Granskning av rutiner för kravverksamheten

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av rutiner för kravverksamheten Eslövs kommun December 2008 Karin Andersson

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Inledning Bakgrund och revisionsfråga Avgränsning Revisionsmetod Rutiner för kravverksamheten Kommunstyrelsen Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Barn- och familjenämnden Vård- och omsorgsnämnden Vår bedömning Avstämningsrutiner Vår bedömning Intern kontroll Vår bedömning...7

3 1 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Eslövs kommun har Öhrlings PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning av kommunens kravrutiner. Granskningen har avgränsats till att avse rutiner inom kommunstyrelsen, barn- och familjenämnden, kulturoch fritidnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden och vård- och omsorgsnämnden. Syftet med granskningen var att bedöma om krav- och inkassoverksamheten är ändamålsenlig och följer god inkassosed samt hur kommunen säkerställer en god intern kontroll. Övergripande är bedömningen att det finns förbättringsområden för att rutinerna för kravverksamheten ska vara ändamålsenliga. Finns det dokumenterade rutiner för krav- och inkassohanteringen och är de i så fall ändamålsenligt utformade? Dokumenterade rutiner för kravverksamheten har upprättats men tillämpas inte på samma sätt i nämndernas faktureringar. Vi anser därför att det vore lämpligt att kommunstyrelsen tar ställning till grundläggande riktlinjer för kommunens debiterings- och kravverksamhet. Ett regelverk kan stödja en anpassning av debiterings- och kravrutiner till de olika faktureringarna inom de olika nämnderna samt utgöra en referenspunkt för intern kontroll. Vad avser redovisnings- och avstämningsrutiner som tillämpas bedömer vi att förbättringar kan göras genom att avstämning görs löpande. De outredda differenserna som kvarstår från 2007 bör snarast utredas. Även små differenser mellan ekonomisystem och debiteringssytem kan indikera på större avvikelser mellan systemen, varför det bör utredas. Ingår granskade rutiner i handlingsplanerna för intern kontroll? Planerna följer de mål som anges i kommunens reglemente för intern kontroll. Granskade rutiner för kravverksamheten ingår inte i 2008 års planer för intern kontroll. 1

4 2 Inledning Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Eslövs kommun genomfört en granskning av vilka rutiner kommunen tillämpar för kravverksamhet. Granskningen ingår som ett led i bedömningen om den interna kontrollen är tillräcklig. 2.1 Bakgrund och revisionsfråga Granskningen inriktas mot att bedöma om kommunens dokumenterade rutiner för kravverksamheten är ändamålsenliga och följer god inkassosed. Frågeställningar utifrån syftet med revisionen är: Finns det dokumenterade rutiner för krav- och inkassohanteringen och är de i så fall ändamålsenligt utformade? Ingår granskade rutiner i handlingsplanerna för intern kontroll? 2.2 Avgränsning Granskningen avgränsas till att avse kravrutiner inom kommunstyrelsen, barn- och familjenämnden, kultur- och fritidnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden och vårdoch omsorgsnämnden. 2.3 Revisionsmetod Granskningen har genomförts genom studier av rutinbeskrivningar för kravverksamheten samt en översiktlig genomgång av kundreskontran över förfallna kundfordringar. Intervjuer har genomförts med ekonomer på förvaltningarna och kommunens ekonomichef. Vi har tagit del av: Rutinbeskrivning för kravverksamhet, upprättad av service och teknik, odaterad. Kortfattad beskrivning av va-debiteringen, upprättad av miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, daterad

5 Kravrutiner för biblioteken, upprättad av kultur- och fritidsnämnden, daterad Arbetsbeskrivning, kravverksamhet inom barn- och skolbarnsomsorgen, odaterad Samarbetsavtal med Intrum Justitia daterat Kommunstyrelsens sammanställning av nämndernas planer för intern kontroll Rapporten har varit föremål för faktagranskning av granskad enhet. 3 Rutiner för kravverksamheten 3.1 Kommunstyrelsen Eslövs kommun saknar övergripande riktlinjer beslutade av kommunstyrelsen för krav och inkassoverksamhet. Rutinbeskrivning för kravverksamheten har upprättats av service och teknik Vid intervjuer under pågående granskning framkom att det pågår en översyn av rutinbeskrivningen inom kommunstyrelsens ekonomienhet. Av nuvarande beskrivningen framgår hur hanteringen av kravverksamheten ska tillämpas som tex; Fakturaunderlag Fakturaunderlag skickas till kund senast en månad efter utförd tjänst eller levererad vara. På fakturan ska anges en förfallodag till 30 dagar efter fakturadatum. Påminnelsefaktura På obetalda fakturor skickar kommunen automatiskt ut en påminnelsefaktura 15 dagar efter förfallodag. Enligt lag påförs en påminnelseavgift på 50 kronor till det ursprungliga fakturabeloppet. Dröjsmålsränta Kommunen tar inte ut dröjsmålsränta förrän fakturan går vidare till inkassoföretaget. Inkassokrav Ärendet lämnas till inkassoföretaget 30 dagar från påminnelsedag. Avskrivning av kundfordringar 3

6 Fordringar äldre än ett år skrivs av i bokslutet som befarade kundförluster. Dock fortsätter bevakningen. Avbetalningsplaner Förvaltningarna får inte lägga upp egna avbetalningsplaner åt kunderna. Kommunen har ett samarbetsavtal med Intrum Justitia som bevakar ej erlagda fakturor och långtidsbevakning av ej indrivningsbara fordringar. Avtalet reglerar bl a hur mycket av influtet kapital som tillfaller kommunen. Av influtet kapital till Intrum Justitia erhåller Eslövs kommun 70 % av fakturabeloppet. 3.2 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Kortfattad beskrivning av va-debiteringarna har upprättats av miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Av beskrivningen framgår angående kravverksamheten följande; Betaltid för fakturor är 30 dagar Fakturaförfallodag är alltid första vardagen i nästkommande månad Påminnelse om förfallen faktura skickas ut efter ca 10 dagar efter förfallodag och med ny förfallodag vid månadsslut. Påminnelseavgift påförs med 45 kronor. Avstängningshot skickas ut 40 dagar efter förfallodag och med ny förfallodag vid månadsslut Avstängning verkställs och innan den upphör skall samtliga avgifter vara betalda Om inte avstängningen ger önskat resultat så lämnas ärendet via ekonomikontoret till inkasso. Dröjsmålsränta faktureras från ordinarie förfallodag på nästkommande faktura. 3.3 Kultur- och fritidsnämnden Kravrutiner för biblioteken i Eslövs kommun har upprättats av kultur- och fritidsförvaltningen Fr o m 2007 har rutinerna för kravutskick ändrats. Av dokumentet framgår att en påminnelse skickas ut för ej återlämnade lån. Om lånen fortfarande inte har återlämnats skickas ett räkningsunderlag till ekonomikontoret för utskick till låntagaren. Från det att räkning har skickats ut stoppas låntagaren för vidare lån. Påminnelse sker enligt ekonomikontorets rutiner. Vilka ärenden som ska skickas till Justitia avgörs av kultur- och fritidsförvaltningen. 4

7 3.4 Barn- och familjenämnden Barn- och familjenämnden saknar en dokumenterad rutin för kravverksamheten. Vi har tagit del av en arbetsbeskrivning, nämndens brev till kunden om avstängning och nedsättning av timmar i förskolan. Av beskrivningen framgår att efter påminnelse skickas brev till kunden om avstängning (fritidshem) eller nedsättning till 15 timmar för förskolan. Om fortfarande inte betalning sker skickas ärendet till rektor för bedömning om 9 skall tillämpas. Avgiftsbefrielse beslutas av förskolechefen. I annat fall kontaktar rektor familjen för överenskommelse om hur de 15 timmarna skall schemaläggas. För fritidshemmen avslutas placeringen. Ovanstående är ett utdrag av nämndens taxa och regler för obetalda avgifter. Vid verkställande av avstängning och nedsättning av tid skickas kravet till inkassoföretaget. 3.5 Vård- och omsorgsnämnden Vård- och omsorgsnämnden har inga egna dokumenterade rutiner utan följer de rutiner som tillämpas inom kommunstyrelsen. Avvikelse från rutinen görs i de fall avbetalningsplaner upprättas. 3.6 Vår bedömning Vi anser att det vore lämpligt att kommunstyrelsen tar ställning till grundläggande riktlinjer för kommunens debiterings- och kravverksamhet. Med stöd i ett regelverk kan debiterings- och kravrutiner anpassade till de olika faktureringarnas rutiner inom de olika nämnderna. SKL har utgivet en skrift som bl a visar vad de allmänna riktlinjerna kan behandla. Bakgrunden till vår bedömning är bl a olikheter i hanteringen av kravverksamheten. Som exempel kan nämnas; De riktlinjer som ska tillämpas av ekonomienheten innebär bl a att avbetalningsplaner inte får upprättas av förvaltningarna. Av den information som vi tagit del av görs även överenskommelser om avbetalningsplaner inom övriga förvaltningar. Det saknas skriftliga riktlinjer som klargör skillnaden mellan uppskov och avbetalningsplan/amorteringsplan och dess hantering. Enligt god inkassosed skall en amorteringsplan upprättas i samråd med gäldenären och skriftligen skickas över till denna. Olikheter inom faktureringarnas rutiner förekommer vid påminnelser. En avgift påförs med olika tillämpning för va-rutinen och övriga rutiner. Olikheter har också observerats vad gäller tiden mellan förfallen faktura och utskick av påminnelser. 5

8 4 Avstämningsrutiner Dokumenterade avstämningsrutiner saknas. Vid revisionens granskning av bokslut 2007 konstaterades att det fanns outredda differenser avseende konton för kundfordringar. Revisionen ansåg att differenserna snarast skulle utredas samt att rutinerna skulle säkerställas så att differenser i möjligaste mån undviks framledes. Av de differenser som redovisades i bokslut 2007 kvarstår fortfarande delar av dessa som outredda. Av kundreskontran framgår också att det finns kvar ett stort antal påminnelseavgifter efter betalning av ursprunglig skuld. 4.1 Vår bedömning Vi bedömer att de redovisnings- och avstämningsrutiner som tillämpas kan förbättras genom att avstämning görs löpande. De outredda differenserna som kvarstår från 2007 bör snarast utredas. Även små differenser mellan ekonomisystem och debiteringssystem kan indikera på större avvikelser mellan systemen, varför det bör utredas varför de uppkommer. Om inte möjlighet finns till betalning av påminnelseavgiften bör dessa avskrivas och rensas från reskontran kontinuerligt. 5 Intern kontroll Enligt kommunens reglemente för intern kontroll, antaget av kommunfullmäktige , har nämnderna det yttersta ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Av reglementet framgår att med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Av reglementet framgår att nämnderna varje år ska antaga en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Resultatet av uppföljningen ska rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställts i planen. Senast i samband med årsanalysens upprättande ska resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen rapporteras till styrelsen. 6

9 Inför år 2008 har planer för intern kontroll upprättats av nämnderna och en sammanställning av alla nämnders planer finns. Återrapportering av nämndernas planer för intern kontroll 2007 har behandlats i kommunstyrelsen i samband med årsredovisning Vår bedömning Planerna följer de mål som anges i kommunens reglemente för intern kontroll. Ovan granskade rutiner för kravverksamheten ingår inte i 2008 års planer för intern kontroll. 7