Stadsrevisionen i Örebro kommun Översiktlig granskning av intern kontroll

Transkript

1 Revisionsrapport Stadsrevisionen i Örebro kommun Översiktlig granskning av intern kontroll Irene Deravian Kurt Westerback, certifierad kommunal revisor

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Övergripande granskning av intern kontroll Bakgrund och revisionsfråga Granskningsresultat i sammandrag Programområde Barn och utbildning Programnämnd Barn och utbildning Gymnasienämnden Skolnämnd Nordost Skolnämnd Nordväst Skolnämnd Sydost Skolnämnd Sydväst Östernärke områdesnämnd Programområde Samhällsbyggnad Programnämnd Samhällsbyggnad Fastighetsnämnd Miljönämnd Teknisk nämnd Byggnadsnämnd Fritids- och turistnämnd Kultur- och medborgarnämnd Tysslinge lokala nämnd Glanshammars lokala nämnd Programområde Social välfärd Programnämnd Social välfärd Socialnämnd Väster Socialnämnd Öster Vård- och omsorgsnämnd Väster Vård- och omsorgsnämnd Öster Nämnd för funktionshindrade Överförmyndarnämnden Kommunstyrelsen Vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsnämnd

3 1. Övergripande granskning av intern kontroll 1.1 Bakgrund och revisionsfråga Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder skall ha tillräcklig kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Stadsrevisionen har i sin analys av väsentlighet och risk bedömt att en årlig övergripande granskning av hur samtliga nämnder planerat och genomfört sitt internkontrollarbete ska genomföras. Revisorernas uppgift är att pröva och bedöma om nämndernas interna kontroll är tillräcklig. Revisionsfrågan inriktas mot verksamheternas styrbarhet. Verifiering av nämndernas genomförda åtgärder har inte genomförts. Granskningsåtgärderna ska ge svar på följande frågor: Har nämnden fattat beslut om granskningsplaner för år 2008? Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnden? Har nämnden fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? När och på vilket sätt har nämnden rapporterat till kommunstyrelsen och stadsrevisionen? Vid bedömningen av om nämndernas internkontrollåtgärder har varit tillräckliga har utgångspunkten varit den av kommunstyrelsen antagna redovisningsriktlinjen nr 15, Årliga granskningsplaner för intern kontroll av ekonomiska transaktioner. Enligt riktlinjen ska alla nämnder lämna en rapport till stadsrevisionen i januari året efter verksamhetsåret tillsammans med protokollsutdrag. Detta har inte fungerat på ett tillfredsställande sätt hos flera av nämnderna. För år 2008 har kommunstyrelsen beslutat att samtliga nämnder, utöver nämndernas individuella val, ska granska omfattningen av innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Nämndernas individuella val inkluderar i vår rapportering även de kontrollåtgärder som programnämnderna beslutat om för respektive programområde. 3

4 En bedömning, utifrån lagstiftarens intentioner, visar att granskningsåtgärder av det verksamhetsmässiga perspektivet (sk administrativa kontroller) också i år, med några undantag, är begränsade. Vi kan inte, utifrån det material vi erhållit, finna att valet av internkontrollåtgärder föregåtts av någon dokumenterad analys av väsentlighet och risk. 2 Granskningsresultat i sammandrag 2.1 Programområde Barn och utbildning Programnämnd Barn och utbildning Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år Programnämnden har beslutat att samtliga driftnämnder inom programområdet genomför en verifikationskontroll av konteringen av leverantörsfakturor. Granskningsåtgärderna omfattar också de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Granskningsåtgärderna avseende verifikationer omfattar totalt 92 bokförda poster under årets första tre månader. Granskning av kontanthantering har inte varit aktuellt för nämnden. Nämndens val av internkontrollåtgärder är mindre omfattande och behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. Nämnden har funnit felkonteringar i ca 9 % av totala antalet fakturor i urvalet. Inga kontanta utbetalningar av semesterdagar i strid mot avtalet har skett och inte heller utbetalningar av lönetillägg på felaktiga grunder. Nämnden har, på förslag av kommunledningskontoret, tagit granskningsrapporten till protokollet. Rapport över granskningsåtgärderna har överlämnats till kommunstyrelsen och stadsrevisionen. 4

5 2.1.2 Gymnasienämnden Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år Programnämnden har beslutat att samtliga driftnämnder inom programområdet genomför en verifikationskontroll av konteringen av leverantörsfakturor. Granskningsåtgärderna omfattar också de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Nämnden har vid granskningen av kontanthantering exkluderat handkassor. Granskningsåtgärderna avseende verifikationer omfattar totalt 473 verifikationer vid Tullängssskolan, Karolinska skolan och Wadköpings utbildningscenter. Nämndens val av internkontrollåtgärder behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. Nämnden har funnit vissa brister i rutinerna för kontanthantering vid Kvinnerstaskolan och vid granskningen av verifikationer främst vid Wadköpings utbildningscenter. 47 medarbetare har innestående kompensationsledighet som uppgår till mer än 40 timmar (varav 14 medarbetare har mer än 100 timmar). Förvaltningen bedömer att en plan behöver upprättas med syfte att minska antalet kompensationsledighetstimmar och att frågan behöver lyftas i samband med utvecklingssamtal. Inga kontanta utbetalningar av semesterdagar i strid mot avtalet har skett. Nämnden har godkänt rapport över granskningsåtgärderna. Nämnden har beslutat att överlämna rapporten till programnämnden, kommunstyrelsen och stadsrevisionen Skolnämnd Nordost Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år Programnämnden har beslutat att samtliga driftnämnder inom programområdet genomför en verifikationskontroll av konteringen av leverantörsfakturor. Granskningsåtgärderna omfattar också de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Granskningsåtgärderna avseende verifikationer omfattar cirka 200 verifikationer under perioden januari till och med sista mars Nämndens val av internkontrollåtgärder behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. 5

6 Nämnden har inte funnit några mer omfattande brister vid granskningen av verifikationerna. Nämndens rutiner överensstämmer inte helt med redovisningsriktlinjerna vad avser hantering av kontanter. 31 medarbetare har innestående kompensationsledighet som uppgår till mer än 40 timmar (varav 3 medarbetare har mer än 100 timmar). Förvaltningen bedömer att en plan behöver upprättas med syfte att minska antalet kompensationsledighetstimmar och att frågan behöver lyftas i samband med utvecklingssamtal. En kontant utbetalning av semesterdagar i strid mot avtalet har skett. Från och med den 1 september 2008 sker allt lönearbete centralt. Utbetalningarna av lönetillägg följer reglerna. Nämnden har godkänt genomförd internkontroll för år Nämnden har överlämnat rapporten till kommunstyrelsen och stadsrevisionen Skolnämnd Nordväst Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år Programnämnden har beslutat att samtliga driftnämnder inom programområdet genomför en verifikationskontroll av konteringen av leverantörsfakturor. Granskningsåtgärderna omfattar också de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Granskningsåtgärderna avseende verifikationer omfattar totalt 299 verifikationer under perioden januari till och med 11 mars Nämndens val av internkontrollåtgärder behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. Mer omfattande brister har konstaterats vid internkontrollen av verifikationshanteringen vilket är otillfredsställande. Förvaltningen ämnar vidta åtgärder för att förbättra resultatet. Nämndens rutiner överensstämmer inte helt med redovisningsriktlinjerna vad avser hantering av kontanter. 33 medarbetare har innestående kompensationsledighet som uppgår till mer än 40 timmar (varav 3 medarbetare har mer än 100 timmar). Förvaltningen bedömer att en plan behöver 6

7 upprättas med syfte att minska antalet kompensationsledighetstimmar och att frågan behöver lyftas i samband med utvecklingssamtal. Tre kontanta utbetalningar av semesterdagar i strid mot avtalet har skett. 2 av 63 utbetalningar av lönetillägg följer inte reglerna. Från och med den 1 september 2008 sker allt lönearbete centralt. Nämnden har beslutat att godkänna genomförd granskning/internkontroll inom ekonomioch personalområdet. Nämnden har överlämnat rapporten till kommunstyrelsen och stadsrevisionen Skolnämnd Sydost Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år Programnämnden har beslutat att samtliga driftnämnder inom programområdet genomför en verifikationskontroll av konteringen av leverantörsfakturor. Granskningsåtgärderna omfattar också de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har nämnden beslutat om att kontrollera om registerkontroll genomförs vid nyanställning av personal. Nämndens val av internkontrollåtgärder behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. Granskningsåtgärderna avseende verifikationer omfattar totalt 322 verifikationer. En del brister har framkommit främst vad avser fakturaunderlag och kontering. Nämndens rutiner överensstämmer inte helt med redovisningsriktlinjerna vad avser hantering av kontanter. Brister har konstaterats i tre fall avseende kontant betalning av semesterdagar. 36 medarbetare har innestående kompensationsledighet som uppgår till mer än 40 timmar (varav 2 medarbetare har mer än 100 timmar). Förvaltningen bedömer att en plan behöver upprättas med syfte att minska antalet kompensationsledighetstimmar och att frågan behöver lyftas i samband med utvecklingssamtal. Vissa mindre brister har konstaterats när det gäller tilläggsbelopp vid löneutbetalning. Slutsatser av genomförd registerkontroll framgår inte av det material vi erhållit och inte heller nämndens beslut. 7

8 Nämnden har beslutat att godkänna genomförd granskning/internkontroll inom ekonomiområdet och inom personalområdet. Nämnden har överlämnat rapporten till kommunstyrelsen och stadsrevisionen Skolnämnd Sydväst Nämnden har fattat beslut om granskningsplan och genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år Programnämnden har beslutat att samtliga driftnämnder inom programområdet genomför en verifikationskontroll av konteringen av leverantörsfakturor. Granskningsåtgärderna omfattar också de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har nämnden beslutat om att fördjupa verifikationsgranskningen och att granska om ramavtalen följs. Nämndens individuella val av internkontrollåtgärder är mindre omfattande och behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. Granskningsåtgärderna avseende verifikationer omfattar totalt 167 verifikationer. Brister har framkommit främst vad avser kontering och fakturahantering. Efterlevnaden av ramavtal bedöms vara god. Nämndens rutiner överensstämmer inte helt med redovisningsriktlinjerna vad avser hantering av kontanter. 63 medarbetare har innestående kompensationsledighet som uppgår till mer än 40 timmar (varav 14 medarbetare har mer än 100 timmar). Förvaltningen bedömer att en plan behöver upprättas med syfte att minska antalet kompensationsledighetstimmar och att frågan behöver lyftas i samband med utvecklingssamtal. Vissa mindre omfattande brister har också konstaterats avseende kontant betalning av semesterdagar och utbetalning av tilläggsbelopp. Nämnden har beslutat att godkänna granskningsrapporterna och genomföra föreslagna åtgärder. Nämnden har överlämnat rapporten till kommunstyrelsen och stadsrevisionen. 8

9 2.1.7 Östernärke områdesnämnd Nämnden har fattat beslut om granskningsplan, genomfört granskningsåtgärder och behandlat granskningsrapporten för år Programnämnden har beslutat att samtliga driftnämnder inom programområdet genomför en verifikationskontroll av konteringen av leverantörsfakturor. Granskningsåtgärderna omfattar också de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har nämnden beslutat om att utöka granskningsplanen för år 2008 med internkontroll av julgåvor och representation. Nämndens individuella val av internkontrollåtgärder är mindre omfattande och behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. Granskningsåtgärderna avseende verifikationer omfattar totalt 80 verifikationer. Brister har framkommit främst vad avser kontering. Brister har också framkommit uppgifter om deltagare och momshantering vid representation. Nämndens rutiner överensstämmer inte helt med redovisningsriktlinjerna vad avser hantering av kontanter. 5 medarbetare har innestående kompensationsledighet som uppgår till mer än 40 timmar (varav 2 medarbetare har mer än 100 timmar). Förvaltningen bedömer att en plan behöver upprättas med syfte att minska antalet kompensationsledighetstimmar och att frågan behöver lyftas i samband med utvecklingssamtal. Brister har också konstaterats avseende utbetalning av tilläggsbelopp. Nämnden har beslutat att godkänna genomförd granskning/internkontroll samt att överlämna rapporten till kommunstyrelsen och stadsrevisionen. 2.2 Programområde Samhällsbyggnad Programnämnd Samhällsbyggnad behandlat granskningsrapporten för år Granskningsåtgärderna omfattar också de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har nämnden genomfört granskning av verifikationer genom stickprovsmässigt urval (24 st.) avseende representation under perioden januari-september

10 Nämndens individuella val av internkontrollåtgärder är mindre omfattande och behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. Inga större brister har konstaterats. På förslag av kommunledningskontoret har rapporten lagts till handlingarna. Rapport har överlämnats till kommunstyrelsen och stadsrevisionen Fastighetsnämnd behandlat granskningsrapporten för år Granskningsåtgärderna omfattar de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har programnämnden beslutat om att granskningar ska genomföras av verifikationer genom stickprovsmässigt urval (40 st.) under perioden oktober 2007 september 2008, representation, dröjsmålsräntor och extern fakturering. Nämndens individuella val av internkontrollåtgärder behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. 12 medarbetare har innestående kompensationsledighet som uppgår till mer än 40 timmar (varav 2 medarbetare har mer än 100 timmar). Förvaltningen bedömer att en plan behöver upprättas med syfte att minska antalet kompensationsledighetstimmar och att frågan behöver lyftas i samband med utvecklingssamtal. Kontanthanteringen bedöms av förvaltningen ske med tillräcklig säkerhet. Mindre brister har framkommit vid granskning av verifikationer, dröjsmålsräntor och extern fakturering. Nämnden har på förvaltningens förslag godkänt rapporten och lagt den till handlingarna. Rapporten har överlämnats till kommunstyrelsen och stadsrevisionen Miljönämnd behandlat granskningsrapporten för år Granskningsåtgärderna omfattar de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enhe- 10

11 ter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har programnämnden beslutat om att granskningar ska genomföras av verifikationer genom stickprovsmässigt urval (20 st.) under perioden oktober 2007 september 2008, representation, dröjsmålsräntor och extern fakturering. Nämndens individuella val av internkontrollåtgärder behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. Granskningen inom personalområdet föranleder enligt förvaltningen inga åtgärder. Mindre brister har framkommit vid granskning av verifikationer, dröjsmålsräntor och extern fakturering. Kontanthantering uppges inte finnas inom nämndens ansvarsområde. Nämnden har beslutat att godkänna granskningsrapporten samt att överlämna den till kommunstyrelsen och stadsrevisionen Teknisk nämnd behandlat granskningsrapporten för år Granskningsåtgärderna omfattar de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har programnämnden beslutat om att granskningar ska genomföras av verifikationer genom stickprovsmässigt urval (40 st.) under perioden oktober 2007 september 2008, representation, dröjsmålsräntor och extern fakturering. Nämnden har därutöver lagt till internfakturering. Nämndens individuella val av internkontrollåtgärder behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. 39 medarbetare har innestående kompensationsledighet som uppgår till mer än 40 timmar (varav sex medarbetare har mer än 100 timmar). Förvaltningen bedömer att en plan behöver upprättas med syfte att minska antalet kompensationsledighetstimmar och att frågan behöver lyftas i samband med utvecklingssamtal. 11

12 Inga brister har konstaterats avseende kontant betalning av semesterdagar och utbetalning av tilläggsbelopp. Rutinen för kontanthanteringen inom parkeringsverksamheten behöver utvecklas. Inga eller mindre brister har framkommit vid granskning av verifikationer, dröjsmålsräntor och representation. Enligt förvaltningen behöver rutinerna för den externa faktureringen utredas ytterligare medan den interna faktureringen bedöms fungera tillfredsställande. Nämnden har beslutat att godkänna granskningsrapporten samt att överlämna den till kommunstyrelsen och stadsrevisionen Byggnadsnämnd behandlat granskningsrapporten för år Granskningsåtgärderna omfattar de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har programnämnden beslutat om att granskningar ska genomföras av verifikationer genom stickprovsmässigt urval (kvantitet framgår inte av materialet) under perioden oktober 2007 september 2008, representation, dröjsmålsräntor och extern fakturering. Nämndens individuella val av internkontrollåtgärder behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. 8 medarbetare har innestående kompensationsledighet som uppgår till mer än 40 timmar (varav sex medarbetare har mer än 100 timmar). Förvaltningen bedömer att en plan behöver upprättas med syfte att minska antalet kompensationsledighetstimmar och att frågan behöver lyftas i samband med utvecklingssamtal. Inga brister har konstaterats avseende kontant betalning av semesterdagar och utbetalning av tilläggsbelopp. Kontanthantering uppges inte finnas inom nämndens ansvarsområde. Enligt förvaltningen behöver rutinerna för den externa faktureringen ses över. Nämnden har beslutat att godkänna granskningsrapporten samt att överlämna den till kommunstyrelsen och stadsrevisionen. 12

13 2.2.6 Fritids- och turistnämnd behandlat granskningsrapporten för år Granskningsåtgärderna omfattar de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har programnämnden beslutat om att granskningar ska genomföras av verifikationer genom stickprovsmässigt urval (30 st.), representation, dröjsmålsräntor och extern fakturering. Nämndens individuella val av internkontrollåtgärder behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. 13 medarbetare har innestående kompensationsledighet som uppgår till mer än 40 timmar (varav åtta medarbetare har mer än 100 timmar). Förvaltningen bedömer att en plan behöver upprättas med syfte att minska antalet kompensationsledighetstimmar och att frågan behöver lyftas i samband med utvecklingssamtal. Inga brister har konstaterats avseende kontant betalning av semesterdagar. Mindre brister har konstaterats vid utbetalning av tilläggsbelopp. Rutinbeskrivningar för kontanthantering uppges finnas inom nämndens ansvarsområde. Granskningen av verifikationer visade vissa brister i underlagen och några dröjsmålsräntefakturor. Ingen anmärkning framkom vid granskningen av den externa faktureringen. Nämnden har lagt granskningsrapport av internkontroll till handlingarna. Rapport har överlämnats till kommunstyrelsen och stadsrevisionen Kultur- och medborgarnämnd behandlat granskningsrapporten för år Granskningsåtgärderna omfattar de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. 13

14 Därutöver har programnämnden beslutat om att granskningar ska genomföras av verifikationer genom stickprovsmässigt urval under perioden oktober 2007 september 2008, representation, dröjsmålsräntor och extern fakturering. Nämnden har därutöver lagt till stickprovsmässigt urval av bidragsgivning och fullföljande av nämndsbeslut. Nämndens individuella val av internkontrollåtgärder behöver utökas med ytterligare granskning av det verksamhetsmässiga perspektivet. 29 medarbetare har innestående kompensationsledighet som uppgår till mer än 40 timmar (varav fyra medarbetare har mer än 100 timmar). Förvaltningen bedömer att en plan behöver upprättas med syfte att minska antalet kompensationsledighetstimmar och att frågan behöver lyftas i samband med utvecklingssamtal. Inga brister har konstaterats avseende kontant betalning av semesterdagar. Mindre brist har konstaterats vid utbetalning av tilläggsbelopp. Rutinbeskrivningar för kontanthantering uppges finnas inom nämndens ansvarsområde. Granskningen av verifikationer visade inga stora brister. För nivåerna på representationskostnaderna redovisas ingen bedömning. Inget anmärkningsvärt framkom vid granskningen av den externa faktureringen, dröjsmålsräntor, bidragsgivningen och fullföljandet av nämndbeslut. Nämnden har godkänt redovisningen av internkontroll. Rapport har överlämnats till kommunstyrelsen och stadsrevisionen Tysslinge lokala nämnd behandlat granskningsrapporten för år Granskningsåtgärderna omfattar de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har programnämnden beslutat om att granskningar ska genomföras av verifikationer genom stickprovsmässigt urval under perioden oktober 2007 september 2008, representation, dröjsmålsräntor och extern fakturering. Nämndens individuella val av internkontrollåtgärder behöver utökas med granskning av det verksamhetsmässiga perspektivet. 14

15 Inga brister har framkommit vid granskning av innestående kompensationsledighet, kontant betalning av semesterdagar eller vid utbetalning av tilläggsbelopp. Rutinbeskrivningar för kontanthantering uppges finnas och efterlevs. Inget anmärkningsvärt har framkommit vid granskningen av verifikationer, representation, dröjsmålsräntefakturor och granskningen av den externa faktureringen. Nämnden har beslutat att ta informationen till protokollet. Rapport har överlämnats till kommunstyrelsen och stadsrevisionen Glanshammars lokala nämnd Granskningsplan har ej beslutats av nämnden. Granskningsrapport har överlämnats vid sammanträffande med nämnden i februari Granskningsåtgärderna omfattar de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har programnämnden genomfört granskningar av verifikationer genom stickprovsmässigt urval under perioden oktober 2007 september 2008, representation, dröjsmålsräntor och extern fakturering. Nämndens individuella val av internkontrollåtgärder behöver utökas med granskning av det verksamhetsmässiga perspektivet. Inga brister har framkommit vid granskning av innestående kompensationsledighet, kontant betalning av semesterdagar eller vid utbetalning av tilläggsbelopp. Rutinbeskrivningar för kontanthantering uppges finnas och efterlevs. Inget anmärkningsvärt har framkommit vid granskningen av verifikationer, representation, dröjsmålsräntefakturor och granskningen av den externa faktureringen. Vi har inte erhållit något protokollsutdrag som visar att nämnden har fattat beslut om internkontrollgranskningen. Rapport har överlämnats till kommunstyrelsen och stadsrevisionen. 15

16 2.3 Programområde Social välfärd Programnämnd Social välfärd behandlat granskningsrapporten för år Granskningsåtgärderna omfattar de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har programnämnden beslutat om att genomföra granskningar avseende kostnaderna för dröjsmålsräntor och finansieringen av nämndsbeslut. Nämndens val av internkontrollåtgärder är mindre omfattande och behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. Inga brister har framkommit vid granskning av innestående kompensationsledighet, kontant betalning av semesterdagar eller vid utbetalning av tilläggsbelopp. Granskning av hantering av kontanta medel är inte aktuellt inom programkansliet. Vi kan inte finna att den beslutade granskningen av dröjsmålsräntor och finansiering av nämndsbeslut har genomförts. Nämnden har godkänt granskningsrapporten som överlämnats till kommunstyrelsen och stadsrevisionen Socialnämnd Väster behandlat granskningsrapporten för år Granskningsåtgärderna omfattar de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har programnämnden beslutat om att genomföra granskningar avseende kostnaderna för dröjsmålsräntor och finansieringen av nämndsbeslut. Nämndens val av internkontrollåtgärder är mindre omfattande och behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. 16

17 35 medarbetare har innestående kompensationsledighet som uppgår till mer än 40 timmar (varav två medarbetare har mer än 100 timmar). Förvaltningen bedömer att en plan behöver upprättas med syfte att minska antalet kompensationsledighetstimmar och att frågan behöver lyftas i samband med utvecklingssamtal. Inga brister har konstaterats avseende kontant betalning av semesterdagar. En mindre brist har konstaterats vid utbetalning av tilläggsbelopp. Rutinbeskrivningar för kontanthantering för försäljning saknas men ska upprättas. Inga åtgärder har bedömts nödvändiga när det gäller dröjsmålsräntor. I tre av åtta granskade nämndsbeslut som medför ekonomiska konsekvenser saknas förslag till finansiering. Nämnden har godkänt granskningsrapporten som överlämnats till kommunstyrelsen och stadsrevisionen Socialnämnd Öster behandlat granskningsrapporten för år Granskningsåtgärderna omfattar de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har programnämnden beslutat om att genomföra granskningar avseende kostnaderna för dröjsmålsräntor och finansieringen av nämndsbeslut. Nämndens val av internkontrollåtgärder är mindre omfattande och behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. 17 medarbetare har innestående kompensationsledighet som uppgår till mer än 40 timmar (varav en medarbetare har mer än 100 timmar). Förvaltningen bedömer att en plan behöver upprättas med syfte att minska antalet kompensationsledighetstimmar. Mindre brist har konstaterats avseende kontant betalning av semesterdagar. Ingen brist har konstaterats vid utbetalning av tilläggsbelopp. Rutinbeskrivningar för kontanthantering för försäljning saknas men ska upprättas. Inga åtgärder har bedömts nödvändiga när det gäller dröjsmålsräntor. Inga beslut av ekonomisk art utöver myndighetsbeslut har fattats under år

18 Nämnden har godkänt granskningsrapporten som överlämnats till kommunstyrelsen och stadsrevisionen Vård- och omsorgsnämnd Väster behandlat granskningsrapporten för år Granskningsåtgärderna omfattar de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har programnämnden beslutat om att genomföra granskningar avseende kostnaderna för dröjsmålsräntor och finansieringen av nämndsbeslut. Därutöver har nämnden beslutat att granska representation vid julbord, granskning av matkupongförsäljning inom kostverksamheten, hantering av brukares kontanta medel samt kvalitetsarbetet inom verksamheten. Nämndens val av internkontrollåtgärder omfattar också det verksamhetsmässiga perspektivet. 62 medarbetare har innestående kompensationsledighet som uppgår till mer än 40 timmar (varav sju medarbetare har mer än 100 timmar). Förvaltningen bedömer att en plan behöver upprättas med syfte att minska antalet kompensationsledighetstimmar och att frågan behöver lyftas i samband med utvecklingssamtal. Vissa brister har konstaterats avseende kontant betalning av semesterdagar. Ingen brist har konstaterats vid utbetalning av tilläggsbelopp. Den lokala rutinbeskrivningen för kontanthantering ska kompletteras med vem som är ansvarig för hanteringen av kontanta medel. Inga åtgärder har bedömts nödvändiga när det gäller dröjsmålsräntor. Inga beslut av ekonomisk art har fattats under år Tydliga brister har framkommit i hur internrepresentation redovisas. Granskningen av matkupongförsäljningen inom kostverksamheten visar inga större brister. Det finns fortfarande brister i hanteringen av brukares kontanta medel även om förbättringar skett. 18

19 De förbättringsförslag som identifierats när det gäller utvecklingen av nämndens kvalitetssystem rör beskrivningen och redovisningen av åtgärder till följd av genomförda kvalitetsmätningar samt att metoderna för uppföljning av de individuella vård- och omsorgsplanerna behöver förbättras. Nämnden har godkänt granskningsrapporten som överlämnats till kommunstyrelsen och stadsrevisionen Vård- och omsorgsnämnd Öster behandlat granskningsrapporten för år Granskningsåtgärderna omfattar de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har programnämnden beslutat om att genomföra granskningar avseende kostnaderna för dröjsmålsräntor och finansieringen av nämndsbeslut. Därutöver har nämnden beslutat att granska representation vid julbord, granskning av matkupongförsäljning inom kostverksamheten samt kvalitetsarbetet inom verksamheten. Nämndens val av internkontrollåtgärder omfattar också det verksamhetsmässiga perspektivet. 60 medarbetare har innestående kompensationsledighet som uppgår till mer än 40 timmar (varav sex medarbetare har mer än 100 timmar). Förvaltningen bedömer att en plan behöver upprättas med syfte att minska antalet kompensationsledighetstimmar och att frågan behöver lyftas i samband med utvecklingssamtal. Vissa brister har konstaterats avseende kontant betalning av semesterdagar och en mindre brist har konstaterats vid utbetalning av tilläggsbelopp. Den lokala rutinbeskrivningen för kontanthantering ska kompletteras med vem som är ansvarig för hanteringen av kontanta medel och debiteringen av sålda måltider behöver snabbas upp. Inga åtgärder har bedömts nödvändiga när det gäller dröjsmålsräntor. I fem av de granskade nämndsbesluten, som medför ekonomiska konsekvenser, saknas förslag till finansiering. 19

20 Tydliga brister har framkommit i hur internrepresentation redovisas. Granskningen av matkupongförsäljningen inom kostverksamheten visar inga större brister. De förbättringsförslag som identifierats när det gäller utvecklingen av nämndens kvalitetsarbete rör behovet av ett ledningssystem för att få bättre tydlighet och systematik i kvalitetsarbetet. Nämnden har godkänt granskningsrapporten som överlämnats till kommunstyrelsen och stadsrevisionen Nämnd för funktionshindrade behandlat granskningsrapporten för år Granskningsåtgärderna omfattar de kommungemensamma åtgärderna avseende innestående kompensationsledighet för de anställda, kontanthanteringen inom förvaltningens enheter, i vilken utsträckning semesterdagar omvandlats till kontant utbetalning i strid mot avtalet samt att lönetillägg beslutas och utbetalas på korrekta grunder. Därutöver har programnämnden beslutat om att genomföra granskningar avseende kostnaderna för dröjsmålsräntor och finansieringen av nämndsbeslut. Nämndens val av internkontrollåtgärder är mindre omfattande och behöver utökas med det verksamhetsmässiga perspektivet. 46 medarbetare har innestående kompensationsledighet som uppgår till mer än 40 timmar (varav två medarbetare har mer än 100 timmar). Förvaltningen bedömer att en plan behöver upprättas med syfte att minska antalet kompensationsledighetstimmar. Mindre brister har konstaterats avseende kontant betalning av semesterdagar och vid utbetalning av tilläggsbelopp. Den planerade granskningen av kontanthantering har inte genomförts. Inga åtgärder har bedömts nödvändiga när det gäller dröjsmålsräntor. Samtliga granskade beslut under 2008 innehöll finansieringsförslag. Nämnden har godkänt granskningsrapporten. Rapporten har överlämnats till kommunstyrelsen och stadsrevisionen. 20