Bilaga 1 - villkor för verksamhetsbidrag inom uppdraget resurscentra för kvinnor

Transkript

1 Bilaga 1 - villkor för verksamhetsbidrag inom uppdraget resurscentra för kvinnor Allmänt 1.1 Tillämpningsområde Dessa villkor tillämpas på ärenden där det framgår av beslutet att Villkor för verksamhetsbidrag ska tillämpas. För att utbetalning av bidrag ska kunna ske ska bidragsmottagaren följa bestämmelserna i dessa villkor. 1.2 Beviljat bidrag Bidrag betalas ut endast under förutsättning att Tillväxtverket erhåller erforderliga medel. Kostnader, utöver vad som beslutats, som uppstår vid genomförandet av verksamheten svarar bidragsmottagaren för. 1.3 Kostnadseffektivitet Verksamheten ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt. 1.4 Särskilda villkor Utöver villkor för verksamhetsbidrag kan det finnas ytterligare villkor som framgår under rubriken särskilda villkor i beslutet. 1.5 Separat verksamhet och redovisning Bidragsmottagarens resurscentraverksamhet ska vara avskild från organisationens ordinarie verksamhet, om det beviljade resurscentrat bedriver annan verksamhet än resurscentraverksamhet. Bidragsmottagaren ska, utan att gällande bokföringsbestämmelser åsidosätts, ha en separat redovisning så att den beviljade verksamhetens totala kostnader och intäkter direkt kan utläsas i bidragsmottagarens redovisning. 1.6 Dispositionstid Verksamhetsbidrag lämnas för den period som anges i beslutsdokumentet. 1.7 Beslut om bidrag Beslutet omfattar beslutsdokumentet, samt villkor för verksamhetsbidrag och eventuella särskilda villkor. Beslutet innehåller vidare en plan för rapportering samt för utbetalningar. 2. Utbetalning av bidrag 2.1 Förskott och ansökan om utbetalning av verksamhetsbidrag Ansökan om förskott ska göras för hela verksamhetsperioden på fastställd plats i webbansökan som Tillväxtverket tillhandahåller. Efter att ansökan blivit beviljad kan förskott beslutas. För att förskott ska betalas ut krävs beslut i varje enskilt fall. Tillväxtverket kan begära in ytterligare uppgifter som är nödvändiga för prövning av ansökan om förskott. Förskottet utbetalas med lika stor andel av beslutat verksamhetsbidrag per år. Utbetalningarna kommer under 2013 att ske i april, juli, september och november. I januari, april, juli och september för 2014 samt i januari, april, juli och september för Underlag till förskottsutbetalning av bidrag Inför den förskottsutbetalning i september som ska göras varje år ska bidragsmottagaren skicka in ett ekonomiskt underlag som styrker riktigheten i uppgifterna om de stödberättigande kostnaderna och intäkterna, inklusive eventuell medfinansiering för perioden 1 januari- 31 juli 2013, perioden 1 augusti juli 2014 respektive perioden 1 augusti juli (5)

2 Med ekonomiskt underlag avses en resultatrapport med huvudbok för verksamheten gällande redovisad period. Det ska framgå vilka poster som ingår under respektive kostnadsslag i enlighet med beslutad budget. Därutöver ska underlaget innehålla följande: 1. En sammanställning av vilka kostnadsslag i den beslutade budgeten som berörs. 2. Kopia på beslut om medfinansiering alternativt medfinansieringsintyg, om sådant finns. Utöver ovan angivna punkter får Tillväxtverket begära ytterligare uppgifter som är nödvändiga för prövning av utbetalning av stöd. Tillväxtverket har alltid rätt att begära in underlag eller specifikationer för att avgöra om en kostnad är bidragsberättigande Upplysning om förskott Tillväxtverket och bidragsmottagaren ingår ett skriftligt avtal om avräkning av förskott, där utbetalt förskott ska vara slutreglerat senast i samband med slutrapport 2015, om inte annat avtalats i beslut om förskott. Tillväxtverket tillhandahåller förslag på sådant avtal. 3. Bidragsberättigande kostnader 3.1 Allmänt Bidragsberättigande kostnader Kostnader är bidragsberättigande om de: 1. har uppkommit för och är nödvändiga för verksamhetens genomförande, det vill säga är verksamhetsspecifika, 2. har uppkommit under den dispositionstid som framgår av Tillväxtverkets beslut, 3. har bokförts i enlighet med gällande bokföringsregler, 4. har betalats, 5. kan styrkas av bidragsmottagaren genom bokföringsunderlag och fakturor eller andra handlingar ur dennes redovisning samt, 6. har uppkommit efter offentlig upphandling eller, om upphandling inte krävs, uppfyller kraven i regeln om närstående i Mervärdesskatt Bidrag för mervärdesskatt medges endast om denna utgör en slutlig kostnad för bidragsmottagaren. Mervärdesskatt utgör en slutlig kostnad när den inte får dras av eller återbetalas som ingående mervärdesskatt. Om Skatteverket senare fattar beslut om att bidragsmottagaren omfattas av skattskyldighet enligt mervärdesskattelagen för den verksamhet som avses i det aktuella beslutet om bidrag ska bidragsmottagaren återbetala bidrag som felaktigt utbetalats från Tillväxtverket Regel om närstående Då kostnadseffektivitet i beviljat verksamhetsbidrag tillämpas, begränsas möjligheterna att anlita närstående. Företrädare för bidragsmottagaren får inte, utan skriftligt beslut av Tillväxtverket, välja leverantör som är närstående, har ett ekonomiskt intresse eller annat inflytande oavsett om leverantören avser juridisk eller fysisk person. Med närstående person avses bland annat make/maka, sambo, partner, förälder, barn och syskon till bidragsmottagaren. När det gäller juridiska personer avses koncernbolag eller företag/företagsgrupperingar där det finns ägarintresse. 3.2 Direkta kostnader Med direkta kostnader avses kostnader som är direkt hänförbara till verksamheten. De direkta kostnaderna ska delas upp i följande kostnadsslag: 1. Personalkostnader 2. Kostnader för köp av tjänst 3. Lokalkostnader 4. Resekostnader 2 (5)

3 5. Övriga kostnader Personalkostnader Kostnader för personal, anställd av bidragsmottagaren, är stödberättigande endast till den del av de faktiskt utbetalda lönekostnaderna som svarar mot den anställdes nedlagda tid i verksamheten. Dessa personalkostnader ska vara bokförda och tydligt framgå i redovisningen. Upplysning faktiska lönekostnader Med faktiskt utbetalda lönekostnader avses den faktiska lönen inklusive lagstadgade eller i kollektivavtal eller på motsvarande sätt fastställda avgifter. I de fall anställd arbetar del av tid i projektet ska den nedlagda tiden kunna styrkas genom ett tidsredovisningsintyg och finnas tillgängligt hos bidragsmottagaren. Dessa underlag ska kunna visas vid förfrågan Kostnader för köp av tjänst Med köp av tjänst avses köp av tjänster från annan juridisk person eller fysisk person som inte är anställd hos bidragsmottagaren. Av fakturan eller i en bifogad specifikation ska följande framgå: utförandedatum, vem som utfört tjänsten, nedlagd tid, timkostnad och vad tjänsten består av Lokalkostnader Direkta kostnader för lokal som bidragsmottagaren innehar med nyttjanderätt eller äganderätt och som nyttjas enbart för genomförandet av verksamheten är stödberättigande. Bidragsberättigande kostnad är hyra, arrende och avskrivning samt driftsutgifter såsom el, vatten, värme och försäkring. Om kostnaden avser del av lokal ska bidragsmottagaren genom ett beräkningsunderlag visa hur beräkning har skett. Bidragsmottagaren ska kunna visa underlaget vid förfrågan Resekostnader Med resekostnader avses verksamhetsrelaterade kostnader som är förknippade med resor och logi Övriga kostnader Med övriga kostnader avses specifika verksamhetskostnader som inte kan hänföras till de övriga ovan nämnda kostnadsslagen. 3.3 Kostnader som inte är bidragsberättigade Följande kostnader är inte bidragsberättigande: 1. avgifter för finansiella transaktioner, växlingsavgifter, ränta och andra rent finansiella kostnader, 2. representation som inte är avdragsgill enligt Skatteverkets allmänna råd, 3. ökade levnadsomkostnader som är skattepliktiga enligt Skatteverkets meddelanden, 4. ersättning för kostnader utöver skattefri del av bilersättning enligt Skatteverkets meddelande 4. Intäkter Intäkter i eller genom en verksamhet ska redovisas av bidragsmottagaren och framgå av budget vid ansökan om stöd. Tillväxtverket kommer att ta hänsyn till sådana intäkter vid beslut om verksamhetsbidrag. Intäkterna ska även redovisas i bokföringen och tydligt framgå. Om intäkterna går utöver vad som angivits i fastställd budget ska bidraget minskas med samma belopp. 5. Rapportering och kontroller 5.1 Lägesrapportering Bidragsmottagaren ska inkomma med en lägesrapport två gånger per år till Tillväxtverket. En av dessa ska ske i samband med förskottsutbetalningen i april och en i samband med förskottsutbetalning samt redovisningen av upparbetade kostnader i september. Lägesrapporten ska kortfattat beskriva hur verksamheten genomförts under den aktuella perioden med tydlig koppling till: 1. fastställd budget, 2. framkomna resultat. 3 (5)

4 Avvikelse från beslutad verksamhetsplan och budget ska kommenteras och åtgärder till följd av avvikelsen ska beskrivas. Mer detaljerade krav om vad lägesrapporten ska innehålla kan framgå av särskilda villkor. 5.2 Slutrapportering Bidragsmottagaren ska ha inkommit med en slutrapport till Tillväxtverket senast 31 oktober 2015, vilket ska framgå av beslutet. Slutrapporten ska innehålla en beskrivning av: 1. verksamhetens syfte och mål 2. hur verksamheten har genomförts genom aktiviteter och arbetssätt 3. vilka resultat och effekter som verksamheten har medfört och förväntas medföra samt hur detta kopplas till ansökans beslutade mål. 4. en redogörelse för vilka delar av verksamheten som har varit framgångsrika och vilka som har varit mindre framgångsrika 5. en redogörelse av slutsatser som kan dras från verksamheten Mer detaljerade krav om vad slutrapporten ska innehålla kan framgå av särskilda villkor. 5.3 Ekonomisk slutredovisning Ekonomisk slutredovisning ska inkomma till Tillväxtverket vid samma tidpunkt som slutrapporten, vilket ska framgå av beslutet. Till den ekonomiska slutredovisningen ska bidragsmottagaren skicka in ett ekonomiskt underlag som styrker riktigheten i uppgifterna om de stödberättigade kostnaderna och intäkterna, inklusive eventuell medfinansiering för perioden 1 augusti oktober Med ekonomiskt underlag avses en resultatrapport med huvudbok för verksamheten gällande redovisad period. Det ska framgå vilka poster som ingår under respektive kostnadsslag i enlighet med beslutad budget samt finnas en sammanställning av vilka kostnadsslag i den beslutade budgeten som berörs. Dessutom ska ett ekonomiskt underlag bifogas som styrker riktigheten i uppgifterna om de totala stödberättigande kostnaderna och intäkterna inklusive eventuell medfinansiering för hela verksamheten. Med ekonomiskt underlag avses en resultatrapport, balansrapport och huvudbok för verksamheten (se även punkt 2.2) 5.4 Rapportering av förändringar Bidragsmottagaren ska snarast till Tillväxtverket rapportera ändring av bidragsmottagarens: 1. namn, 2. adress, 3. e-post, 4. plusgiro- eller bankgironummer, 5. behörig företrädare, 6. avvikelse från beslutad budget, 7. annan ändring av betydelse för verksamhetens genomförande, 8. om medel, utan Tillväxtverkets kännedom, erhållits från annan finansiär. 5.5 Revision Tillväxtverket, eller en person som Tillväxtverket utsett, har rätt att hos bidragsmottagaren granska verksamheten och ta del av handlingar som kan ge upplysningar om den verksamhetsmässiga och ekonomiska utvecklingen av verksamheten. Tillväxtverket har alltid rätt att begära in underlag eller specifikationer för att avgöra om en kostnad är bidragsberättigande. Tillväxtverket har alltid rätt att begära att en godkänd revisor reviderar bidragsmottagarens ekonomiska redovisning om särskilda skäl föreligger. 5.6 Uppföljning och utvärdering Bidragsmottagaren har skyldighet att lämna information som är relevant för uppföljning och utvärdering av verksamheten. Tillväxtverket har rätt att, vid behov, begära dialogmöte med bidragsmottagaren 4 (5)

5 6. Ändring och upphävande av beslut Bidragsmottagaren ska snarast rapportera till Tillväxtverket om verksamheten avbryts eller försenas. 6.1 Ändring av beslut Bidragsmottagaren ska i förväg inhämta Tillväxtverkets godkännande och nytt beslut vid: 1. ändring av verksamhetsperioden, 2. ändring av verksamhetens inriktning jämfört med beslutet om bidrag, 3. väsentliga förändringar i verksamhetens budget, 4. förändringar avseende finansiering inklusive eventuell medfinansiering, 5. byte av bidragsmottagare eller verksamhetsledning, 6. anstånd med rapportering, 7. annan väsentlig ändring. 6.2 Upphävande av beslut Tillväxtverket har rätt att upphäva beslut om: 1. beslut om bidrag har fattats på grund av oriktig, vilseledande eller ofullständig uppgift från sökanden, 2. verksamheten inte bedrivs enligt beslutet, 3. bidragsmottagaren inte fullgör sina ekonomiska förpliktelser mot anställda, leverantörer eller staten, eller 4. Tillväxtverket har återkrävt stöd enligt 6.3. Har bidrag lämnats felaktigt eller med för högt belopp ska Tillväxtverket besluta om hävning av beslutet. 6.3 Återkrav av bidrag Tillväxtverket har rätt att inom 10 år från slututbetalning återkräva utbetalt bidrag, med ränta, enligt gällande räntelag från dagen för utbetalning av bidrag om: 1. bidraget har beviljats eller betalats ut på grund av oriktiga eller ofullständiga uppgifter från bidragsmottagaren, 2. bidragsmottagaren inte har fullgjort sina förpliktelser enligt beslutet, 3. bidragsmottagaren får annan finansiering för de stödberättigande kostnaderna än vad som framgår av ansökan och beslutet eller 4. Tillväxtverket har upphävt beslut om förskott och det utbetalda förskottet inte kan avräknas mot upparbetade kostnader i verksamheten. Tillväxtverket har även rätt att återkräva bidrag som lämnats felaktigt eller med för högt belopp. 7. Kommunikation Bidragsmottagaren ska i sin externa kommunikation vid kontakter med massmedier och allmänhet, informera om att verksamheten är finansierat med bidrag från Tillväxtverket genom att Tillväxtverkets logotyp ska exponeras. Logotyper i olika format finns att ladda ner på Tillväxtverkets webbplats 8. Övrigt Tillväxtverket är inte arbetsgivare eller uppdragsgivare för personal hos bidragsmottagaren. Tillväxtverket gör följaktligen inte avdrag för skatter, socialförsäkringsavgifter etc. Tillväxtverket har rätt att sprida information om verksamheten, dess organisation, genomförande och resultat, om inte uppgifterna är sekretessbelagda enligt lag. 5 (5)