SÅ HÄR FUNKAR EKONOMIFUNKTIONEN I EKERÖ IK

Transkript

1 SÅ HÄR FUNKAR EKONOMIFUNKTIONEN I EKERÖ IK Allmänna riktlinjer och redovisningsprinciper Ekerö IK tillämpar principerna för god redovisningssed i den omfattning som är tillämplig för en ideell förening samt lagar och avtal. Attestering ska eftersträvas att göras på originaldokumenten och förvaras i verifikationshandlingarna. Vid attestering via mail skall attestanten (svarande mail) i skrift ange vilken faktura eller transaktion attesteringen avser och en originalpåskrift i efterhand skall eftersträvas. Attestering görs enligt gällande attest- och utanordningslista för aktuell sektion. Gällande attest- och utanordningslista för respektive sektion fastställs årligen av sektionsstyrelsen i samband med att styrelsen konstituerar sig och protokollförs. Originalhandling förvaras av kansliet. Avsteg från gällande attest- och utanordningslista får endast fattas av Föreningsstyrelsen enligt i Föreningsstyrelsen gällande attest- och utanordningslista. Ekerö IKs kansli ansvarar för att samtliga ekonomiska transaktioner uppfyller de allmänna och särskilda krav enligt denna instruktion. I händelse av att underlag för transaktioner eller avtalsfrågor ej uppfyller gällande attest- och utanordningslista åligger det kansliet att innan behandling av ärendet införskaffa korrekt attestering. Organisation Alla sektioners löpande redovisning, fakturering, leverantörsfakturor sköts av Ekerö IKs kansli. Kansliet tillhandahåller redovisningssystem och löpande ekonomisk rapportering. Kansliet tecknar klubbens bankkonton förutom eventuella konton för lagkassor. Viktigt att notera är att det finns endaste en juridisk funktion i Ekerö IK och det är Föreningsstyrelsen. Sektionsstyrelserna ansvarar för sin sektions ekonomi i egen resultaträkning. Övergripande principer Sektionsstyrelserna sköter sin sektions ekonomi i egen resultaträkning. Ekerö IK är en flersektionsförening och därmed har sektionerna en gemensam balansräkning. Sektionernas budget omfattar alla intäkter och kostnader som är hänförlig till den idrott som bedrivs. Varje sektion (idrott) skall vara självfinansierad och vara med och finansiera kansli och klubblokaler. Eventuellt överskott för enskilda sektioner balanseras i sektionens fond (egna kapital) och kan, efter Föreningsstyrelsens tillstånd, användas i kommande verksamhetsår. Redovisningsprinciper intäkter Medlemsintäkter intäktsförs vid inbetalning och tillgodoräknas kansliet (kontantprincipen) Aktivitetsavgifter Intäktsförs vid inbetalning och tillgodoräknas sektionen (kontantprincipen). Vid upprättande av årsredovisning tillgångsförs innevarande års obetalade aktivitetsavgifter efter avstämning med sektionerna till den del de beräknas vara kuranta.

2 Aktivitetsstöd - Intäktsförs vid inbetalning och tillgodoförs sektionen (kontantprincipen). Sponsring Intäktsförs vid fakturering (faktureringsprincipen). Driftbidrag Intäktsförs vid inbetalning (kontantprincipen). Redovisningsprinciper kostnader Leverantörsfakturor Bokförs per fakturadatum (fakturaprincipen) och bokförs som leverantörsskuld. Löner Bokförs per utbetalningsdag (kontantprincipen). Arbetsgivargifter och tjänstepensioner Kostnadsförs den månad de uppstår. Semesterersättning Värdet av upparbetade ej utbetalade semesterdagar beräknas månatligen. Domarersättningar Bokförs enligt utbetalningsdag (kontantprincipen). Utlägg & andra ersättningar Bokförs enligt utbetalningsdag (kontantprincipen). Riktlinjer för redovisning och administration Krav och förklaringar krav på verifikationer och löpande redovisning Attest av leverantörsfakturor Attesteringen av en leverantörsfaktura innebär att klubbens likvida medel minskar och god ekonomisk kontroll vid attesteringen måste eftersträvas. När du attesterar en leverantörsfaktura godkänner du att: Leverantören har gjort en riktig leverans. Priset är rätt. Betalningsvillkoret är enligt överenskommelse. Konteringen överensstämmer med hur kostnaden är budgeterad. Att kostnaden ryms inom tillgängliga kostnadsramar (kvarvarande del av budget). Inköp av idrottsmaterial Vid inköp av idrottsmaterial ska material köpas in av den leverantör som klubben har avtal med. Vid inköp från annan leverantör måste ett godkännande från sektionsstyrelsen finnas innan köpet får genomföras. Inköp av övrigt material Inköp av övrigt material sköts av Klubbdirektören eller den klubbdirektören tilldelar uppgiften. Med övrigt material menas all utrustning som inte används vid träning eller match. Exempel på övrigt material är trycksaker, mobiltelefonabonnemang, datorer, mjukvarulicenser, hyresavtal för maskiner etc.

3 Tränararvoden < halvt basbelopp För tränararvoden upp till ett halvt basbelopp finns fördelaktiga skatteregler för föreningen vilket innebär att mottagaren får en kontrolluppgift och skattar som inkomst av tjänst men Ekerö IK behöver inte betala några sociala avgifter. Utbetalning av tränararvoden sker tidigast vid kommande löneutbetalning (25:e i månaden) efter inlämnandet på påskrivet och attesterat avtal. OBS! Då Ekerö IK lämnar kontrolluppgift på ersättningen, måste kompletta personuppgifter inklusive personnummer anges på avtalet. Tränararvoden > halvt basbelopp Utbetalning av tränararvoden sker tidigast vid kommande löneutbetalning (25:e i månaden) efter inlämnandet på påskrivet och attesterat avtal. OBS! Då Ekerö IK lämnar kontrolluppgift på ersättningen, kvarhåller preliminär skatt och betalar sociala avgifter måste kompletta personuppgifter inklusive personnummer anges på avtalet. Arvoden vid cuper och läger Behandling av utbetalning av arvoden vid läger eller cuper sker det tidigast efter inlämnandet av påskrivet och attesterat underlag. Utbetalning ser efter överenskommelse med kanslite. OBS! Då Ekerö IK lämnar kontrolluppgift på ersättningen, måste kompletta personuppgifter inklusive personnummer anges på underlaget. Domarersättningar Domarersättningar utbetalas enligt till var tid gällande regelverk som finns tillgängligt på hemsdian under rubriken Om Ekerö IK-Damararvoden, samt i Lagpärmen för respektive idrott. Externa, planer, idrottshallar, kurser och utbildningar Bokning av externa planer och idrottshallar som medför en kostnad får endas genomföras av ansvarar i respektive verksamhet. Betalning eller ersättning för kurser eller utbildningar sker efter godkännande av ansvarig i respektive verksamhet. Anmälningsavgifter till Cuper & Cupbidrag Externa planhyror Bokning av externa planer som medför en kostnad får endas genomföras av ansvarar i respektive verksamhet. Utlägg för ledare Utlägg för ledare ska upprättas på av kansliet tillhandahållen redovisningsblankett (se hemsidan) och underbyggas med ett originalkvitto. Attestering sker enligt gällande attest- och utanordningslista med tillägget att ingen attesterar sina egna personliga utlägg.

4 Straffavgifter och matchflyttar Dessa hanteras & godkänns av Sportchef. Generellt tar Ekerö IK inget ekonomist ansvar för kostnader som är utanför föreningens ansvar såsom personliga bestraffningar, machflyttar som gjort samt övergångar som inte är sanktionerade av föreningen. Spelarövergångar och spelarlicenser Dessa hanteras & godkänns av Sportchef. Anmälningsavgifter till seriespel Beslut om anmälningar med tillhörande avgifter tas av Sportchef och de skall vara i enighet med planlagd budget. Investeringar som tillgångsförs och skrivs av över tid Investeringar innebär att utgifter tas upp i balansräkningen och kostnadsförs över tid. Att bokföra en utgift som en investering innebär att framtida verksamhetsår belastas med kostnader och får endast göras när en avskrivning över tid ger en mer rättvisande bild än att kostnadsföra utgiften det verksamhetsår som utgiften uppstår. Därför är ett beslut om att redovisa en utgift som en investering ett beslut för Föreningsstyrelsen. Balansförda utgifter Balansförda utgifter innebär att framtida budgetar tas i anspråk och det måste säkerställas att kommande budgetar rymmer kostnaden för balansförda utgifter. Endast föreningsstyrelsen har rätt att fatta beslut om att balansföra utgifter. Anställningskontrakt Anställningskontrakt upprättas enligt gällande kollektivavtal. Ett anställningsavtal innebär att Ekerö IK som förening (inte sektionen) ingår ett arbetsgivaransvar med vad det innebär. Därför får endast de som har tilldelats arbetsgivaransvaret dvs. klubbdirektören och Föreningsstyrelsen i förening ingå ett anställningsavtal. Avskrivning av fordringar Avskrivningar av fordringar innebär att klubben inte erhåller förväntade inbetalningar och påverkar klubbens betalningsförmåga. Därför får endast Föreningsstyrelsen fatta beslut om kreditering, aveller nedskrivning av fordringar. Sponsoravtal utöver gällande sponsorbroschyr Ekerö IKs arbetsmodell med sponsorpaket bygger på en princip att värdet för sponsorer för likartad sponsring värderas lika oavsett sektion. Fördelning av sponsorintäkten mellan finansering av kansli, sektioner och lag bygger på en princip att viss del av sponsorintäkten nyttjas för all verksamhet. Målsättningen är att jämställa verksamheten mellan åldersgrupper oavsett respektive träningsgruppers förmåga att skapa sponsorer. Därför är det ett gemensamt beslut att göra avsteg från gällande erbjudanden och upplägg och endast Föreningsstyrelsen har befogenhet fatta beslut om avsteg från gällande sponsorerbjudande. Efterskänkande av enskilda aktivitetsavgifter Efterskänkande av enskilda medlemmars aktivitetsavgifter innebär en belastning på ekonomin och ett avsteg från klubbens beslut om gemensam finansering av verksamheten.

5 För att upprätthålla en god princip och kontroll på situationer där det kan vara rättfärdigat att efterskänka aktivitetsavgifter fattas dessa beslut av sektionsstyrelsen. Inom Ekerö IK finns fonden Idrott på lika villkor där det finns möjlighet att för enskilda aktiva begära stipendier för att finansiera aktivitetsavgifter.