KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING ALLMÄNNA RIKTLINJER FÖR KOMMUNENS KRAVVERKSAMHET

Transkript

1 Ks , 58 Blad 1(6) ALLMÄNNA RIKTLINJER FÖR KOMMUNENS KRAVVERKSAMHET Inledning Kommunens kravverksamhet bedrivs i överensstämmelse med bestämmelserna i inkassolagen, lagen om betalningsföreläggande och handräckning samt med iakttagande av god inkassosed. Datainspektionen har i skriften "Tillämpning av inkassolagen, Allmänna råd" utvecklat sin syn på vad som är god inkassosed. Kravverksamhetens organisation Ansvaret för kommunens kravverksamhet åvilar ekonomikontoret. Arbetet med utskick av påminnelser, krav och övriga inkassoåtgärder sköts av personal på ekonomikontoret med nedanstående undantag. Va- och renhållningsavgifter faktureras inom ett verksamhetsspecifikt system med en egen separat kundreskontra. Av praktiska skäl handlägger därför va- och renhållningsverksamhetens kundtjänst kravåtgärder, fram till ansökan om betalningsföreläggande, inom sitt verksamhetsområde. Fastighetskontoret ansvarar för åtgärder vid obetalda hyror fram till ansökan om betalningsföreläggande med begäran om avhysning Efterbevakning/långtidsbevakning av fordringar samt utlandsinkasso överlåtes till inkassobyrå. Betalningsvillkor Betalning skall vara kommunen tillhanda senast en månad från fakturadatum, om ej annat överenskommits. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagens bestämmelser med Riksbankens diskonto + 8 %. Kravåtgärder Vid utebliven betalning utsändes betalningspåminnelse och inkassokrav och därefter ansöks om betalningsföreläggande. Betalningspåminnelse och inkassokrav kan ersättas av enbart ett kravbrev utformat enligt nedan. Övergång till denna senare variant kommer att ske kontinuerligt i samband med att möjligheten införs i ADB-systemen. För närvarande används den för va- och renhållningsavgifter.

2 Ks , 58 Blad 2(6) Variant 1: Betalningspåminnelse utsänds tidigast 7 veckodagar/5 bankdagar efter förfallodag. Inkassokrav utsänds tidigast 21 veckodagar efter förfallodag. Ansökan om betalningsföreläggande inlämnas tidigast 35 veckodagar efter förfallodag. Variant 2: Kravbrev utsänds tidigast 7 veckodagar/5 bankdagar efter förfallodag. Ansökan om betalningsföreläggande inlämnas tidigast 21 veckodagar efter förfallodag. Kravbrevet ersätter påminnelse och inkassokrav och är format enligt inkassolagens ( 5) bestämmelser om kravbrev. Till skillnad från ett normalt inkassokrav får kunden en respittid på 7 bankdagar för betalning av skulden innan inkassoavgiften behöver erläggas. Detta kravbrev innebär en kraftigare markering mot kunden än en påminnelse. Kommunen sparar arbetstid, materialkostnader och porto genom att endast en kravprodukt skickas ut. Sanktioner Kommunen kan tillämpa sanktioner för utebliven betalning av vissa tjänster. Vid utebliven betalning av vatten- och avloppsavgift kan vattentillförseln reduceras genom insättning av "strypbricka". Om sanitär olägenhet inte uppstår kan vattenleveransen stängas av helt. Dessa åtgärder sköts av personal på va-verket och dess kundtjänst. Meddelande om reducerad vattentillförsel utsänds tidigast 21 veckodagar efter förfallodag och kan verkställas efter ytterligare 14 veckodagar. Vid utebliven betalning av barnomsorgsavgift kan platsen sägas upp. Uppsägningen sköts av personal på barn- och utbildningsförvaltningen enligt regler antagna av barn- och utbildningsnämnden. Vid utebliven betalning av hyra kan hyresrätten förverkas enligt bestämmelser i hyreslagen. Åtgärden handläggs av personal på fastighetskontoret fram till begäran om betalningsföreläggande.

3 Ks , 58 Blad 3(6) Tidsplaner Betalningspåminnelse och inkassokrav/kravbrev framställs och utsänds minst en gång per vecka. Ansökan om betalningsföreläggande insänds tidigast efter den minsta tidsfrist som framgår ovan och efter att nödvändiga kontroller genomförts samt att eventuellt vidtagna sanktioner inte givit resultat. Ersättning för kravåtgärder Kommunen har möjlighet att ta ut ersättning av gäldenären för nedlagt arbete i kravverksamheten. Ersättning tas inte ut för betalningspåminnelse och amorteringsplan. Ersättning för övriga kravåtgärder uttas med vid varje tidpunkt gällande maximalt belopp enligt regeringens förordning om ersättning för inkassokostnader mm samt förordning om ersättning för kostnader i mål om betalningsföreläggande eller handräckning hos kronofogdemyndigheten. För närvarande gäller följande maximala ersättningar; Inkassokostnad Ansökan betalningsföreläggande Ansökan vanlig handräckning Ansökan avhysning 140,- kr 285,- kr 310,- kr 310,- kr Inkassokostnad, som inte betalas i anslutning till kravet läggs på senare räkning för återkommande kunder. Beloppsgränser Fakturor med belopp under 20,- kronor sänds i regel inte ut till kund. För återkommande kunder kan ackumulerade småbelopp medtas på senare faktura. Beloppsgräns för räntedebitering: Räntefakturor på belopp under 20,- kronor sänds inte ut till kund. För återkommande kunder läggs räntan på kommande räkning om räntebeloppet överstiger 5,- kronor.

4 Ks , 58 Blad 4(6) Beloppsgräns för kravåtgärder: Alla typer av kravåtgärder verkställs i regel för obetalda fakturor oberoende av fakturabeloppets storlek. En konsekvent bedriven kravverksamhet förväntas bidra till en god betalningsmoral. En bedömning måste dock göras från fall till fall om åtgärdens effekt i förhållande till nedlagt arbete och de kostnader som uppkommer. För närvarande belastas kommunen av nedanstående kostnader, utöver vår egen arbetsinsats. Dessa kan återsökas mot gäldenären; Ansökan om betalningsföreläggande Ansökan vanlig handräckning Ansökan avhysning Ansökan stämning Ansökan till kronofogden verkställighet -Begränsad tillgångsundersökning -Fullständig tillgångsundersökning 200,- kr 200,- kr 200,- kr 350,- kr 500,- kr 1000,- kr Kriterier för uppskov, amorteringsplaner Om gäldenären tar kontakt med kommunen och ber att få anstånd eller att få betala efter en amorteringsplan bör kommunen normalt acceptera detta om det gäller en enstaka händelse. Uppskov kan lämnas med längst en månad. Amorteringsplan bör endast beviljas om skuldbeloppet är av någon mera betydande storlek. Maximal amorteringstid bör inte överstiga 12 månader. Amorteringsplan upprättas och undertecknas i två exemplar varav gäldenären skall erhålla ett. Om en större skuld till kommunen har uppstått på grund av fel eller brister i debiteringen eller liknande som gäldenären ej rår över kan en längre amorteringstid diskuteras. Om gäldenären inte fullföljer amorteringsplanen vidtas rättsliga åtgärder enligt normal kravrutin. Ränta utgår på obetalt skuldbelopp från och med förfallodagen med diskonto + 8 % enligt räntelagen.

5 Ks , 58 Blad 5(6) Kontakt med förvaltningar Om ett inkassokrav inte medfört att gäldenären betalat skulden bör ekonomikontoret före den fortsatta handläggningen inhämta synpunkter från den förvaltning som svarat för debiteringsunderlaget. Förutom att kontroll av att pågående utredningar, anstånd o dyl uppmärksammas lämnar fackförvaltningen sina synpunkter på vilka åtgärder som kan rekommenderas. Det ger också fackförvaltningen möjlighet att vidta åtgärder för att fordringsbeloppet inte ytterligare skall öka. Makulering och nedskrivning av faktura Makulering görs då en felaktig fakturering gjorts. Fordran avbokas och motsvarande minskning av förvaltningens intäkter bokförs. Makulering görs av, eller på uppdrag av, fakturerande förvaltning/nämnd. Vanligen följs denna åtgärd upp med en ny riktig fakturering. Nedskrivning/delavskrivning behandlas på likartat sätt. Makulering/nedskrivning styrks med signerat verifikationsunderlag. Avskrivning med efterbevakning Avskrivning av en fordran görs då vidtagna kravåtgärder visat sig vara resultatlösa. Fordran avbokas och avskrivningsbeloppet belastar resp nämnd/förvaltning. Fordran bevakas därefter i ett separat dataregister för att avbryta preskription och för att eventuellt kunna regleras i framtiden. Avskrivning föreslås av ekonomikontoret och beslutas av nämnd enligt reglemente för resp facknämnd. Beslutanderätten kan delegeras till tjänsteman. Avskrivning föreslås av följande orsaker; -Konkurser, enskild person, handelsbolag m m. (Ej aktiebolag, se nedan). -Fordran som minst en gång varit föremål för resultatlös verkställighet hos kronofogdemyndigheten. -Vid underhandsbesked från kronofogdemyndigheten att gäldenären har stora skulder med högre prioritet. Hänsyn måste dock tas till kapitalbeloppets storlek.

6 Ks , 58 Blad 6(6) Avskrivning utan efterbevakning Vid nedanstående avskrivningsorsaker sker ingen efterbevakning för preskriptionsavbrott. Avskrivningen beslutas av nämnd och är definitiv. -Fordran som nämnd/förvaltning inte skall driva in t ex vid tvistemål. -Fordran som ekonomikontoret inte kan söka betalningsföreläggande för p g a otillräckliga uppgifter (t ex personnummer saknas, var och när skulden uppkom, räkning utställd på omyndig person m m). -Fordran som vid sökt betalningsföreläggande inte kunnat delges gäldenären eller där gäldenären inte längre bor i landet. Hänsyn måste därvid tas till kapitalbeloppets storlek. -Fordran vid konkurs i aktiebolag. -Fordran mot dödsbon där utmätningsbara tillgångar saknas. Riktlinjer för avskrivna osäkra fordringar med efterbevakning Alla ärenden registreras per gäldenär med kompletterande uppgift om debiterande förvaltning. Varje förvaltning kan erhålla utdrag ur registret med förteckning över sina bevakade fordringar. Förvaltningarna kan med stöd av förteckningen se till att inte sälja till dessa kunder förrän skulderna har betalats. (Vissa tjänster går dock inte att stoppa, t ex renhållning). Utöver avskrivna fordringar registreras även infriade borgensåtagande för bevakning av regressfordran. De ärenden som inte kunnat avbrytas för preskription avslutas och tas bort ur registret. Anlitande av inkassobyrå Inkassobyrå anlitas för efterbevakning/långtidsbevakning av avskrivna fordringar och regressfordringar samt för utlandsinkasso. Individuell bedömning Ovanstående allmänna riktlinjer utgör grunden för kommunens kravverksamhet. Varje ärende måste dock bedömas individuellt varvid avsteg måste kunna göras i enskilda fall.