Fondhjälpredan Europeiska återvändandefonden

Transkript

1 Fondhjälpredan Europeiska återvändandefonden

2 Fondhjälpredan Återvändandefonden, version Diarienummer: Foto: Ida Ling Flanagan Fondhjälpredan Återvändandefonden innehållsförteckning 1 INLEDNING VARFÖR EN FONDHJÄLPREDA? VILKA KAN SÖKA? FÖR VAD KAN MAN SÖKA? GRUNDLÄGGANDE DOKUMENT KONTAKTUPPGIFTER OCH ADRESSER DEFINITIONER VILLKOR FÖR MEDFINANSIERING FRÅN FONDEN VEM ÄR PROJEKTÄGARE, PROJEKTPARTNER RESPEKTIVE TREDJE PART? KONTRAKTSPERIOD (REDOVISNINGSPERIOD) BIDRAG FRÅN FONDEN KAN BARA DELFINANSIERA PROJEKTET SÅ BESTÄMS DET SLUTLIGA BIDRAGETS STORLEK VAD MENAS MED STÖDBERÄTTIGANDE KOSTNADER? SPRIDNING AV RESULTAT MEDFINANSIERINGEN FRÅN EU SKA SYNLIGGÖRAS VIKTIG INFORMATION OM NYA REGELVERKSTOLKNINGAR UPPHANDLINGSBESTÄMMELSER SÅ HÄR GÅR ANSÖKAN TILL VIKTIGT ATT TÄNKA PÅ VAD SKA ANSÖKAN OMFATTA? ANSÖKNINGSBLANKETTEN PROJEKTPLANEN FINANSPLANEN INTYG FRÅN PROJEKTPARTNER OCH MEDFINANSIÄRER MÅSTE FINNAS MED ÄRENDETS GÅNG FRÅN ANSÖKAN TILL SLUTREGLERING BESLUT OM MEDFINANSIERING KONTRAKTET (BIDRAGSÖVERENSKOMMELSEN) EF-NUMMER PROJEKTMÖTE BIDRAGSÖVERENSKOMMELSE OCH SÄRSKILDA VILLKOR ALLMÄNNA VILLKOR GÄLLER ALLA BEVILJADE PROJEKT PROJEKTPLANEN OCH FINANSPLANEN BIFOGAS ÖVERENSKOMMELSEN OM PLANERNA BEHÖVER FÖRÄNDRAS SKA DET ANMÄLAS OM PROJEKTET OMFATTAR MER ÄN EN KONTRAKTSPERIOD UTBETALNING AV BIDRAG FRÅN FONDEN UTBETALNINGAR TILL PROJEKT DÅ MIGRATIONSVERKET ÄR PROJEKTÄGARE UTBETALNINGAR TILL ÖVRIGA PROJEKT Utbetalningstillfälle 1, förhandsfinansiering (50 procent) Utbetalningstillfälle 2, mellanliggande betalning (30 procent) Utbetalningstillfälle 3, slutreglering av medfinansiering RAPPORTERING OCH DIALOG... 32

3 6.1 MALLAR SOM SKA ANVÄNDAS LÄGESRAPPORT KRÄVS FÖR EN ANDRA UTBETALNING Verksamhet Ekonomi SLUTRAPPORT MÅSTE LÄMNAS EFTER AVSLUTAD KONTRAKTSPERIOD Verksamhet Ekonomi EKONOMISK RAPPORTMALL I EXCEL KONTROLLER, REVISIONER OCH UTVÄRDERINGAR AV PROJEKTEN BESLUT OM BIDRAGSFINANSIERING FRÅN FONDEN KAN ÅTERKALLAS BUDGETERING OCH EKONOMISK REDOVISNING (PROGRAMÅR ) REDOVISNINGSKRAV Projektbokföring Fakturarutiner Dokumentation och arkivering Territoriella villkor Internfakturor Mervärdesskatt (moms) Kostnader som inte är stödberättigande Upphandlingsbestämmelser FINANSPLAN I EXCEL SÅ FUNGERAR DEN STÖDBERÄTTIGANDE DIREKTA KOSTNADER Budgetrubrik A: Lön till personal Budgetrubrik B: Resor Budgetrubrik C: Tjänster Konsulttjänster och övriga tjänster Budgetrubrik D: Inköp av varor Inkl. tryckkostnader och avskrivningar Budgetrubrik E: Hyra av lokaler och utrustning Budgetrubrik F: Möten, seminarier och konferenser Budgetrubrik G: Transnationellt samarbete, aktiviteter Budgetrubrik H: Övriga kostnader BUDGETRUBRIK I: INDIREKTA KOSTNADER, OH-PÅSLAG FINANSIERING KOSTNADER MED SÄRSKILD FINANSIERING Budgetrubrik J: Av projektpartner särskilt finansierade direkta kostnader Budgetrubrik K: Offentligfinansierade bidrag till slutliga målgruppen Budgetrubrik L: Särskilt finansierade offentliga löne- och resekostnader KONTANT FINANSIERING Budgetrubrik M: EU-bidrag från fonderna Budgetrubrik N: Intäkter genererade av projektet Budgetrubrik O: Kontant finansiering från externa finansiärer Budgetrubrik P: Projektpartner Budgetrubrik Q: Kontant finansiering från projektägaren BUDGETRUBRIK X: BALANS I BUDGETEN BUDGETRUBRIK Z: NATURABIDRAG OCH ANDRA ICKE STÖDBERÄTTIGANDE KOSTNADER BUDGETERING OCH EKONOMISK REDOVISNING (PROGRAMÅR )

4 8.1 REDOVISNINGSKRAV Projektbokföring Fakturarutiner Dokumentation och arkivering Territoriella villkor Internfakturor Mervärdesskatt (moms) Kostnader som inte är stödberättigande ex surfplatta Projektpartners kostnader Granskning av upphandling FINANSPLAN I EXCEL SÅ FUNGERAR DEN STÖDBERÄTTIGANDE DIREKTA KOSTNADER Budgetrubrik A: Lön till personal Budgetrubrik B: Resor Budgetrubrik C: Tjänster Konsulttjänster och övriga tjänster Entreprenad Budgetrubrik D: Inköp av varor Inkl. tryckkostnader och avskrivningar Budgetrubrik E: Hyra av lokaler och utrustning Budgetrubrik F: Möten, seminarier och konferenser Budgetrubrik G: Transnationellt samarbete, aktiviteter Budgetrubrik Y: Särskilda utgifter avseende målgrupperna Budgetrubrik H: Övriga kostnader BUDGETRUBRIK I: INDIREKTA KOSTNADER FINANSIERING KONTANT FINANSIERING Budgetrubrik M: Finansiering från fond Budgetrubrik N: Intäkter genererade av projektet Budgetrubrik O: Kontant finansiering från tredje part Budgetrubrik P: Kontant finansiering från projektpartner Budgetrubrik Q: Kontant finansiering från projektägaren BUDGETRUBRIK X: BALANS I BUDGETEN BUDGETRUBRIK Z: NATURABIDRAG OCH ANDRA ICKE STÖDBERÄTTIGANDE KOSTNADER

5 Fondhjälpredan Europeiska återvändandefonden 1 Inledning 1.1 Varför en fondhjälpreda? Den här hjälpredan vänder sig till den som avser att ansöka om medel från Europeiska återvändandefonden eller som genomför projekt finansierade från fonden. Eftersom Europeiska kommissionen den 2 mars 2011 beslutade om nya tillämpningsföreskrifter är fondhjälpredan uppdelad i två delar, då olika regelverk gäller för olika programår, se avsnitten 7 och 8. Avsnitt 7 berör projekt som finansieras av medel från programår 2008 fram till och med Avsnitt 8 berör projekt som finansieras av medel från programår 2011 och framåt. För ansökningar under 2012 och framåt gäller alltså avsnitt 8 för budgetering och redovisning. Återvändandefonden ger stöd till utvecklingsprojekt som avser att förbättra alla aspekter inom återvändande och återvandring. Finansieringen innebär en möjlighet att prova nya idéer och utveckla metoder som om de faller väl ut kan införas i ordinarie verksamhet. Bidraget från fonden utbetalas inte villkorslöst. Som ansvarig för ett projekt är du skyldig att hantera de krav som ställs beträffande ekonomisk redovisning, rapportering m.m. Ju mer förberedd och insatt du är, desto lättare är det att hantera villkoren. Hjälpredan sammanfattar och förklarar de regler som styr fondens verksamhet och ska ses som ett stöd. 1.2 Vilka kan söka? Medfinansiering från Återvändandefonden kan sökas av statliga myndigheter, kommuner, landsting, undervisnings- eller forskningsinstitut, stiftelser, arbetsmarknadsorganisationer, regeringsorgan, internationella organisationer, icke-statliga organisationer och företag. Privatpersoner kan inte söka pengar ur fonden. 1.3 För vad kan man söka? De utvecklingsprojekt som kan få medfinansiering av Återvändandefonden ska ha sin inriktning på att utveckla något eller flera av följande områden: Självmant återvändande för av- eller utvisade m.fl. som återvänder på egen hand. Tvångsvis återvändande för av- eller utvisade m.fl. som vägrar återvända självmant eller avvikit. Frivillig återvandring för tredjelandsmedborgare som har någon form av internationellt skydd eller tillfälligt skydd. Fonden stödjer projekt som har idéer som passar in i det fleråriga nationella programmet (se nedan). 5

6 1.4 Grundläggande dokument I nedanstående dokument finns de flesta reglerna som styr hanteringen av fonderna. Dokumenten finns på Migrationsverkets webbplats. Den grundläggande rättsakten Europaparlamentets och rådets beslut nr 575/2007/EG av den 23 maj 2007 om inrättandet av Europeiska återvändandefonden för perioden som en del av det allmänna programmet Solidaritet och hantering av migrationsströmmar. Tillämpningsföreskrifter Kommissionens beslut av den 5 mars 2008 om tillämpningsföreskrifter med beaktande av rådets beslut 575/2007/EG, 2008/458/EG. Official Journal L 167, 27/06/2008 P Kommissionens beslut av den 23 juli 2009 om ändring av beslut 2008/458/EG om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets beslut nr 575/2007/EG, 2009/614/EG Official Journal L 210, 14/08/2009 P Kommissionens beslut av den 2 mars 2011 om ändring av beslut 2008/458/EG om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets beslut nr 575/2007/EG Särskilda prioriteringar Kommissionens beslut nr 2007/837/EG av den 30 november 2007 om genomförande av Europaparlamentets och rådets beslut nr 575/2007/EG med avseende på antagandet av strategiska riktlinjer för Flerårigt nationellt program Plan för hur fondmedlen ska användas i Sverige under Programmet innehåller information om särskilt prioriterade åtgärder och om målgrupper. Programmet är utarbetat av Migrationsverket i samarbete med myndigheter och frivilligorganisationer. Det fleråriga programmet rapporteras till regeringen och fastställs av EU-kommissionen. Andra viktiga informationskällor Faktablad medfinansiering av projekt Kort information från fondenheten om förutsättningarna inför varje årlig utlysning. 6

7 1.5 Kontaktuppgifter och adresser Migrationsverket är ansvarig myndighet för Europeiska återvändandefonden och även för Europeiska flyktingfonden i Sverige. Fondenheten på Migrationsverket har till uppgift att förvalta fonderna och det är hit ni ska vända er med frågor om dessa två fonder. Om ni funderar på att göra ändringar i ert projekt kontakta fondenheten innan ni gör ändringarna. KONTAKTUPPGIFTER Postadress: Migrationsverket Fondenheten Norrköping E-postadress: migrationsverket@migrationsverket.se Används för officiella dokument, t.ex. projektansökningar. Webbplats: Här finns även kontaktinformation till fondenhetens handläggare. 1.6 Definitioner I denna fondhjälpreda avses med åtgärd: ett projekt eller en grupp av projekt som valts ut av fondenheten, som bidrar till de allmänna och specifika mål som RF syftar till, projekt: de särskilda praktiska medel som en slutlig stödmottagare använder för att genomföra en åtgärd helt eller delvis, slutlig stödmottagare: det rättssubjekt som ansvarar för genomförandet av ett projekt, även kallat projektägare, t.ex. fristående organisationer, nationella, regionala eller lokala myndigheter, övriga ideella organisationer, offentligrättsliga eller privaträttsliga företag eller internationella organisationer, projektpartner: ett rättssubjekt som genomför ett projekt i samarbete med en slutlig stödmottagare genom att förse projektet ifråga med resurser och genom att få en del av gemenskapens stöd genom den slutliga stödmottagaren, tredje part: ett rättssubjekt som finansierar ett projekt utan att ta del av medfinansiering från fonden, bidragsöverenskommelse: ett avtal eller ett annat motsvarande rättsligt instrument som innehåller de villkor som gäller för att fonden ska ge ekonomiskt stöd till den slutliga stödmottagaren för att genomföra projektet. 7

8 2 Villkor för medfinansiering från fonden Detta avsnitt beskriver de villkor som är förknippade med fondbidraget. Alla som tänker söka eller redan arbetar med fondfinansierade projekt behöver känna till dessa grundläggande villkor. 2.1 Vem är projektägare, projektpartner respektive tredje part? Projektägare Den myndighet, organisation eller företag som stått för ansökan och som sedan tecknar kontrakt med fondenheten är projektägare. Projektägaren är ansvarig för projektets genomförande och rapportering m.m. enligt villkoren i bidragsöverenskommelsen (kontraktet). Det innebär bland annat: Ansvar för att bidragsöverenskommelsens bestämmelser tillämpas i alla avseenden och av alla projektpartner. Ansvar för hela projektets ekonomiska redovisning, även projektpartners utgifter. Ansvar för att lämna lägesrapport och slutrapport. Ansvar för rekvirering av EU-bidrag och för återbetalning av EU-bidrag som inte kan styrkas som stödberättigat. Ansvar för överföring av EU-medel till projektpartner. Ansvar för arkivering av projekthandlingar i minst 10 år. Även bestyrkta kopior på bokföringsunderlag till projektpartners inkomster och utgifter i projektet ska finnas hos projektägaren. Projektpartner En projektpartner är en organisation eller företag som stödjer och samarbetar med projektägaren i genomförandet av projektet. Samarbetet består i att partnern förser projektet med resurser och att partnern aktivt deltar i genomförandet samt tar del av gemenskapens stöd genom projektägaren. För att vara projektpartner måste man alltså ta del av det ekonomiska stödet. Projektpartnerns deltagande ska tydligt beskrivas i både projekt- och finansplan. Villkoren för stöd från fonden omfattar en projektpartner på motsvarande sätt som för projektägaren. 1 För vare sig projektägaren eller projektpartnern får medfinansieringen genom fonden överstiga 50 % (75 % för särskilt prioriterat område) av respektive parts stödberättigande kostnader. Endast projektägaren eller en projektpartner kan ha kostnader som är stödberättigande. Ett intyg ska bifogas ansökan, där projektpartnern intygar sin status som partner i projektet och sin eventuella medfinansiering. Projektpartner och projektägare måste vara registrerade och etablerade i EU eller vara en internationell organisation. Organisationer från länder utanför EU kan medverka i genomförandet av projektet, men får inte ta del av finansieringen. Upphandlade leverantörer och konsulter är inte projektpartner. Regler för upphandling ska följas, se avsnitt (8.3.3) 1 Tillämpningsföreskrifter Artikel 39 8

9 Tredje part Ett rättssubjekt (t.ex. fristående organisationer, nationella, regionala eller lokala myndigheter, övriga ideella organisationer, offentligrättsliga eller privaträttsliga företag eller internationella organisationer) kan också finansiera ett projekt utan att ta del av medfinansiering från fonden. Finansiären deltar då i projektet i form av tredje part och dess kostnader ska inte tas upp på kostnadssidan i finansplanen. 2.2 Kontraktsperiod (redovisningsperiod) Finansieringen från fonden är kopplad till årliga program. Endast kostnader som uppstår inom en viss tidsperiod berättigar till stöd. Kostnaden får inte heller vara betald före kontraktsperioden 2, kostnader i form av avskrivningar är ett undantag. Ett projekt som varar över flera år kan därför behöva delas upp i två kontraktsperioder eftersom bidrag från respektive årligt program ska redovisas separat. 3 Varje kontraktsperiod kan beskrivas som ett delprojekt avseende rapportering och bidragsbestämmelser. Projekt som varar en kortare tid behöver i normala fall endast en kontraktsperiod. I vissa fall där fondenheten bedömer det nödvändigt kan en uppdelning ske i två kontraktsperioder. Ändrad maximal projekttid Inför utlysningen av 2012 års medel ändrades maximal projekttid för genomförandet av ett projekt från 36 månader till 30 månader. 30 månader motsvarar därmed den genomförandeperiod som enligt tillämpningsföreskrifterna omfattar ett programår för Återvändandefonden (se vidare 4.7). 2.3 Bidrag från fonden kan bara delfinansiera projektet Den högsta tillåtna andelen finansiering med EU-bidrag (medfinansieringsgrad), för projektägare respektive projektpartner, är normalt 50 procent av den totala stödberättigande kostnaden. För projekt inom särskilt prioriterade områden är medfinansieringsgraden högst 75 procent (läs mer om särskilt prioriterade områden i det fleråriga nationella programmet). Resterande kostnader måste täckas av andra finansiärer eller av stödmottagarna själva. Ett EU-projekt får inte heller gå med vinst; om de sammanlagda intäkterna i projektet är större än kostnaderna, minskar EU-bidraget i motsvarande mån. All finansiering måste kunna redovisas. Bidrag in natura, t.ex. obetalt frivilligt arbete, kan inte tas upp som medfinansiering. 4 2 Den grundläggande rättsakten Artikel 35 (3) 3 Tillämpningsföreskrifter Bilaga 11, I Tillämpningsföreskrifter Bilaga 11, III.G 9

10 2.4 Så bestäms det slutliga bidragets storlek 5 Bidraget från fonden beror på vilka faktiska kostnader och intäkter som projektet har haft. Bidragets slutliga storlek fastställs först när hela kontraktsperioden är genomförd och redovisad. Centralt tema i EU-kommissionens tillämpningsföreskrifter för fonden är kostnadseffektivitet, vilket bör återspeglas i alla ansökningar till fonden. Bidraget från fonden till projektet ska vara det lägsta av följande tre belopp: Maxbeloppet som anges i bidragsöverenskommelsen. Medfinansieringsgraden enligt bidragsöverenskommelsen multiplicerat med de stödberättigande kostnaderna. I regel är medfinansieringsgraden 50 procent eller 75 procent av de stödberättigande kostnaderna. Det belopp som blir resultatet av principen att projektet inte får gå med vinst. Det innebär att om summan av samtliga intäkter överstiger summan av stödberättigande kostnader ska bidraget från fonden sänkas med motsvarande belopp till dess att inkomstsidan och utgiftssidan är lika stora. När slutrapporten efter varje kontraktsperiod har godkänts sker en slutreglering. Om de projektmedel som hittills utbetalats till projektägaren överskrider det slutliga bidragets storlek så är projektägaren återbetalningsskyldig. I annat fall utbetalas mellanskillnaden till projektägaren i en slututbetalning. Även efter fondenhetens granskning kan det slutgiltiga beloppet komma att revideras, se avsnitt Vad menas med stödberättigande kostnader? Vad som är stödberättigande eller inte regleras i bilaga 11 i EU-kommissionens tillämpningsföreskrifter (se avsnitt 1.4). I avsnitt 7 av hjälpredan förklaras närmare vad dessa regler innebär i praktiken (avsnitt 8 för projekt finansierade från programår 2011 och framåt). Kostnader som får finansieras med bidrag från fonden ska: finnas med i den överenskomna och godkända finansplanen, ha uppstått hos, vara bokförda och betalda av projektägaren eller en projektpartner, ha uppkommit inom den avtalade kontraktsperioden, kunna redovisas och styrkas med fullgott underlag (tidredovisning, fakturor), vara inom ramen för fondens mål, vara kopplade till fondens målgrupper, vara i enlighet med fondens regelverk samt vara skäliga enligt principen om en sund ekonomisk förvaltning, inte vara finansierade från andra källor (exempelvis andra EU-fonder). 5 Tillämpningsföreskrifter Artikel 12 10

11 2.6 Spridning av resultat Ett mycket viktigt mål med medfinansieringen från fonderna är att erfarenheter och resultat från projektverksamheten sprids och påverkar den allmänna utvecklingen på området. Projektresultaten ska i första hand spridas av projektägaren och deras projektpartner. Även Migrationsverket och EU-kommissionen har rätt att sprida och använda de erfarenheter och metoder som blir resultatet av projektet. 2.7 Medfinansieringen från EU ska synliggöras Projekt som medfinansieras av Europeiska återvändandefonden är skyldiga att informera om denna finansiering. 6 Det innebär att logotypen med EU-flaggan ska finnas med tillsammans med uppgiften att Europeiska återvändandefonden är medfinansiär på allt relevant material, t.ex. protokoll, inbjudningar, deltagarlistor, rapporter, broschyrer, brevpapper, nyhetsbrev och affischer. När projektet syns eller nämns vid seminarier, konferenser och utbildningar ska åhörarna informeras om att Europeiska återvändandefonden medfinansierar projektet. Skyltar och dekaler med EUlogotypen ska sättas upp på de platser där projektet bedrivs. I särskilda fall ställs även krav på permanent skyltning efter projekttidens slut. 7 Om projektet byggt en webbplats ska logotypen visas på startsidan på ett tydligt sätt detta gäller såväl interna som externa webbplatser. EU-flaggning ska alltid prioriteras och endast i undantagsfall och om det inte finns någon möjlighet att använda denna skrivs texten: Detta projekt medfinansieras av Europeiska återvändandefonden. Projektägaren får gärna använda båda modellerna. Dessa regler gäller samtliga projektägare och projektpartner samt vid externa utvärderingar. Observera att projektet riskerar att gå miste om hela eller delar av det beviljade stödet om kraven på synliggörande inte följs. EU-flaggan och en logotyp med både flaggan och fondnamnet kan laddas ned från Migrationsverkets webbplats. 2.8 Viktig information om nya regelverkstolkningar Efter anmärkningar från revisionsinstanser gjordes nya tolkningar av regelverket under våren De nya tolkningarna påverkar samtliga projekt från och med programår Nedan följer en sammanfattning av de viktigaste förändringarna 6 Tillämpningsföreskrifter Artikel 34 7 Ibid 8 Information om de kommande förändringarna publicerades på Migrationsverkets webbplats den 23 februari 2012, samt gavs i brev till samtliga projektägare med tidigare och/eller nuvarande finansiering från Europeiska flyktingfonden III och Europeiska återvändandefonden, den 23 mars

12 För att anses som projektpartner krävs att den organisation, myndighet eller företag som samarbetar med projektägaren i genomförandet av projektet också tar del av medfinansieringen från fonden. En transaktion av fondmedel ska ske från projektägaren till projektpartnern. Vare sig projektägarens eller projektpartnerns medfinansiering från fonden får överstiga 50 % (75 % för projekt inom särskilt prioriterade områden) av dess stödberättigande kostnader. En särskild budgetrubrik för att redovisa projektpartnerns direkta kostnader har tidigare funnits i finansplansmallen. Denna rubrik har tagits bort i och med utlysningen av fondmedel för programår De direkta kostnader som en projektpartner har, med anledning av projektets genomförande, redovisas under respektive rubrik för direkta stödberättigande kostnader. För att fondenheten ska kunna bedöma respektive parts rätt till medfinansiering från fonden är det viktigt att projektägaren i respektive bilaga till finansplanen tydligt anger om kostnaden ådragits av projektägaren eller av en projektpartner. Om projektet har flera projektpartner ska det tydligt framgå vilken projektpartner som har ådragit sig kostnaden. Ny version av finansplan och mall för ekonomisk rapportering Projekt från programår 2011 och framåt som använt en tidigare version av finansplanen, inkluderande budgetrubrik J och K, men som ännu inte slutrapporterat, ombeds använda den nya mall för ekonomisk rapportering som publicerats på Migrationsverkets webbplats. Vi beklagar det eventuella merarbete detta orsakar för er administration! För att undvika felrapportering, vilket i förlängningen kan leda till återkrav, är det dock nödvändigt att använda mallar som tydligt visar vilka kostnader som enligt de nya regelverkstolkningarna är stödberättigande. De nya regelverkstolkningarna påverkar samtliga projekt från och med programår Upphandlingsbestämmelser OBS! Det ankommer på projektägaren att hela tiden hålla sig uppdaterad på upphandlingens regelverk och denna redogörelse gör inte anspråk på att vara heltäckande utan endast att vara en vägledning i regelverket kring offentlig upphandling. Dessa upphandlingsbestämmelser är giltiga för fondenheten såväl som för andra aktörer vars verksamhet genomförs med medel ur Europeiska flyktingfonden och Europeiska återvändandefonden. Bärande principer för upphandling i verksamhet finansierad med medel ur Flyktingfonden eller Återvändandefonden Har en aktör beviljats medel ur Flyktingfonden eller Återvändandefonden genom fondenheten har aktören, om den är ett offentligt organ, alltid ett ansvar enligt lagen (2007:1091) om offentligt upphandling (LOU) för de upphandlingar som den eller dess partner genomför med dessa medel. 12

13 LOU ska alltså följas. Det innebär att aktören som upphandlar varor och tjänster med medel från Flyktingfonden eller Återvändandefonden ska bedriva upphandlingen på ett affärsmässigt sätt. Konkurrensmöjligheter ska sökas och utnyttjas. Anbud och anbudsgivare ska behandlas objektivt så att konkurrens på lika villkor uppnås. De grundläggande principerna som aktören ska följa vid upphandling av varor och tjänster, enligt 1 kap. 9 LOU, är: Principen om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer. Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska behandlas lika och ges samma förutsättningar. Principen om ömsesidigt erkännande innebär bl.a. att intyg och certifikat som utfärdats av behöriga myndigheter i något medlemsland måste godtas i de övriga medlemsländerna. Principen om proportionalitet innebär att kvalifikationskraven och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband och stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Principen om transparens innebär att upphandlingsprocessen ska vara öppen och kunna förutses. I förarbetena har ytterligare ett kriterium tillkommit: Principen om öppenhet, som handlar om information, dvs. att alla ska kunna ta del av alla upphandlingsdokument på lika villkor, att annonsering sker på korrekt sätt och att alla som deltagit i en upphandling får besked om resultatet i denna upphandling. I LOU går gränsen för direktupphandling vid ett kontraktsvärde om cirka kr (år 2013). Ett anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen för direktupphandling. När värdet av ett kontrakt som ska upphandlas ska beräknas, så ska värdet av ett kontrakt uppskattas till det totala belopp som ska betalas enligt kontraktet. Vid beräkningen ska options- och förlängningsklausuler beaktas som om de utnyttjats. Vid beräkningen ska den upphandlande myndigheten beakta direktupphandlingar av samma slag gjorda av myndigheten under räkenskapsåret. Fondenhetens revision och granskning: krav på dokumentation I fondenhetens ansvar ingår att följa upp och granska upphandling som finansierats genom medel ur Flyktingfonden eller Återvändandefonden. Sådan upphandlingsverksamhet måste därför vara systematiskt och väl dokumenterad. Följande dokument anses alltid vara av relevans för fondenhetens granskning av upphandling: A1, Anbudsinfordran, dvs. uppmaningen att komma in med anbud. A2, Samtliga inkomna anbud. A3, Anbudsvärderingsprotokoll, där det framgår vilket anbud som vinner och vilka poäng eller dylikt som varje anbud uppnått. A4, Beslut om vilket anbud som vann. A5, Avtal mellan projektet och den vinnande anbudsgivaren. 13

14 Om ett ramavtal finns behövs istället följande dokument: B1, Ramavtal/ramavtalen med samtliga leverantörer aktören har för denna typ av tjänster. B2, Anbudsförteckning. B3, Förfrågningsunderlaget till ramavtalen och utvärderingsmodell. B4, Beslut om vilket anbud som vann. B5, Om det finns i skriftlig form, avtal mellan projektet och den vinnande anbudsgivaren. Om det skett en förnyad konkurrensutsättning behövs även följande dokument: B6, dokumentation kring förnyad konkurrensutsättning, samt B7, dokumenten som uppges i p. A1 5. Fondenheten kommer att begära in samtliga relevanta handlingar rörande sådan upphandlingsverksamhet. Fondenheten gör därutöver en bedömning av vilka dokument som är relevanta för granskningen av upphandlingen/upphandlingarna i det enskilda fallet. 14

15 3 Så här går ansökan till 3.1 Viktigt att tänka på Ansökan ska inkomma i original med behörig underskrift och elektroniskt för att underlätta handläggningen. Ansökan måste vara komplett och skriven på anvisade blanketter och mallar. Läs igenom anvisningarna innan ni fyller i blanketter och mallar. Avsätt tid för att göra ett grundligt förarbete till ert projekt. Flera utvärderingar visar att ett väl genomfört förarbete bidrar till att hålla projektets plan och nå uppsatta mål. Fundera på om projektet kan kopplas samman med tidigare projekt på svensk eller europeisk nivå och därmed ta tillvara på eventuella synergier. Var realistisk och uppmärksamma eventuella risker. Det är vanligt att projektplanerna är ambitiösa och att risker i projekten inte hanteras, vilket kan leda till återkrav. I ansökan ska det anges hur risker i projektet ska hanteras. Ta tidigt kontakt med potentiella projektpartner och medfinansiärer. Det kan ta tid att få fram de intyg som ska biläggas ansökan. Knyt en ekonom till projektet redan från starten. Kontakta även er ekonomienhet för att försäkra er om att ni kan hantera kraven på redovisning. Att genomföra ett EU-finansierat projekt kräver administrativ kapacitet! Sätt er in i regelverket, till att börja med genom att läsa denna hjälpreda. Informera era projektpartner om vad som gäller. Att missa viktig information kan få stora negativa konsekvenser för finansieringen av projektet. Tänk på att läsaren av er ansökan ska förstå den utan att vara insatt i den verksamhet som beskrivs. Finns det otydligheter i ansökan kan den komma att avslås. Dokumentera! En löpande och noggrann dokumentation krävs vid uppföljning och utvärdering av ert projekt. I förlängningen ligger också dokumentationen till grund för framtida erfarenhetsutbyte och resultatspridning. Läs igenom avsnitt 6 i samband med projektansökan. Det är bra att tidigt ha förståelse för vilka krav som gäller vid slutrapportering. Kom ihåg att avsätta tid och ekonomi för slutrapporteringen i projektplaneringen. 3.2 Vad ska ansökan omfatta? Vid ansökan om medfinansiering, likväl som vid rapportering av pågående och avslutade projekt, är det viktigt att ni använder de anvisade blanketter och mallar som finns på Migrationsverkets webbplats Använd denna hjälpreda när ni fyller i ansökan och dess bilagor. Hjälpredan ger vägledning och stöd när ni fyller i ansökan och när projektplanen, finansplanen och övriga bilagor ska utformas. Standardiserade blanketter och mallar behövs för att säkerställa ett enhetligt förfarande och att samtliga uppgifter som krävs för att kunna fatta beslut om medfinansiering inkommer till fondenheten. 15

16 Checklista Följande dokument och mallar fylls i elektroniskt när ni ansöker om medfinansiering från Europeiska återvändandefonden Ansökan om medfinansiering från Europeiska återvändandefonden Projektplan Finansplan Intyg från projektpartner med eller utan medfinansiering (även den sökande ska lämna intyg om medfinansiering). Intyg från annan medfinansiär än projektpartner (i de fall det finns en medfinansiär som inte själv medverkar i projektet). Dessutom ska följande dokument biläggas ansökan Kopia på underlag som styrker firmatecknarens behörighet. Senaste årsredovisningen eller, om denna inte upprättats, den senaste resultatoch balansräkningen för föregående budgetår (gäller endast organisationer som inte är offentliga). 3.3 Ansökningsblanketten När ni söker medfinansiering från Europeiska återvändandefonden ska ni använda blanketten Ansökan om medfinansiering från Europeiska återvändandefonden. Ansökningsblanketten ska undertecknas av firmatecknaren för projektägaren. Så här fyller ni i ansökan om medfinansiering från Europeiska återvändandefonden Projektets namn Ange namnet på projektet. Kort sammanfattning av projektet Beskriv kortfattat projektets syfte och inriktning och lyft fram det som är unikt och nyskapande för projektet. English summary Beskriv kortfattat projektets syfte och inriktning på engelska. Uppgifter om projektet Ange projektets slutliga målgrupper och vilket av kommissionens prioriterade områden som projektet tillhör (jämför med det fleråriga nationella programmet). Återvändandefonden omfattar följande målgrupper: Asylsökande som väljer att återta sin ansökan och återvända frivilligt Flyktingar eller skyddsbehövande med uppehållstillstånd som vill återvandra Tredjelandsmedborgare som fått beslut om avvisning eller utvisning och som återvänder självmant Tredjelandsmedborgare utan rätt att vistas i Sverige som tvingas lämna landet. 16

17 Faktabladet och Återvändandefondens fleråriga program, som finns på Migrationsverkets webbplats, innehåller mer information om vilka målgrupper och vilka prioriteringar som finns för fonden. Ange projektets start- och slutdatum. Projektperioden ska vara densamma i projektplanen och finansplanen. Ange projektägare, dvs. ansvarig för projektets genomförande, samt namn- och kontaktuppgifter på projektledare och ansvarig för ekonomihantering. Uppgifter om projektägarens organisation Fyll i uppgifter om projektägaren, namn- och kontaktuppgifter samt uppgifter om organisation, organisationsnummer och kontonummer. Det är viktigt att dessa uppgifter stämmer! Underskrift Ansökan ska skrivas under av firmatecknaren, eller motsvarande, dvs. den eller de personer som har rätt att teckna bindande avtal för er organisations räkning. Dessutom ska kopia på underlag som styrker firmatecknarens behörighet bifogas ansökan. 3.4 Projektplanen Projektplanen beskriver bland annat projektets syfte, mål och dess genomförande. Planen är ett viktigt underlag vid bedömningen av medfinansiering från Återvändandefonden. Utöver detta fungerar den som underlag vid uppföljning och utvärdering av projektets verksamhetsresultat. Projektplanen beskriver även de aktiviteter som återfinns i finansplanen i form av kostnader. Projektplan och finansplan är bilagor till kontraktet, varför alla ändringar eller tillägg som görs (t.ex. under tiden efter ansökan eller inför kontrakt) måste in i planen. Nedan följer de rubriker som återfinns i mallen Projektplan. Under varje rubrik finns en beskrivning av vad avsnittet ska innehålla och ett antal exempel på frågeställningar som ska besvaras. Europeiska flyktingfonden eller Europeiska återvändandefonden Ange från vilken fond projektet söker medfinansiering. Ursprunglig version eller reviderad version Ange om projektplanen är ursprunglig, dvs. den plan som lämnas i samband med ansökan eller om det är en reviderad version. Ange när planen upprättats eller reviderats. Om det är en reviderad version, ange vilken revidering det är (nummer). Tänk på att projektplanen måste uppdateras vid relevanta förändringar och att dessa ska anmälas i förväg till fondenheten. Projektets namn Skriv namnet på projektet. EF-nummer Denna uppgift anges om projektet beviljats medfinansiering och redan tilldelats ett EF-nummer. EF-numret anges vid eventuella revideringar av projektplanen. 17

18 1. Bakgrund och syfte Detta avsnitt ska ge en tydlig bild av varför projektet behövs och beskriva syftet med insatsen. Det är viktigt att beskrivningen har rätt perspektiv är projektet på lokal nivå bör bakgrunden utgå ifrån lokala behov och förutsättningar. Av bakgrunden ska det framgå vilka utvecklingsbehov som projektet är tänkt att tillgodose. Det är viktigt att komma ihåg att fonderna inte ger medfinansiering till ordinarie verksamhet se bilaga 1. Därför ska kopplingen till de nationella behov och mål som identifierats i det fleråriga programmet alltid anges. Har projektet föregåtts av en förstudie, kartläggning eller liknande ska dessa anges i detta avsnitt. Det är viktigt att vara noga med dessa delar eftersom de får stor betydelse när beslut om eventuell medfinansiering fattas. Fondenheten kommer inte själva att hämta in den här informationen. I bakgrunden ska även anges inom vilket prioriterat område projektet tillhör. Om ni anger att projektet är särskilt prioriterat enligt kommissionens riktlinjer ska detta motiveras. Fondens prioriteringar finns i Återvändandefondens fleråriga program och faktabladet som finns på Migrationsverkets webbplats. Ha alltid målgruppen i fokus i beskrivningarna så att medel söks inom rätt prioritering. Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna: Vilka behov eller problem ska lösas? Koppla även behoven till de nationella behov som framgår av det fleråriga programmet. Har ni genomfört förprojektering innan ansökan, ange detta. Hur ska de identifierade behoven eller problemen lösas? Vilket är projektets övergripande syfte? Hur ser nuläget ut? (Håll beskrivningen på en realistisk nivå!) Vilket av kommissionens prioriterade områden tillhör projektet? Är projektet att betrakta som särskilt prioriterat i enlighet med kommissionens riktlinjer? Motivera varför! 2. Projektmål och förväntat resultat Detta avsnitt ska beskriva vad projektet ska ha uppnått när det är genomfört. Projektmålet är den situation/förändring som ska råda efter att projektet är avslutat. En bra utgångspunkt när målet formuleras är att beskriva vilken förändring som ska uppnås för målgruppen. Det är viktigt att skilja på genomförandet, dvs. vad som ska göras i projektet (processen) och det slutliga resultatet, dvs. det förväntade läget när samtliga aktiviteter är genomförda. Mål och förväntat resultat ska relatera till indikatorerna i avsnitt 3. Mål bör beskrivas både kvalitativt och kvantitativt. Dessutom ska varje mål vara SMART, dvs. Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidsatt. SMARTA mål kan också beskrivas som följande: Specifika Handla om just det som projektet kan åstadkomma, inte om saker som ni hoppas ska ske genom utomstående krafter (undvika ambitionsglidning, dvs. hålla fokus). Målen ska alltså vara enkla och tydliga 18

19 att arbeta med. Alla mål ska tydligt formuleras: det räcker inte att ange t.ex. siffror eller dylikt som rubrik för ett mål eller delmål. Mätbara Tydliga så att de tolkas på samma sätt av alla berörda och så att det går att följa upp dem, oavsett vem som genomför utvärderingen. Accepterade av deltagarna Förankrade hos dem som berörs av projektet. Realistiska Möjliga att uppnå med tilldelade resurser för projektet och de förutsättningar som finns runtomkring. Tidsatta/tidsbegränsade Möjliga att uppnå under tiden som projektet pågår. Har projektet etapp- eller delmål ska dessa anges under detta avsnitt. Etapp- och delmål kan användas för att beskriva vägen till projektmålet. Eventuella delmål ska tillsammans bidra till att nå projektets övergripande mål. Eventuella etappmål ska alltid tidsättas. Tänk på att begränsa det totala antalet målsättningar. Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna: Vilket/vilka mål har projektet? Vad är det förväntade resultatet för projektet? Vilka etapp- eller delmål finns för att nå projektmålet? (Var klar och tydlig vid formulerande av mål!) 3. Indikatorer Detta avsnitt ska beskriva hur projektets mål (som angivits i avsnitt 2) ska mätas och vilka indikatorer (kvantitativa och kvalitativa) som ska användas för att mäta måluppfyllelse och uppnådda resultat. Indikatorerna ska tydligt spegla valda mål och förväntade resultat. Ange minst en kvantitativ indikator för varje mål. Ett mål kan ha både kvantitativa och kvalitativa indikatorer. Indikatorn bör vara så konkret att den anges i faktiska antal eller andelar i procent. Indikatorer kan t.ex. mäta resursanvändning och mäta vad som uppnåtts genom vissa insatser. Indikatorer används för att bedöma vilken grad av förändring som projektet genererat. De kan även användas för att mäta hur långt projektet har kommit i förhållande till uppsatta mål. För att förändringen ska kunna mätas krävs att det finns ett ingångsvärde (nuläge vid projektstart) och ett slutvärde (nuläge vid projektslut). Val av rätt indikatorer är minst lika viktigt som val av mål och behöver anpassas till projektets storlek och kapacitet. Var noga med att beskriva mål och indikatorer så att de lätt kan förstås. Oklarheter kan få avgörande betydelse när beslut om medfinansiering ska prövas och när kontrakt ska undertecknas från fondenhetens sida. Det är projektägaren, inte fondenheten, som ansvarar för att dessa delar är tydliga. 19

20 Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna: Hur ska måluppfyllelse och uppnådda resultat för ert projekt mätas? Vilka indikatorer ska ni använda? Ange minst en kvantitativ indikator per projektmål och redovisa dem i punktform! Var klar och tydlig vid formulering av indikatorer! Finns verktygen (t.ex. befintlig statistik) för att mäta måluppfyllelsen i projektet eller krävs det ytterligare arbetsinsatser (t.ex. enkäter eller intervjuer)? 4. Genomförande av projektet Detta avsnitt ska beskriva hur projektet ska genomföras, dvs. hur man ska arbeta för att nå projektmålet. Val av strategi, metod och arbetssätt är beroende av flera aspekter, t.ex. behovet som föranleder projektet, projektets inriktning och målsättningen med projektet. Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna: Vilka metoder och arbetssätt kommer att användas för att genomföra projektet? Varför är den valda metoden och arbetssättet den bästa för ert projekt? Vilka utvecklingsaspekter och innovativa inslag finns i projektet? Hur kommer samverkan med projektpartner att ske? 5. Aktivitets- och tidsplan Detta avsnitt ska beskriva vilka aktiviteter som ska ingå i projektet, när dessa ska genomföras samt vem som ansvarar för aktiviteterna. Använd den mall som finns i projektplanen. Aktiviteter är medel/verktyg/metoder för att nå projektets mål, inte själva målet med projektet. De aktiviteter som medför kostnader ska kunna härledas i projektets finansplan. Som hjälp för att besvara denna del av projektplanen kan man exempelvis använda ett GANTT-/flödesschema. En realistisk tidsplan som är kopplad till aktiviteterna ska upprättas. I tidsplanen ska start- och slutdatum för aktiviteterna anges och när eventuella etapp- eller delmål ska vara uppnådda. Aktivitets- och tidsplanen ska även spegla projektets arbete som rör styrning, uppföljning, information och resultatspridning m.m. som beskrivs i projektplanens avsnitt Tänk på att betydande förändringar i projektplanen ska anmälas till fondenheten och godkännas i förväg. Var därför noga och realistiska i er planering. Kom ihåg att det alltid är viktigt och bättre att meddela avvikelser under projektets gång, än att vänta till slutrapporten. På så sätt kan fondenhetens ge tips och råd som kan underlätta för dig som projektägare. I vissa fall leder avvikelser till återkrav om de inte är anmälda i förväg. 20