentarerna till 3 beskrivs vad en attest innebär och vilka kontroller den attestansvarige är intygar att denne gjort genom sin attest. Den attestansvarige intygar att följande: * att varan eller tjänsten har beställts * att varan eller tjänsten har mottagits * att kvantitet och kvalitet är enligt beställning * att pris, ev rabatt och andra betalningsvillkor är riktiga * att fakturan är rätt uträknad * att kontering skett enligt gällande kontoplan * att inköpet gjorts i enlighet med gällande delegation. Den attestansvarige kan ha medhjälpare som utför del eller delar av kontrollerna. Formellt är det dock attestanten ensam som är ansvarig. I 6 sätts kraven på två attester innan registrering sker av leverantörsfakturor och andra bokföringsunderlag. Förutom en (besluts) attest skall ytterligare en behörighetskontroll göras. Behörighetskontroll innebär kontroll av att attest är utförd av rätt person med rätt 5

6 attestkod. Behörighetskontroll och attest får inte utföras av samma person. Attest skall alltid ske med hel namnteckning, signatur är ej tillräcklig. 3.2 Fakturahantering Under 2005 började Eskilstuna kommun skanning av fakturor. Till en början skötte kommunen själv skanningen. I dagsläget har kommunen en extern leverantör som sköter inskanningen åt kommunen. Arbetsgången bygger på att kommunens inkommande fakturor skickas till en extern skanningsenhet där fakturorna läses elektroniskt. Innehållet på de inskannade fakturorna tolkas med hjälp av en programvara. Därefter skickas de inlästa fakturorna digitalt till kommunen för vidare hantering. Varje faktura ska vara märkt med en referens som styr till vilken person/förvaltning som fakturan avser. När fakturan kommit till den första personen i attestkedjan sker, i normalfallet, en första kontroll och kontering. Därefter skickas fakturan vidare till den attestansvarige. Den attestansvarige ansvarar enligt attestreglementet för att erforderliga kontroller görs av fakturainnehållet innan attest sker. Erforderliga kontroller innefattar de kontroller som beskrivs i attestreglementet. (se punkt 3.1). I vissa fall krävs det att ytterligare underlag kopplas till fakturan, exempelvis kassakvitton, deltagarlistor mm. I systemet finns möjlighet att bifoga underlag i olika former. Det finns också möjlighet att skriva kommentarer till fakturorna. Efter kontroll attesteras fakturan genom att den attestansvarige anger sitt lösenord. Iakttagelser Det förekommer att fakturor hamnar fel dvs. de kommer inte till rätt person/förvaltning, uppskattningsvis hamnar % av fakturorna fel. Systemet kräver inte att 2 personer attesterar fakturan innan betalning sker. Detta är en stor brist. Det finns problem med tolkningen av fakturainnehållet. Det påtalades vid samtliga intervjuer och bekräftades också i vår stickprovsgranskning. Det vanligast förekommande felet är att momsbeloppet tolkas felaktigt. I vissa fall hade momsen rättats i efterhand men det förefaller troligt att merparten av felen inte rättats. Vi förutsätter att nämnderna/styrelsen i möjligaste utsträckning rättar de felaktiga momsbeloppen. Det framkom vid våra intervjuer att det kan upplevas som krångligt att kontrollera momsbeloppen i systemet. Anledningen till det är att momsbeloppen inte visas på den första vyn i systemet när en faktura 6

7 ska attesteras. När en felaktigt tolkad faktura påträffas ska felet rapporteras till systemförvaltaren. På det sättet kan samtliga feltolkade fakturor rapporteras till skanningsleverantören. Enligt avtal accepteras bara en viss andel fel. Av stickprovsgranskningen fann vi att det förekommer att kompletterande underlag saknas till fakturorna. Exempelvis saknades kassakvitton till bensinfakturor och deltagarlistor vid middagar. Det fanns inte heller någon hänvisning till var dessa underlag finns förvarade. Enligt uppgift har inte alla enheter tillgång till att skanna in kompletterande underlag. Felaktiga momsavdrag har gjorts på flera fakturor inom barn och utbildningsnämnden. Felaktiga momsavdrag förekommer även på arbetsmarknads- och familjenämnden. I de fall där vi konstaterat felaktigheter har kommunen redovisat en för stor andel av kostnaden som moms. 4 Revisionell bedömning Sker attest i enlighet med attestreglemente? Utifrån vår stickprovsgranskning av fakturor kan vi konstatera att attestreglementet följs till största del. Enligt attestreglementet, är det den attestansvariges ansvar att kontrollera att fakturan är rätt uträknad. Detta är i nuläget av särskilt viktigt då det nuvarande systemet ibland tolkar momsbeloppet felaktigt. Att kontrollera om fakturan är rätt uträknad innefattar i vår mening även att momsen redovisas på ett korrekt sätt. Vilka kontroller görs maskinellt eller manuellt innan attest av faktura sker? Den inbyggda maskinella internkontrollen bedöms ha stora brister. Bristerna är framförallt följande: Det finns möjlighet att bokföra kostnader på valfri verksamhet inom respektive förvaltning för de som tilldelats attesträtt i ekonomisystemet för sin verksamhet. Attestförteckningens begränsningar är ej maskinellt inbyggda i systemet I systemet är det tillräckligt med endast en attest innan en faktura går till betalning. Det sker ingen maskinell rimlighetskontroll sker av momsbelopp i systemet. Rimligen borde systemet varna då en momssats avviker från normala momssatser i procent. Detta är en brist i den interna kontrollen. 7

8 Behörighetskontroll efter attest är inte inbyggt i systemet. Delad moms (flera rader) hanteras ej korrekt av systemet. Övriga iakttagelser Enligt uppgift kommer en ny version av ekonomisystemet att implementeras under hösten I den nya versionen uppges det att fler maskinella kontroller kan införas. Förbättra följsamheten mot momsregelverk inom barn- och utbildningsnämnden och även till viss del arbetsmarknads- och familjenämnden. För detta krävs utbildning av attestansvariga. Alternativt kan vissa personer inom barn- och utbildningsnämnden utses som attestansvariga för de typer av fakturor där svårigheter kring hur moms ska hanteras föreligger. Det är viktigt att samtliga påträffade felaktigt tolkade fakturor rapporteras då kommunen har avtal om att endast acceptera en viss felprocent av de skannade fakturorna. Den interna kontrollen kan förbättras genom att säkerställa att systematiska kontroller av attesträtt, behörighetsattest samt momsbelopp byggs in i systemet. 8