Februari 2014 Torbjörn Bengtsson, Martin Andersson. Habo kommun Granskning avseende momshanteringen

Transkript

1 Februari 2014 Torbjörn Bengtsson, Martin Andersson Habo kommun Granskning avseende momshanteringen

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Inledning 3 3. Momshantering 5

3 1. Sammanfattning I detta kapitel återfinns en sammanfattning avseende utförd granskning. I den första delen belyses svar på den övergripande revisionsfrågan och därefter finns svar på de underliggande kontrollmålen. Slutligen beskrivs fokusområden för Habo Kommun att arbeta vidare med för att förbättra rutiner för momshanteringen. Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är: Har Habo kommun en ändamålsenlig momsredovisning? Svar på revisionsfråga I huvudsak anser vi att momsredovisningen i Habo kommun hanteras på ett bra och ändamålsenligt sätt. Det finns dock situationer där momsen enligt vår bedömning inte redovisas korrekt. Det är dock fråga om ett fåtal fall av mer ovanliga tillhandahållanden. Uppföljning kontrollmål Hur hanteras redovisningen av momspliktig verksamhet? Det är vår bedömning att denna hantering i huvudsak är korrekt. En genomgång på artikelnivå har gjorts för att säkerställa att en korrekt momsskattesats tillämpas. Det finns dock situationer där moms inte debiteras trots att det är frågan om momspliktiga tillhandahållanden. Fördelningen av den ingående momsen mellan det allmänna systemet och kommunkontosystemet sker helt och hållet enligt schablon, som fastställs med ledning av kostnader för den momspliktiga verksamheten i förhållande till externa kostnader (exklusive lönekostnad) för den kommunala verksamheten. Schablonen bör endast användas i det fall momsen inte går att hänföra direkt antingen till det allmänna systemet eller kommunkontosystemet. Hur hanteras rätten till kompensation enligt kommunkontosystemet för kostnad vid förhyrda lokaler samt vid upphandling av utbildning, vård och social omsorg? Kommunen tillämpar båda varianterna, 6 % på hela kostnaden alternativt en uppdelning på 18 % på kostnaden för lokal och 5 % på resterande kostnad. Dock tillämpar man uppdelningen på lokaldel och resterande kostnader bara i ett fall. Här bör en analys ske för att undersöka förutsättningarna att återfå ytterligare belopp. Är reglerna om omvänd betalningsskyldighet inom byggsektorn tillämpliga? Baserat på den information vi erhållit bör reglerna om omvänd betalningsskyldighet i byggsektorn inte vara tillämpliga. Hur sker fördelning av ingående moms vid blandad verksamhet? 1

4 Rekommendationer Baserat på vår genomgång har vi identifierat ett antal områden där hanteringen inte är korrekt och där Habo kommun löper en risk för det fall Skatteverket skulle granska transaktionerna. Vi rekommenderar därför följande: Debitera moms på all ersättning för utförda tjänster inom ramen för miljöförvaltningen vid faktureringen till Mullsjö kommun. Gör en bedömning om tidigare perioder skall korrigeras. Gör en analys av i vilka situationer det skulle vara möjligt att erhålla kompensation med 18 % på hyra av lokal och med 5 % på övriga kostnader, jämfört med att erhålla kompensation med 6 % på hela beloppet, samt vilka ytterligare belopp som kommunen i sådant fall skulle kunna begära kompensation för. Avskilj ingående moms som är hänförlig till uthyrning av bostäder och inkludera inte denna i det belopp som kommunen begär ersättning för. Gör en bedömning om tidigare perioder skall korrigeras. Gör avdrag för ingående moms i det allmänna systemet för kostnader som är hänförliga till kommunens utåtriktade momspliktiga verksamhet istället för att begära ersättning enligt kommunkontosystemet för denna moms. 2

5 2. Inledning Bakgrund Hanteringen av moms är generellt sett en komplex fråga med såväl teknisk detaljreglering som relativt omfattande administrativa bördor. För den kommunala sfären gäller dessutom att man i de flesta fall opererar två parallella system, dels det ordinära momssystemet och dels ett särskilt system som endast är tillämpligt för kommuner och landsting. Deloitte AB har av de förtroendevalda revisorerna i Habo kommun fått i uppdrag att granska om momsredovisningen inom kommunen är ändamålsenlig. Revisionsfråga Har kommunen en ändamålsenlig momsredovisning? Kontrollmål Hur hanteras redovisningen av momspliktig verksamhet? Hur sker fördelning av ingående moms vid blandad verksamhet? Hur hanteras rätten till kompensation enligt kommunkontosystemet för kostnad vid förhyrda lokaler samt vid upphandling av vård och social omsorg? Är reglerna om omvänd betalningsskyldighet inom byggsektorn tillämpliga? Syfte och mål Syftet med granskningen är att säkerställa att momsredovisningen för kommunen är korrekt. Målet för genomgången är att utifrån intervjuer och granskning av fakturor kartlägga kommunen verksamhet och vilken momshantering som gäller för denna. Genom kartläggningen kan områden identifieras där momshanteringen kan förbättras. Det slutliga målet med granskningen är att momsredovisning för kommunen skall vara ändamålsenlig och korrekt. Metod och granskningsinriktning Granskningen har genomförts genom intervjuer med personalen inom ekonomienheten på kommunen. Granskningen har delats in i följande faser: intervju med ekonomipersonalen (genomförandefasen) utvärdera hantering och eventuella förbättringsområden avrapportera till de förtroendevalda revisorerna och övriga intressenter. I denna rapport presenteras en sammanfattning av slutsatser och synpunkter baserat på de genomförda intervjuerna. 3

6 Intervjuer Följande personer har intervjuats: Ansvarig för kommunens momsredovisning på ekonomienheten. Personer med detaljkunskap om sakförhållanden, exempelvis inom socialförvaltningen och tekniska nämnden. Avgränsningar Vår granskningsansats har varit att på intervjubasis undersöka huruvida kommunen momshantering varit ändamålsenlig och korrekt. Granskningen har även innefattat granskning av momsdeklarationer, blankett för begäran om ersättning för mervärdesskatt samt underlag för redovisningen och stickprov på fakturaunderlag. 4

7 3. Momshantering Allmänt om momshantering i kommunal verksamhet För kommunerna gäller att skattepliktig omsättning i utåtriktad verksamhet momsbeläggs medan verksamhet som syftar till att tillgodose det egna behovet inte medför skattskyldighet. Kommuner har rätt till avdrag för ingående moms beträffande sådan verksamhet som medför skattskyldighet eller rätt till återbetalning enligt det allmänna systemet, dvs. via kommunens momsdeklaration. För övrig verksamhet finns ett system för utbetalning av ersättning till kommuner, det s.k. kommunkontosystemet. Här kan kommunen begära ersättning för sådan moms som inte får dras av i det allmänna momssystemet. Habo kommun Habo kommun är organiserad i 7 olika förvaltningar som ansvarar för olika områden under 6 olika nämnder. Barn- och utbildningsförvaltningen Fritids- och kulturförvaltningen Kommunledningsförvaltningen Miljöförvaltningen Räddningstjänsten Socialförvaltningen Tekniska förvaltningen Miljöförvaltningen är gemensam med Mullsjö kommun med Habo kommun som värdkommun. Att Habo är värdkommun innebär att det är denna kommun som hanterar alla inköp för förvaltningens verksamhet och som sedan tillhandahåller Mullsjö tjänster som faller inom förvaltningens kompetens. Det samlade ansvaret för momsredovisningen ligger dock under kommunstyrelsen. Process för momsredovisningen Inkommande fakturor mottas av ekonomipersonal och en första översiktlig granskning görs innan fakturorna skickas för att scannas. Momsen konteras som utgångspunkt som ingående moms att begära ersättning för enligt kommunkontosystemet. Fakturorna går därefter ut på attestrunda, men någon förändring av bokföringen sker normalt sett inte. Beträffande kostnader som ligger till grund för kompensation, dvs. i huvudsak kostnader för vård, omsorg och skola ansvarar ekonomerna på respektive förvaltning för att rapportera in dessa uppgifter till ekonomienheten två dagar efter att perioden stängts. Inom förvaltningen känner man till avdragsbegränsningarna för hyra av personbilar och representation och justerar momsavdraget i enlighet med dessa. Momsansvarig på ekonomienheten tillser att uppgifterna redovisas i momsdeklaration och i blankett för ersättning av 5

8 mervärdesskatt. I samband med detta görs en kontroll av att omsättningen stämmer överens med momsbeloppen samt en viss rimlighetsbedömning av beloppen. Det är vår bedömning att processen för momsredovisningen är väl fungerande. Det finns en kontroll av att de belopp som redovisas är rimliga. Tillhandahållande till Mullsjö kommun Miljöförvaltningen är gemensam för Habo kommun och Mullsjö kommun. Habo kommun är värdkommun, vilket innebär att alla fakturorna kommer till Habo kommun som gör avdrag för denna. Sedan sker fakturering till Mullsjö kommun för den del av kostnaden som denna kommun skall bära. Fördelningen sker baserat på antal invånare i respektive kommun. Denna fakturering sker utan moms. Mycket av förvaltningens uppdrag är myndighetsutövning, och därmed undantaget från moms, då den sker gentemot kommunens invånare och företag. Frågan är om undantaget från moms är tillämpligt även då tjänsterna utförs mot en annan kommun, som har ansvaret för dessa frågor inom sin kommun. Det är vår uppfattning att debiteringen utan moms är felaktig och Habo kommun riskerar att behöva redovisa moms på beloppet samt skattetillägg för det fall Skatteverket skulle granska hanteringen. Särskilt om fastighetsuthyrning Uthyrning av privatbostäder förekommer i liten omfattning. Någon begränsning av ingående moms som är hänförlig till bostäderna sker inte. Under 2013 har kommunen haft boende för ensamkommande flyktingbarn. Fakturan för boendet har varit med moms och kommunen har gjort avdrag för denna. Det föreligger ett avdragsförbud för ingående moms som är hänförlig till stadigvarande bostad. Sålunda är det inte korrekt att begära ersättning för ingående moms på kostnader som är hänförliga till uthyrningen av bostäder. Även kostnaden för boende för ensamkommande flyktingbarn bör anses hänförlig till stadigvarande bostad och därmed omfattas av avdragsförbudet för ingående moms. Omvänd byggmoms Reglerna om omvänd betalningsskyldighet för moms inom byggsektorn innebär att förvärvaren är skattskyldig i stället för den som tillhandahåller tjänsterna i fråga. Säljaren skall sålunda inte debitera moms på sina fakturor utan köparen är ansvarig för att redovisa moms på förvärvet. En kommun är en juridisk person och utgör ett enda skattesubjekt. Skattepliktig omsättning i utåtriktad verksamhet i en kommun beskattas till den del den inte utgör myndighetsutövning. Skatteverket har tagit ställning till frågor som uppkommit om vad som gäller när en kommun köper byggtjänster som kan bli föremål för omvänd betalningsskyldighet inom byggsektorn. Det kan förekomma att en kommun är en sådan näringsidkare som mer än tillfälligt tillhandahåller byggtjänster som omfattas av bestämmelserna. Omvänd betalningsskyldighet kan därför gälla när en kommun köper en sådan tjänst. Detta gäller om kommunen köper tjänsten till den del av verksamheten som är 6

9 yrkesmässig. Omvänd betalningsskyldighet blir däremot inte tillämplig vid eventuella inköp till den del av verksamheten som utgör myndighetsutövning som inte är yrkesmässig. En avstämning har gjorts för att fastställa huruvida det finns en risk att Habo kommun skall anses som ett byggföretag i momshänseende. Slutsatsen är att kommunen inte tillhandahåller några byggtjänster och att reglerna därför inte är tillämpliga. Vid vår fakturagranskning framkom att kommunen mottagit faktura på byggtjänster utan momsdebitering och med hänvisning till reglerna om omvänd betalningsskyldighet. Även om risken med den felaktiga faktureringen ligger hos fakturautställaren bör kommunen be om en faktura med moms så att hanteringen är konsekvent. Avdrag i det allmänna systemet eller kommunkontosystemet Utgångspunkten är att ingående moms som är hänförlig till kommunens momspliktiga utåtriktade verksamhet skall hanteras via det allmänna systemet, dvs. avdrag skall ske i kommunens momsdeklaration. Endast moms som kommunen inte har avdrag för i det allmänna systemet, exempelvis för att kostnaden är hänförlig till den kommunala verksamheten eller momsfri fastighetsupplåtelse, skall hanteras via kommunkontosystemet. Om det inte är möjligt att hänföra kostnaden till det ena eller andra systemet skall en fördelning ske efter skälig grund. I dagsläget tillämpas en schablonfördelning för all ingående moms oavsett om den kan hänföras direkt till antingen den utåtriktade verksamheten eller den kommunala verksamheten. I de fall det är möjligt att hänföra den ingående momsen till endera system skall det göras och endast moms som inte kan hänföras till antingen det allmänna momssystemet eller kommunkontosystemet skall fördelas enligt schablon. Det skedde en avstämning av den schablon som används under Denna avstämning föranledde ingen förändring, så den schablon som tillämpats under flera år innan alltjämt avspeglade en korrekt fördelning. Avdragsbegränsningar Avdragsbegränsningarna avseende hyra av personbilar och representation gäller även för ersättning via kommunkontosystemet. Regelverket kring avdragsbegränsningarna är kända och tillämpas enligt uppgift. Vi har tagit stickprov på fakturor avseende personbilar och funnit att reglerna tillämpas korrekt. Kompensation för kostnader för vård, omsorg och skola Kommunen har rätt till kompensation för kostnader för inköp av tjänster avseende vård, omsorg och skola. Det finns två alternativ, antingen erhålls kompensation med 6 % på hela beloppet, alternativt sker en uppdelning på kostnader för lokalhyra, där ersättning medges med 18 % och med 5 % för resterande kostnader. I ett fall tillämpas kompensation med 18 % för lokalhyra och med 5 % på övriga kostnader. I övriga fall tillämpas 6 % på hela kostnaden utan uppdelning på lokalhyra och övrigt. 7

10 I normalfallet bör en högre kompensation uppnås i det fall det sker en uppdelning på lokalhyra och övrigt, jämfört med ett avdrag med 6 % på hela kostnaden. Detta beror naturligtvis på hur fördelningen mellan kostnader ser ut, men det är vår bedömning att en analys bör göras för att se om det är möjligt att öka det belopp som kommunen kompenseras för. 8

11 Deloitte är ett av Sveriges ledande revisions- och konsultföretag med medarbetare på ett trettiotal orter över hela landet. Med Deloitte avses Deloitte AB och dess dotterbolag. Deloitte är det svenska bolaget inom Deloitte Touche Tohmatsu. För mer information, besök Deloitte Touche Tohmatsu är ett av världens ledande nätverk av tjänsteföretag. Med medarbetare i över 140 länder levererar medlemsföretagen tjänster till drygt hälften av världens största företag och även till stora nationella företag, offentliga verksamheter och tillväxtföretag. Förutom ett heltäckande internationellt servicenät erbjuder medlemsföretagen gedigna branschkunskaper och ett omfattande tjänsteutbud oavsett var klienten bedriver sin verksamhet. Deloitte Touche Tohmatsu är en schweizisk juridisk person (Verein). Varken Deloitte Touche Tohmatsu eller dess nationella medlemsföretag ansvarar för varandras rättshandlingar oavsett dess karaktär. Varje nationellt medlemsföretag utgör en separat och oberoende juridisk person, verksam under firma "Deloitte", "Deloitte & Touche", "Deloitte Touche Tohmatsu" eller därmed relaterade firmor. Tjänsterna beskrivna häri tillhandahålls av respektive nationella medlemsföretag och inte av Deloitte Touche Tohmatsu i dess form av schweizisk juridisk person (Verein). Av bland annat regulatoriska skäl tillhandahålls inte samtliga tjänster beskrivna häri av samtliga nationella medlemsföretag. För mer information, besök A member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Deloitte AB. 9