DigiLitt.kom! Det krävs ett helt nytt sätt att tänka för att lösa de problem vi skapat med det gamla sättet att tänka.

Transkript

1 DigiLitt.kom! Det krävs ett helt nytt sätt att tänka för att lösa de problem vi skapat med det gamla sättet att tänka. Einstein Jag är intresserad av framtiden, för där skall jag tillbringa resten av mitt liv. Charles Franklin Kettering

2 Nuläge! Första inledande möte på ESF-rådets kontor genomfört den 15/ Administrativ-och ekonomisk information Daniel Smedberg och Carina Lindqvist har haft möte med ESF i rollen som projektägare Samarbetsavtalen klara och signerade. Alla avtal är lika för samtliga partners/ kommuner Alla parter har ett ex och KFSK har ett ex. Läs noga igenom: Utlysning Ansökan Beslut/ beviljandet ESF-rådets hemsida,

3 forts Nuläge! Set up för projektet Projektorganisationen på central och lokal nivå Hur skapa centrala och lokala projektgrupper? GANTT-schema för aktiviteter (mall finns) Resursplanering Riskanalys Styrgrupp Projektägaren ordförande i styrgruppen? Projektägarens aktivitet en framgångsfaktor En gemensam bild av vem som styr vem i projektet

4 Förpliktelser genom projektet Viktigaste punkterna i och syftet med Samverkansavtalet Reglera budget, villkoren och omfattning Avtalsperioden ESF-rådet godkänt och avslutat projektet Varje part förvaltar och arkiverar projektunderlag enligt ESFrådets regler Medfinansieringsavtal och avsiktsförklaringar två viktiga ledord!

5 forts. Förpliktelser genom projektet Gemensamma förpliktelser Respekt inför varandra genom projektets fortskridande Skapa engagemang, stödja och utveckla varandra och våra medarbetare/ deltagare Projektet skall genomsyras av öppenhet Ev ändringar skall ske i enlighet med Samverkansavtalets paragrafer

6

7

8 Kommunikationsvägar ESF-rådet Utvärderare Styrgrupp Projektägare Kommunförbundet Skåne Ekonomi och adm Kommunikation Rapportering Regelbundna möten Projektpartners våra 9 Kommuner Projektmöten Aktiviteter Övriga Ansvarig: Delprojektledare Rapportering och förankring Ansvariga:Delprojektledare/ Medarbetare Utbyte och återrapportering Egna nätverk, erfarenhetsutbyte, studieresor, information m m

9 Budget för DigiLitt.kom! Budgetöversikt Budgetöversikt Belopp Kostnader socialfonden - Analys och planeringsfas Personal Externa tjänster Resor och logi Utrustning och materiel Indirekta kostnader Kostnader socialfonden - Genomförandefas Personal Externa tjänster Resor och logi Utrustning och materiel Indirekta kostnader ESF-stöd Summa offentlig och privat medfinansiering kr kr Summa total finansiering kr ESF-stöd 66,70% Budgeterad medfinansiering från projektet 33,30%

10 forts Budget DigiLitt.kom! Analysfas tjänster kr Projektledare 100% kr Projektekonom 25% kr Projektadministratör 25% kr Kommunikatör 50% kr Delprojektledare Trelleborg, Kävlinge & Kristianstad 80% Delprojektledare Båstad, Landskrona, Sölvesborg, Sjöbo, Hässleholm & Hörby 65% kr kr +15% OH på personalkostnaderna.

11 forts Budget DigiLitt.kom!

12 forts Budget DigiLitt.kom! Genomförandefas tjänster kr Projektledare 100% kr Projektekonom 50% kr Projektadministratör 50% kr Kommunikatör 50% kr Delprojektledare Trelleborg, Kävlinge & Kristianstad 85% Delprojektledare Båstad, Landskrona, Sölvesborg, Sjöbo, Hässleholm & Hörby 70% kr kr +15% OH på personalkostnaderna.

13 forts Budget DigiLitt.kom! Genomförandefas driftskostnader kr kr Föreläsare, utv. av kommunikationsplan, externt stöd för horisontella principer, samarrangemang, studiebesök och utbildningstjänster, övriga samarrangemang/ utbildningar/ insatser utifrån strategisk nivå kr för externt förhyrda lokaler kr för resor kr profileringsmaterial, utbildningsmaterial, publik information kr för utvärdering av projektet kr Spridningskonferens

14 forts Budget DigiLitt.kom! Genomförandefas driftskostnader kr till Kävlinge, Trelleborg och Kristianstad (Uppstart av projekt, externa föreläsare, internutbildningar, övriga lokala arrangemang/ utbildningar/ insatser) kr till Hässleholm, Båstad, Landskrona, Sölvesborg, Sjöbo och Hörby (Uppstart av projekt, externa föreläsare, internutbildningar, övriga lokala arrangemang/ utbildningar/ insatser)

15 forts Budget DigiLitt.kom! Medfinansiering kr, 33% av beviljat stöd Medfinansieringen består av projektdeltagarnas nedlagda tid i kompetensutvecklingsinsatserna Tänk på betydelsen av medfinansieringsgraden får ej tippa! Namn på deltagande organisationer Antal tim per delt. i snitt Timpris Antal deltagare per organisation Summa planerade kompetensutvecklingstim. Antal månader per organisation Medfinansiering per organisation Trelleborgs Kommun 71, , Landskrona Stad , Hässleholms Kommun , Sjöbo Kommun , Båstads Kommun , Kristianstads Kommun 71, , Sölvesborgs Kommun , Hörby Kommun , Kävlinge Kommun 71, , Total ,

16 Rapporteringsprocess/ stödberättigade utgifter Läs igenom ESF-rådets hemsida kring projektekonomi och genomförande Måste finnas särredovisning och transparens i bokföringen Präglas av kostnadseffektivitet, sparsamhet och ändamålsenlighet Kostnaderna skall ha uppkommit för att kunna genomföra projektet och vara skäliga Kostnaderna skall ha uppkommit under projektperioden Kostnaderna skall kunna styrkas Följa reglerna om informationsskyldigheten Tänk på Lagen om Offentlig Upphandling (2016:1145) Utbetalningar görs i efterskott Allt måste dokumenteras

17 forts Stödberättigade utgifter - Personal DigiLitt.kom! Beviljat inom Programområde 1 Enhetskostnader för personalkategorier inkl 42,68%LKP (inkl sem) + 15%OH Förväntad nedlagd tid i projektet är utgångsläget Timberäkning per månad 155,17tim Årsberäkning 10,71 mån (2 års projekt 21,42 mån) Exempel: 6 mån analysfas blir omräknat 5,35 mån vid 100% tjänstgöring Delprojektledare i Hässleholm anställs på 65% i analysfasen Det blir 5,35*0,65 = 3,5 mån av heltidsekvivalenten 155,17*3,5 = 543,1 timmar i analysfasen att fördela för aktiviteter På alla Personalkostnader tillkommer +15% OH Exempel: Lön kr/ mån, tjänstegrad 50% = *0,5 = 5 000kr + 15% OH 750kr. Att utbetalas 5 750kr.

18 forts Stödberättigade utgifter - Personal Månadsvis redovisning - analysfas Vilka underlag och blanketter skall skickas in/ fyllas i? Anställningsavtal per person (viktigt för det bestämmer personalkostandskategorin) Tidrapport automatiskt kopplad till Arbetstidsredovisningsblanketten

19 Tidrapporter Tidrapporter lämnas in månadsvis

20 forts Stödberättigade utgifter - Personal

21 forts Stödberättigade utgifter rapportering av Personal En person som inte är insatt i arbetsuppgifterna ska med hjälp av det som står i fritextfältet beskrivning av arbetsinsatser kunna utläsa vilken arbetsuppgift som utförts och se att den är projektrelaterad. Noggrannhet, fullständighet och tydlighet

22 forts Stödberättigade utgifter rapportering av Personal Skriv inte enbart ett ord i fritextfältet, utveckla det till en mening som beskriver vilka arbetsuppgifter som utförts. Exempel på oklara beskrivningar är t.ex. information, träff, inläsning, rådgivning, samtal, möte, genomförande, arbetsgrupp. Undvik förkortningar Det som är självklart för dig är nödvändigtvis inte klart för den som granskar rapporten Hänvisningar till andra personer Hänvisa med för- och efternamn samt deras funktion i projektet Tänk på att tid som läggs på ordinarie verksamhet, dvs. ej projektrelaterad tid, är ej stödberättigad och får inte tas upp som arbetstid i projektet. Arbetsplatsträffar (APT) är ett exempel på en icke stödberättigad aktivitet.

23 forts Stödberättigade utgifter rapportering av Personal De vanligaste förekommande felen vid granskning av ansökan och orsak till komplettering: Det saknas underskrift av anställd Det saknas underskrift av behörig chef Det saknas namnförtydligande Man skickar in kopia istället för original Det saknas projektrelaterad aktivitet för ett visst datum Totalen för tidrapporten kommer inte med eller hamnar på egen sida Upprepande beskrivning av aktiviteten i projektet Kortfattad beskrivning av arbetsinsatsen i projektet Summan av timmarna i tidrapporten stämmer inte överens med första sidan i arbetstidsredovisningen

24

25 Man skickar in en kopia istället för original.

26 Totalen av arbetstidsredovisningen stämmer inte med första sidan KONTROLLERA!!!!!

27 Totalen kommer inte med eller hamnar på egen sidan

28 Det saknas projektrelaterad aktivitetsbeskrivning för ett visst datum

29 Upprepande beskrivning av arbetsinsatsen i projektet Skriv inte enbart ett ord i fritextfältet, utveckla det till en mening som utförligt beskriver vilka arbetsuppgifter som utförts. TYDLIGHET

30 Kortfattad men utredande beskrivning av aktiviteten i projektet Skriv inte enbart ett ord i fritextfältet, utveckla det till en mening som utförligt beskriver vilka arbetsuppgifter som utförts.

31 Fåordig beskrivning av arbetsinsatsen i projektet Skriv inte enbart ett ord i fritextfältet, utveckla det till en mening som utförligt beskriver vilka arbetsuppgifter som utförts.

32 Otydliga decimaler

33 forts Stödberättigade utgifter Resor och logi: Biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning, vägtullar och parkeringsavgifter Måltider som inte täcks av traktamentet Logi Visum Traktamente För att kostnaden skall vara stödberättigad ska deltagare och syfte klart framgå av underlagen. Kvitto skall finnas Kostnaderna skall särredovisas i bokföringen

34 Forts Stödberättigade utgifter Utrustning, material och externa lokaler: Utgifter för finansiering av utrustning och materiel som köps, hyrs eller leasas av stödmottagaren för att genomföra projektet är stödberättigande Om det står klart att den utrustning som köps in kommer att ha ett värde när projektet avslutas, får den förvaltande myndigheten besluta att utgiften är stödberättigande endast till viss del. Om utrustningen säljs i samband med att projektet avslutas, ska inkomsten räknas av från stödet. Kostnader för egna lokaler för konferenser är stödberättigande om lokalen nyttjas av deltagarna i projektet. Budgeteras som direkt kostnad Kostnader för konferenslokaler är stödberättigande Kostnaderna skall särredovisas i bokföringen

35 forts Stödberättigade utgifter Indirekta kostnader: I socialfondsprojekt används en schablon för indirekta kostnader på 15 % baserat på personalkostnaderna. Vad som avses med indirekta kostnader är specificerade i bilaga (se nedan) till Svenska ESF-rådets föreskrifter och allmänna råd om stöd från Europeiska socialfonden inom ramen för det nationella socialfondsprogrammet och inom målet Investering för tillväxt och sysselsättning , TVFS 2016:1.

36 Rapportering medfinansiering - deltagarersättning Medfinansiering sker med 249kr/ timme oavsett personalkategori Varje kommun förbundit sig att medfinansiera med antal deltagare och timmar. Om medfinansieringen tippar riskerar vi projektets finansiering

37 Rapportering medfinansiering - deltagarersättning

38 forts Rapportering medfinansiering deltagarersättning

39 Ekonomiska dokument Anställningsavtal Lönespecifikationer Huvudbok med särredovisade kostnader skall finnas Reseräkningar Kvitto Deltagarlistor Agendor Inbjudningar

40 Rapporteringsperioder - deadlines Månadsvis rapportering i analysfasen Mars April Maj Juni Juli Augusti Förhoppningsvis övergång till rapportering varannan månad i genomförandefasen.