Kalmar kommun. Granskning av intern kontroll debiterade avgifter

Transkript

1 Revisionsrapport Kalmar kommun Åsa Bejvall Certifierad kommunal revisor Kristina Lindhe Granskning av intern kontroll debiterade avgifter

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Revisionsfråga Revisionskriterier Avvikelser mot projektplan Metod Avgränsning Iakttagelser Rutiner och riktlinjer äldreomsorgsavgifter Rutiner och riktlinjer barnomsorgsavgifter Kravrutiner Stickprovsmässig granskning Revisionell bedömning Revisionskriterier...8

3 1. Inledning Revisorerna har i sin riskbedömning identifierat att god intern kontroll är viktig avseende debiteringsprocessen för att säkra kommunens intäkter och att säkerställa att avgifterna blir korrekt debiterade. Revisorerna har därmed gett i uppdrag till att utföra denna granskning. Granskningen är i sin faktadel avstämd med de intervjuade tjänstemännen på omsorgsförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen Revisionsfråga Är den interna kontrollen vid debitering av avgifter inom omsorgsnämnden och barn-och ungdomsnämnden ändamålsenlig? Revisionskriterier De revisionskriterierna som ska leda fram till svaret på frågan är: Vilka intäktsströmmar finns för verksamheten? Är det skillnad i regler och rutiner avseende på hur mycket och när brukaren betalar? Är flödena och kontrollerna tillräckligt dokumenterade? Vilka kontroller finns för att säkerställa att allt förbrukat blir fakturerat Vilka kontroller finns för att säkerställa att debiterat pris är korrekt och enligt gällande riktlinjer? Vilka kontroller finns för att säkerställa att brukarna betalar och att kommunen inte utsätter sig för stora kreditrisker? Vilka kontroller finns för att säkerställa att avgifterna blir korrekt redovisade? Vilka upptäckande kontroller finns, exempelvis rimlighetsbedömningar och avstämningar av reskontror, inbetalningar, bankkonton osv? Vilka rutiner finns när man inte betalar? 1.2. Avvikelser mot projektplan Till skillnad från beslutad projektplan har omsorgsnämnden granskats istället för socialnämnden och en ytterligare kontrollfråga om vad som händer om man inte betalar lagts till. Förändringarna är beslutade av revisorerna i Kalmar kommun. Kalmar kommun 1 av 9

4 1.3. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med de tjänstemän som fakturerar på barn-och ungdomsförvaltningen samt omsorgsförvaltningen, för att kartlägga kontroller relaterat till avgifterna. Avstämning av vissa rutiner har gjorts med den centrala ekonomiavdelningen. Vi har också i vår granskning tagit del av verksamhetshandboken för båda förvaltningarna, deras systemdokumentation samt reglemente för intern kontroll som har antagits av kommunfullmäktige den 18 december För att verifiera intervjuerna har ett antal kontroller granskats och bedömts. Stickprovsmässig granskning har utförts av enskilda kontroller för att verifiera att kontrollerna är implementerade. Stickproven har riktats mot de kontroller som har bedömts kritiska och är relaterade till de väsentligaste intäktsflödena Avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta debitering av avgifter som fakturerats av omsorgsförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen under Kalmar kommun 2 av 9

5 2. Iakttagelser 2.1. Rutiner och riktlinjer äldreomsorgsavgifter Samtliga nya omsorgstagare ska lämna in en ifylld blankett, Uppgifter för beräkning av omsorgsavgift. I blanketten uppges inkomstuppgifter som kontrolleras mot Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten. Inkomstuppgifterna hämtas vid varje nytt ärende hos Försäkringskassan/Pensionsmyndigheten och uppgifter avseende bostadstillägg hämtas månadsvis. En gång om året under januari månad genomförs en generell inkomsthämtning för omsorgstagarna. Det åligger varje omsorgstagare att själva anmäla förändringar som exempelvis pension och hyra. Nya avgiftsbeslut upprättas vid varje ärende som innebär förändring av uppgifter som ligger till grund för omsorgsavgiften. I samband med att generell inkomsthämtning har utförts, skickas det ut nya avgiftsbeslut. Samtliga utskickade avgiftsbeslut kan överklagas. Äldreomsorgsavgifterna faktureras månadsvis i efterskott och dessa grundas på hur familjernas sammansättning ser ut. Exempelvis om omsorgstagaren är ensamstående, sammanboende eller gift, familjens sammanlagda bruttoinkomst, hyra mm samt vilken omsorgsnivå och andra insatser vid behov. Om det förekommer felaktigheter avseende avgiftsdebiteringen utförs en rättelse på nästkommande faktura. Det förekommer också kreditering av utskickad faktura och ny faktura skrivs. I verksamhetssystemet (Procapita) upprättas avgiftsberäkningen. Till grund för avgiftsberäkningen ligger månatlig inrapportering av frånvaro, matdistribution, korttidsvistelse och dagverksamhet. Efter att avgiftsberäkning och integration körts skapas en fil som läggs över i ekonomisystemets modul fakturering/kundreskontra. I samband med inläsningen till ekonomisystemet framställs en fellista över vilka poster som ska åtgärdas för att integrering ska kunna genomföras. Efter att fellistan är genomgången och felen åtgärdats kan integrering utföras i ekonomisystemet. Efter integrering rättas fel som framkommit vid läsning av debiteringslistor. När alla rättelser är gjorda skapas faktureringsfil. Samtidigt bokförs intäkterna enligt uppgifter från Procapita. Faktureringsfilen och utskrift av fakturor hanteras av ett externt företag. Dessa filer skapas månatligen. Kalmar kommun 3 av 9

6 2.2. Rutiner och riktlinjer barnomsorgsavgifter I ansökan om barnomsorg uppges familjernas sammansättning, deras sammanlagda bruttoinkomster, schema över vistelsetider för barnen, antal barn i barnomsorgens verksamhet samt om det avser förskola eller skolbarnomsorg. Barnomsorgsavgifterna faktureras månadsvis och fakturan avser innevarande månad (preliminär avgift) och slutavräkning för föregående månad. Skolsekreterarna på respektive enhet registrerar inlämnat schema. De stämmer löpande av med pedagogerna att verklig vistelsetid överensstämmer med inlämnat schema. Om det förekommer avvikelser begär skolsekreteraren att föräldrarna lämnar in ett nytt schema. Det åligger föräldrarna att själva meddela förändrad bruttoinkomst. Utöver den månatliga faktureringen utförs årligen en extra fakturering. En kontroll utförs gällande den bruttoinkomsten föräldrarna har uppgett mot den taxerade inkomsten. Uppgifter om senaste taxerad inkomst inhämtas från Skatteverket. Om det i samband med kontrollen upptäcks att familjer har betalat för lite, skickas en extra faktura till dem. Om det däremot är familjer som har betalat för mycket får de istället en återbetalning. Barnomsorgsavgiftens storlek grundas på familjens sammansättning (har ingen betydelse om det är biologisk förälder eller inte), sammanlagd bruttoinkomst, barnens schematider och den gällande barnomsorgstaxan. I verksamhetssystemet (Procapita) körs avgiftsberäkning och integration. När avgiftsberäkningen och integration har körts skapas en fil som läggs över i ekonomisystemets modul för fakturering/kundreskontra. I samband med inläsningen till ekonomisystemet framställs en fellista över vilka poster som ska åtgärdas för att integrering ska kunna genomföras. Efter att fellistan är genomgången och felen åtgärdats kan integrering utföras i ekonomisystemet och fakturor skapas. Samtidigt bokförs intäkterna enligt uppgifter från Procapita. Faktureringsfilen och utskrift av fakturor hanteras av ett externt företag. Dessa filer skapas månatligen. Från Procapita hämtas månatligen rapporter på elevantal samt antal i förskola respektive skolbarnomsorg och deras vistelsetid. Dessa rapporter används för resursfördelning till de olika enheterna. Kalmar kommun 4 av 9

7 2.3. Kravrutiner På varje faktura anges att dröjsmålsränta enligt räntelagen och påminnelseavgift debiteras vid försenad betalning. Dröjsmålsränta debiteras om inbetalning inte skett inom fem dagar från förfallodatum. Inkassokrav med kravavgift samt dröjsmålsränta sänds till omsorgstagaren ca 14 dagar efter betalningspåminnelsen. I kravet uppges kommunens omkostnader för betalningsföreläggande och dessa kostnader debiteras nästa faktura om betalning inte sker. Inom äldreomsorgsförvaltningen har ekonomiassistenten rätt att bevilja anstånd med betalning högst en månad. Om anstånd har beviljats meddelar ekonomiassistenten den centrala ekonomiavdelningen att överenskommelse träffats avseende anstånd. Ekonomiassistenten har även möjlighet att bevilja avbetalning av skuld, dock bör högst sex månader eftersträvas. Inom barn- och ungdomsförvaltningen har ekonomiavdelningen eller enhetens rektor rätt att bevilja anstånd med betalning högst en månad. Om anstånd har beviljats meddelas den centrala ekonomiavdelningen att överenskommelse träffats avseende anstånd. Ekonomiavdelningen eller enhetens rektor har möjlighet att bevilja avbetalning av skuld, dock bör högst sex månader eftersträvas. Det är den centrala ekonomiavdelningen som lämnar ansökan om betalningsföreläggande till Kronfogdemyndigheten ca fyra veckor efter att inkassokravet har gått ut. Soliditetsundersökning vidtas och är bedömningen att det föreligger svårigheter att få betalt då lämnas ingen ansökan om betalningsföreläggande. Nedskrivningar av fordringar som kvarstår efter betalningsföreläggande överlämnas till ekonomiassistent för bokföringsmässig justering. Bokföringsmässig nedskrivning innebär inte att omsorgstagaren inte behöver betala utan övriga nedskrivna fordringar lämnas till inkassofirma för långtidsbevakning. Rektor får även besluta om nedsättning av barnomsorgsavgift till lägsta avgift, d v s 0 kr gällande person som har ekonomiskt bistånd. Ärendet lämnas över till Kronofogdemyndighet om beloppet överstiger 300 kr. Kalmar kommun tillämpar inte uppsägning av barnomsorgsplats eller hot om avstängning fr.o.m , enligt barn- och ungdomsnämndens beslut Kalmar kommun 5 av 9

8 3. Stickprovsmässig granskning Vi har utfört stickprovsmässig granskning genom att kontrollera och verifiera att intäktsflödena hanteras enligt gällande riktlinjer och rutiner. Stickproven har varit slumpmässigt utvalda hos respektive förvaltning. Vi har utfört 27 st walk-through test som innebär att vi följer flödet hos respektive ärende från början till slut, d v s från start av handläggning till betalning har inkommit. Granskningen har innehållit kontroll av att uppgifterna på ansökningarna stämmer i Procapita, följt upp mot olika underlag som ligger till grund för beräkning av avgiften, kontrollerat att rätt belopp faktureras, att rätt belopp finns bokfört i ekonomisystemet och att rätt betalning har inkommit samt att betalning har skett inom förfallotidpunkt. I samband med stickprovskontrollerna har vi även granskat att rutiner och riktlinjer följts. I vår kontroll har vi inte noterat några felaktigheter utan vi bedömer att rutinerna följer riktlinjerna. Kalmar kommun 6 av 9

9 4. Revisionell bedömning Vår bedömning är att den interna kontrollen vid debitering av avgifter inom omsorgsnämnden och barn-och ungdomsnämnden huvudsakligen är tillräcklig och fungerar ändamålsenligt. Vi grundar detta på att nämnderna i dagsläget arbetar utifrån gällande riktlinjer och rutiner. Några av de identifierade kontrollerna kan utvecklas och förbättras. Vi anser att den interna kontrollen avseende debiteringsfiler kan stärkas. Det externa företaget som hanterar utskick av fakturor borde lämna en skriftlig kvittens på antal fakturor och fakturerat belopp. Detta bör sedan stämmas av mot kommunens debiteringsfiler för att säkerställa att samtliga fakturor skickats iväg till rätt belopp. Vi rekommenderar att rätten till denna kvittens skrivs in i avtalet med det externa företaget. Det har förekommit hos både omsorgsförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen att debiteringsfilen inte har hanterats inom rätt tid av det externa företaget eller att det blivit fel på filen. Detta medförde att fakturering till brukarna inte utfördes vid rätt tidpunkt, vilket uppdagades först när brukare kontaktat förvaltningen om att den månatliga fakturan inte hade erhållits. Det externa företaget har blivit kontaktat och därefter hanterat faktureringen. Risk finns i dagsläget att faktureringen blir fördröjt och intäkterna därmed inkommer senare än förväntat. I dagsläget görs ingen kontroll avseende familjesammansättningen i samband med fakturering av barnomsorgsavgifter. Vi bedömer att det finns en viss risk att när en ensamstående under löpande år blir sammanboende görs ingen anmälan om förändring av familjens totala bruttoinkomster. Risk finns att för låg avgift debiteras. Vi rekommenderar att en kontroll införs där stickprov tas gällande familjesammansättningen under löpande år, som exempelvis uppföljning mot folkbokföring. Kontroller utförs idag enbart av anmäld bruttoinkomst mot den senaste taxerade inkomst som inhämtas från Skatteverket. Vi bedömer att ytterligare en kontroll behöver införas för att säkerställa hela kedjan och det är kontroll av att rätt avgiftsunderlag är registrerat. Omsorgsförvaltningens personal genomför ibland kontroller av varandras registrerade avgifter. Detta sker inte hos barn- och ungdomsnämnden. Enligt uppgift från förvaltningen finns inget incitament för skolsekreterarna att registrera för lite vistelsetid då resursfördelning sker utifrån rapporterat antal timmar. Vi frågar oss om det istället är en risk att för många timmar registreras och att enheten blir överkompenserad i resursfördelningen. Vi rekommenderar att en intern kontroll införs för att säkerställa att rätt avgiftsunderlag är registrerat. Kalmar kommun 7 av 9

10 4.1. Revisionskriterier Vilka intäktsströmmar finns för verksamheten? Intäktsströmmarna består av äldreomsorgsavgifter, barnomsorgsavgifter och interkommunal ersättning. Är det skillnad i regler och rutiner avseende på hur mycket och när brukaren betalar? Det förekommer ingen skillnad mellan regler och rutiner när och hur mycket brukaren betalar. Viss försening av betalning kan förekomma men för det mesta sker betalning i rätt tid enligt regler och rutiner. Vi har utfört stickprovskontroller på att rätt belopp har inbetalts i rätt tid. Vi har granskat underlag att rätt avgift tas ut, granskat att faktura har upprättats samt slutligen granskat att fakturan är betald. I vårt urval av stickprov har samtliga fakturor hanterats enligt regler och rutiner och inga felaktigheter har noterats. Är flödena och kontrollerna tillräckligt dokumenterade? Dokumentation av flödena och till viss del även kontrollerna finns och är till största delen tillräcklig. Dokumentation avseende några kontroller med förbättringsmöjligheter kan utvecklas. Exempelvis borde kontrollerna avseende att erhålla kvittens på ivägskickade fakturor dokumenteras samt kontrollen av att rätt avgiftsunderlag är registrerat. Vilka kontroller finns för att säkerställa att allt förbrukat blir fakturerat? Kontroller finns för att säkerställa att allt förbrukat blir fakturerat. Månatligen skapas en debiteringslista som ligger till grund för fakturering. Listan granskas innan fakturering sker. Förändringar och justeringar utförs i kommande månads faktureringskörning och därmed ligger inga ofakturerade avgifter kvar längre än en månad. I samband med integrering till ekonomisystemet genereras en fellista som gås igenom innan fakturering kan ske. Vi rekommenderar att ytterligare en kontroll införs genom att ekonomiavdelningen erhåller en kvittens från det externa företag som hanterar faktureringen. Kvittensen kan sedan användas som ett avstämningsunderlag mot faktureringssystemets uppgifter om antal fakturor och fakturerat belopp. Vilka kontroller finns för att säkerställa att debiterat pris är korrekt och enligt gällande riktlinjer? Kontrollen görs av respektive handläggare, ingen ytterligare rutinmässig kontroll utförs av någon. Fellista körs och integrering och debitering kan inte utföras förrän handläggaren har åtgärdat felen. Det förekommer att handläggarna hos omsorgsförvaltningen kontrollerar varandras debiteringsunderlag och skulle felaktigheter noteras rättas dessa avvikelser i kommande månads fakturering. Vi anser att detta är en bra kontroll och att barn- och ungdomsförvaltningen också bör se över om detta vore en lämplig kontroll att införa hos dem. Kalmar kommun 8 av 9

11 Vilka kontroller finns för att säkerställa att brukarna betalar och att kommunen inte utsätter sig för stora kreditrisker? Genomgång görs regelbundet av förfallna fakturor. Båda förvaltningarna har en särskild debiterings- och kravrutin som tillämpas enligt regelverket. Vilka kontroller finns för att säkerställa att avgifterna blir korrekt redovisade? Kontrollen görs av ekonomiavdelningen som har det slutliga ansvaret för att avgifterna blir korrekt redovisade. I verksamhetssystemet Procapita upprättas konteringsförslag för verifikationen, den kan ändras av ekonomiavdelning om det skulle behövas. Vilka upptäckande kontroller finns, som exempelvis rimlighetsbedömningar och avstämningar av reskontror, inbetalningar osv? Ekonomiavdelningen skulle upptäcka om det skulle saknas intäkter, då både omsorgs- och barnomsorgsavgifterna ligger relativt stabilt mellan månaderna. Likaså skulle respektive förvaltning upptäcka om debiteringsunderlagen skulle avvika avsevärt mot vad som normalt faktureras månatligen. Det förekommer att handläggarna kontrollerar varandras debiteringsunderlag och skulle felaktigheter noteras rättas dessa avvikelser i kommande månads fakturering. Skolsekreterarna har löpande avstämning med pedagogerna så att schema för barnen/eleverna ligger rätt i förhållande till verklig vistelsetid. Då vistelsetiden ligger till grund för resursfördelningen för respektive enhet saknas incitament att redovisa för lite vistelsetid enligt förvaltningen. Vilka rutiner finns när man inte betalar? Omsorgsförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningarna har en särskild kravrutin som tillämpas enligt regelverket. Vid utebliven betalning skickas fakturan till inkasso ca 14 dagar efter betalningspåminnelsen. Respektive förvaltning har rätt att bevilja anstånd med betalning högst en månad Åsa Bejvall Projektledare Pär Sturesson Uppdragsledare Kalmar kommun 9 av 9