Folke Bernadotteakademins villkor för stöd till projektverksamhet som främjar genomförandet av FN:s säkerhetsrådsresolution 1325

Transkript

1 Folke Bernadotteakademins villkor för stöd till projektverksamhet som främjar genomförandet av FN:s säkerhetsrådsresolution 1325 Tillämpning 1 Dessa villkor reglerar stöd till projektverksamhet som främjar genomförandet av FN:s säkerhetsråds resolution 1325 (hädanefter kallad resolution 1325) i enlighet med myndighetens beslut. 2 Stödet är avsett för verksamhet som främjar genomförandet av resolution 1325 och som är förenlig med gällande riktlinjer för biståndsmedel. Verksamhet som främjar kvinnors deltagande och verksamhet som syftar till att stödja kapacitetsuppbyggnad i kvinnoorganisationer i konflikt- och postkonfliktländer ses som särskilt relevanta. 3 Stöd kan lämnas till svenska och internationella organisationer och stiftelser som bedriver verksamhet enligt 1 och 2. 4 Bidragsgivare är Folke Bernadotteakademin. Bidragsgivaren hanterar alla frågor i anslutning till stödet och erhållet stöd ska redovisas av bidragstagaren till bidragsgivaren. Bidragstagare är den som söker eller beviljas stöd. 5 Stöd lämnas, i mån av tillgång till medel, främst i form av större projektbidrag. En ansökan om stöd bör inte understiga SEK. Maximalt kan en huvudsökande beviljas SEK i stöd under ett och samma kalenderår. Med huvudsökande menas den organisation eller stiftelse som leder arbetet. Huvudsökande är ansvarig för såväl delredovisning som slutredovisning av bidraget till bidragsgivaren. En ansökan kan endast ha en huvudsökande. Förutsättningar för erhållande av medel 6 Projekt som redan påbörjats eller genomförts när ansökan inlämnas beviljas inte stöd. Stöd lämnas inte heller till en organisation eller stiftelse som brustit i redovisning av tidigare erhållna medel. 7 Ansökningar lämnas till bidragsgivaren på den ansökningsblankett som bidragsgivaren tillhandahåller. Om ansökan ej bedöms vara komplett med samtliga bilagor när ansökningstiden har gått ut, kommer ansökan inte att bedömas. Om ansökan är komplett, men bedöms behöva förtydliganden ska sökanden lämna dessa inom av bidragsgivaren utsatt tid. 8 Sökta bidrag ska främst utgöra ett stöd till specifika aktiviteter. Kostnader för personal ska specificeras i ansökan och främst personalkostnader relaterade till 1

2 projektets aktiviteter kommer att beviljas. Kostnader för administration får inte överstiga 10 procent av det sökta bidraget. 9 Bidragsgivaren bedömer ansökan utifrån projektets relevans, genomförbarhet samt tidigare genomförd verksamhet. Där beaktas även organisationens kapacitet för genomförande av projektverksamhet. Därtill bedöms tidigare projektverksamhet och hantering av tidigare beviljade medel. Verksamhet 10 Bidraget gäller för den verksamhet som anges i bidragsbeslutet. Budget 11 Den budget som godkänts av bidragsgivaren ska följas. En viss omdisponering får dock ske mellan projektets budgetposter utan konsultation med bidragsgivaren. Dessa omdispositioner får däremot inte överskrida SEK av de anslagna medlen eller frångå de villkor som fastställts i beslutet gällande medlens användning utan bidragsgivarens godkännande. Om omdisponering större än SEK mellan budgetposter önskas ska bidragsgivaren kontaktas omgående och en skriftlig förfrågan ska skickas in för bedömning. Bidragsgivaren beslutar om godkännande av dessa omdisponeringar. Rekvisition och utbetalning av medel 12 Om ej annat angivits i beslut ska bidragstagaren rekvirera medel inom en månad från beslutsdatum. Projektstart räknas en månad från rekvisitionsdatum. Om en första rekvisition inte lämnats in inom en månad från att bidraget beviljats kan rätten till bidrag upphöra. 13 Beviljade medel betalas ut när originalrekvisition inkommit till bidragsgivaren. Medel rekvireras på blankett som bidragsgivaren tillhandahåller. Rekvisition ska vara undertecknad av två behöriga företrädare för bidragstagaren, varav en ska ha rätt att teckna firma. Bidragsgivaren kan komma att begära att de som rekvirerar bidraget ska kunna styrka sina behörigheter med protokollsutdrag, registreringsbevis eller motsvarande dokument. 14 Beviljade medel betalas ut i svenska kronor. Intäkter av räntor på utbetalade medel ska användas för samma ändamål som bidraget avser. 15 Projektbidrag som beviljats ska delrekvireras enligt beslut. Redovisning av beviljade medel 16 Bidragsmottagare ska lämna redovisning till bidragsgivaren. Redovisning ska ske enligt bidragsgivarens villkor. Om redovisning inte inkommer enligt villkor i beslut, eller inte bedöms uppfylla kraven, betalas inte ytterligare medel ut och tidigare utbetalda medel kan komma att återkrävas. Bidragsgivaren lämnar ställningstagande till bidragstagaren om respektive redovisning godkänts. 2

3 17 Bidragsgivaren har rätt att besöka och utvärdera den verksamhet som finansierats. Bidragsgivaren har också rätt att begära in kopior av räkenskaper och övrigt underlag som rör bidragets användning. 18 Delredovisning ska ske enligt beslut och på den blankett som bidragsgivaren tillhandahåller. Delredovisningen ska vara undertecknad av behörig företrädare för bidragstagaren. Bidragsgivaren kan komma att begära att den som delredovisar bidraget ska kunna styrka sin behörighet med protokollsutdrag, registreringsbevis eller motsvarande dokument. 19 Slutredovisning ska lämnas in till bidragsgivaren i enlighet med beslut för det beviljade stödet. Redovisningen ska innehålla en sammanfattande redogörelse för den totala användningen av bidraget och verksamheten som genomförts. Slutredovisning ska ske på den blankett som bidragsgivaren tillhandahåller. Slutredovisningen ska bestå av både en verksamhetsrapport och en ekonomisk redovisning. Slutredovisningen ska vara undertecknad av behörig företrädare för bidragstagaren. Bidragsgivaren kan komma att begära att den som slutredovisar bidraget ska kunna styrka sin behörighet med protokollsutdrag, registreringsbevis eller motsvarande dokument. Verksamhetsrapport 20 Verksamhetsrapport ska, om inte annat anges i beslutet, lämnas till bidragsgivaren i samband med slutredovisning. Verksamhetsrapporten ska överskådligt redogöra för den verksamhet som bedrivits med stöd av bidraget. Verksamhetsrapportering ska ske på den blankett som bidragsgivaren tillhandahåller. Ekonomisk redovisning 21 Ekonomisk redovisning ska lämnas in till bidragsgivaren enligt beslut. Bidragstagaren ska kunna särredovisa den verksamhet som bidraget avser. Verksamheten ska redovisas mot den budget som godkänts av bidragsgivaren och eventuella avvikelser ska anges och kommenteras. Redovisningen ska även omfatta användningen av den faktiska eller, om denna inte kan fastställas, den beräknade ränteintäkten. Redovisningen ska vara undertecknad av behörig företrädare för bidragstagaren. 22 Den ekonomiska redovisningen ska vara granskad och styrkt med intyg från revisor. Revisionen ska utföras i enlighet med internationellt erkänd revisionsstandard (International Standards in Auditing ISA) utfärdat av International Federation of Accountant (IFAC). Revisorn ska uttala sig i enlighet med ISA 805 i sin rapportering om huruvida ekonomisk redovisning överensstämmer med beviljad budget samt Folke Bernadotteakademins villkor för stöd till projektverksamhet som främjar genomförandet av FN:s säkerhetsrådsresolution Om det beviljade bidraget ej överstiger SEK kan en lekmannarevisor granska redovisningen om det inte finns särskilda skäl för att kräva granskning av yrkesverksam revisor, vilket bedöms av bidragsgivaren. Lekmannarevisorn måste vara fristående i förhållande till ansvarig styrelse och ansvariga medelsförvaltare. Lekmannarevisorn får inte heller vara jävig genom något eget ekonomiskt intresse i 3

4 den stödda verksamheten. Revisorns intyg ska lämnas in till bidragsgivaren tillsammans med redovisningen. 24 Om bidraget överstiger SEK ska en yrkesverksam revisor granska redovisningen. Med yrkesverksam menas godkänd eller auktoriserad revisor. Revisorns intyg ska lämnas in till bidragsgivaren tillsammans med redovisningen. Den extra kostnad som kravet på revisors granskning av bidragets användning medför får tas ur bidraget om upptagen i ansökans budget. Den kostnad som revisionen medfört ska styrkas vid återrapportering. 25 Om revisorns granskning inte är klar till det datum då den ekonomiska redovisningen ska lämnas in kan bidragstagaren ansöka om uppskov. En begäran om uppskov ska göras till bidragsgivaren senast en månad innan det datum som redovisningen ska lämnas in till bidragsgivaren. Generellt gäller att uppskov medges i högst tre månader. I särskilda fall kan uppskov lämnas så att granskningen kan ske i samband bidragstagarens årsredovisning. Bidragsgivaren beslutar om uppskov med redovisningen. Återbetalning av medel 26 Medel som inte förbrukats för sitt ändamål ska redovisas och återbetalas till bidragsgivaren. Återbetalning ska ske senast det datum då stödet ska slutredovisas. Om medel ska återbetalas till bidragsgivaren ska även oförbrukad, faktisk ränteintäkt räknas med i det belopp som ska betalas tillbaka. 27 Om bidragstagaren inte kan återbetala bidraget inom ovan nämnda tid kan bidragsgivaren i vissa fall bevilja uppskov med återbetalningen. Ansökan om uppskov ska lämnas in till bidragsgivaren senast en månad före det datum då stödet ska redovisas och oförbrukat stöd återbetalas. Ansökan om uppskov ska innehålla en tidsplan för återbetalningen. Bidragsgivaren beslutar om uppskov med återbetalning. Om ansökan avslås ska oförbrukat stöd återbetalas enligt ursprunglig plan. 28 Bidragstagaren kan ansöka om eftergift av återbetalningsskyldigheten. Ansökan ska lämnas till bidragsgivaren som prövar ansökan enligt bestämmelserna om eftergift i förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar. 29 I de fall där återbetalning blir aktuell beslutar bidragsgivaren om hela eller delar av bidraget ska återbetalas. Har bidragsgivaren beslutat att bidragstagaren ska återbetala hela eller delar av bidraget ska återbetalningen ske inom den tid som bidragsgivaren anger. Om bidragstagaren inte hinner använda medlen enligt beviljad plan 30 Bidragstagaren har skyldighet att kontakta bidragsgivaren om beviljad projektverksamhet ej kan genomföras enligt godkänd projektplan. 31 Medel som inte använts eller inte kommer att kunna användas inom den period som bestämts i beslutet har bidragsgivaren rätt att kräva att medel återbetalas. Återbetalningsskyldigheten inträder när det står klart att medlen inte använts eller uppenbarligen inte kommer att användas. 4

5 32 Bidragstagaren kan ansöka om förlängning av perioden då de beviljade medlen får användas. Detta för att ge bidragstagaren möjlighet att utan ytterligare tillskott av medel från bidragsgivaren genomföra hela den verksamhet som förutsatts i beslutet. Ansökan om förlängning ska ha inkommit till bidragsgivaren senast två månader före det datum för sista disponering av medel som angetts i beslutet. Bidragsgivaren beslutar om förlängning av perioden då medel får användas. Om ansökan avslås ska återbetalning ske då redovisning inlämnas. Om bidragets andel av totalkostnaden har blivit för stor i proportion till annan finansiering 33 Om bidraget endast ska täcka en del av den totala kostnaden för projektverksamheten ska medlen återbetalas om det visar sig att totalkostnaden har blivit mindre än beräknat och bidraget därmed fått täcka en större del av kostnaderna än beslutet avsett. 34 Bidragsgivaren kan besluta om jämkning av återbetalningsskyldigheten om övriga intäkter i verksamheten av oförutsedda skäl blivit mindre än planerade och det med hänsyn till omständigheterna är oskäligt att begära återbetalning av hela beloppet. Ansökan om jämkning lämnas till bidragsgivaren senast två veckor efter att bidragstagaren mottagit ett återbetalningskrav. 35 Bidragsgivaren kan medge uppskov med återbetalning. Ansökan om uppskov lämnas till bidragsgivaren senast två veckor efter att bidragstagaren mottagit ett återbetalningskrav. Bidragsgivaren beslutar om ansökan om uppskov beviljas. Om bidraget använts för annat än avsett ändamål eller villkor åsidosatts. 36 Medel som använts för ändamål som uppenbarligen inte avsetts i beslutet ska återbetalas. Följer inte bidragstagaren bidragsgivarens villkor för detta stöd eller om bidragstagaren åsidosätter ett villkor som angetts i beslutet kan bidragsgivaren besluta att hela eller delar av bidraget ska återbetalas. Om bidragstagaren försummar sin redovisningsskyldighet 37 Försummar bidragstagaren sin skyldighet att lämna delredovisning, ekonomisk redovisning eller slutredovisning kan bidragsgivaren besluta att hela eller delar av bidraget ska återbetalas. Om bidragstagaren lämnat oriktig uppgift. 38 Om bidragstagaren genom att lämna oriktig uppgift, eller på något annat sätt har förorsakat att bidrag lämnats felaktigt eller med för högt belopp, ska hela eller delar av bidraget återbetalas. 39 Om bidragstagaren insett eller borde ha insett att felaktiga uppgifter lämnats ska hela det beviljade bidraget återbetalas. Detta gäller även om hela eller delar av bidraget använts. 40 Om bidragstagaren inte insett eller borde ha insett att felaktiga uppgifter lämnats avser återbetalningsskyldigheten de medel som inte använts. Om 5

6 bidragstagaren tagit på sig ofrånkomliga kostnader omedveten om felaktigheten kan bidragsgivaren besluta att dessa kostnader undantas från återbetalningskravet. 41 Återbetalningsskyldigheten kan jämkas om felaktigheten endast påverkat beloppets storlek i obetydlig omfattning. Bidragsgivaren beslutar om sådan jämkning. 6