Information och råd till aktör/utförare inom UTCEDprojektet

Transkript

1 1(6) Stäm av kontinuerligt mot aktivitetsplanen. Planera in egna avstämningar i kalendern. Information och råd till aktör/utförare inom UTCEDprojektet Lämnade uppgifter Den organisation som får medel för aktiviteter inom UTCED bör kontinuerligt under aktiviteternas utförarperiod stämma av verksamheten mot beskrivning och övrigt underlag som är grunden för erhållande av medel. Vid varje ansökan om utbetalning lämnar mottagaren en lägesrapport som redovisar verksamheten (gäller vid fakturering var 3:e månad). Länsstyrelsen i respektive län prövar ansökan om utbetalning mot det fattade beslutet om medel där angivna och godkända aktiviteter samt redovisningen är underlag för prövning. En ansökan är en offentlig handling En ansökan om genomförande av aktiviteter inom UTCED är en offentlig handling. Det innebär att intressenter har rätt att få ta del av det som står i ansökan, oavsett om medel beviljas eller inte. Kontrollera om ni måste följa lagen om offentlig upphandling, om inte ska allt ni gör kunna anses följa affärsmässiga villkor. Notera noga de datum som gäller redovisning. För utbetalning: 1) Sammanställ redovisning enligt mallar och instruktioner 2) Kopiera/skriv ut allt som ska bifogas och signera blanketter. 3) Skicka in till länsadministratören 4) Vänta på godkännande 5) Fakturera enligt instruktioner Länsstyrelsen Östergötland Offentlig Upphandling Stödmottagare som omfattas av LOU Om aktören som beviljats medel är upphandlande enhet måste SFS 2007:1091 Lagen om offentlig upphandling följas. De olika stegen i upphandlingsförfarandet skall dokumenteras skriftligt och upphandlingsunderlaget skall på begäran kunna uppvisas för UTCED. Stödmottagare som inte omfattas av lagen om offentlig upphandling Om aktören som beviljats medel inte omfattas av lagen om offentlig upphandling skall en affärsmässig upphandling tillämpas. De olika stegen i upphandlingsförfarandet och upphandlingsunderlaget skall på begäran kunna uppvisas för UTCED. För att en kostnad skall anses vara stödberättigande skall den ha uppkommit på i övrigt affärsmässiga villkor, vilket innebär att all upphandling av varor eller tjänster bör utsättas för konkurrens. Arkivering av verifikationer Originalverifikationer ska sparas hos aktören till och med Om aktörens verksamhet omorganiseras eller ändras ska det framgå av arkiv- och dokumentationsplaner var originalverifikationer återfinns. Ansökan om utbetalning De redovisade kostnader, verifikat och andra underlag får inte ha legat eller komma att ligga till grund för andra offentliga stöd, inklusive EG-stöd, än de som framgår av beslutet. Upplysning av EG-regel Art 13 p2 1828/2006 För att utbetalning av medel kan komma ifråga ska först en redovisning av kostnader skickas in, tillsammans med huvudbok, (resultaträkning), kopior av verifikationer samt lägesrapport. Ev. inbjudningar, deltagarlistor, tidningsartiklar/annonser, informationsmaterial etc. ska också bifogas. POSTADRESS GATUADRESS TELEFON E-POST INTERNET ORG NR Linköping Östgötag ostergotland@lansstyrelsen.se

2 2(6) Alla kostnader och intäkter kring aktiviteterna ska vara särredovisade i aktörens bokföring och tas med i den ekonomiska redovisningen. Särredovisningen kan ske antingen genom separat projektredovisning, eller att intäkter och kostnader bokförs med särskild kod till kontot i resultat- och balansräkningen. Redovisning av kostnader ska ske på aktuell blankett. Samtliga kostnader i redovisningen ska vara betalda och upparbetade. Av sammanställningen ska det framgå vilken aktivitet det avser och hur det är kopplat till insatsens mål och syfte. Vilka blanketter och mallar som gäller får aktören via sin länsadministratör. Redovisas inte kostnader i enlighet med de datum som finns i beslutet kan UTCED upphäva avsatta medel till de godkända aktiviteterna. Redovisning av kostnader ska skickas in till aktuella länets administratör. När kostnader godkänts av länsadministratören skall de sammanställas enligt befintligt exempel och faktureras till Länsstyrelsen i Örebro län. Endast kostnader under beslutad aktivitetstid kan inräknas som godkända kostnader. Faktureras inte medlen innan aktivitetstidens slut kan beslutet om beviljande av medel upphävas. Länsstyrelsen kan besluta om att del av det totala beviljade summan betalas ut först när slutrapporten godkänts. Granskningsrätt Samarbetande organisationer inom projektet UTCED, Tillväxtverket, ESV och ledamot i övervakningskommittén, samt strukturfondspartnerskapet för Regionala strukturfondsprogrammet, har rätt att hos stödmottagaren följa arbetet och ta del av alla handlingar, inklusive redovisning och bokföring, vilka kan ge upplysning om aktiviteterna som genomförts. Samma rätt tillkommer bemyndigade personer från Europeiska gemenskapen och andra bemyndigade nationella organ. GLÖM INTE EU-logga och att upplysa om att pengar till aktiviteter kommer från programmet Främja kvinnors företagande och EU. Saknas det godkänns inte Information och publicitetskrav Det ska i alla aktiviteter, informations- och publiceringsmaterial mm framgå att aktiviteterna finansieras av Tillväxtverkets program Främja kvinnors företagande och Europeiska Regionala Utvecklingsfonden. Informations- och publicitetsaktiviteter ska särskilt redovisas i läges- och slutrapporter, i enlighet med mallen för rapporter som bifogas beslutet. Ytterligare anvisningar om information och publicitet kan erhållas på Omprövning och upphävande av beslut UTCED (med dess projektägare Länsstyrelsen Örebro län) har rätt att ompröva eller upphäva beslutet om stöd i vissa fall. Det kan gälla hela eller delar av beslutet. Några exempel på situationer när en omprövning eller upphävande kan bli aktuell är om beslutet har fattas i strid med Tillväxtverkets regler, gemenskapsreglerna eller Regionala strukturfondsprogrammet eller att beslutet fattats på grund av oriktig, vilseledande eller ofullständiga uppgifter från aktivitetsutföraren. Att aktören inte följer villkor och regler som gäller för beslutet kan också vara grund för att ompröva eller upphäva beslutet.

3 3(6) Återbetalningsskyldighet Om ett beslut om medel omprövas eller upphävs är aktören återbetalningsskyldig för belopp som tagits emot i strid med beslutet om stöd, Tillväxtverkets regler, gemenskapsreglerna eller Regionala strukturfondsprogramdokumentet. Om det är oskäligt att återkräva hela beloppet har UTCED möjlighet att reducera beloppet. Återbetalning kan krävas inom tio år från det att beloppet betalades ut. Aktören ska återbetala stödet helt eller delvis jämte ränta enligt Räntelagen SFS 1975:635. Lär er vad en godkänd utgift/kostnad är för något. Ni undviker att få stå för någon kostnad själva, p.g.a. att den inte kan godkännas inom UTCED. Grundläggande krav för godkända kostnader Utgångspunkten är att projektets kostnader så långt det är möjligt ska redovisas som direkta. Direkta kostnader är godkända kostnader för aktivitet inom UTCEDprojektet om de: är tillkommande utöver aktörens ordinarie verksamhet är betalda av aktören har uppkommit för och är nödvändiga för aktiviteternas genomförande har uppkommit under den period som har fastställts enligt beslut har bokförts hos aktören kan styrkas av aktören genom kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar ur dennes redovisning har uppkommit efter offentlig upphandling, eller om upphandling inte krävs, på i övrigt affärsmässiga villkor. Kostnadsslag Personal/Lön Kostnadsslaget Personal avser lönekostnader för personer som är anställda av aktören och deltar direkt i arbetet kring godkända aktiviteter. Godkända lönekostnad avser endast den tid den anställde arbetar med beviljade aktiviteter. Lönekostnader avser lön samt lönebikostnader. Lönebikostnader är semesterersättning samt sociala avgifter enligt kollektivavtal. Tidredovisning skall lämnas av alla personer som arbetar med aktiviteterna. Behörig företrädare för aktören skall bekräfta tidredovisningens riktighet. Tidredovisningen ska innehålla personens namn, antal timmar per dag, kronor per timme (för deltidsarbetande) och vilket arbete som utförts. Om den deltidsarbetande personen har månadslön ska en timlön beräknas enligt nedanstående exempel: Timlönen = Bruttomånadslönen dividerat med 165 timmar per månad plus semesterersättning samt tillägg för sociala avgifter. Lönespecifikation eller motsvarande ska lämnas vid första tillfället i samband med ansökan om utbetalning, samt vid förändring av lön. Extern kostnad / Köp av tjänst Externa kostnader/köp av tjänst är då aktören köper tjänster utifrån och därmed inte har arbetsgivaransvar. Vid den typen av köp uppkommer ofta krav på upphandling. Av fakturorna ska det framgå vilken tjänst som utförts. Nedlagd tid och timkostnad bör också framgå av fakturan.

4 4(6) Utgifter för underleverantörskontrakt eller konsultavtal är inte stödberättigande, om anlitande av en underleverantör ökar kostnaden för aktivheterna utan att tillföra något motsvarande värde. utgiften för underleverantören beräknats med en procentuell andel av aktiviteternas totalkostnad, om inte en sådan betalning kan motiveras av aktören med hänvisning till det verkliga värdet på det utförda arbetet eller den tillhandahållna tjänsten. Lokal Hyra för lokaler som aktören nyttjar för planering och genomförandet av aktiviteter är stödberättigande. Hyresavtalet ska om möjligt skickas in redan med ansökan, men om detta inte är möjligt ska det bifogas vid den första Ansökan om utbetalning där kostnaden tas upp. Kostnader för lokaler som aktören äger själv kan vara godkända om det finns en modell för att räkna ut driftskostnaden för den andel som arbetet inför aktiviteter använder. Räntor och amorteringar får inte ingå i modellen. I total fastighetskostnad ingår driftskostnader såsom el, vatten, värme och avskrivningar. Exempel Total lokalkostnad Lokalkostnad = Total yta i m * Nyttjad yta i projektet Resor och logi Resekostnader omfattar såväl resor som logi som är specifika för godkänd aktivitet. Med resor menas resor i ekonomiklass, turistklass/andra klass eller motsvarande. Med logi avses kostnader för högst mellanklasshotell. Eventuella levnadsomkostnader under resor får högst tas upp till motsvarande belopp för skattefritt traktamente. I resekostnader får också hyra av bil tas in. Övriga kostnader Hit hör kostnader som inte kan delas upp i de övriga kostnadsslagen såsom representation (se skatteverkets regler för representation), marknadsföring och kontorsmaterial. Kostnader för tryckning av broschyrer, visitkort, annonsering m.m. är stödberättigande endast om fullständig EU-logga (flagga, text Europeiska unionen Europeiska regionala utvecklingsfonden samt devisen En investering för framtiden ) och loggan för programmet Främja kvinnors företagande finns med. Projektintäker Har en aktivitet som finansieras av UTCED gett upphov till intäkter ska dessa givetvis redovisas. Med projektintäkter avses till exempel biljettintäkter, försäljningsintäkter, deltagaravgifter, uthyrning, betalning för tjänster som tillhandahålls genom aktiviteterna eller i övrigt liknande intäkter genererade i eller genom godkända aktiviteter. Den allmänna regeln är att om en intäkt har ett direkt samband med verksamheten så reduceras de stödberättigande kostnaderna. Om intäkten bara har ett visst samband med verksamheten ska en reducering av kostnaderna göras med hjälp av lämplig fördelningsmodell. Medlen beräknas därefter på nettosumman; kostnad minus intäkt.

5 5(6) Kostnader som i vissa fall kan vara stödberättigande Om nedanstående kostnader kan vara aktuella i samband med godkända aktiviteter bör kontakt tas med UTCED:s projektledning redan vid ansökningsförfarandet. Leasingavgifter Leasingavgifter är stödberättigande upp till marknadsvärdet för tillgången. Aktören ska själv visa marknadsvärdet senast vid första ansökan om utbetalning. Marknadsvärdet kan exempelvis visas genom prisjämförelser på Internet. Momsfrågan kan vara svår, men Skatteverket är experter. Fråga och be om skriftligt besked. Moms För aktiviteter som genomförs av privata företag och ideella föreningar föreligger normalt inte avdragsrätt av ingående moms för verksamheten. Momsen blir då en kostnad. Under vissa förutsättningar kan det dock finnas avdragsrätt för ingående moms. Aktören bör rådfråga Skatteverket vad som gäller specifikt kring de aktuella aktiviteterna eftersom det inte behöver vara samma som för den ordinarie verksamheten. Om Skatteverket bedömer att aktören inte får lyfta moms är denna kostnad stödberättigande. För aktiviteter som genomförs av statliga myndigheter, kommuner och landsting är den ingående momsen avdragsgill. Därmed ska alla kostnader redovisas exklusive moms för dessa utförare. Representation och ökade levnadskostnader Utgifter för representation och ökade levnadskostnader är endast godkänd med beloppsnivåer enligt SKV M 2006:24 om avdrag för ökade levnadskostnader, samt SKV A 2004:5 om avdrag för utgifter för representation m.m. Vid lunch, middag eller supé är avdragsgillt belopp 90 kr per person och måltid med tillägg för mervärdesskatt till den del denna inte skall dras av. Vid andra måltidsutgifter är avdragsgillt belopp 60 kr per person. Skälig avdragsgill utgift t.ex. för teaterbiljett anses vara 180 kr per person. Siffrorna gäller för tidpunkten vid detta dokuments genomförande (juni 2007). Det åligger aktören att hålla sig uppdaterad om gällande regler för representation och ökade levnadskostnader. Återkommande mat och fikakostnader vid interna möten/aktivitetsledning/personal kommer inte att godkännas. Vid speciella aktiviteter där förtäring normalt ingår som ett naturligt inslag, exempelvis konferenser, kan belopp över Skatteverkets råd godkännas som stödberättigande. Ett krav i dessa sammanhang är att aktivitetens upplägg och kostnader framgår av ansökan och beslut. För att fakturor som avser representation ska kunna godkännas måste alltid syfte och namn på deltagare framgå. Med syfte menas på vilket sätt aktiviternas genomförande gynnats. Tänk även på att bifoga eventuella följesedlar. Vad är en investering? Tänk er för innan ni köper något dyrare som har en längre livstid. Programvaror, datorer, kamera etc. är t.ex. i de flesta fall att anse som investering. Ni kommer inte att få tillbaka pengar för sådana inköp. Kostnader som inte är stödberättigande Investeringar Kostnader för inköp av utrustning som är avsedd för stadigvarande bruk, dvs. som inte är av karaktären förbrukningsmaterial är INTE en godkänd kostnad. Till investeringar räknas utrustning som beräknas ha en ekonomisk livslängd på minst tre år. Även uppförande av byggnader och köp av byggnad är en form av investering.

6 6(6) Utbildning Utbildningsaktiviteter är normalt inte godkända inom UTCED. I huvudsak kan bara kostnader för rådgivning och seminarier som är lämpliga för UTCED:s målgrupper och medverkande företag, anses vara godkända aktiviteter. Finansiella kostnader Avgifter för finansiella transaktioner, växlingsavgifter, räntekostnader och andra finansiella kostnader. Arbete Ideellt arbete (oavlönat), privat eget arbete (avlönat) samt övriga privata bidrag i annat än pengar. Representation Återkommande mat och fikakostnader vid interna möten för projektledning eller personal samt representation som inte är avdragsgilla enligt Skatteverkets allmänna råd. Kostnader utanför projektperioden Kostnader som uppstått före startdatum och slutdatum för projektperioden, exempelvis kostnader för projektansökan. Ökade levnadskostnader Kostnader som inte är avdragsgilla enligt Skatteverket Mervärdesskatt Vilken inte utgör en slutlig kostnad för stödmottagaren.