Revisionsrapport Granskning av momshantering Trelleborgs kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av momshantering Trelleborgs kommun Anna Hilmarsson, Certifierad kommunal revisor Mats Andersson, Risk Manager Henrik Friang, Risk Manager September 2011

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning Bakgrund Syfte, revisionsfråga och avgränsning Metod 3 3 Regelverk 3 4 Granskningsresultat Validering av indata Återsöks ingående moms korrekt? Finns det rutiner som säkerställer att korrekt återsökning av 6 % eller 18 respektive 5 % av kostnaderna för momsfria köp av verksamheter? 6 5 Sammanfattande bedömning 7

3 1 Sammanfattning På uppdrag av Trelleborgs kommunrevision har vi granskat hanteringen av ingående moms samt återsökning av statsbidrag. Granskningen har avgränsats till Bildningsnämnden och perioden januari april Då kommunens verksamhet är mångfacetterad medför det att hanteringen av moms också blir komplicerad. Dels hanteras både in- och utgående moms dels finns det flera momssatser samt att det finns utländsk moms. Ett av granskningens kontrollmål är att kontrollera om ingående moms återsöks på ett korrekt sätt. Via genomförd registeranalys har leverantörsfakturor med momssats 0 % eller momssats som avviker från 6, 12 respektive 25 % sorterats ut avseende ingående moms. Substansgranskning har därefter skett av fakturor med avvikande momssats. Utifrån genomförd analys och substansgranskning för granskningsperioden konstaterar vi att ingående moms återsöks på ett korrekt sätt. Kommunerna har möjlighet att återsöka statsbidrag vi köp av tjänster inom sjukvård, tandvård, social omsorg och utbildning som är befriade från mervärdesskatt. Detta kan ske med antingen 6 % på totalkostnaden, eller med 18 % för lokalkostnaden och 5 % för resterande kostnader om lokalkostnaden specificeras på fakturan. Via genomförd registeranalys och genomgång av rutiner har inga avvikelser identifierats. Utifrån granskningsperioden och de tester som genomförts finns rutiner för återsökning av statsbidrag. De rutiner som finns är dock inte dokumenterade. Vi anser att rutinerna bör dokumenteras. Utifrån genomförd granskning konstaterar vi att hanteringen av ingående moms och återsökning av statsbidrag, utifrån kontrollmålen, är över lag tillfredställande och ändamålsenlig. Det finns dock några moment i hanteringen som bör förbättras då det finns brister avseende dokumentation av rutiner. Därför är det viktigt att våra synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. Vi anser även att det är viktigt att ansvariga får kontinuerlig utbildning i regler för moms bl.a. med tanke på att kommunen har en decentraliserad fakturahantering samt med beaktande av de domar som fallit med anledning av Skatteverkets ställningstagande. 1 av 7

4 2 Inledning 2.1 Bakgrund Då kommunens verksamhet är mångfacetterad medför det att hanteringen av moms också blir komplicerad. Dels hanteras både in- och utgående moms dels finns det flera momssatser samt att det finns utländsk moms. Det är ekonomikontoret som svarar för redovisningen av momsen till Skattemyndigheten men det är förvaltningarna som registrerar momsen i samband med hanteringen av leverantörsfakturor. Att registreringen är decentraliserad ställer krav på att det finns inbyggda kontroller och spärrar i ekonomisystemet samt att information om momsreglerna sprids till de personer som berörs. Försäljning av verksamhet inom sjukvård, tandvård, social omsorg och utbildning är till största delen befriad från mervärdesskatt vilket medför att försäljande organisation inte får göra avdrag för sina momskostnader. Om en kommun själv bedriver samma verksamhet kan avdrag göras för mervärdesskatten. För att få konkurrensneutralitet har kommunerna därför möjlighet att återsöka statsbidrag vid köp av tjänster inom dessa verksamheter. 2.2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning Syftet med granskningen är att bedöma om momshanteringen och rutinen för återsökning av statsbidrag sker på ett ändamålsenligt sätt. Revisionsfråga: Är momshanteringen inom Bildningsnämnden, utifrån angivna kontrollmål, tillfredsställande och ändamålsenliga ur ett internt kontrollperspektiv? Följande kontrollmål har använts för att svara på revisionsfrågan: Validering av indata avstämning av leverantörsreskontra gentemot huvudboken (bokföringen). Återsöks ingående moms på ett korrekt sätt? Finns det rutiner som säkerställer att korrekt återsökning av 6 eller 18 respektive 5 % av kostnaderna för momsfria köp av verksamheter? Granskningen har avgränsats till Bildningsnämnden och perioden januari 2011 t.o.m. april av 7

5 2.3 Metod Granskningen har genomförts utifrån uppställda kontrollmål. Den översiktliga granskningen (kontrollmålen) avgränsas till Bildningsnämnden. Information från ekonomisystemet har bearbetats via registeranalys för perioden januari 2011 april Med hjälp av register- och analysverktyget Audit Command Language (ACL) har maskinella dataanalyser genomförts på data som erhållits från kommunens ekonomisystem. Fördelen med att använda ett analysverktyg såsom ACL, är att man enkelt kan analysera mycket stora datamängder. Alternativet är manuell analys som skulle bli mycket tidskrävande eller ej täcka 100 % av urvalet, d.v.s. i detta fall leverantörsfakturor. Därav som redan nämnts har vi valt att använda ACL i detta uppdrag för att kunna täcka 100 % av kommunens leverantörsfakturor. Substansgranskning har skett av 80 leverantörsfakturor avseende kontroll av ingående moms. Kontroll har skett av de mest väsentliga leverantörsfakturor med momssats 0 % samt av verifikationer som har en momssats som avviker från 6, 12 och 25 %. Vi bedömer att dessa fakturor utgör störst risk för felaktigheter. Intervjuer har även skett med berörda tjänstemän. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. 3 Regelverk I Sverige finns tre officiella momssatser, 6, 12 och 25 % moms. Normalskattesatsen för moms är 25 %. För vissa särskilt angivna varor eller tjänster är skattesatsen 6 % (exempelvis böcker och vissa entréavgifter) eller 12 % (exempelvis livsmedel). Omsättning av nästan alla varor och tjänster är momspliktig, men det finns vissa undantag. Följande varor och tjänster är momsfria: sjukvård, tandvård och social omsorg utbildning inom grundskola, gymnasieskola, högskola och universitet bank- och finansieringstjänster försäkringstjänster artistarvoden studieförbundens studiecirklar läkemedel som lämnas ut mot recept eller säljs till sjukhus skepp för yrkesmässig sjöfart framställning av medlemsblad, personaltidningar och liknande. lotteri, vadhållning och andra former av spel köp och hyra av fastigheter (läs mer under Fastighet och bostad) konstverk som konstnären eller konstnärens dödsbo säljer själv för högst kronor under ett beskattningsår. 3 av 7

6 Försäljning av verksamheter inom områdena sjukvård, tandvård, social omsorg och utbildning är till största delen momsbefriad, vilket medför att försäljande organisation inte har rätt att dra av moms för dessa kostnader. Undantagna är stat, landsting och kommuner. Att försäljande organisation inte har rätt att dra av moms för sina kostnader medför att deras kostnader blir högre än motsvarande verksamhet inom kommunen. För att åstadkomma en konkurrensneutralitet mellan kommunen och försäljande organisation, finns det en möjlighet för kommunen att återsöka statsbidrag för köp till verksamheten inom ovan nämnda områden. Återsökningen för ingående moms förutsätter att leverantörsfakturan innehåller bland annat uppgifter om: Fakturabelopp Momsbelopp Utställarens namn och adress Mottagarens namn och adress Transaktionens art Innehav av F-skattesedel Utställarens momsregistreringsnummer/organisationsnummer Övrig information som kan vara av betydelse för bedömning av skatteskyldighet bör anges. I samband med ankomstregistrering i ekonomisystemet är det möjligt att hantera momsen direkt när fakturan inkommer istället för att avvakta tills fakturan blir konterad och attesterad. Det finns möjlighet för kommunen att återsöka 6 % eller 18 respektive 5 % av kostnaderna för inköp inom områdena sjukvård, tandvård, social omsorg och utbildning. För att 18 % (för lokalkostnader) och 5 % (för resterande kostnader) av kostnader ska kunna återsökas i statsbidrag krävs att det finns uppgifter på fakturan om hur stor andel av priset som avser lokalkostnader. Görs ingen uppdelning får endast 6 % av den totala kostnaden återsökas. Det finns också möjlighet att söka 18 % ersättning för hyra av så kallade omsorgsbostäder. Denna typ av kostnad berörs dock inte av denna granskning. Den senaste tiden har några fall avseende återsökning av momsersättning prövats i domstol. Domarna visar att Skatteverket har rätt att ställa tämligen höga krav på kommunens underlag, om kommunen yrkar ersättning enligt 18 och 5 % -regeln (Skatteverkets ställningstagande , dnr: /111). 4 av 7

7 4 Granskningsresultat Nedan framgår resultatet från granskning av respektive kontrollmål: 4.1 Validering av indata Under granskningsperioden hanterades leverantörsfakturor inom Bildningsnämnden. Då det förekommer en stor mängd transaktioner är det viktigt att säkerställa att erhållet material är fullständigt. I granskningen har därför avstämning gjorts mellan Bildningsnämndens leverantörsreskontra och erhållit material som bearbetats via registeranalys för granskningsperioden. Utifrån genomförd avstämning tyder granskningen på att det inte förekommer någon avvikelse. Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt. 4.2 Återsöks ingående moms korrekt? Via genomförd registeranalys har leverantörsfakturor med momssats 0 % eller momssats som avviker från 6, 12 respektive 25 % sorterats ut avseende ingående moms. Av analysen framkom ca 120 stycken leverantörsfakturor med avvikande momssats. Eventuella avrundningsfel har beaktats. Av de ca 120 leverantörsfakturor med avvikande momssats har substansgranskning avseende kontroll av ingående moms gjorts på 80 stycken leverantörsfakturor. Avseende leverantörsfakturorna har kontroll skett av om fakturorna innefattar de formella regler som anges under avsnitt 3. Utifrån kontrollerna kan konstateras att leverantörsfakturorna innehåller de uppgifter som anges i punktform under avsnitt 3. Vid granskningen kontrollerades även anledningen till avvikelserna mellan resultatet av registeranalysen och leverantörsfakturorna. Utifrån kontrollerna konstateras att det inte förekommer att felaktig ingående moms registrerats. Anledningen till att det framkom avvikelser beror främst på: Att kommunen gjort inköp av momsbefriade varor eller tjänster och därmed blir momssatsen 0 %. T.ex. avser fakturorna interkommunala ersättningar och ersättningar för elevassistans. Att kommunen gjort inköp av varor eller tjänster med olika momssatser (0, 6, 12, 25 %) och därmed blir den genomsnittliga momssatsen avvikande. På samtliga leverantörsfakturor är detta dock specificerat. 5 av 7

8 Att Bildningsnämnden har gjort gemensamma inköp med andra nämnder och därmed betalar en del av en leverantörsfaktura. Momssatsen avviker därmed mot det totala fakturabeloppet. Bedömning Utifrån genomförd analys och substansgranskning för granskningsperioden har vi inget att erinra på denna punkt. 4.3 Finns det rutiner som säkerställer att korrekt återsökning av 6 % eller 18 respektive 5 % av kostnaderna för momsfria köp av verksamheter? Återsökning av statsbidrag för förhöjda kostnader vid inköp av momsbefriade tjänster sker centralt av ekonomiavdelningen månadsvis. Det är dock Bildningsnämndens personal som sammanställer uppgifter som den centrala återansökan baseras på. För att Bildningsnämndens förvaltning ska få underlag för återsökning används ekonomisystemets konteringar. Rutinen för ansökan finns inte dokumenterad. För att sammanställa underlag tar förvaltningen fram listor utifrån ansvar, verksamhet, aktivitet, objekt och redovisningsperiod. Via genomförd registeranalys har inga avvikelser identifierats. Det innebär att analysen påvisar att det finns rutiner för återsökning av 6 % eller 18 respektive 5 % av kostnaderna för momsfria köp av verksamheter. Bedömning Utifrån granskningsperioden och de tester som genomförts finns rutiner för återsökning av statsbidrag. De rutiner som finns är dock inte dokumenterade. Vi anser att rutinerna bör dokumenteras för att stärka den interna kontrollen inom detta område. 6 av 7

9 5 Sammanfattande bedömning Är momshanteringen inom Bildningsnämnden tillfredställande och ändamålsenliga ur ett intern kontrollperspektiv? Hanteringen av ingående moms och återsökning av statsbidrag, utifrån kontrollmålen, är över lag tillfredställande och ändamålsenlig. Det finns dock några moment i hanteringen som bör förbättras då det finns brister avseende dokumentation av rutiner. Därför är det viktigt att våra synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. Vi anser även att det är viktigt att ansvariga får kontinuerlig utbildning i regler för moms bl.a. med tanke på att kommunen har en decentraliserad fakturahantering samt med beaktande av de domar som fallit med anledning av Skatteverkets ställningstagande Mats Andersson, Projektledare Alf Wahlgren, Uppdragsledare 7 av 7