REVISIONSRAPPORT. Landstinget Halland. Granskning av interna kontrollen. Handikappförvaltningen Anita Andersson.

Transkript

1 REVISIONSRAPPORT Granskning av interna kontrollen Handikappförvaltningen Landstinget Halland Anita Andersson Leif Johansson

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING Uppdrag Syfte och metod Allmänt om intern kontroll Attest och utanordning Attestreglemente och attestförteckning Registrering och utanordning Leverantörsfakturor Faktureringsrutiner Kassa- och redovisningsrutiner Allmänt Förrådshantering Allmänt Förrådssystem Beställningsrutiner Inventarieförteckningar datorer Aktuell inventarieförteckning Utrangering...8 2

3 1. Uppdrag Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland genomfört en granskning av den interna kontrollen vid Handikappförvaltningen. Ansvarig nämnd är länssjukvårdsnämden. 2. Syfte och metod Syftet har varit att bedöma ifall ett urval av ekonomiska rutiner inom förvaltningens ansvarsområde fungerar på ett tillfredsställande sätt. Följande revisionsfrågor är aktuella: - Finns dokumenterade attestrutiner? Finns aktuella attestförteckningar? Tillämpas dessa? - Faktureringsrutiner; dokumentation och ändamålsenlighet. - Är rutinen för betalning av leverantörsfakturor ändamålsenlig och säker? - Är rutinen för kontanthantering ändamålsenlig och säker? Vilka kontroller sker på förvaltningen? - Stickprovskontroll av en månads verifikationer för 1:a halvåret Inventarieförteckning datorer? Vilka uppgifter finns och är förteckningarna kompletta? - Vilka rutiner gäller för utrangering av datorer, finns förteckning? Vi har genomfört intervjuer med ansvarig ekonom och assistenter på förvaltningen. Vidare har vi granskat ca 700 verifikationer. Vi har också granskat BMS- och förskottskassor samt förråden av hörhjälpmedel. 3. Allmänt om intern kontroll Varje nämnd har enligt kommunallagen, 6 kap 7, ansvar för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fastställs av fullmäktige. Varje nämnd har därmed 3

4 ansvar för att utforma och utföra den interna kontrollen utifrån sina behov och förutsättningar. Den interna kontrollen skall på ett effektivt och rationellt sätt garantera en tillförlitlig och säker redovisning. Med tillförlitlig och säker redovisning avses att: - system och rutiner är utformade så att eventuella felrisker är eliminerade - transaktionerna/verifikationerna är fullständiga, dvs följer gällande regler och god redovisningssed - transaktionerna tillhör nämndens verksamhet - det finns substans i varje enskild transaktion Det är väsentligt att det interna kontrollsystemet upplevs som tydligt, lättillgängligt och praktiskt tillämpbart för dem som är berörda. 4. Attest och utanordning 4.1 Attestreglemente och attestförteckning Landstingets attest- och utanordningsreglemente har tillsammans med övriga anvisningar och policydokument i ekonomihandboken angående betalning av leverantörsfakturor varit grundläggande för granskningen. Vi bedömer att landstingets attestreglemente och övriga tillämpningsanvisningar är väl anpassade till de krav som kan ställas avseende god intern kontroll. Enligt reglementet skall varje nämnd årligen utse en eller flera huvudattestanter samt ersättare för dessa. 4

5 Länssjukvårdsnämnden har antagit förteckning över huvudattestanter och ersättare för år Namnteckningsprov finns. 4.2 Registrering och utanordning En del av fakturorna kommer till de olika ansvarsenheterna ute i länet men huvuddelen skickas till kansliet där ankomststämpling och registrering sker. Fakturorna skickas därefter ut till respektive enhet för attest, kontroll och kontering. Två personer har rätt att utanordna. Behörighetsattest görs av den person som registrerar fakturorna. Ankommande fakturor registreras ofta för betalning 30 dagar efter fakturadagen. Landstinget betalar normalt alla leverantörsfakturor, med några få undantag, 30 dagar efter fakturans ankomstdag. Ändring har skett enligt bilagt svar från Handikappförvaltningen Vår bedömning är att förvaltningens rutiner för registrering och utanordning av fakturor fungerar på ett tillfredställande sätt. 4.3 Leverantörsfakturor Vi har granskat verifikationsmaterialet för mars månad Överlag håller det granskade materialet en god kvalitet. Vi vill dock framhålla att för flera tjänster bl a regionvård, rekreationer och ortopedhjälpmedel attesteras varan emottagen/prestationen utförd av anställd på kansliet som ej har möjlighet att verifiera mottagandet. Attest sker ofta med en remiss som underlag. Vår bedömning är att detta inte är tillfredsställande. Ändring har skett enligt bilagt svar från Handikappförvaltningen

6 5. Faktureringsrutiner Under 2004 uppgick den externa faktureringen till knappt 1,7 mnkr. Faktureringar görs av bl a kostnader för hörapparater (utomlänspatienter), installationer av hörslingor och teckenspråksutbildningar. Fakturering sker löpande och utan dröjsmål. 6. Kassa- och redovisningsrutiner 6.1 Allmänt Vi har gjort en genomgång av förvaltningens kontroll- och uppföljningsrutiner för BMS- och förskottskassor. Vi har besökt totalt tre enheter, två inom hörselvården och en inom habiliteringen. Kansliet gör avstämning av inbetalda dagskassor 2-3 gånger per månad. Vi kan konstatera att de granskade enheterna har ändamålsenliga kassa- och redovisningsrutiner. En av enheterna saknade dock kassaskåp för förvaring av växel- och dagskassor. För att säkerställa en god intern kontroll bör förvaltningen gå igenom kassa- och redovisningsrutinerna ute på respektive basenhet minst en gång per år. Åtgärder kommer att vidtas enligt bilagt svar från Handikappförvaltningen Förrådshantering 7.1 Allmänt Syncentralen har två förråd; i Halmstad och Kungsbacka. Totalt förrådsvärde per var ca tkr. 6

7 Hörselvården har förråd i söder (Halmstad och Falkenberg) och i norr (Varberg och Kungsbacka). Totalt förrådsvärde per var 3,5 mnkr. Alla förrådsinköp sker via huvudförrådet i Halmstad. Närförråd finns dessutom i Varberg, Kungsbacka och Falkenberg. Laholm och Hylte sköts via Halmstad. Rutinerna för förrådshantering är dokumenterade. 7.2 Förrådssystem Förvaltningen använder sig av Audit Base som är ett system för hörselvården. Förvaltningen utnyttjar dels ett förrådssystem för hörapparater och tekniska hjälpmedel samt ett system för hörselmätningar. Det finns i huvudsak fyra fabrikanter av hörapparater. Landstinget Halland har avtal med dessa leverantörer tillsammans med landstingen i Kronoberg och Blekinge. Manuell inventering sker fyra gånger per år för närvarande. Aktuellt inköpspris används. Omsättningshastigheten är relativt hög varför artiklarna inte blir liggande mer än en kortare tid. Vidare finns ett förråd av småkomponenter av mindre värde. 7.3 Beställningsrutiner En administratör på hörselvården svarar för beställning hos leverantörerna. Mottagningsattest görs av den som beställt varorna. Huvudattest görs av avdelningschef. Den person som beställer artiklarna svarar även för mottagningsattest. Denna funktion bör skötas av olika personer alternativt bör stickprov tas på gjorda beställningar innan huvudattest. Ändring har skett enligt bilagt svar från Handikappförvaltningen

8 8. Inventarieförteckningar datorer 8.1 Aktuell inventarieförteckning Alla inköp av utrustning och apparatur registreras oavsett belopp. Förteckning finns över samtliga datorer som tillhör Handikappförvaltningen. Uppgifter finns ute på basenheterna om bl a placering, datorernas fabrikat, tillverkningsnummer, avskrivningstid, verifikationsnummer, anskaffningsår och pris. Samtliga datorer är stöldmärkta. Vi har på ett par enheter gjort stickprovskontroller av förtecknade datorer. Samtliga uppgifter enligt ovan fanns registrerade i mycket bra och överskådliga förteckningar över så väl tidigare inköpta som nyinköpta datorer. 8.2 Utrangering Dokumenterade rutiner för utrangering av datorer finns. I samband med kassation överförs utrustningen till ett s k kassationsregister. Överbliven utrustning som bedöms vara användbar skall erbjudas annan verksamhet vid förvaltningen innan kassation. Kasserad och rensad utrustning lämnas till Landstingsservice. 8