Inlandet MIKRO PROJEKT. Leader. En livskraftig landsbygd främjar allas livskvalitet och hållbar utveckling

Transkript

1 En livskraftig landsbygd främjar allas livskvalitet och hållbar utveckling MIKRO PROJEKT Viktig information till er om genomför ett mikroprojekt Leader Trädgårdsgatan KATRINEHOLM

2 Innehåll Kontaktuppgifter 3 Offentliggörande 4 När används logotyperna 5 Vad ska framgå på en faktura 6 Olika betalningsbevis 6 Utlägg och kontant betalning 6 Investeringar 7 Begagnad utrustning 7 Mat och dryck 8 Gåvor 8 Ideellt arbete 9 Kostander som du aldrig kan få stöd för 10 Slutrapport 10 Blanketter Ansökan om utbetalning Intyg begagnad utrustning Körjournal Projektdagbok/per person Projektdagbok/per aktivitet Mall för slutrapport 2

3 Kontaktuppgifter Leader Trädgårdsgatan KATRINEHOLM Verksamhetsledare Birgit Andersson mob e-post: info@leaderinlandet.se Webb/Bokföring/Administration Cecilia Johansson mob e-post: cissi@leaderinlandet.se Administration Emma Dahlin tel: e-post:emma@leaderinlandet.se 3

4 OFFENTLIGGÖRANDE När EU-medel används för att finansiera Leaderprojekt ska EU-flaggan med samhörande text tillsammans med Leaderlogotypen användas för att upplysa om EU:s roll. Varje insats som handlar om information och offentliggörande ska innehålla följande delar: EU flagga i enlighet med de grafiska normerna tillsammans med en förklaring av gemenskapens roll med hjälp av följande uttalande: Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling: Europa investerar i landsbygdsområden Leader-symbol Leader s logotype Logotyperna som ska användas finns att ladda ner på. Leader s hemsida Var uppmärksam på att logotyperna finns i olika format beroende på vilket sätt de ska användas. Beskrivning finns på webb-sidorna. 4

5 För vilket material ska logotyperna användas? - Broschyrer - Faktablad och informationsblad - Nyhetsbrev - Skyltmaterial, t.ex roll-ups, affischer - Webben - PPT-presentationer - Vid annonsering Profilmaterial, så som t.ex. t-shirts, väskor och pennor, behöver inte ha loggor. Hur ska logotyperna placeras? Publikationer Logotyperna med samhörande text ska placeras tydligt på titelsidan. Publikationen ska också innehålla en hänvisning till vem som ansvarar för innehållet i informationen. Webben Om informationen görs tillgänglig genom elektroniska medel (webbplatser, databaser) eller i form av bild- och filmmaterial ska logotyper med samhörande text finnas med på första sidan tillsammans med en hyperlänk till kommissionens webbplats: och till Leader s webbplats: Hur gör man då projektet inte har något tryckt material? Muntliga presentationer Om projektet inte har något tryckt material att visa upp ska man i de sammanhang då man presenterar insatserna informera om gemenskapens deltagande. Detta gäller även när man t.ex. pratar med media oavsett om initiativet kommer från projektet eller från tidningen/radion/tv. Dokumentation Spara allt informationsmaterial som framställs av eller om projektet. Förutom annonser, broschyrer, press-releaser eller annat man framställt själv inkluderas också pressurklipp, TV-inspelningar och annat som må ha tillkommit på initiativ från någon utanför projektet. 5

6 Vad ska framgå på en faktura? Att fakturan tillhör projektet. Adressera fakturan direkt till Leader, med projektmärkning. Tydlig specificering av vad kostnaden avser t.ex. mängd, á pris, utfört arbete. Om fakturan hänvisar till en följesedel måste denna följa med fakturan. Betalningsmottagare Fakturanummer Fakturadatum Totalt belopp (exklusive och inklusive moms) Om F-skattesedel finns Momsreg.nr (personnr vid enskild firma) När någon i projektet betalar en vara eller tjänst kontant eller med kort Vid de tillfällen ni själva haft utlägg för projektet bifogar ni betalningsbevis/kvitto tillsammans med en ansökan om utbetalning och skickar till oss så betalar vi ut pengarna till er. Vid resor med egen bil har ni möjlighet att få ut den skattefria delen av bilersättningen som är 18,50 kronor. Bifoga körjournal med er ansökan om utbetalning. Bifoga kontoutdrag om personen betalat med kort samt ett kontobevis som visar att kontot som pengarna ska betalas ut till tillhör den personen. Detta bifogas tillsammans med kassakvitto, skrivet kvitto eller kontant betalning av faktura enligt nedan. Mindre kostnader där det finns en klar koppling mellan utgiften och andra aktiviteter i projektet, behöver inte styrkas med kontoutdrag. T.ex. buss- eller parkeringsbiljett i samband med en resekostnad. Kassakvitto. Skrivet kvitto där säljaren kvitterat att betalningen har mottagits. Kontant betalning av faktura där säljaren skrivit på fakturan att betalning mottagits (med betalningsdatum). 6

7 Investeringar Som investering räknas t.ex. Fasta anläggningar, som t.ex. inköp av byggnad samt ny-, om- eller tillbyggnad Nya maskiner och ny utrustning, som beräknas ha ett värde efter projekttiden och beräknas kommer att fortsätta att användas i verksamheten efter projekttiden, t.ex. datorer eller möbler. Småskalig infrastruktur så som skyltar, anläggning av ridvägar och vandringsleder Generella kostnader som är kopplade till investeringarna, så som frakt, montering, arkitektarvoden, patentkostnader och liknande Däremot kan du inte få stöd till investeringar som ersätter något, exempelvis en maskin, som redan finns. 5-årsregeln Observera att investeringar måste behållas och användas i enlighet med projektverksamheten i minst fem år efter beslut om stöd. Om det t.ex. köps in en dator i projektet ska den i första hand fortsätta att användas enligt projektets mål och syften. Det kan innebära att de överlåts till dem som kommer att fortsätta driva verksamheten efter projekttiden. Investeringar får dock som regel inte överlåtas till företag inom fem år, utan ska i så fall säljas till marknadsvärde. Om verksamheten upphör ska investeringen säljas och intäkten redovisas. Om avyttring eller försäljning sker innan projekttiden är slut, tas det upp som en projektintäkt. Om investeringen säljs efter projekttiden, men innan fem år, ska en återbetalning göras på den del av försäljningspriset som utgör stödbeloppet. Försäljning ska alltid göras till marknadsvärde. Begagnad utrustning Från och med den 29 december 2008 blev det tillåtet att kunna köpa in begagnad utrustning i Leaderprojekt (gäller dock inte innan detta datum). För att begagnad utrustning ska vara stödberättigad krävs att projektet i samband med redovisning bifogar intyg som visar att: 1. utrustningen inte köpts med bidrag från offentliga medel de senaste sju åren 2. utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs 3. priset inte överskrider marknadsvärdet. 7

8 Begränsningar för mat och dryck Restaurangnotor, matinköp till möten etc. måste motiveras. Det ska framgå vilka som deltagit i aktiviteten, syftet med aktiviteten samt kopplingen till projektet. Bifoga alltid en deltagarlista med program eller motsvarande. Alla aktiviteter av detta slag ska vara rimliga och väl motiverade. Du får högst redovisa kostnader för lunch, middag eller supé med 90 kronor per person och tillfälle, exklusive moms (112,50 kronor inkl moms). andra måltider med 60 kronor per person och tillfälle exklusive moms (75 kronor inkl moms). Denna begränsning gäller inte vid anordning av konferenser där maten ingår som en del i aktivitetens kostnad när maten har en central roll i projektet och detta framgår av Meddelandet om beslut. för transnationella samarbetsprojekt inom Leader. Alkoholhaltiga drycker starkare än lättöl är inte stödberättigande. Undantag kan göras för transnationella samarbetsprojekt, där exempelvis vin ingår vid en konferens. Kostnader för gåvor Kostnader för gåvor i ett projekt kan exempelvis gälla reklamprodukter med projektets namn och budskap. gåvor i samband med extern representation gåvor för att uppmärksamma att någon gjort en insats för projektet, exempelvis att överlämna en blomma till en föreläsare. Du får redovisa kostnader för gåvor med högst 180 kronor per person och tillfälle. Om projektet inte är momsredovisningsskyldigt får du högst redovisa en kostnad på 225 kronor. Undantag från denna begränsning kan göras för transnationella samarbetsprojekt inom Leader. Redovisning av kostnader för måltider och gåvor När du redovisar kostnader för måltider eller gåvor ska kostnaden verifieras på vanligt sätt med fakturakopia eller motsvarande, oavsett om priset är högre eller lägre än gränsen för vad som är stödberättigande. I kostnadssammanställningen ska du dock högst redovisa det belopp som är stödberättigande. Om kostnaden är lägre än gränsen för stödberättigande kostnader ska den faktiska kostnaden tas upp. 8

9 Ideellt arbete Ideellt arbete definieras som den arbetstid som någon gör (utan ersättning från projektet) som för projektet framåt. Som regel innebär detta insatser som projektägaren skulle kunna betala för. T.ex. kan arbetsmöten, styrgruppsmöten mm. räknas som ideellt arbete, men vanligtvis inte lla som deltar på öppna informationsmöten mm som projektet anordnar. Skilj på deltagande och arbetsinsats i projektet! Exempel på vad som kan räknas som ideellt arbete: Styrgruppsmöten och arbetsgrupper för projektet, där personer deltar från t.ex. föreningar, organisationer eller företag (utan ersättning från projektet) Yrkesman som ställer upp kostnadsfritt, t.ex. snickare, arkitekt Deltagande på en guideutbildning där man efter utbildningen använder sin kunskap och för projektet framåt Analyser, utredningar mm som behövs i projektet Exempel på vad som INTE räknas som ideellt arbete: Deltagande på allmänna informationsmöten etc, som inte är att betrakta som en arbetsinsats som för projektet framåt. Elevarbeten, t.ex. projektarbeten, som görs inom ordinär skolverksamhet Värdet på ideellt arbete Ideellt arbete värderas generellt beroende på åldern på den som utför arbetet enligt följande: år: 50 kr/tim, år: 120 kr/tim, från 18 år: 175 kr/tim. Om arbetet utförs av en yrkesman (inom dennes yrkesområde) får värdet maximalt uppgå till det belopp som denne normalt fakturerar i sin affärsverksamhet. Detta kan styrkas genom att bifoga kopior av fakturor för liknande arbete för att motivera en eventuell högre timkostnad än 175 kr/tim. Kostnaden kan redovisas genom att yrkesmannen fakturerar projektet men lämnar rabatt på hela kostnaden. Redovisning av ideellt arbete Vid varje arbetsinsats (t.ex. möte, gruppvisa aktiviteter) där flera personer deltar med ideellt arbete, skicka runt blanketten Projektdagbok och bifoga med projektredovisningen. 9

10 Följande kostnader kan du aldrig få stöd för: En bedömning måste göras i varje enskild projektansökan för att se om en kostnad är stödberättigande eller inte. Kostnaden måste vara rimlig, ingå i ett sammanhang och rymmas inom projektplanens mål och syfte. Följande kostnader är inte stödberättigande: Kostnader som inte är betalda. Kostnader för aktiviteter som har påbörjats eller betalats innan ansökan om stöd har kommit in till stödmyndigheten. Räntekostnader, inkl. dröjsmålsräntor och inkassoavgifter på fakturor. Mervärdesskatt, i de fall projektet är momsredovisningsskyldigt. Inköp av byggnader som har förvärvats med stöd från offentliga medel under de senaste tio åren. Kostnader för åtgärder som enligt lag skulle ha varit genomförda när ansökan lämnades in. Ersättningsinvesteringar. Med ersättningsinvesteringar menas inte material för restaurering av kulturbyggnader. Kostnader för privat boende, t.ex. byggande eller renovering, eller andra kostnader med koppling till privata bostäder och fritidshus. Leasingkostnader där avtalet innehåller ett restvärde eller rätt för leasingtagaren att förvärva objektet, eller där leasingkostnaden överskrider varans inköpspris. Inköp av djur. Alkohol, med undantag för transnationella samarbetsprojekt. Inköp av mark. Intern representationskostnad som överstiger 400 kronor per år och person, exkl moms. Kostnader för måltider som överstiger beloppet som anges under rubriken Begränsningar för mat och dryck. Kostnader för gåvor som överstiger beloppet 180 kronor per person och tillfälle. Aktiviteter eller händelser genomförda senare än tre månader efter Slutrapport När ni har avslutat ert projekt skriver ni en slutrapport som beskriver genomförandet och resultatet av projektet. Rapporten ska ge en bild av vad som har genomförts och vilka mål som har uppnåtts i projektet. Den ska också ge förklaringar till de kostnader ni haft. Har ni t ex haft kostnader för målarfärg ska det framgå vad som har målats, eller om det finns kostnader för en konsult ska det framgå vad konsulten har uträttat. Uppgifterna ska även innehålla en förklaring till eventuella avvikelser eller förändringar i projektet. Skicka in er slutrapport tillsammans med den ideella tid ni lagt i projektet senast en månad efter projektets slutdatum. Vi tar gärna emot rapporter, undersökningar, minnesanteckningar från möten, inbjudningar till aktiviteter etc. som visar vad som händer i projektet. Skicka gärna även in foton som ni tagit under projektets genomförande som vi kan använda i när vi skriver om er på vår webb och i informationsmaterial. 10