Granskning av kommunens kravrutiner

Transkript

1 Revisionsrapport* Granskning av kommunens kravrutiner Uppvidinge kommun Februari 2008 Eva Gustafsson *connectedthinking

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Tillvägagångssätt Iakttagelser Arbetsgången Intrum Justitia Översyn av kravverksamheten Utestående fordringar Bedömning och svar på revisionsfrågorna...4

3 1 Inledning Kravverksamheten är inte bara ett system för indrivning av fordringar, utan även en garanti för gäldenären att skuldbeloppen inte ska växa. Kommunens revisorer har beslutat granska och bedöma tillförlitligheten och säkerheten i hanteringen av krav. Följande revisionsfrågor ska besvaras: När uppkommer obetalda fordringar (hur sker bevakning)? På vilket sätt hanteras dessa (nyttjas påminnelser)? Finns avbetalningsrutiner? Finns rutiner för dröjsmålsräntor? I vilka fall och vem beslutar om nedskrivningar av fordringar? Finns rutiner för bevakning av nedskrivna fordringar? Finns avstämningsrutiner? En åldersanalys av utestående fordringar ska redovisas. 2 Tillvägagångssätt Intervju har skett med ekonomichefen, handläggare på ekonomikontoret och tekniska kontoret. Rapport är i sin faktadel avstämd med ekonomichefen. 3 Iakttagelser 3.1 Arbetsgången Varje förvaltning sköter sin fakturering t.ex. barnomsorgsavgifter och VA-avgifter. När sedan en faktura inte betalas inom den stipulerade tiden bevakas detta av en handläggare på ekonomikontoret. Varje månad omkring den 15 skickar handläggaren på ekonomikontoret en påminnelse på de fakturor som inte betalats och som är förfallna. Efter detta datum tar handläggaren fram en lista över obetalda fakturor sorterad per förvaltning och skickar den till respektive förvaltning för åtgärd. Om någon åtgärd ska vidtas ska detta meddelas på restlängden och listan ska sedan skickas tillbaka till ekonomikontoret. Undantag från denna hantering är faktureringen av VA-avgifterna samt avgifter för sophämtning och slamtömning som sker via annat faktureringssystem. Påminnelser och krav i detta system sköts av personal från tekniska enheten. När en faktura inte betalas, trots påmin- 1

4 nelse, ev. anstånd och avbetalningsplaner lämnas fordran över till Intrum Justitia, som sedan sköter krav och bevakning. Detta gäller för samtliga förvaltningar alltså även tekniska. Det finns inte angivet på restlängden när förvaltningen senast ska meddela ekonomikontoret eventuella åtgärder. Denna information bör läggas till för att snabba upp hanteringen. Endast en påminnelse skickas ut. De åtgärder som förvaltningarna kan föreslå är t.ex. en avbetalningsplan eller att fordran ska lämnas till Intrum Justitia för vidare indrivning. Underlagen från förvaltningarna med uppgift om eventuella åtgärder sparas inte på ett strukturerat sätt hos handläggaren. Åtgärden kan som regel endast utläsas i datasystemet. Däremot finns bekräftelser på inkassouppdrag från Justitia samlade hos handläggaren. Det finns ingen tid angiven när ytterligare åtgärder ska ske t.ex. när i tiden en fordran ska lämnas till Intrum Justitia eller skrivas av. Inte heller sker räntedebitering på för sent betalda fakturor. Underlagen som kommer från förvaltningarna bör sparas tills ärendet är avslutat. I samband med det årliga bokslutet sker bokföringsmässiga avskrivningar av fordringar som är äldre än ett år. Fordran finns kvar i reskontran och i Intrum Justitias långtidsbevakning. 3.2 Intrum Justitia Det finns ett avtal mellan kommunen och Intrum Justitia från år Enligt detta avtal får kommunen 70 procent av det inkasserade kapitalet och räntan. Vid återkallade ärenden debiteras kommunen för de lagstadgade arvodena samt ev. utlägg som Intrum har haft. I avtalet ingår även långtidsbevakning av fordringar. Vid granskningstillfället fanns det totalt 222 fakturor hos Intrum Justitia på långtidsbevakning. Den totala fordran på dessa fakturor var :67 kronor, varav kapitalet utgjorde :29, resterande beloppet avser ränta och avgifter. Antalet fakturor som företaget arbetade aktivt med var 15 och då var den totala fordran :98, varav :- utgjordes av kapitalet. 3.3 Översyn av kravverksamheten I oktober månad 2006 fick kommunledningsförvaltningen i uppdrag av kommunstyrelsen att se över rutinerna för uppföljning och hantering av obetalda fakturor. Ledningsgruppen utsåg en arbetsgrupp bestående av personer som är berörda från förvaltningarna/ avdel- 2

5 ningarna. Sammankallande för gruppen var handläggaren av kravverksamheten på ekonomikontoret. Målsättningen för gruppens arbete var att hitta en lösning för hantering och uppföljning av obetalda fakturor. I ekonomichefens dokument förutsattes att gruppen även skulle ge svar på ett antal frågor som t.ex. hur rapporteringen ska se ut och vem som ska ha ansvar för den. Det förutsattes att ett förslag skulle presenteras i november månad. Gruppen arbetade fram ett förslag till riktlinjer för fakturering och kravverksamhet. Dokumentet är däremot inte daterat. Förslaget innehöll åtta rubriker enligt följande: 1. Faktura 2. Dröjsmålsränta 3. Betalningspåminnelse 4. Inkassokrav 5. Särskilda rutiner 6. Fortsatta åtgärder 7. Amorteringsplan 8. Avskrivning av fordran Enligt en skiss i förslaget ska det gå 45 dagar från förfallodagen tills fordran lämnas till extern inkasso när en faktura inte betalas. Efter det att arbetsgruppen lämnat sitt förslag har inte dokumentet behandlats. Det dokument som finns kan bidra till ett bättre strukturerat arbete med kraven. 3.4 Utestående fordringar Det sker ingen löpande avstämning av de utestående fordringarna annat än vid delårs- och årsbokslutet. Per 31 december 2007 fanns det bokföringsmässiga fordringar på totalt :80. Det finns en differens mot kundfordringarna på 342 kronor. På grund av att det inte finns utskrift från restlängden per 31 december 2007 går det inte att få en uppdelning på år, däremot kan konstateras att det per 11 februari 2008 återstår :80 som inte är betalt. Det finns fordringar som härrör från åren på totalt drygt kronor. Det sker alltså ingen nedskrivning av fordringar som är äldre än ett år vid bokslutstillfället. Det är respektive förvaltningschef som har delegation på att skriva av utestående fordringar. 3

6 En totat genomgång och avskrivning av de fordringar som är äldre än innevarande år måste ske. Vidare måste en avstämningsrutin utarbetas och dokumenterade avstämningar ske av de utestående fordringarna varje månad. 4 Bedömning och svar på revisionsfrågorna Riktlinjer för fakturering och kravverksamhet måste fastställas för kommunen för att effektivisera kommunens hantering. Det är viktigt att det finns en samlad bild över kommunens totala fordran på en person eller ett företag och att gemensamma åtgärder vidtas. Det finns ett dokument utarbetat, som vi bedömer kan utgöra en bra beskrivning på hur arbetet ska ske. Arbetet med kravverksamheten måste vidare struktureras bättre på ekonomikontoret. Idag är det t.ex. svårt att få en samlad bild över de obetalda fakturor som finns på grund av otydliga avstämningsrutiner. Vårt stickprov visar vidare att en del åtgärder som vidtagits inte på ett korrekt sätt dokumenterats i systemet, vilket innebär att förvaltningen inte får riktig information. I det följande besvaras kortfattat granskningens revisionsfrågor: När uppkommer obetalda fordringar (hur sker bevakning)? Respektive förvaltning har ansvar för faktureringen. Ekonomikontoret ser sedan till att information om ej betalda fakturor går ut till förvaltningarna efter det att 15 dagar har gått sedan förfallodagen. När det gäller faktureringen av VA-avgifter, avgifter för sophämtning samt slamtömning sker bevakning och krav på tekniska kontoret. Det finns ingen fastställd och dokumenterad tidplan när och vilka insatser som ska komma ifråga när en fordran inte betalas. På vilket sätt hanteras dessa (nyttjas påminnelser)? En påminnelse skickas ut omkring den 15 i varje månad. Efter denna påminnelse finns inga enhetliga åtgärder för kravverksamheten. När förvaltningen meddelar ekonomikontoret att fordran ska lämnas till Intrum Justitia för vidare indrivning sker detta. Vid granskningstillfället fanns totalt 15 fakturor hos Intrum Justitia, som företaget arbetade aktivt med. Utöver dessa fanns 222 fakturor hos företaget med långtidsbevakning. Total kapitalfordran som fanns hos företaget var drygt kronor. När det gäller tekniska kontoret sker avstängning av t.ex. vatten när det finns obetalda fakturor för denna avgift. Om denna åtgärd gäller en barnfamilj meddelas socialen innan en avstängning sker. Kommunen ser också till att det finns vatten tillgängligt. 4

7 Finns avbetalningsrutiner? Det finns inga dokument som beskriver dessa rutiner eller vem inom förvaltningen som har behörighet att bevilja en avbetalningsplan. Det är respektive förvaltning som beslutar om en avbetalningsplan och när en sådan ska föreslås. Finns rutiner för dröjsmålsräntor? Nej. I vilka fall och vem beslutar om nedskrivningar av fordringar? Enligt delegationsordningen är det respektive förvaltningschef som beslutar om nedskrivning av en fordran. Det finns fordringar per 31 december 2007 år som härrör från åren på cirka kronor. Vi anser att en total genomgång och värdering av de äldre fordringarna måste ske och att de fordringar som är osäkra skrivs ned. Finns rutiner för bevakning av nedskrivna fordringar? Det finns idag långtidsbevakning av fordringar hos Intrum Justitia om dessa fordringar är nedskrivna eller inte är oklart. Finns avstämningsrutiner? Nej. 5