Ekonomihandbok. Dokumentjustering Upprättare av utgåva nr. 1: Cecilia Bruhn/CECBRU

Transkript

1 Utgåva nr: 1 Sida nr: 1(5) 1 INLEDNING KUNDFORDRINGAR BETALNINGSBEVAKNING PÅMINNELSER INKASSO DRÖJSMÅLSRÄNTA VÄRDERING AV KUNDFORDRINGAR OSÄKRA FORDRINGAR KONSTATERADE KUNDFÖRLUSTER STYRANDE REGLER... 4 Dokumentjustering Upprättare av utgåva nr. 1: Cecilia Bruhn/CECBRU Rubrik: Avsnitt Kundfordringar Utgår: -- Införes: Dokumentet i sin helhet Datum och signatur: /CECBRU

2 Utgåva nr: 1 Sida nr: 2(5) 1 Inledning kundfordringar Kundfordringar ska enligt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring bokföras löpande. Fordringar ska bokföras så snart det kan ske sedan fakturor utfärdats. Inom Polisen innebär detta att samtliga kundfordringar bokförs direkt när fakturering sker i ekonomisystemet Agresso. Där delas de upp på olika balanskonton och statliga inrapporteringskoder (Skoder) beroende på om de avser extern kund, statlig myndighet eller annan redovisningsenhet inom Polisen. Saldot på respektive kundfordringskonto beskriver utestående fordringar per ett visst datum. Ur kundreskontran ska beloppet på fordringarna framgå och även vilka kunder som fordringarna avser. När fakturering sker till en inomstatlig och koncernintern fakturamottagare sker fakturaöverföringen elektroniskt till mottagaren. Inom Polisen görs undantag för t. ex. Sida där fakturan skickas till utlandet och i de fall Ekonomistyrningsverket (ESV) beslutat om undantag. Fakturor till utomstatliga och utländska fakturamottagare skickas i pappersform. Läs mer om elektronisk fakturahantering i ekonomihandbokens avsnitt om Leverantörsskulder. Betalningsvillkoret som Polisen tillämpar vid kundfakturering är 30 dagar från fakturadatum. Koncerninterna skulder och fordringar regleras via avräkningskonto. 2 Betalningsbevakning 2.1 Påminnelser Enligt 10 i Förordning (1993:1138) om hantering av statliga fordringar, ska betalningspåminnelse skickas så snart som möjligt om fordran inte har betalats senast på förfallodagen. Inom Polisen skickas betalningspåminnelse inom 15 dagar från fordrans förfallodag. I regel skickas endast en påminnelse ut per faktura. Utskick av påminnelse leder inte till någon bokföring utan endast till en notering på aktuella fakturor i kundreskontran. 2.2 Inkasso Polisens inkassoärenden hanteras av Kammarkollegiet. Om en faktura inte har betalas inom tio dagar efter utskick av påminnelse skickas fakturan för inkassohantering. För ärenden överstigande SEK begärs även en s.k. långtidsbevakning. För koncerninterna kunder eller för andra statliga myndigheter och affärsverk tillämpas inte inkassoförfarande. All direktkontakt med kunden sköts av Kammarkollegiet. Gäldenären betalar till Kammarekollegiet som i sin tur redovisar och betalar till varje myndighet månadsvis. I de fall kund

3 Utgåva nr: 1 Sida nr: 3(5) fordran redan har skrivits av som konstaterad kundförlust bokförs inbetalningen som återvunnen kundförlust. 2.3 Dröjsmålsränta Hanteringen av dröjsmålsränta och utskrift av räntefakturor hanteras samlat för alla polismyndigheter. En dröjsmålsräntefaktura skickas först när fakturan är betald. Dröjsmålsränta beräknas till referensräntan 1 med tillägg av 8 % enligt räntelagen. Räntan finns inlagd i Agresso och uppdateras kontinuerligt. Med undantag för koncerninterna kunder, faktureras dröjsmålsränta när ränta per kund överstiger 100 kr. 3 Värdering av kundfordringar I samband med del- och helårsbokslut ska utestående kundfordringar och övriga fordringar värderas. 3.1 Osäkra fordringar För att få enhetliga värderingsprinciper inom Polisen har en schablonbedömning för värdering av fordringar valts. Vid värdering av osäkra kundfordringar tillämpas följande bedömning: Fakturor eller annat underlag som ligger för inkassoåtgärd samt fakturor som var förfallna och obetalda två månader innan bokslutsdatum, och som därefter inte reglerats eller delbetalats, ska skrivas ned som befarad kundförlust med ett belopp motsvarande hela fordringsbeloppet, exklusive mervärdesskatt. Fakturor eller annat underlag där kravverksamheten ligger vilande på grund av t.ex. tvist ska skrivas ned som befarad kundförlust. För dessa fordringar ska en individuell bedömning göras för vad en lösning av tvisten kan beräknas ge. Bokföring av befarad förlust innebär att fordringsbeloppet i sin helhet kvarstår på ordinarie konto men att man på särskilda värderegleringskonton bokför kreditposter motsvarande en reservering av kundförlusten. Nedskrivning av osäkra fordringar sker exklusive mervärdeskatt. Den bokförda reserveringen av befarade kundförluster vänds efter bokslut. 3.2 Konstaterade kundförluster 1 Se Riksbankens hemsida:

4 Utgåva nr: 1 Sida nr: 4(5) Konstaterade kundförluster hanteras löpande under året. För att en kundförlust ska betraktas som konstaterad krävs något av följande: En konkurs har avslutats och ingen utdelning har utgått. Offentligt ackord via ackordcentralen har beviljats. Kronofogdemyndigheten har konstaterat att det inte finns några utmätningsbara tillgångar. Alternativt har inkassobyrån gjort en motsvarande kreditbedömning. Ytterligare ett alternativ är att gäldenären inte kunnat nås för delgivning. Redovisningsenheten har beslutat om eftergift, se vidare Förordning (1993:1138) om hantering av statliga fordringar. Uppgift om grund för avskrivning av kundfordran ska noteras på särskilt underlag. Konstaterade kundförluster avseende en kundfordran, som ursprungligen intäktsbokförts mot konto i kontoklasserna 3, ska bokföras mot särskilda konton för kundförluster i kontoklass 5. Konstaterade förluster avseende fordringar som intäktsbokförts mot konto i kontoklass 7 (inkomsttitlar) ska bokföras mot Konstaterade förluster i uppbördsverksamheten, utomstatliga. I samband med att kundförlusten bokförs ska också motsvarande utgående mervärdesskatt återföras. 4 Styrande regler För statliga myndigheter styrs redovisningen av kundfordringar i första hand av: Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring Avgiftsförordning (1992:191) Förordning (1993:1138) om hantering av statliga fordringar Räntelag (1975:635) För att stödja myndigheternas tillämpning av förordningarna har Ekonomistyrningsverket (ESV) utfärdat föreskrifter och allmänna råd. Gällande förordningar (med tillämpningsföreskrifter och allmänna råd) framgår i sin helhet av den s.k. EA-boken, som utges årligen av ESV. Enligt 8 i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring ska ekonomiska händelser bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning och i systematisk ordning. Av 9 framgår att fordringarna ska bokföras så snart det kan ske sedan fakturor utfärdats. Bokföringen ska grundas på en handling som härrör från händelsen eller särskilt upprättats med uppgifter om denna (verifikation).

5 Utgåva nr: 1 Sida nr: 5(5) Enligt 5 i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring ska alla fordringar noteras löpande i bokföringen. Inför ett bokslut ska bokföringen dessutom tillföras de fordringsposter och skuldposter som behövs för att bestämma de intäkter och kostnader som rätteligen hör till räkenskapsåret. Enligt ESV: s föreskrifter till 10 Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring ska en s.k. brytdag fastställas vid bokslut, då den löpande bokföringen för del- eller räkenskapsåret avslutas. Fakturor som ställs ut innan brytdagen ska bokföras på ordinarie intäkts- och fordringskonton. Fakturor som ställs ut efter brytdagen, men som hänför sig till gamla räkenskapsperioden, ska bokföras som periodavgränsningsposter. Enligt ESV: s föreskrifter och allmänna råd till 21 f i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring framgår hur en myndighet ska hantera utgående fakturor elektroniskt. Av Förordningen om hantering av statliga fordringar (1993:1138) framgår hur en myndighet ska hantera sina fordringar. Fakturering ska ske så fort som möjligt och myndigheten ska se till att fordringarna betalas. Det framgår även att myndigheten ska tillämpa affärsmässiga betalningsvillkor som tex. när betalning ska ske. I Avgiftsförordningen (1992:191) regleras de avgifter och ersättningar myndigheten ska eller får ta ut när den tillhandahåller vissa varor och tjänster. Enligt 4 Avgiftsförordningen (1992:191) framgår att myndigheten får ta ut avgifter för att tillhandahålla varor och tjänster som t.ex. publikationer, kurser och konferenser, rådgivning etc. Avgifterna ska, om inget annat ekonomiskt mål beslutas, beräknas så att full kostnadstäckning uppnås. En myndighet kan också tillhandahålla tjänster enligt 15 Avgiftsförordningen (1992:191), t.ex. kopior av allmän handling eller bevis och registerutdrag. I dessa fall framgår det att myndigheten ska ta ut avgifter. I de fall betalning ej erhålls trots fakturering tillämpas räntelagen. Enligt Räntelagen (1975:635) 4 ska, om förfallotiden inte är avtalad, dröjsmålsräntan betalas från den dag som infaller 30 dagar efter det att räkningen har skickats eller krav på betalning framställts på något annat sätt.