Askersunds kommun. Granskning mervärdesskatt. Offentlig sektor KPMG Bohlins AB 23 november 2007 Antal sidor: 6

Transkript

1 Granskning mervärdesskatt Offentlig sektor KPMG Bohlins AB 23 november 2007 Antal sidor: 6

2 Innehåll 1. Inledning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 1 4. Metod 2 5. Resultat av granskningen Allmänna iakttagelser Kontering av moms Rutinbeskrivningar Ansvar och avstämningar Fördelning mellan de olika momssystemen Avdragsrätt Avdragsförbud Särskild ersättning % Rutin för framtagande av ersättningsgrundande kostnader 5 6. Sammanfattning 6

3 1. Inledning KPMG har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i granskat kommunens hantering av ingående mervärdesskatt. Granskningen avser perioden Bakgrund En generell avdragsrätt för ingående mervärdesskatt infördes för alla kommuner i samband med skattereformen Avdragsrätten innebar att kommunerna fick tillbaka all erlagd mervärdesskatt oavsett om den hänförde sig till inköp i skattepliktig verksamhet eller inköp i den skattefria verksamheten. Utöver denna generella avdragsrätt fanns ett särskilt statsbidrag som utgick för att kompensera kommuner för de ökade kostnader som uppkom vid upphandling av vissa icke momspliktiga tjänster. Den generella avdragsrätten infördes för att utjämna mervärdesskattens konkurrenssnedvridande effekter vid valet mellan att utföra tjänster i egen regi och att upphandla motsvarande tjänster från externa entreprenörer. När Sverige blev medlem i EU ansågs inte rätten kunna behållas. Ett nytt kompensationssystem infördes därför från den 1 januari 1996, det s.k. kommunkontosystemet. Kommunen hanterar sedan dess två parallella system för mervärdesskatt i sin redovisning. Detta innebär att handläggningen av mervärdesskatt är komplicerad och att risken för oavsiktliga fel är hög. Vid felaktig redovisad moms kan skattetillägg och ränta utgå. Det ena systemet innebär att kommunen, efter särskild ansökan till Skattekontoret i Ludvika, återfår ingående moms som annars skulle ha belastat den icke skattepliktiga delen av den kommunala verksamheten. Det andra systemet innebär att kommunens skattepliktiga verksamhet hanteras på samma sätt som för andra näringsidkare, d v s genom skattskyldighet och avdragsrätt för ut- respektive ingående moms. I det följande benämns moms hänförlig till den skattefria verksamheten Ludvikamoms och moms avseende skattepliktig verksamhet affärsmoms. 3. Syfte Syftet med granskningen har varit att bedöma om har en god kontroll över hanteringen av ingående moms. Granskningen har inriktats på; Kartläggning av ansvar i organisationen Hantering av ingående moms Granskning av rutiner för ifyllande och insändande av ansökan till särskilda skattekontoret Kontroll av den särskilda ersättningen, 6 % respektive 18 % och 5 % 1

4 4. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med ekonomipersonal på de olika förvaltningarna. Vidare har granskningen innefattat analyser av redovisningen samt stickprovskontroller av verifikationer, deklarationer och fakturor. Granskningen har inte berört handläggningen av ingående mervärdesskatt avseende transaktioner till och från utlandet. 5. Resultat av granskningen 5.1 Allmänna iakttagelser Kontering av moms Varje förvaltning konterar och ankomstregistrerar sina egna leverantörsfakturor. Momsen registreras redan vid ankomstregistreringen och bokförs i första skedet som Ludvika moms. Attestansvarig tar sedan ställning till om det föreligger full avdragsrätt och om momsen eventuellt ska ombokas till affärsmoms. Det är således väldigt viktigt att attestansvariga har kunskap om gällande momsregler eftersom momskonteringen ligger till grund för den månatliga momsredovisningen. För närvarande arbetar med att implementera elektronisk fakturahantering, scanning, men momshanteringen i samband med detta kommer i stort sett att ske på samma sätt som tidigare Rutinbeskrivningar Kommunen saknar en övergripande rutinbeskrivning för hantering av den ingående momsen. Flera konteringsansvariga använder sig dock av en lathund från FAR samt Skatteverkets allmänna råd. Viss dokumentation, t ex riktlinjer vid ankomstregistrering och dokumentation från kurser finns också att tillgå. Vi rekommenderar att en fullständig rutinbeskrivning upprättas som stöd för alla som hanterar ingående moms Ansvar och avstämningar Det övergripande ansvaret för att upprätthålla en god intern kontroll i handläggningen av ingående moms ligger på ekonomiavdelningen. Den momsansvarige på ekonomienheten ser till att deklarationer avseende Ludvikamoms och affärsmoms upprättas månadsvis och sänds in inom lagstadgad tid. Som underlag för de uppgifter som sammanställs i deklarationerna används utdrag ur redovisningen. Vid upprättande av deklarationen avseende affärsmomsen kontrollerar momsansvarig alltid att den utgående momsen uppgår till 25 % i förhållande till omsättningen. En avstämning görs också månatligen att momsen enligt bokföringen överensstämmer med avlämnad momsdeklaration. Även vid ansökan om särskild ersättning från Ludvika görs en månatlig avstämning mellan bokföring och de fakturor som omfattas. Vi har genomfört en avstämning som 2

5 visar att den utgående balansen per på konton i huvudboken avseende moms överensstämmer med deklarerade belopp avseende moms för augusti och september. Vi vill betona vikten av att kommunen har rutiner som innebär att momsrapporternas belopp avstäms löpande mot bokföringen och att beloppens storlek rimlighetsbedöms. 5.2 Fördelning mellan de olika momssystemen Ansvaret för att kontera momsen ligger som tidigare nämnts på den som ankomstregistrerar fakturorna. Det är därför väsentligt att det finns klara och tydliga rutinbeskrivningar som anger hur fördelning av ingående moms skall ske och särskilt i verksamheter som bedriver både momspliktig och momsfri verksamhet. All moms bokas i första läget som Ludvikamoms. Manuell ombokning görs sedan av ekonom på förvaltningen av den moms som avser affärsmoms. Den momspliktiga affärsverksamheten i avser verksamheter som bedrivs inom Tekniska Förvaltningen och inom Kultur- och Fritidsförvaltningen. Det är således en liten del av momshanteringen som ska redovisas som affärsmoms till Skatteverket. För s.k. blandad verksamhet, d v s enheter inom kommunen som bedriver både momspliktig och momsfri verksamhet, kan olika fördelningsnycklar användas för att fördela ingående moms avseende kostnader för exempelvis administration, förbrukningsmaterial och inventarier mellan de olika momssystemen. Tekniska förvaltningen använder sig av fördelningsnycklar för att fördela momsen på de fakturor som rör både den momspliktiga och den momsfria verksamheten. För övrigt är det ingen av förvaltningarna som använder sig av fördelningsnycklar för att fördela den ingående momsen mellan de olika momssystemen. I dagsläget redovisar Kultur- och Fritidsförvaltningen all ingående moms i Ludvikasystemet. Den ingående momsen på inköp i den momspliktiga verksamheten, som exempelvis turistbyrån och småbåtshamnen, skall månatligen redovisas som affärsmoms till Skatteverket. Förvaltningen bör snarast se över sina rutiner för att säkerställa att momsen framöver redovisas i rätt system. Vi har dessutom noterat att förvaltningen ej redovisar utgående moms på erhållna provisionsintäkter och vid försäljning av paketresor med buss. I dessa fall ska utgående moms redovisas till Skatteverket och vi anser därför att tidigare felaktigheter bör rättas och säkerställa att hanteringen framöver görs på rätt sätt. Vi rekommenderar att kommunen upprättar tillämpningsanvisningar som stöd för de som konterar ingående moms så att risken för att moms lyfts i fel momssystem minimeras. Dessutom rekommenderar vi att kommunen snarast inför en rutin för användande av fördelningsnycklar. En fördelning av ingående moms mellan de olika momssystemen skall ske i de fall varor och/eller tjänster inköps till såväl momspliktiga som momsfria verksamheter vid ett och samma inköpstillfälle. 3

6 5.3 Avdragsrätt För att kontrollera att kommunen lyfter den ingående moms de har rätt till har vi tagit del av underliggande material till momsredovisningarna. Vi har bett kommunen att ta fram en lista på samtliga fakturor som ej har momsfältet ifyllt för att därigenom säkerställa att inget momsavdrag föreligger avseende dessa fakturor. Ekonomiansvarig tar varje månad ut en rapport som täcker in samtliga fakturor med och utan moms och kontrollerar att all avdragsgill moms är bokförd. Vi har granskat denna stickprovsvis utan anmärkning. Vi rekommenderar att en rimlighetsbedömning görs av bokförd ingående moms varje månad samt att stickprov görs av större belopp. 5.4 Avdragsförbud För vissa kostnader finns särskilda avdragsbegränsningar i mervärdesskattelagen. Detta gäller bland annat förskott, inköp och leasing av personbilar, bostadsanpassning samt kostnader för representation. Beträffande avdragsbegränsningar avseende köp och hyra av personbilar har Skatteverket precis genomfört en revision inom kommunen. Vid revisionen framkom att momsen på en faktura avseende inköp av personbil felaktigt lyfts av trots att någon avdragsrätt för ingående moms ej föreligger i dessa fall. Det framkom inga fler anmärkningar vid Skatteverkets revision och därför bedömer vi att någon ytterligare granskningsinsats från oss ej är nödvändig beträffande hyra och köp av personbil då kunskapen hos de konteringsansvariga i detta hänseende verkar vara god. Beträffande avdrag vid representation och gåva har en stickprovsgranskning genomförts av bokförda belopp på respektive konto i bokföringen. Vi har noterat att felaktiga momsavdrag har gjorts på lämnade gåvor där värdet på gåvan överstiger avdragsgillt belopp. Avdragsrätten för à-conto och förskottsfakturor inträder först den månad fakturan betalas. Några sådana fakturor är sällan förekommande inom kommunen enligt de ansvariga vi pratat med. Risken finns att den ingående momsen blir avlyft en månad för tidigt med åtföljande risk för skattetillägg och ränta om dessa särskilda regler ej beaktas. 5.5 Särskild ersättning % Kommuner har för vissa typer av momsfria tjänster som tillhandahålls av privata företag möjligheten att ansöka om särskild ersättning från Ludvikasystemet. Ersättningen är avsedd att kompensera kommunen för ökade kostnader som uppkommer då inköp sker från privata entreprenörer jämfört med att bedriva verksamhet i egen regi. De områden som berörs är sjukvård, tandvård, social omsorg samt utbildning. Kommunen kan välja att få 6 % av upphandlingssumman som ersättning, eller om det ingår lokalkostnader istället få 18 % av summan för lokaler och 5 % för den resterande delen. Vidare kan ersättning erhållas med 18 % vid hyra av lokal för äldreboende samt boende för funktionshindrade förutsatt att hyresrätten tillhandahålls av en privat fastighetsägare. 4

7 Eftersom kommunen inte både kan lyfta ingående moms och få momskompensation är det endast momsfria fakturor samt bidrag som kan bli föremål för den särskilda ersättningen. Om säljaren har debiterat moms på fakturan, som dras av i Ludvikasystemet, kan således inte någon särskild ersättning utgå Rutin för framtagande av ersättningsgrundande kostnader Ekonomiansvarig sammanställer månatligen de ersättningsgrundande kostnaderna för alla förvaltningar utom Socialförvaltningen, där underlag erhålls från ekonom på förvaltningen. I regel är det endast Barn- och utbildningsförvaltningen och Socialförvaltningen som har ersättningsgrundande kostnader. Varje månad tar den ekonomiansvarige fram en rapport på alla fakturor med och utan moms för respektive förvaltning och kontrollerar att momsavdrag görs och att särskild ersättning söks för alla ersättningsberättigade kostnader. Vi har vid vår genomgång noterat: att kommunen har en rutinbeskrivning för hantering av ersättningsberättigade kostnader. att kommunen tar fram en rapport på samtliga momsfria (och momsbelagda) fakturor under en månad som avstämningskontroll och verifiering av att alla ersättningsgrundande kostnader fångas upp. Vid vår granskning har det inte framkommit något som tyder på att särskild ersättning ej söks för alla ersättningsgrundande kostnader. 5

8 6. Sammanfattning Vår bedömning är att rutinerna för hantering av ingående moms behöver ses över för att kommunen skall kunna anses ha en god intern kontroll inom detta område. Vi föreslår därför: att rutinbeskrivning, med tillämpningsanvisning för konteringsansvariga, för hantering av ingående moms upprättas och förankras i organisationen. att Kultur- och Fritidsförvaltningen snarast ser över sina rutiner för att säkerställa att momsen i den momspliktiga verksamheten redovisas som affärsmoms. att genomgång sker av blandade verksamheter och att fördelningsnycklar tas fram för kontering av moms på inköp till såväl momspliktig som momsfri verksamhet. att ekonomiansvarig månatligen gör en rimlighetsbedömning av bokförda belopp på momskonton. Örebro dag som ovan Charlotta Ekman Auktoriserad revisor Martin Ingberg Revisor 6