Information till svenska stödmottagare. europeiskt territoriellt samarbete (ETS)

Transkript

1 Information till svenska stödmottagare i europeiskt territoriellt samarbete (ETS) Central Baltic, Baltic Sea, Interreg IVC, Espon 2013, Interact II, South Baltic, North Sea, Urbact II och Öresund-Kattegatt-Skagerak (ÖKS) - version Sverige

2 Innehåll Grundläggande bestämmelser...2 First Level Control (FLC)...2 Information...2 En inkommen handling är en allmän handling...2 Detta ska skickas in till Tillväxtverket...3 Handläggningstid...3 Valutakurs...3 Offentlig upphandling...3 Inköp på affärsmässiga villkor...4 Arkivering av handlingar...4 Granskningsrätt...4 Information och offentlighetskrav...4 Projektintäkter...4 Huvudregler för stödberättigande kostnader...5 Stödberättigande kostnader...5 Personal...5 Externa tjänster...5 Resekostnader...5 Investeringar...6 Leasingavgifter...6 Finansiella avgifter och garantikostnader...6 Indirekta kostnader...6 Moms...7 Kostnader som inte är stödberättigande...7 Överklagan av beslut...7 Kontakt FLC...8 Anteckningar...9

3 Grundläggande bestämmelser Grundläggande bestämmelser om stöd från regionala utvecklingsfonden finns i: 1. Rådets förordning (EG) nr 1083/2006 av den 11 juli 2006 om allmänna bestämmelser för Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden och Sammanhållningsfonden samt om upphävande av förordning (EG) nr 1260/ Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1080/2006 av den 5 juli 2006 om Europeiska regionala utvecklingsfonden och om upphävande av förordning (EG) nr1783/ Kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 av den 8 december 2006 om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EG) nr 1083/2006 om allmänna bestämmelser för Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden och Sammanhållningsfonden och för Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1080/2006 om Europeiska regionala utvecklingsfonden 4. Förordning 2007:14 om förvaltning av EG:s strukturfonder Notera! Utöver bestämmelserna i ovanstående författningar kan särskilda villkor regleras i beslut om stöd till enskilt projekt. Detta informationsblad syftar till att ge allmän och sammanfattande information om bestämmelser för de europeiska territoriella programmen varje enskilt operativt program kan därutöver ha särskilda bestämmelser i sina program-manualer. First Level Control (FLC) Information Tillväxtverket är den svenska myndighet som är ansvarig för kontroller avseende svenska parter enligt artikel 16 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1080, där den förvaltande myndigheten inte är placerad i Sverige. Denna kontroll kallas First Level Control ( i fortsättningen kallad FLC) och avser Europeiska Territoriella Samarbeten (ETS). FLC avger därvid yttrande som används som underlag till beslut om utbetalning som fattas av förvaltande myndighet. Det här informationsbladet är tänkt att fungera som ett stöd vid projektredovisning och för att ni som Lead Partner/Project Partner (i dokumentet kallad stödmottagare) ska kunna redovisa komplett material när det blir dags för Tillväxtverket att kontrollera upparbetade kostnaderna. En inkommen handling är en allmän handling En handling som lämnas in till Tillväxtverket är en allmän handling och uppgifter som finns i denna är normalt offentliga. Det innebär att intressenter har rätt att få ta del av det som står i handlingen/handlingarna. Innan Tillväxtverket lämnar ut en allmän handling görs en sekretessprövning av uppgifterna i handlingen. 2

4 Detta ska skickas in till Tillväxtverket Nedan är en uppräkning av de minimikrav av dokument som ska skickas in till Tillväxtverket. Spårbarhet krävs genom exempelvis numrering så att man enkelt kan se vilken faktura som hör ihop med respektive post i kostnadssammanställningen och huvudboken. Kontakta ert programsekretariat för att få reda på vad som gäller i just ert program. Redovisa på mallar och blanketter som tillhandahålls av respektive program. Projektspecifik huvudbok; En projektkod för varje projekt Ska innehålla projektets kostnader (och ev intäkter) Omslutning huvudbok och rekvisitionsunderlag ska stämma överens (efter ev. korrigering av OH/Indirekta kostnader). Om omslutningen ej stämmer överens förklara skriftigt vad differenserna beror på. Alla fakturor (kopior) som belastat projektet för perioden Betalningsbevis (proof of payment), exempelvis bankutdrag el.dyl. Attesterad tidredovisning (i original) för de som arbetar deltid i projektet Uträkning av timkostnad med tillhörande lönespecifikation eller anställningsavtal som styrker den lön som ligger till grund för uträkningen. Organisationens upphandlingspolicy Följande dokument ska skickas in (vid första redovisningstillfället och vid förändring); Projektansökan Projektbeslut Partnership agreement och övriga projektspecifika avtal Budget Läges- eller slutrapport Beräkningsmodeller gällande indirekta kostnader och lokalkostnader Handläggningstid Handläggningstid på 3 månader är möjlig enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1080/2006, artikel 16 punkt 2 efter det att komplett granskningsunderlag inkommit till Tillväxtverket. För att tidsramar inom program och projekt ska kunna följas måste ni skicka in ett komplett granskningsunderlag till Tillväxtverket så snart er rapporteringsperiod är slut. Valutakurs Vid omräkning till EURO ska programmens regler för valutaomräkning följas. Aktuella valutakurser finns på: Offentlig upphandling Om stödmottagaren är upphandlande myndighet eller offentligt styrt organ ska lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) och lagen (2007:1092) om offentlig upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) följas. De olika stegen i upphandlingsförfarandet ska dokumenteras skriftligt och upphandlingsunderlaget ska på begäran kunna uppvisas för Tillväxtverket. 3

5 Termen offentligt styrt organ innefattar juridiska personer som tillgodoser behov i det allmännas intresse, under förutsättning att behovet inte är av industriell eller kommersiell karaktär. Kontakta Tillväxtverket/FLC vid osäkerhet om tillämpningen. Observera att programmen kan ha särskilda bestämmelser angående upphandling. Om stödmottagaren hänvisar till undantag i LOU/LUF ska stödmottagaren lämna en skriftlig redogörelse för varför undantaget ska vara tillämpligt. Enligt gällande rättspraxis råder stor restriktivitet i tillämpningen av undantagsbestämmelser. Inköp på affärsmässiga villkor Stödmottagare som inte är upphandlande myndighet eller offentligstyrt organ (se ovan) ska beakta affärsmässiga villkor vid inköp av varor och tjänster. Med affärsmässiga villkor avses att principerna om likvärdighet, ickediskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande samt proportionalitet ska beaktas vid inköp av varor och tjänster. Vid ansökan om utbetalning ska stödmottagaren kunna visa dokumentation och underlag som visar att utgifter uppkommit på affärsmässiga villkor och därmed att kostnadseffektivitet uppnås. Vid inköp av varor och tjänster över 5 prisbasbelopp är vägledande att stödmottagaren skriftligen tillfrågar minst tre leverantörer. Vid inköp av varor och tjänster över 50 prisbasbelopp är vägledande att stödmottagaren annonserar i dagstidning och egen hemsida. Arkivering av handlingar Handlingar och uppgifter, räkenskapsinformation ska sparas hos stödmottagaren. Se respektive programmanual för mer information. Om stödmottagarens verksamhet omorganiseras eller ändras ska det framgå av arkiv- och dokumentationsplaner var handlingarna finns. Granskningsrätt Tillväxtverket och Ekonomistyrningsverket (ESV) har rätt att hos stödmottagaren följa arbetet och ta del av all dokumentation gällande projektet. Samma rätt tillkommer bemyndigade personer från Europeiska gemenskapen och andra bemyndigade nationella organ. Information och offentlighetskrav Stödmottagare ska, genom information och skyltning, säkerställa att allmänhet och projektdeltagare får kännedom om att projektet och dess aktiviteter delfinansieras av Europeiska Regionala Utvecklingsfonden. Se respektive programmanual för ytterligare information. Därutöver kan information hämtas i Kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006. Projektintäkter Om ett projekt som finansieras av strukturfonderna ger upphov till intäkter ska dessa redovisas i projektet. Se respektive programmanual för ytterligare information. 4

6 Huvudregler för stödberättigande kostnader Det är inte säkert att alla kostnader som uppkommer i en projektverksamhet är godkända som stödberättigande kostnader och därmed kan ligga till grund för beräkning av stöd ur Europeiska regionala utvecklingsfonden. Redovisade kostnader, verifikat och andra underlag får inte ha legat eller komma att ligga till grund för andra offentliga stöd, inklusive annat EG-stöd. Direkta kostnader är stödberättigande: om de är tillkommande utöver stödmottagarens ordinarie verksamhet om de faktiskt är betalda om de har uppkommit för och är nödvändiga för projektets genomförande om de har uppkommit under den projektperiod som är fastställd i projektbeslutet om de har bokförts projektspecifikt hos stödmottagaren om de kan styrkas av stödmottagaren genom kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller andra redovisningshandlingar om de har uppkommit efter offentlig upphandling eller i övrigt på affärsmässiga villkor Se respektive programmanual för ytterligare information. Stödberättigande kostnader Personal Kostnadsslaget Personal avser lönekostnader för personer som är anställda av stödmottagaren och deltar direkt i projektarbetet. Stödberättigande lönekostnad avser den tid den anställde arbetar i projektet. Lönekostnader avser lön samt lönebikostnader 1. Tidredovisning ska lämnas i samband med projektredovisning för aktuell period. Det gäller alla personer som arbetar deltid i projektet. Tidredovisningen ska ske på tydliga blanketter där alla ovanstående uppgifter framgår. Lönespecifikation eller motsvarande ska lämnas första gången som lönen förekommer samt vid förändring. Sjuklön som stödmottagaren betalar för de anställda i projektet är stödberättigande. Kontrollera med programmet vilka blanketter som gäller för ert projekt. Externa tjänster Köp av tjänst är då stödmottagaren köper tjänster utanför den egna organisationen. Vid denna typ av köp uppkommer ofta krav på upphandling. Av fakturorna ska framgå vilken tjänst som utförts, nedlagd tid och timkostnad. Utgifter för anlitande av en underleverantör är inte stödberättigande om det ökar kostnaden för projektet utan att tillföra något motsvarande värde. Resekostnader Kostnader i samband med resor ska alltid styrkas med; Kvitton, fakturor 1 Lönebikostnader är semesterersättning, lagstadgade sociala avgifter (32,42% inkomstår 2008, 31,42% inkomstår 2009 och 2010) och avgifter enligt kollektivavtal (ex pensionavgift) 5

7 Reseräkningar Syfte med resa och resenärer (mötesagenda och deltagarförteckning) Se respektive programmanual för ytterligare information Investeringar Investeringar bör ha en beräknad ekonomisk livslängd på minst tre år. Till investeringar räknas kostnader för inköp av utrustning som är avsedd för stadigvarande bruk, dvs. som inte är av karaktären förbrukningsmaterial. Uppförande av byggnader och köp av byggnad tas upp som investering. Investeringar som belastar projektet ska vara godkända och budgeterade i projektbeslutet. Se respektive programmanual för ytterligare information Leasingavgifter Leasingavgifter är stödberättigande upp till marknadsvärdet för tillgången. Marknadsvärdet kan exempelvis visas genom prisjämförelser på Internet. Finansiella avgifter och garantikostnader Följande avgifter och kostnader kan vara stödberättigande: avgifter för transnationella finansiella transaktioner om genomförandet av en insats kräver att det öppnas ett eller flera separata konton, bankavgifter för att öppna och förvalta kontot eller kontona juristarvoden, notarieavgifter, se Kommissionens förordning (EG) 1828/2006, artikel 49. kostnader för garantier Se respektive programmanual för ytterligare information Indirekta kostnader Se programmanual vad som gäller för respektive program. OBS! Programmet Baltic Sea tillåter inte Indirekta kostnader. Observera att beräkningsmodell måste skickas in till FLC för godkännande innan redovisning. I annat fall är kostnaden inte stödberättigad. Indirekta kostnader är stödberättigande om de har uppkommit i direkt samband med de stödberättigande direkta kostnader som går att hänföra till projektet. Exempel på indirekta kostnader är: Telefoni Lokaler IT-stöd Vaktmästeri Städning Ekonomi, administration Kostnaderna som ska ingå i modellen baseras på föregående års redovisning för organisationen. Kostnadsposterna i framtagen modell för indirekta kostnader styrks med revisorsintyg där det intygas att kostnaderna är projektrelaterade och stämmer överens med verkligheten. 6

8 För beräkning av de indirekta kostnaderna som kan tas upp i projektet har Tillväxtverket tagit fram en modell där de stödberättigande indirekta kostnaderna fördelas ut. Täljaren utgörs av de organisationens totala stödberättigande indirekta kostnader. Nämnaren utgörs av organisationens totala lönekostnad, (lön inkl. lönebikostnader) exklusive lönekostnad för personer som ingår i de indirekta kostnaderna. De indirekta kostnaderna i projektet får uppgå till ett belopp beräknat på procentsatsen gånger lönen (och inte överstiger budget eller programmets gräns). Stödberättigande indirekta kostnader i organisationen Total lönekostnad i organisationen = Procentsats Procentsats x lönekostnader i projektet = Indirekta kostnader Moms För projekt som drivs av offentliga organisationer är den ingående momsen normalt avdragsgill dvs ingen kostnad för projektet. Alla kostnader ska alltså redovisas exklusive moms. För projekt som drivs i verksamheter där moms inte är avdragsgill blir momsen en slutlig kostnad och är stödberättigande. Stödmottagaren bör rådfråga Skatteverket vad som gäller specifikt för projektet eftersom det inte behöver vara samma som för den ordinarie verksamheten. Om Skatteverket bedömer att projektet inte har avdragsrätt för moms är denna kostnad stödberättigande. Kostnader som inte är stödberättigande Kostnader som uppstått före startdatum eller efter slutdatum för projektperioden Räntekostnader Böter, straffavgifter eller rättegångskostnader Kostnader som har dubbelfinansierats via annat EU-stöd eller nationellt offentligt stöd eller under andra programperioder Se programmanual för ytterligare information. Överklagan av beslut De kontroller som Tillväxtverket utför i sin roll som FLC är anse som till yttranden till förvaltande myndighet, som använder dessa yttranden som i underlag i beslut om utbetalning. I normalfallet går dessa utbetalningsbeslut av förvaltande myndighet att överklaga. Mer information om överklagan ges av respektive förvaltande myndighet. Tillväxtverkets yttranden, som alltså inte är att anse som beslut, går dock inte att överklaga. 7

9 Kontakt FLC Granskningen av de olika territoriella programmen är fördelade mellan Tillväxtverkets kontor i Östersund och Malmö. Varje program har även en utpekad ansvarig granskare. Enhetschef för First Level Control är Tommy Anjevall, Östersund. Programansvar Kontakt Postadress North sea South Baltic ÖKS (Öresund- Kattegatt- Skagerak) Mikael Dahl mikael.dahl@tillvaxtverket.se Christina Imander christina.imander@tillvaxtverket.se Rebecca Frej rebecca.frej@tillvaxtverket.se Malmö Tillväxtverket Malmö First Level Control Box Malmö OBS! Adressera inte försändelser direkt till namngiven person. Tel växel: (gemensam för hela Tillväxtverket) Birgitta Pettersson birgitta.pettersson@ tillvaxtverket.se Mårten Sandström Baltic Sea Interreg IVC Central Baltic Espon 2013 Urbact II marten.sandstrom@tillvaxtverket.se Anna Göransson anna.goransson@tillvaxtverket.se Håkan Flykt Tel: hakan.flykt@ tillvaxtverket.se Robert Berggren robert.berggren@ tillvaxtverket.se Sandra Zakrisson sandra.zakrisson@tillvaxtverket.se Östersund Tillväxtverket Östersund First Level Control Box Östersund OBS! Adressera inte försändelser direkt till namngiven person. 8

10 Anteckningar 9