Interna kontrollen Primärvårdsnämnden i Varberg

Transkript

1 REVISIONSRAPPORT Interna kontrollen Primärvårdsnämnden i Varberg Anita Andersson Leif Johansson

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Uppdraget Bakgrund Syfte och metod Allmänt om intern kontroll Varje nämnd har enligt kommunallagen, 6 kap 7, ansvar för att verksamheten Attest och utanordning Attestreglemente och attestförteckning Registrering och utanordning Leverantörsfakturor Inventarieförteckningar datorer Aktuell inventarieförteckning Utrangering Övrigt...6 (2)

3 1. Inledning 1.1 Uppdraget Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland granskat den interna kontrollen vid primärvårdsnämnden i Varberg. 1.2 Bakgrund Av kommunallagen framgår att landstinget skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt, att det finns säkra rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Intern kontrollplan saknas inom nämnden men det pågår ett centralt arbete med att ta fram detta. 1.3 Syfte och metod Syftet har varit att bedöma ifall ett urval av ekonomiska rutiner inom nämndens ansvarsområde fungerar på ett tillfredsställande sätt. Följande revisionsfrågor är aktuella: - Finns dokumenterade attestrutiner? Tillämpas dessa? Finns aktuella attestförteckningar? - Är rutinen för betalning av leverantörsfakturor ändamålsenlig och säker? - Stickprovskontroll av ett antal verifikationer för 1:a halvåret Inventarieförteckning datorer? Vilka uppgifter finns och är förteckningarna kompletta? - Vilka rutiner gäller för utrangering av datorer, finns förteckning? Vi har genomfört intervjuer med ansvarig ekonom och assistent på förvaltningen. Vidare har vi tagit stickprovskontroller på ca 450 verifikationer. Vi har också besökt några basenheter. 2. Allmänt om intern kontroll Varje nämnd har enligt kommunallagen, 6 kap 7, ansvar för att verksamheten (3)

4 bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fastställs av fullmäktige. Varje nämnd har därmed ansvar för att utforma och utföra den interna kontrollen utifrån sina behov och förutsättningar. Den interna kontrollen skall på ett effektivt och rationellt sätt garantera en tillförlitlig och säker redovisning. Med tillförlitlig och säker redovisning avses att: - system och rutiner är utformade så att eventuella felrisker är eliminerade - transaktionerna/verifikationerna är fullständiga, dvs följer gällande regler och god redovisningssed - transkaktionerna tillhör nämndens verksamhet - det finns substans i varje enskild transaktion Det är väsentligt att det interna kontrollsystemet upplevs som tydligt, lättillgängligt och praktiskt tillämpbart för dem som är berörda. 3. Attest och utanordning 3.1 Attestreglemente och attestförteckning Landstingets attest- och utanordningsreglemente har tillsammans med övriga anvisningar och policydokument i ekonomihandboken angående betalning av leverantörsfakturor varit grundläggande för granskningen. Vi bedömer att landstingts attestreglemente och övriga tillämpningsanvisningar är väl anpassade till de krav som kan ställas avseende god intern kontroll. Enligt reglementet skall varje nämnd årligen utse en eller flera huvudattestanter samt ersättare för dessa. Primärvårdsnämnden har antagit förteckning över huvudattestanter och ersättare för år Namnteckningsprov finns. (4)

5 3.2 Registrering och utanordning Flertalet fakturor skickas till förvaltningen där ankomststämpling och registrering sker. Fakturorna skickas därefter ut till respektive enhet för attest, kontroll och kontering. Två personer har rätt att utanordna. Behörighetsattest görs av den person som utanordnar fakturorna. Betalning av fakturor till post- eller bankgiro görs av person som ej registrerat fakturorna. Utanordnaren gör stickprovsvisa kontroller av registrerade fakturor. Vår bedömning är att nämndens rutiner för registrering och utanordning av fakturor fungerar på ett tillfredställande sätt. 3.3 Leverantörsfakturor Vi har granskat verifikationsmaterialet stickprovsvis första halvåret Antalet granskade fakturor uppgår till drygt 450 st. Endast ett fåtal felkonteringar, i övrigt tillfredställande. 4. Inventarieförteckningar datorer 4.1 Aktuell inventarieförteckning Förteckning finns över samtliga datorer som tillhör Primärvården i Varberg. Uppgifter finns ute på basenheterna om placering, datorernas fabrikat, serienr, modell, anskaffningsår samt stöldmärkning. Vi har på ett par enheter gjort stickprovskontroller över några av datorerna som köpts in under Samtliga uppgifter enligt ovan fanns förtecknade i mycket bra och överskådliga förteckningar över så väl tidigare inköpta som nyinköpta datorer. (5)

6 4.2 Utrangering Samlad förteckning över utrangerade datorer finns inte på Primärvårdsförvaltningen. Vilka datorer man fått in för att tömma och om man sålt eller skrotat. På respektive basenhet finns det noteringar i förteckningarna över utrangerade datorer. Avskrivningstiden för datorer är 3 år. Datorer som skall utrangeras skickas till Primärvårdsförvaltningen där man tömmer datorerna på information och program. Det finns möjlighet för anställda att köpa en sådan tom dator, annars skrotar man dessa. Det pågår diskussioner om möjlighet att använda dessa datorer som hjälpmedel ute i verksamheterna. En dokumenterad rutin och en samlad förteckning över samtliga utrangerade datorer saknas på Primärvårdsförvaltningen, detta kommer snarast att åtgärdas. 5. Övrigt Rutinen ute på basenheterna där Securitas hämtar dagskassorna upplevs som tillfredställande. Tandsmycken som finns till försäljning och fastsättning ute på tandklinikerna skall betraktas som försäljning och inte som tandvård. Därmed blir de skattepliktiga och skall i fortsättningen hanteras som t ex försäljningen av tandborstar m m. Detta har uppmärksammats och skall åtgärdas snarast. (6)