Europeiska flyktingfonden Europeiska återvändandefonden

Transkript

1 Europeiska flyktingfonden Europeiska återvändandefonden

2 Vägen till kontrakt Ansökningar inkommer Formell projektgranskning Projektgranskning och dialog Expertbedömning Kontraktsmöte Granskning och dialog inför kontrakt Beslut Beredningsmöte Kontrakt

3 Inför kontrakt - projektplanen Allmänt Se Fondhjälpredan, avsnitt 3.4 Projektplanen Utgör underlag för uppföljning och utvärdering Koppling till finansplanen Viktigt! Ange nytt nummer för reviderade versioner!

4 Projektplanen ingen hyllvärmare! 1. Bakgrund och syfte 2. Projektmål och förväntat resultat 3. Indikatorer 4. Genomförande av projekt 5. Aktivitets- och tidsplan Få och SMARTa! 6. Målgrupp Art 6 o 7 i Rådsbesluten 7. Projektorganisation 8. Riskanalys Aktivt arbete krävs! 9. Uppföljning och rapportering 10. Utvärdering 11. Överlämnande och implementering Långsiktighet 12. Erfarenhets- och resultatspridning Kunskapsgenerering

5 Syfte, projektmål, förväntat resultat och indikatorer Aktivitet 1 Indikator 1a Aktivitet 2 Syfte Mål 1 Mål 2 Indikator 1b Indikator 1c Indikator 2a Aktivitet 3

6 Syfte, projektmål, förväntat resultat och indikatorer Målen bör vara SMARTa Målen ska spegla förändring ej beskriva vad som ska göras Skilj på etappmål och delmål Indikatorer för att mäta förändring Kvantitativa och kvalitativa mål och indikatorer

7 Målgrupper Artikel 6 i ERF respektive Artikel 7 i RF Använd definitionerna från regelverket Undvik begrepp som nyanlända, sent anlända, kvotflyktingar Om svårt att undvika ange kopplingen! Utsatta grupper extra viktigt Skilj på direkt och slutlig målgrupp OBS! Målgrupp och deltagare inte alltid samma

8 Riskanalysen Flera syften; Upptäcka och hantera svårigheter i tid för högre måluppfyllelse Inte låsa upp fondmedel i onödan andras nytta! Var ärliga och realistiska alla projekt har risker! Innovativa inslag ökar riskerna Aktivt arbete krävs! Regelbunden översyn Höga risker medför ökade krav på förebyggande åtgärder och ev. tätare rapportering

9 Överlämnande och implementering Säkerställer långsiktigheten! Konkret plan krävs Till vem? Hur? Aktiviteter och avstämningspunkter

10 Erfarenhets- och resultatspridning Se Fondhjälpredan avsnitten 2.6 Spridning av resultat och 2.7 Medfinansieringen från EU ska synliggöras Grundläggande villkor för medfinansiering Kunskapsgenerering Migrationsverket och Kommissionen har rätt att använda och sprida metoder och erfarenheter Informations- och synlighetskrav, Artikel 34

11 Inför kontrakt - finansplanen Allmänt Se Fondhjälpredan, avsnitt Utgör underlag för uppföljning och slutreglering av medfinansieringen från fonden Koppling till projektplanen Viktigt! Ange nytt datum för reviderade versioner! Markera genomförda ändringar! Balans i budgeten!

12 Stödberättigande direkta kostnader Budgetrubrik A Lön till personal Budgetrubrik B Resor Budgetrubrik C Tjänster Budgetrubrik D Inköp av varor Budgetrubrik E Hyra av lokaler och utrustning Budgetrubrik F Möten och seminarier Budgetrubrik G Transnationellt samarbete Budgetrubrik H Övriga direkta kostnader

13 Budgetrubrik A Direkta lönekostnader Direkt roll i genomförandet av projektet Stödjande funktioner indirekta kostnader Avdelad genom dokumenterat beslut Deltid i projekt krav på tidredovisning Mallar finns att ladda ned från hemsidan Särskilda krav offentliganställda Avdelade och ersatta eller nyrekryterade (dokumenterade beslut)

14 Budgetrubrik B Resekostnader Avser främst personal under A Billigaste färdsätt Ange syfte, resenär, färdsätt och resmål Kostnader utanför EU Vidarebosättning Särskilda regler för återvändandeprojekt

15 Budgetrubrik C Inköp av tjänster Får i regel inte överstiga 40% av direkta kostnaderna Inte utvärderingskostnad och expertarvoden Inte överstiga marknadsvärdet Upphandlas affärsmässigt Prisjämförelser Skriftligt dokumenterade Offentliga organisationer Lagen om offentlig upphandling

16 Budgetrubrik D Inköp av varor Förbrukningsmaterial Tryckkostnader Inköp till målgruppen Inventarier avskrivningskostnaden enligt skatte- och bokföringsprinciper Kontorsmaterial indirekta kostnader (budgetrubrik I)

17 Budgetrubrik E Hyra lokaler, utrustning Lokaler och utrustning Särskilt för projektverksamheten Hyresavtal Lokaler och utrustning i ordinarie verksamhet utgör indirekt kostnad (budgetrubrik I)

18 Budgetrubrik F Möten och seminarier Hyra konferenslokal Arvode till föreläsare Resor och logi (ej projektpersonal) Deltagarlistor Representationskostnader

19 Budgetrubrik G Transnationellt samarbete Samarbete med annat ERF- eller RF-projekt i annat EU-land

20 Budgetrubrik H Övriga direkta kostnader Kostnader som inte passar under annan budgetrubrik Inte poster för oförutsedda utgifter

21 Budgetrubrik I Indirekta kostnader Personal med stödjande funktion Privata organisationer max 20% Offentliga organisationer max 10% Beräkningsunderlag tydlig koppling till projektet härledas ur bokföringen inte kostnader under annan budgetrubrik inte kostnader som finansieras ur andra källor

22 Stödberättigande kostnader Inom kontraktsperioden Både utgift och kostnad Rimliga och klart kopplade till projektet Måste finnas med som budgetposter i den senast reviderade och godkända versionen av finansplanen i kontraktet

23 Ej stödberättigande kostnader Moms Kapitalavkastning, amorteringar, räntor m.m. Representationskostnader för enbart projektpersonal Kostnader avseende annat projekt eller arbetsprogram som beviljats gemenskapsbidrag Markinköp Personalkostnader som utgör normal tjänstgöring Bidrag i natura

24 Kostnader med särskild finansiering Budgetrubrik J Budgetrubrik K Budgetrubrik L

25 Budgetrubrik J Projektpartners särskilt finansierade kostnader Direkta och stödberättigade kostnader av projektpartner Bokförda hos projektpartner eller annan enhet hos projektägaren Lönekostnader för privat anställda avdelad dokumenterat beslut

26 Budgetrubrik K- Offentligtfinansierade bidrag till målgruppen T.ex. dagbidrag eller introduktionsersättning Riskabel medfinansiering! Viktigt att styrka att mottagare av stöd ingår i projektverksamheten! även att mottagarna motsvarar slutgiltig målgrupp upprätta deltagarlistor Utbetalning styrks med bokföringsunderlag Utbetalande myndighet projektägare eller partner

27 Budgetrubrik L Särskilt finansierade offentliga löne- och resekostnader Ej ersatta offentliganställda Avdelad genom dokumenterat beslut Resekostnader för personal upptagen under L Deltid i projekt krav på tidredovisning Mallar finns att ladda ned från hemsidan Får inte överstiga 50% av totala medfinansieringen från projektägare och partner

28 Kontant finansiering Budgetrubrik M EU-bidraget från fonden Budgetrubrik N Intäkter Budgetrubrik O Extern medfinansiär Budgetrubrik P Projektpartner Budgetrubrik Q Projektägare Tänk på att ett projekt får inte gå med vinst! - medfinansieringen från fonden regleras

29 Budgetrubrik Z Naturabidrag och andra icke stödberättigande kostnader Icke stödberättigande kostnader Påverkar inte storleken på fondbidraget Kan visa på kostnadseffektivitet Arbetsinsatser redovisas med tidrapporter Mallar finns att ladda ned från hemsidan Andra utgifter för dessa personer kan vara stödberättigande

30 Lägesrapport

31 Lägesrapportering När? - Reglerat i kontraktet Mellanliggande utbetalning Riskprojekt Längre projekt Mallar Mer information se Fondhjälpredan kap. 6.2

32 Lägesrapportering Genomförd projektverksamhet Genomförda aktiviteter Mål resultat indikatorer Framgångar Svårigheter och risker

33 Lägesrapportering Avvikelser och förändringar i projekt- och finansplan Planerade avvikelser och förändringar Varför? Påverkan på inriktning, uppsatta mål och förväntat resultat Betydande förändringar ändringsansökan

34 Ekonomisk lägesrapportering Ange brytdatum, d.v.s. utfall t.o.m. Utdrag från huvudboken på transaktionsnivå Hänvisa till utdraget i ekonomiska rapporten Både projektägarens och projektpartners kostnader Redovisningen ska vara särskiljd ordinarie redovisning (t.ex. eget kostnadsställe, projektkod, aktivitet) Behörig underskrift

35 Ansökan om ändring

36 Ansökan om ändring Betydande förändringar Anmäl snarast och i god tid Påverkan finans- och projektplan Utgör tillägg till ursprungligt kontrakt Mer information se Fondhjälpredan kap. 4.6

37 Ansökan om förlängning

38 Ansökan om förlängning Om projektet varar längre än 24 månader kan bidragsöverenskommelsen behöva delas upp i två kontraktsperioder Klausul finns i kontraktet om att avtalet kan förlängas vid en viss tidpunkt Ny reviderad finansplan inför kommande period Ändringar i finansplan kan innebära ändringar i projektplan Förlängningsansökan ska skrivas även om det inte skett någon förändring i projektet

39 Slutrapport

40 Slutrapport för verksamheten Slutrapport måste lämnas in efter varje kontraktsperiod Använd aktuell mall på hemsidan Viktigt att återkoppla till projekt- och finansplanen Bifoga oberoende utvärdering av projektet (gäller för sista kontraktsperioden) Mer information se Fondhjälpredan kap. 6.3

41 Slutrapport Genomförd projektverksamhet - aktiviteter som genomförts - framgångar i projektet - svårigheter/risker i projektet - förändringar i projektplanen Måluppfyllelse och uppnådda resultat - har uppsatta mål och resultat har nåtts? - förklara både positiva och negativa resultat - redogör för indikatorerna (ingångsvärde och utfall)

42 Slutrapport Uppföljning och utvärdering - löpande uppföljning - uppföljning på längre sikt - pågående eller avslutad utvärdering Erfarenheter - positiva/negativa erfarenheter - vad kan andra lära sig från projektet?

43 Slutrapport Implementering - implementering i ordinarie verksamhet Spridning av erfarenheter och resultat - spridning av resultaten - uppmärksamhet i media - synliggörandet av medfinansiering

44 Ekonomisk rapport Redovisning: A Personalkostnader ERF nummer: E Rad Partner: Projektägare: Storstad kommun Projektnamn: Utvecklingsprojektet Utfall t.o.m: Budget: ,00 Bokföringsref: kostnadsställe: 3569 aktivitet: 1 (personal) Återstår: 1 535,00 Datum Beskrivning av kostnaden. Typ av dokumentation Från huvudbok: Utfall, belopp: konto verifikationsnummer En rad kan motsvara en bifogad summerad rapport från huvudbok eller en enskild transaktion. Bokförda lönekostnader enligt rapport i huvudbok (bil. A1). Avser lön + sociala avgifter för Karl Karlsson jan-aug (Tidrapport, lönespecifikation etc) Anställningsbeslut 100 %, lönespecifikationer Enligt bilaga A , ,00 Mall finns på hemsidan Se Fondhjälpredan avsnitt 6.4

45 Ekonomisk slutrapportering Redovisa utfall för hela kontraktsperioden Utdrag från huvudboken på transaktionsnivå Hänvisa till utdraget i ekonomiska rapporten Både projektägarens och projektpartners kostnader Redovisningen ska särskiljas ordinarie redovisning (t.ex. eget kostnadsställe, projektkod, aktivitet) Behörig underskrift! Avvikelserapport!

46