Maj 2014 Torbjörn Bengtsson, Martin Andersson. Skara Götene utförarstyrelse för service och teknik Granskning avseende momshanteringen

Transkript

1

2 Maj 2014 Torbjörn Bengtsson, Martin Andersson Skara Götene utförarstyrelse för service och teknik Granskning avseende momshanteringen

3 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Inledning 3 3. Momshantering 5

4 1. Sammanfattning Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är: Har utförarstyrelsen en ändamålsenlig momsredovisning? Svar på revisionsfråga Enligt vår bedömning har utförarstyrelsen inte en ändamålsenlig momsredovisning. Det finns brister i processen för momsredovisningen som innebär att någon avstämning inte görs. Det finns även brister i den materiella bedömningen som gör att momsen inte redovisas korrekt. Uppföljning kontrollmål Hur säkerställer utförarstyrelsen en korrekt redovisning av moms? o I dagsläget saknas en process som innefattar en kontroll och avstämning av momsredovisningen. Hur säkerställer utförarstyrelsen korrekta momssatser i system och redovisning? o Vid förändringar i skattesatserna ändras detta i redovisningssystemet. För utförarstyrelsens del har detta framför allt varit aktuellt för sänkningen av momsen på serveringstjänster. Denna hantering fungerar enligt vår uppfattning tillfredställande. Däremot finns det tillhandahållanden som är momspliktiga där ingen moms redovisas i dagsläget. Hur säkerställs fullständighet i momsredovisningen? o Med hänsyn till att det saknas en process för avstämning kan den nuvarande hanteringen inte garantera detta. Hur säkerställs att underlaget för momsberäkningen är korrekt? o Med hänsyn till att det saknas en process för avstämning kan den nuvarande hanteringen inte garantera detta. Rekommendationer Baserat på vår genomgång har vi identifierat ett antal områden där hanteringen inte är korrekt och där Skara kommun löper en risk för det fall Skatteverket skulle granska transaktionerna. Vi rekommenderar därför följande: Inför en process som innebär att det sker en månadsvis avstämning av momsredovisningen i utförarstyrelsen. Därmed uppnås en bättre kontroll av momshanteringen. Avskilj ingående moms som är hänförlig till uthyrning av bostäder och inkludera inte denna i det belopp som kommunen begär ersättning för. Gör en bedömning om tidigare perioder skall korrigeras. Debitera moms på all ersättning för utförda tjänster (utom hyresersättningar) och tillhandahållna varor vid faktureringen till Götene. Gör en bedömning om tidigare perioder skall korrigeras. 1

5 Gör avdrag för ingående moms i det allmänna systemet för kostnader som är hänförliga till utförarstyrelsens utåtriktade momspliktiga verksamhet istället för att begära ersättning enligt kommunkontosystemet för denna moms. Inför en rutin för att förbättra kontrollen av ankommande fakturor. Brister avseende framförallt mottagande part har identifierats. Genomför en mer detaljerad genomgång kring hanteringen av inköpta byggtjänster och omvänd betalningsskyldighet. 2

6 2. Inledning Bakgrund Utförarstyrelsen är gemensam för Skara och Götene kommuner, med Skara som värdkommun. Utförarstyrelsen ansvarar för områdena gata/park, fastigheter, kost, lokalvård samt post och repro. Deloitte AB har av de förtroendevalda revisorerna i Skara och Götene kommuner fått i uppdrag att granska om momsredovisningen inom utförarstyrelsen är ändamålsenlig. Revisionsfråga Har utförarstyrelsen en ändamålsenlig momsredovisning? Kontrollmål Hur säkerställer utförarstyrelsen en korrekt redovisning av moms? Hur säkerställer utförarstyrelsen korrekta momssatser i system och redovisning? Hur säkerställs fullständighet i momsredovisningen? Hur säkerställs att underlaget för momsberäkningen är korrekt? Syfte och mål Syftet med granskningen är att säkerställa att momsredovisningen för utförarstyrelsen är korrekt. Målet för genomgången är att utifrån intervjuer kartlägga utförarstyrelsens verksamhet och vilken momshantering som gäller för denna. Genom kartläggningen kan områden identifieras där momshanteringen kan förbättras. Det slutliga målet med granskningen är att momsredovisning för utförarstyrelsen skall vara ändamålsenlig och korrekt. Metod och granskningsinriktning Granskningen har genomförts genom intervjuer med ekonomipersonalen inom utförarstyrelsen samt ansvarig person på kommunledningskontoret. Granskningen har delats in i följande faser: intervju med ekonomipersonalen samt granskning av inkommande och utgående fakturor (genomförandefasen) utvärdera hantering och eventuella förbättringsområden avrapportera till de förtroendevalda revisorerna och övriga intressenter. I denna rapport presenteras en sammanfattning av slutsatser och synpunkter baserat på de genomförda intervjuerna. 3

7 Intervjuer Följande personer har intervjuats: Samtliga på ekonomiavdelningen på förvaltningen. Ansvarig för kommunens momsredovisning på kommunledningskontoret. Avgränsningar Vår granskningsansats har varit att på intervjubasis undersöka huruvida utförarstyrelsens momshantering varit ändamålsenlig och korrekt. Granskningen har även innefattat granskning av inkommande och utgående fakturor. Vi har inte granskat momsdeklarationer eller momsredovisningen som skickas till Skatteverket i Jönköping eftersom denna görs på kommunnivå. 4

8 3. Momshantering Allmänt om momshantering i kommunal verksamhet För kommunerna gäller att skattepliktig omsättning i utåtriktad verksamhet momsbeläggs medan verksamhet som syftar till att tillgodose det egna behovet inte medför skattskyldighet. Kommuner har rätt till avdrag för ingående moms beträffande sådan verksamhet som medför skattskyldighet eller rätt till återbetalning enligt det allmänna systemet, dvs. via kommunens momsdeklaration. För övrig verksamhet finns ett system för utbetalning av ersättning till kommuner, det s.k. kommunkontosystemet. I detta system kan kommunen begära ersättning för sådan moms som inte får dras av i det allmänna momssystemet. Utförarstyrelsen Utförarstyrelsen är gemensam för Skara och Götene kommuner, med Skara som värdkommun. Utförarstyrelsen ansvarar för områdena gata/park, fastigheter, kost, lokalvård samt post och repro med följande verksamheter: vägar, gång- och cykelbanor park- och naturskötsel vinterväghållning kommunens fastigheter kost till förskolor, skolor, gymnasium och äldreboende lokalvård post & repro. Att Skara är värdkommun innebär att det är denna kommun som hanterar alla inköp för utförarstyrelsens verksamhet och som sedan tillhandahåller Götene de varor och tjänster som framgår ovan. Process för momsredovisningen Inkommande fakturor scannas och momsen konteras som ingående moms att begära ersättning för enligt kommunkontosystemet. Fakturorna går därefter ut på attestrunda, men någon förändring av bokföringen sker normalt sett inte. Beträffande fakturor från Telge Kraft AB på elförbrukning som används både i den egna verksamheten och för vidareförsäljning sker en fördelning enligt schablon av den ingående moms som skall dras av i det allmänna momssystemet och enligt kommunkontosystemet. För alla övriga fakturor begärs ersättning enligt kommunkontosystemet. Inom förvaltningen känner man till avdragsbegränsningarna för hyra av personbilar och representation och justerar momsavdraget i enlighet med dessa. Redovisningen av momsen hanteras av kommunledningskontoret baserat på den moms som ligger bokförd i systemet. Enligt uppgift sker ingen kontroll från kommunledningskontorets sida utan man förlitar sig på det som bokförts. Utförarstyrelsen upprättar ingen momsrapport för sin 5

9 del av verksamheten och det sker ingen kontroll eller rimlighetsbedömning i samband med momsavstämningen. Någon stickprovskontroll på inkommande fakturor sker heller inte. Kommentar från Deloitte Rutinerna för momsredovisningen bör ses över. Om utförarstyrelsen upprättade en momsrapport för sin del av verksamheten skulle en avstämning lättare kunna ske och ett antal kontrollmoment införas. Tillhandahållande till Götene kommun Som framgått ovan hanterar utförarstyrelsen alla inköp för verksamheten i Skara kommuns namn och sedan faktureras Götene för tillhandahållna varor och tjänster. Inom områdena gata/park och natur/fornvård sker en uppskattning av behovet i början på året och en budget fastställs. Utförarstyrelsen fakturerar därefter 1/12 av det budgeterade beloppet varje månad. För 2013 är beloppet i storleksordningen 12 miljoner kr. Denna fakturering sker utan moms. Under året kan Götene beställa ytterligare tjänster som utförarstyrelsen utför och fakturerar Götene separat. Denna fakturering sker med moms. Utförarstyrelsen tillhandahåller kost till förskolor, skolor, gymnasium och äldreboende i Götene kommun. Denna faktureras med 12 % moms efter sänkningen av restaurangmomsen som gjordes 1 januari 2012, innan dess fakturades 25 % moms. Utförarstyrelsen utför även fastighetsförvaltning samt entreprenadarbete åt Götene kommun. Denna hantering kommenteras ytterligare under de kommande två avsnitten. Kommentar från Deloitte Då faktureringen till Götene avser tillhandahållanden till en separat juridisk person bör alla tillhandahållanden som utgångspunkt vara momspliktiga. Det är vår uppfattning att den månadsvisa debiteringen utan moms är felaktig och Skara kommun riskerar att behöva redovisa moms på beloppet samt skattetillägg för det fall Skatteverket skulle granska hanteringen. Särskilt om fastighetsuthyrning Utförarstyrelsen förvaltar fastigheter inom Skara Kommun. Dessa används dels direkt i den kommunala verksamheten dels sker uthyrning till kommunala bolag, externa hyresgäster samt till privatpersoner (bostäder). Användningen av fastigheterna i Götene ser ut på samma sätt som i Skara. Dessa fastigheter ägs av Götene kommun. För fastigheterna i Götene sker först en debitering från Götene till utförarstyrelsen av Götenes kapitalkostnad. Sedan sker en fakturering åt motsatt håll, men då med el, värme, vatten och avlopp inkluderat i hyran. Utförarstyrelsen tillämpar inte frivillig skattskyldighet för uthyrningen utan all hyresdebitering sker utan momspåslag. Avdrag för ingående moms hanteras helt och hållet inom ramen för kommunkontosystemet. Någon begränsning av ingående moms som är hänförlig till bostäderna sker inte. Kommentar från Deloitte Det föreligger ett avdragsförbud för ingående moms som är hänförlig till stadigvarande bostad. Sålunda är det inte korrekt att begära ersättning för ingående moms på kostnader som är hänförliga till uthyrningen av bostäder. I övrigt är det vår bedömning att hanteringen är korrekt. 6

10 Omvänd byggmoms Reglerna om omvänd betalningsskyldighet för moms inom byggsektorn innebär att förvärvaren är skattskyldig i stället för den som tillhandahåller tjänsterna i fråga. Säljaren skall sålunda inte debitera moms på sina fakturor utan köparen är ansvarig för att redovisa moms på förvärvet. Omvänd betalningsskyldighet inom byggsektorn gäller om: tjänsterna som tillhandahålls anses som byggtjänster, förvärvaren ska antingen vara en näringsidkare som i sin verksamhet mer än tillfälligt omsätter sådana tjänster som anges i bestämmelsen, eller vara en annan näringsidkare (s.k. mellanman) som vidaresäljer den aktuella tjänsten till förstnämnda slag av näringsidkare. Den omvända betalningsskyldigheten inom byggsektorn gäller för sådana tjänster på fastighet, byggnad eller anläggning som kan hänföras till: mark- och grundarbeten, bygg- och anläggningsarbeten, bygginstallationer, slutbehandling av byggnader, eller uthyrning av bygg- och anläggningsmaskiner med förare. En kommun är en juridisk person och utgör ett enda skattesubjekt. Skattepliktig omsättning i utåtriktad verksamhet i en kommun beskattas till den del den inte utgör myndighetsutövning. Skatteverket har tagit ställning till frågor som uppkommit om vad som gäller när en kommun förvärvar byggtjänster som kan bli föremål för omvänd betalningsskyldighet inom byggsektorn. Det kan förekomma att en kommun är en sådan näringsidkare som mer än tillfälligt tillhandahåller byggtjänster som omfattas av bestämmelserna. Omvänd betalningsskyldighet kan därför gälla när en kommun förvärvar en sådan tjänst. Detta gäller om kommunen förvärvar tjänsten till den del av verksamheten som är yrkesmässig. Omvänd betalningsskyldighet blir däremot inte tillämplig vid eventuella förvärv till den del av verksamheten som utgör myndighetsutövning som inte är yrkesmässig. Kommentar från Deloitte Eftersom utförarstyrelsen tillhandahåller byggtjänster till Götene är det vår bedömning att Skara kommun bör ses som en näringsidkare som mer än tillfälligt tillhandahåller byggtjänster. Därmed bör reglerna om omvänd betalningsskyldighet gälla på de förvärv som görs för denna verksamhet. Sålunda är det inte korrekt att erhålla fakturor med moms som sedan görs avdrag för. Eftersom beloppen är betydande är det vår bedömning att detta är en stor risk för Skara kommun. Då reglerna är komplicerade krävs en mer detaljerad genomgång på detta område. För att säkerställa en korrekt hantering vid vidareförsäljningen till Götene måste även fastställas om denna kommun skall tillämpa reglerna om omvänd betalningsskyldighet. Enligt uppgift i samband med intervjun gjordes en bedömning när reglerna kom 2007 men någon ytterligare analys har inte skett därefter, varför det är mycket möjligt att förutsättningarna ändrats sedan dess. Granskning av fakturor Vi har vid vår granskning av inkommande fakturor tagit stickprov för att säkerställa att det föreligger korrekt underlag för avdrag för ingående moms. Vi granskade samtliga fakturor med ett beskattningsunderlag överstigande kr. Vi tog dessutom slumpmässiga stickprov på ytterligare fakturor på mindre belopp. 7

11 Granskningen har även haft till syfte att identifiera eventuella transaktioner som inte framkommit under vår intervju. Ytterligare ett syfte har varit att identifiera moms som eventuellt inte gjorts avdrag för. För att avdragsrätt skall föreligga krävs att köparen har en faktura som uppfyller de formella kraven i momslagen. Ett av dessa krav är att köparens namn och adress skall framgå. Vid vår granskning upptäcktes ett flertal fakturor som inte var utställda till Skara kommun. Det förekom att fakturor var utställda till Götene kommun alternativt till Skara Götene kommun, vilket inte är korrekt. Ingående moms på mottagna förskottsfakturor är avdragsgilla först i den period betalning sker och inte i den period fakturan mottas. Vad vi har kunnat se görs avdrag för den ingående momsen redan i fakturans ankomstmånad. Därmed riskeras skattetillägg med 2 % såsom periodiseringsfel. Några av de granskade fakturorna avsåg inköp av fordon. Vid dessa tillfällen hade ett begagnat fordon lämnats som inbyte. På en faktura hade endast nettobeloppet redovisats och i det andra fallet redovisade säljaren momsen både på försäljningen och inköpet. I momsredovisningen hade dock bara nettot redovisats som en ingående moms. I detta fall är det frågan om både ett inköp av det nya fordonet och en försäljning av det begagnade fordonet. Därför skall utgående moms redovisas på försäljningen av det begagnade fordonet och ingående moms dras av på inköpet. Vid vår granskning uppmärksammades en faktura där något momsbelopp inte bokats trots att moms var debiterad på fakturan. Vi granskade även de 20 beloppsmässigt största utgående fakturorna. Dessa avsåg i huvudsak hyror för skolor och förskolor, vilka fakturerades utan moms, och projektfakturering avseende Hällekis sporthall, vilka fakturerades med moms. Kommentar från Deloitte De granskade fakturorna innehöll i vissa fall brister, framförallt vad gäller mottagarens namn. Rutinen för att granska inkommande fakturor bör skärpas så att fakturor utställda till fel part returneras till leverantören och ny korrekt faktura mottas. I annat fall riskeras avdragsrätten för ingående moms. Vidare bör det införas en rutin så att ingående moms på förskottsfakturor dras av först i den period då betalning skett. Om det är fråga om bytestransaktioner är det viktigt att vardera parten redovisar moms på sitt tillhandahållande. Det är inte tillåtet att moms endast redovisas på nettobeloppet. Vad vi kunnat se vid vår granskning är det inte vanligt förekommande att man missat att göra avdrag för ingående moms, vi har endast upptäckt detta i ett fall. Om man upplever att detta är ett återkommande problem kan man genomföra ett projekt som enbart syftar till att identifiera missad moms. Vi har inget att erinra mot hanteringen av moms på de utgående fakturor vi granskat. Avdrag i det allmänna systemet eller kommunkontosystemet Utgångspunkten är att ingående moms som är hänförlig till kommunens momspliktiga utåtriktade verksamhet skall hanteras via det allmänna systemet, dvs. avdrag skall ske i kommunens momsdeklaration. Endast moms som kommunen inte har avdrag för i det allmänna systemet, exempelvis för att 8

12 kostnaden är hänförlig till den kommunala verksamheten eller momsfri fastighetsupplåtelse, skall hanteras via kommunkontosystemet. Om det inte är möjligt att hänföra kostnaden till det ena eller andra systemet skall en fördelning ske efter skälig grund. Kommentar från Deloitte Som vi uppfattat hanteringen görs avdrag i det allmänna systemet endast för ingående moms hänförlig till utförarstyrelsens momspliktiga försäljning av el. Resterande moms hanteras via kommunkontosystemet. Även ingående moms avseende annan utåtriktad momspliktig verksamhet, exempelvis försäljningen till Götene, bör hanteras via det allmänna systemet. 9

13 Deloitte är ett av Sveriges ledande revisions- och konsultföretag med medarbetare på ett trettiotal orter över hela landet. Med Deloitte avses Deloitte AB och dess dotterbolag. Deloitte är det svenska bolaget inom Deloitte Touche Tohmatsu. För mer information, besök Deloitte Touche Tohmatsu är ett av världens ledande nätverk av tjänsteföretag. Med medarbetare i över 140 länder levererar medlemsföretagen tjänster till drygt hälften av världens största företag och även till stora nationella företag, offentliga verksamheter och tillväxtföretag. Förutom ett heltäckande internationellt servicenät erbjuder medlemsföretagen gedigna branschkunskaper och ett omfattande tjänsteutbud oavsett var klienten bedriver sin verksamhet. Deloitte Touche Tohmatsu är en schweizisk juridisk person (Verein). Varken Deloitte Touche Tohmatsu eller dess nationella medlemsföretag ansvarar för varandras rättshandlingar oavsett dess karaktär. Varje nationellt medlemsföretag utgör en separat och oberoende juridisk person, verksam under firma "Deloitte", "Deloitte & Touche", "Deloitte Touche Tohmatsu" eller därmed relaterade firmor. Tjänsterna beskrivna häri tillhandahålls av respektive nationella medlemsföretag och inte av Deloitte Touche Tohmatsu i dess form av schweizisk juridisk person (Verein). Av bland annat regulatoriska skäl tillhandahålls inte samtliga tjänster beskrivna häri av samtliga nationella medlemsföretag. För mer information, besök A member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Deloitte AB. 9