First Level Control Tillväxtverket

Transkript

1 First Level Control Tillväxtverket Karlskrona 7 februari

2 Tillväxtverket Tillväxtverket är en nationell myndighet med ca 340 medarbetare på 9 orter i Sverige Ansvarar för granskningen av svenska parter i 8 territoriella program (First Level Control) Malmö - Östersund Förvaltande myndighet för Interreg IV A Öresund-Kattegatt- Skagerrak samt 8 regionala program Arbetar för att underlätta förnyelse i företag och regioner och gör det enklare för företag 2

3 3

4 4

5 5

6 Handläggningstid 90 dagar efter att komplett underlag inkommit enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1080/2006, artikel 16 punkt 2 Viktigt att skicka in rapporten så snabbt som möjligt till Tillväxtverket efter rapportperiodens slut för att South Baltics deadline ska kunna hållas! Viktigt att svara på eventuella kompletteringar snabbt 6

7 Grundläggande krav för stödberättigande kostnader Tillkommande Betalda Projektrelaterade Uppkommit under projektperioden Bokförda i projektet Styrkta Kostnadseffektiva Transparens 7

8 Projektavgränsning 8

9 Projektspecifik huvudbok En projektkod för varje projekt Samtliga kostnader (och ev. intäkter) för perioden Utdrag direkt från bokföringen Samtliga transaktioner ska framgå Omslutning huvudbok och List of Expenditure ska stämma överens, förklara differenser 9

10 Upphandling Lagen om offentlig upphandling (LoU) ska följas för att kostnader ska vara stödberättigande Stegen i upphandlingsförfarande ska dokumenteras skriftligt och upphandlingsunderlaget ska kunna uppvisas på begäran Parter som inte omfattas av LoU ska tillämpa affärsmässiga villkor vid köp av varor och tjänster, förfarandet ska dokumenteras 10

11 Upphandlingsunderlag Beslut om upphandling Anbudsbegäran med förfrågningsunderlag Annons/skrivelse Anbudsförteckning Anbud Utvärderingsunderlag Tilldelningsbeslut Avtal Ev efterannonsering 11

12 Informationsplikt Part-financed by the European Union (European Regional Development Fund) Projektet är skyldigt att informera om att det delfinansieras av Europeiska Unionen Ska framgå på allt externt material: annonser, broschyrer, hemsidor, roll- ups m.m Vid informationsevenemang t.ex. konferenser, möten, seminarium, utställningar 12

13 Budgetlinje 1: Staff Endast lönekostnader i denna BL Timesheet för alla som inte arbetar 100 % av sin tid i projektet (underskrivna i original) Timkostnadsuträkning för samtliga med styrkande underlag Lönespecifikation/anställningsavtal 13

14 Budgetlinje 1: Staff forts.. (Månadslön + lönebikostnader) / 165 h = timkostnad 14

15 Budgetlinje 2: Travel and Accomodation Reseräkningar/ Fakturor Traktamenten ska rapporteras här Program, agendor, deltagarlistor, minnesanteckningar m.m Resans syfte Kostnadseffektivt alternativ i första hand Tänk på kopplingen mellan fakturor och underlag! 15

16 Budgetlinje 3: Administration Direkta kostnader som porto, papper, toner, bankkostnader Indirekta kostnader/ Overhead Gemensamma kostnader för projektet och ordinarie verksamhet Måste vara budgeterat i ansökan och beviljat i beslut Godkänd beräkningsmodell samt bokföringsunderlag som styrker att kostnaderna faktiskt finns i organisationen Telefoni, lokaler, IT- stöd, vaktmästeri, ekonomiadministration, städning Ej tagits upp som direkt kostnad Max 20 % av projektets personalkostnader 16

17 Budgetlinje 3: Administration forts Beräkning av indirekta kostnader: stödberättigande indirekta kostnader procentpåslag lönekostnad för hela organisationen procentpåslag lönekostnader i projektet indirekta kostnader i kr 17

18 Budgetlinje 4: Investment and equipment Investeringar och utrustning avsedda att användas i projektet Om utrustningen inte endast används i projektet får endast en proportionerlig del av utgiften belasta projektet Fakturor, avtal, upphandlingsunderlag, mm. Upphandling! 18

19 Budgetlinje 5: External experts and service På fakturan ska det framgå nedlagd tid, timkostnad, projektnamn samt vilken typ av tjänst som utförts Kostnadseffektivitet Konferenser: Agenda, deltagarlista, inbjudningar m.m Upphandling! 19

20 List of Revenue Intäkter som uppkommit i projektet t.ex anmälningsavgifter, försäljning, uthyrning Bokförs på projektkoden Reducerar de stödberättigande kostnaderna List of Revenue ska alltid skrivas under och skickas in även om inga intäkter uppkommit 20

21 Kostnader som inte är stödberättigande Växlingsavgifter, ränta, valutakursförluster Böter, straffavgifter eller rättegångskostnader Mervärdesskatt som inte utgör en slutlig kostnad för stödmottagaren Skattepliktiga personalförmåner, exempelvis fria måltider och lånedator Stipendier och prispengar Stöd i andra led, exempelvis bidrag till andra organisationer Internfakturering 21

22 Material som ska skickas in vid granskning Partner Progress Report (original och mail) Projektspecifik huvudbok Alla fakturor (kopior) som belastar projektet för perioden Betalningsverifikat (ex intyg från bank, kontoutrdrag) Tidredovisning (original) Uträkning av timkostnad och underlag styrker den Beräkningsmodell indirekta kostnader 22

23 Material som ska skickas in vid granskning forts Agendor, deltagarlistor, inbjudningar m.m Subsidy Contract, Partnership Agreement, Ansökan m.m (första granskningen) Organisationens upphandlingspolicy Upphandlingsunderlag Bevis på att informationsplikten följts 23

24 Vanligt förekommande fel Kostnader/ intäkter är inte bokförda i projektspecifik huvudbok Kostnader har uppkommit innan/efter projektperioden Missat att skriva under rapporten Tjänster/ varor har inte upphandlats korrekt Informationsplikten är inte uppfylld OH- modell och underlag som bekräftar kostnader saknas Kostnader är inte projektrelaterade Syfte, agenda, deltagarlistor saknas till rese- och möteskostnader Timkostnadsuträkning är inte medskickad/ uppdaterad Tidrapporter är inte inskickade i original 24

25 Viktigt att tänka på för att underlätta granskningen Ange i inskickat material vem vi ska ta kontakt med vid eventuella frågor, kompletteringar etc. (ange namn, telefonnummer och adress). Strukturera insänt material på ett sätt som gör det överskådligt och lätt att följa, gärna ett bilagssystem. Förtydliga skriftligt sådant som kan vara svårt att förstå som utomstående. Skicka in material som förklarar förändringar i beslut / budget. 25

26 Arkivering Originalverifikationer ska sparas hos projektpartnern till och med 31 december Dokumentation utöver den ekonomiska redovisning som ska sparas är annonser, deltagarlistor, hemsidor och annat som kan verifiera att verksamheten genomförts. 26

27 För mer information: