Anvisningar till ansökan om regionala projektmedel

Transkript

1 Sida 1 av 6 Anvisningar till ansökan om regionala projektmedel Ansökan ska skickas per brev med underskrift av behörig firmatecknare. Den ska också skickas in via mail till naringsliv.vasternorrland@lansstyrelsen.se Uppgifter om sökande: Arbetsställenummer/CFAR nr och Branschkod/SNI erhålls från Statistiska Centralbyrån. Du kan ange både plusgironummer och bankgironummer Firmatecknare är den person som har rätt att teckna avtal. Ange vem/vilka som är behörig firmatecknare samt bifoga dokument som styrker detta genom ex. registreringsbevis, föreningsstadgar eller motsvarande. Moms: Om momsen inte återbetalas av Skatteverket för projektets verksamhet skall intyg från skattemyndigheten bifogas. Det innebär att kostnaderna i kostnadsbudgeten får tas upp inklusive moms. Om sökande är momsregistrerad och får lyfta moms i ordinarie verksamhet ska budgetering av projektets kostnader göras exklusive moms. Observera att även om den övriga verksamheten är skattepliktig, behöver inte projektet vara det. Därför är det viktigt att sökanden kontaktar Skatteverket för att avgöra om projektet medför skatteskyldighet eller ej. Allmänna uppgifter: När du anger projektets start och slutdatum bör du tänka på att kostnader som uppkommer före eller efter denna period inte är stödberättigande. Projektets startdatum får inte ligga tidigare än det datum som ansökan inkommer till Länsstyrelsen Du kan ange flera kryss för projektets geografiska omfattning.

2 Sida 2 av 6 Om namnet på projektledaren inte är klar vid ansökan, skall detta kompletteras senast vid första rekvisitionstillfället Projektbeskrivningen Beskriv vad som ska göras för att uppnå syfte och mål. Nyskapande beskriv på vilket sätt projektet tillför något nytt. Långsiktighet hur ska verksamheten drivas vidare efter projekttiden och hur ska utfasningen av den offentliga finansieringen ske under projekttiden? Bakgrund och nulägesbeskrivning se blankettens anvisning Syfte, mål, målgrupp se blankettens anvisning Projektavgränsning där ska det tydligt framgå hur projektet skiljer sig från ordinarie verksamhet. Ange i aktivitetsplanen vilka aktiviteter och delmoment som ska ingå, ange start- och slutdatum. Du ska även ange kostnad för varje delmoment. Kostnadsbudget Viktigt: Vid förändringar i budgeten under projektperioden ska dessa förankras och godkännas av respektive finansiär. Samtliga kostnader som redovisas ska ha uppkommit under projektperioden. Samtliga kostnader som redovisas i projektet ska kunna styrkas med verifikationer Projektet kostnader måste i bokföringen redovisas separat från projektägarens övriga verksamhet. Det är viktig att kostnader och intäkter i projektet kan utläsas direkt av redovisningen. Samtliga kostnader skall vara bokförda och betalda av projektägaren Fakturor måste vara ställda till projektägaren Specificering av kostnaderna ska finnas på bifogad bilaga. Kostnaderna i projektet kan uppstå hos dels projektägaren (bokförda kostnader) dels hos någon medfinansiär (direktfinansierade kostnader). Det är viktigt att du redan från start har skillnaden mellan dessa kostnader, klar för dig.

3 Sida 3 av 6 Kostnader som uppstår hos projektägaren (bokförda kostnader) måste kunna finansieras med likvida medel. Samtliga kostnader anges exklusive moms. Undantag gäller för projektägare som inte är momsredovisningsskyldiga (intyg måste bifogas), där utgör momsen en stödberättigande kostnad. Definition av egen personal är: Lönekostnader inklusive sociala avgifter för personal anställd och avlönad av projektet. Personal som är anställd av projektägaren eller annan och vars arbete är medfinansiering i projektet, skall inte redovisas under egen personal, utan under direktfinansierade kostnader. All personal, måste redovisa sin arbetade tid. Det skall framgå av tidredovisningen (blankett finns att hämta från hur många timmar per dag man arbetat, huvudsakliga arbetsuppgifter och vilken timpenning man beräknar kostnaden på. Vid beräkning av timpenning skall månadslönen inklusive semesterersättning och sociala avgifter delas med 165 (som är timmar per månad). Du får inte använda någon beräkning gjord på schabloner, utan det är verkliga kostnader som ska ligga till grund för beräkningarna. Lönespecifikation eller annat som visar aktuell lön skall bifogas för att verifiera kostnaden. Externa tjänster: Köpta tjänster som faktureras och betalas av projektet. Fakturan ska vara tydlig och väl specificerad vad som levererats. Av fakturan ska det även framgå hur många timmar som utförts och att arbetet är projektrelaterat, det ska också bifogas en tidrapport. Tänk på lagen om offentlig upphandling (LOU) om du tillhör dem som omfattas av lagen. I den mån upphandlingsunderlag finns vid ansökningstillfället skall detta bifogas ansökan, annars bifogas underlaget vid första rekvisition. Lokalkostnader Hyra för lokaler som projektägaren hyr speciellt för genomförandet av projektet är stödberättigande. Hyresavtalet bör skickas in redan med ansökan, om det inte är möjligt ska det bifogas första rekvisitionen. Kostnader för lokaler som projektägaren äger själv kan vara stödberättigande om det finns en modell för att räkna ut den faktiska

4 Sida 4 av 6 driftskostnaden för den andel som projektet använder. Räntor och amorteringar får inte ingå i modellen. Investeringar Kostnader för inköp av utrustning som är avsedd för stadigvarande bruk, inte förbrukningsmaterial. Investeringar bör ha en beräknad ekonomisk livslängd på minst tre år. Övriga kostnader Hit hör kostnader som inte kan delas upp i övriga kostnadsslagen såsom representation, marknadsföring, kontorsmaterial, resor och logi. Marknadsföring och information: Vid all extern information ska det framgå att projektet är finansierat med länsstyrelsemedel, antingen med logotyp eller tydligt utskrivet i textmaterialet. Som extern information räknas exempelvis projektets webbsida, kontakt med massmedia, annonsering och affichering, informationsutskick och broschyrer. Avdrag kan ske för projektkostnader för extern information där det inte tydligt framgår att länsstyrelsen finansierar projektet. Logotyp beställs hos informationsfunktionen på telefon eller e-post: lena.ottebo@lansstyrelsen.se Representation: Utgifter för representation är endast godkänd med beloppsnivåer enligt SKV A2004:5 om avdrag för utgifter för representation m.m. Vid lunch, middag eller supé är avdragsgillt 90 kr per person och måltid med tillägg för mervärdesskatt till den del denna inte skall dras av. Vid andra måltidsutgifter är avdragsgillt belopp 60 kr per person. Skälig avdragsgill utgift t ex för teaterbiljett anses vara 180 per person. (Det åligger projektägaren att hålla sig uppdaterad om gällande regler för representation). Vid speciella aktiviteter där förtäring normalt ingår som ett naturligt inslag, exempelvis vid konferenser, kan belopp över Skatteverkets råd, godkännas som stödberättigade. Ett krav i dessa sammanhang är att aktivitetens upplägg och kostnader framgår av ansökan och beslut.

5 Sida 5 av 6 OH-kostnader indirekta kostnader: Om du tar upp OH kostnader i budgeten skall underlag för framräknande av denna kostnad bifogas ansökan. Leasingavgifter är under vissa förutsättningar stödberättigande. Om leasingkontraktet innehåller en återköpsklausul eller där leasingperioden motsvarar livslängden hos det som leasas får totala kostnaden inte överstiga marknadsvärdet på det leasade föremålet. Övriga kostnader (vinst, räntor, administrativa kostnader mm) är inte stödberättigande utan ska räknas av. Om leasingavtalet inte innehåller någon återköpsklausul så är hela leasingkostnaden stödberättigad. Revisors- bokföringskostnader godkänns om de är direkt kopplade till projektet. Projektintäkter Har ett projekt gett upphov till intäkter ska dessa givetvis redovisas i projektet och därmed reducera kostnaderna. Med projektintäkter avses t ex biljettintäkter, försäljningsintäkter, deltagaravgifter mm. Ovanstående beskrivning avser endast intäkter som inte utgör finansieringslösningar i projektbeslutet. Kostnader som inte är stödberättigande: Skuldräntor avgifter för finansiella transaktioner, valutaväxlingsavgifter, kursavgifter samt andra rent finansiella utgifter godkänns inte. Böter, straffavgifter, påminnelseavgifter och rättegångskostnader godkänns inte heller. Alla kostnader måste ligga inom projekttiden för att vara stödberättigande. Alltså det datum för start och slut som står angivet i beslutet. Tjänstepensionsförsäkringar utöver kollektivavtal. Ideellt arbete (oavlönat), privat eget arbete (avlönat) samt övriga privata bidrag i annat än pengar. Representation som ej är avdragsgill enligt skatteverkets allmänna råd.

6 Sida 6 av 6 Kostnader som ingått som underlag i annat projekt eller finansierats genom annat offentligt stöd. Finansiering Offentlig finansiär är till exempel länsstyrelse, landsting, kommuner och högskola/universitet. Den offentliga finansieringen kan utgöras av både likvida medel och/eller direktfinansiering. Vid direktfinansiering måste du ange i vilket form finansieringen ska ske t ex eget arbete, lokal eller annat. Verifiering krävs alltid av direktfinansiering. T ex eget arbete skall alltid verifieras med lönespecifikation och tidredovisning som är underskriven av behörig person. Ideellt arbete kan inte förekomma som offentlig direktfinansiering Privat medfinansiering kan bestå av kontanter eller direktfinansiering. I privat direktfinansierade kostnader avses kostnader för arbete och material som ingår i projektet, men som inte är betald av projektägaren. Kostnaden finns hos en privat medfinansiär. Definition på ideellt arbete är: En fiktiv lönekostnad för oavlönat arbete som utförs av privatpersoner. Detta värderas till en timkostnad som skall motsvara en skälig verklig kostnad, dock högst 165 kr. Arbetat tid ska verifieras genom tidredovisning. För eget arbete finns alltid en lönekostnad som någon annan betalat. Detta ska verifieras med faktisk kostnad och tidredovisning båda ska undertecknas av behörig person.