FLEX Lathund för semesterskuld

Transkript

1 FLEX Lathund för semesterskuld Hur beräkning av semesterskuld fungerar i Flex Lön Detta dokument ger tipps och råd för hur du kan felsöka värden på semesterskuldslistan som du inte tycker stämmer. Dokumentet ger också en del allmänna råd och information om hur semesterberäkning fungerar i systemet. Allmänt om semesterberäkning Semesterberäkning är en komplicerad beräkning och kräver en stor mängd uppgifter för att kunna göras på ett korrekt sätt. Därför är det väldigt viktigt att alla underlag för beräkningen finns korrekt inmatade i systemet. Det finns också många olika regelverk och avtal för olika branscher och kollektivavtal som gör att beräkning ska göras på olika sätt för olika företag. Då Flex Lön är ett standardsystem som ska passa en rad olika företag med olika kollektivavtal och olika branscher krävs att systemet går att ställa in för att passa många. Detta gör att inställningar måste vara korrekta för att passa ert företags avtal. Mitt råd är att man varje månad stämmer av semesterskuldslistan ordentligt och kollar att antal dagar och beloppen verkar rimliga, både när det gäller totala belopp men även se om någon anställd sticker ut från övriga. Detta är extra viktigt det första halvåret när man börjat använda ett nytt lönesystem. Det är många uppgifter som måste in i systemet på rätt sätt för att semesterskulden ska beräknas korrekt, och den mänskliga faktorn är den vanligaste orsaken till att system ger felaktiga resultat. Vilka anställda kommer med på semesterskuldslistan? Alla anställda som har minst en anställningsperiod som inte är markerad som Slutlön utbetald kommer med på semesterskuldslistan. En anställd som har slutat men som du inte betalt slutlön för finns det ju fortfarande en semesterskuld för. Först när slutlönen är utbetald försvinner skulden, och den anställde tas inte med på listan. Du kan se om anställningsperioden är markerad som Slutlön utbetald, under Register Personuppgifter, fliken Anställning och knappen Ändra anställningsperiod. Flex Applications AB - Flex Lön

2 2 Felsökning av antal semesterdagar Om du tycker att antalet semesterdagar på semesterskuldslistan inte stämmer finns det ett antal saker att kontrollera. Det första man ska tänka på är vilket skulddatum du har angivit. Systemet försöker hitta den utbetalning som gjorts närmast innan angivet skulddatum. Semestersaldon som då gälld hämtas därefter från denna löneperiod. Om du t.ex. anger skulddatum 31 maj hämtar systemet semestersaldon från lönekörningen med utbetalningsdatum 25 maj. Om lönekörningen är en preliminär lönekörning eller om ingen lönekörning hittats hämtas saldo från personregistret. Nedan följer en beskrivning beroende på vilken kolumn på semesterskuldslistan som antalet dagar inte stämmer. Pågående intjänandeår Kolumnen för pågående intjänandeår visar antalet dagar man tjänat in för det intjänandeår du just nu håller på att tjäna in semester fram till skulddatumet. Om du har ett semesteravtal där semesteråret börjar 1 april (intjänandeår = föregående år) och du tar ut skulden t.o.m. 31 maj räknar systemet ut hur många dagar man tjänat in under denna period. Om du har ett semesterår som börjar 1 januari (intjänandeår = innevarande år) blir det lite annorlunda. Då tjänar du in och tar ut dagar för innevarande år samtidigt. I detta fall visar kolumnen för pågående intjänandeår antalet intjänade dagar antalet uttagna (utbetalda) dagar t.o.m. skulddatumet. Antalet intjänade dagar beräknas enligt följande: Antal anställningsdagar Antal ej semestergrundande frånvarodagar Antal kalenderdagar under intjänandeperioden Semesterrätten Följande bör kontrolleras: Är anställningsperioder i personregistret korrekt upplagda? Uppgiften används för att beräkna antalet anställningsdagar. Perioder med Slutlön utbetald räknas inte med som anställningsdagar. Kontrollera i kalendariet att antal ej semestergrundande frånvarodagar stämmer med verkligheten. En felaktigt registrerad frånvaro kan påverka slutresultatet. Kontrollera att semesterrätten stämmer på fliken semester i personregistret. Om du har innevarande år som intjänandeår behöver du även dra bort antal uttagna dagar som är utbetalda t.o.m. skulddatumet. Tänk på att en semesterdag som tas ut i april betalas ut i maj och att skulden per 30/4 då inte ska minskas med denna dag eftersom semesterlön för dagen betalats först efter detta datum. Kvarvarande betald semester Kolumnen för kvarvarande betald semester gäller endast de med föregående år som intjänandeår, och ska visa antalet kvarvarande betalda dagar. Om man har innevarande år som intjänandeår är denna kolumn alltid tom. Antalet kvarvarande dagar hämtas vanligen från lönekörningen med utbetalningsdatum närmast innan skulddatumet. Om denna lönekörning är preliminär eller om ingen lönekörning finns för den anställde hämtas kvarvarande dagar från personregistret. Följande bör kontrolleras: Kontroller att saldot på lönekörningen alternativt personregistret är korrekt. Sparade semesterdagar För sparad semester gäller samma sak som för kvarvarande betald semester med skillnaden att sparad semester även används då innevarande år är intjänandeår. Följande bör kontrolleras: Kontroller att saldot på lönekörningen alternativt personregistret är korrekt.

3 3 Felsökning av värde för semesterdagar Grunden för beräkning av värdet för en semesterdag är semesteravtalet. På fliken semesterlön ställer man in hur systemet ska beräkna semesterlön. Det finns två huvudmodeller för hur semesterlönen beräknas. Det är kollektivavtalet som reglerar vilken modell som tillämpas. Semestertillägg på aktuell månadslön Det ena modellen är att man har semestertillägg på aktuell månadslön vilket är det vanligaste för månadsavlönade. I detta fall ska värdet för en semesterdag beräknas på gällande lön då semesterdagen tas ut. För att spåra ett felaktigt värde på semesterdagarna behöver man veta hur semesterlönen beräknas för de olika kolumnerna på semesterskulden. Pågående intjänandeår Kolumnen för pågående intjänandeår visar värdet av de dagar man håller på att tjäna in om man har föregående år som intjänandeår. Om man har innevarande år som intjänandeår visas istället värdet av de intjänade dagarna minus de man redan tagit ut. Se avsnittet ovan för felsökning av antal dagar för mer info. Värdet per dag beräknas enligt semesteravtalets semesterlöneformel. Det vanligaste är att en dag är värd 4,6 % av månadslön plus semestertillägg på 0,8 % av månadslön. Dessutom tar man ofta hänsyn till förändrad sysselsättningsgrad. Kvarvarande betald semester Värdet för kvarvarande betalda dagar beräknas på liknande sätt som för pågående intjänandeår. Det som skiljer är att semestertillägg ibland kan ha betalats ut för kvarvarande dagar. På semesteravtalet, fliken semestertillägg hittar du inställningar för när semestertillägg ska tas med på semesterskulden och inte.

4 4 Sparade semesterdagar Även sparade dagar beräknas på liknande sätt. Här är det dock vanligt att man ska ta hänsyn till den sysselsättningsgrad man hade när dagarna tjänandes in. Den sysselsättningsgrad som kommer användas hittar du i personregistret under fliken semester per år för sparade dagar. % på intjänad lön från föregående år Den andra modellen är att semesterlönen beräknas som en procent av lön som tjänades in under föregående intjänandeår. Detta är vanligt för timavlönade och kollektivanställda. Om man tillämpar denna modell görs beräkningen av semesterdagarnas värde vid semesterårsskiftet. Vad som ska vara underlag för semestergrundande lön styrs via lönearterna. Pågående intjänandeår Kolumnen för pågående intjänandeår visar värdet av de dagar man håller på att tjäna in om man har föregående år som intjänandeår. Se avsnittet ovan för felsökning av antal dagar för mer info. Värdet per dag beräknas enligt semesteravtalets semesterlöneformel. Det vanligaste är att man beräknar ett underlag som semestergrundande lön samt värde för den semesterlönegrundande frånvarotiden. Värdet för frånvarotid räknas ofta per timme där en frånvarotimme är värd lika mycket som en närvarotimme man fått lön för är värd. Det är därför viktigt att frånvaro är korrekt registrerad och syns i kalendariet. Värdet för semesterdagarna räknas därefter som en % av detta semesterlöneunderlag. Dessutom tar man ofta hänsyn till förändrad sysselsättningsgrad. Formelvariablerna SemGrArbTidoch SemGrFrvTid beräknas enligt följande: Summa timmar från lönerader där lönearten har kryss i Semesterlönegr Arbetstid/frånvarotid. o Lönerader vars transaktionsdatum infaller under semesteråret räknas med. o Lönerader som saknar datum beräknas tillhöra: Avvikelse t o m datum om man i styruppgifterna har satt kryss i Transaktioner utan datum tillhör avvikelser t o m datum. Annars utbetalningsdatum

5 5 För SemGrFrvTid drar man därefter bort ej semestergrundande frånvarotimmar under intjänandeåret enligt uppgifter i kalendariet. Detta för att t.ex. ej semestergrundande sjukdom ska räknas bort, men det innebär också att tjänstledighet räknas bort. Därför är det viktigt att tjänstledighet och annan ej semestergrundande frånvaro har kryss enligt punkten ovan. För pågående intjänandeår hämtar systemet underlaget man har tjänat in fram till skulddatumet fördelat på de dagar man tjänat in. Om man har ett garantibelopp kan detta göra att anställda som har tjänat in lite pengar ändå får ett högre värde på semesterdagarna. Kvarvarande betald semester Värdet för kvarvarande betalda dagar beräknas i regel vid semesterårsskiftet. Detta värde sparas i personregistret på fliken semester och används vid beräkning av kvarvarande semesterdagar. Om semesterdaglönen är felaktig kan du ändra värdet i personregistret. Sparade semesterdagar Även sparade dagar beräknas på liknande sätt. Här är det dock vanligt att man ska ta hänsyn till den sysselsättningsgrad man hade när dagarna tjänandes in. Den sysselsättningsgrad som kommer användas hittar du i personregistret under fliken semester per år för sparade dagar. Semestertillägg på rörlig lön Om du har semestertillägg på rörlig lön ställer du in på lönearterna vilka som ska vara underlag för detta. För pågående intjänandeår på semesterskulden räknar systemet med de rörliga lönedelarna som man hittills under intjänandeåret har tjänat in. För kvarvarande dagar räknar systemet med det rörliga tillägget per dag. Det rörliga tillägget beräknas vid semesterårsskiftet och sparas i personregistret under fliken semester. Här kan du även ändra värdet om det skulle vara felaktigt. Om man betalar ut det rörliga tillägget som en klumpsumma ställer man in på semesteravtalet vilket datum man vill att semesterskulden inte längre ska räkna med det rörliga tilläget. Förskottssemester Systemet håller reda på värdet för uttagen förskottssemester genom att man angett vilken löneart man använt för utbetalning av förskottssemester. Lönearten anger du under Inställningar Systemfasta lönearter. Det intjänade värdet kan du se i personregistret under fliken semester. Då den anställde var anställd i mer än 5 år skriver systemet automatiskt av skulden. Genomsnittlig sysselsättningsgrad för intjänandeåret När man gör semesterårsskiftet beräknar systemet den anställdes genomsnittliga sysselsättningsgrad under intjänandeåret. Den uträknade sysselsätningsgraden kan du se i personregistret på fliken Semester. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden beräknas utifrån årets varierade sysselsättningsgrad på anställningsfliken i personregistret. Systemet kan också ta hänsyn till ej semestergrundande deltidsfrånvaro som enligt vissa kollektivavtal ska sänka den genomsnittliga sysselsättningsgraden. Om du vill att systemet ska ta hänsyn till ej semestergrundande deltidsfrånvaro kryssar du i inställningen på semesteravtalet under fliken Semesterlön. Viktigt att tänka på är också att du måste ange omfattning på frånvarotransaktioner för att systemet ska kunna räkna ner sysselsättningsgraden för ej semestergrundande deltidsfrånvaro.

6 6 Anställda med värde men inga semesterdagar Om du har anställda som inte tjänar in semesterdagar men ska få semesterersättning på intjänad lön ska samesteravtalet vara inställd med avtalstypen rätt till semesterersättning. Om du inte löpande betalar ut semesterersättningen vid varje utbetalning, utan istället betalar ut semesterersättningen som en klumpsumma t.ex. vid slutet av anställningen håller systemet reda på intjänad semesterersättning som då visas på semesterskuldslistan. Intjänad semesterersättning som ackumulerats kan du se i personregistret, fliken semester under knappen semesterersättning. Förändring av semesterskuld När du tar ut förändringen av semesterskulden mellan två datum beräknar systemet den totala skulden för respektive datum och beräknar därefter skillnaden mellan dessa. Om du tycker att förändringen inte stämmer behöver du först ta ut den totala skulden för respektive datum och därefter göra felsökning enligt ovan. Oftast är det ett av dessa skulddatum som något blivit fel på. En annan viktig sak att tänka på när det gäller förändringen av semesterskuld är att semestersaldo vanligtvis hämtas från två olika löneperioder. Om semestersaldot är felaktigt på en lönekörning kommer detta få betydelse för semesterskulden. Därför är det viktigt att semestersaldot är korrekt vid varje lönekörning. Vilka datum ska jag välja när jag tar ut semesterskulden? För att svara på detta kan vi börja med att definiera vad semesterskuld är. Semesterskuld talar om hur mycket pengar företaget är skyldig den anställde i semesterersättning om företaget skulle upphöra ett givet datum. Med andra ord värdet av de semesterdagar den anställde tjänat in men ännu inte fått semesterlönen utbetald för. Det vanliga är att man varje månad tar ut hur stor semesterskulden är den sista i månaden, t.ex. 31/5. Den totala semesterskulden reserverar man vanligtvis i bokföringen, och därför är den vanligt att man varje månad vill bokföra förändringen av semesterskulden jämfört med föregående månad. För att man ska få en korrekt förändring från föregående månad är det viktigt att man som fr.o.m. datum anger samma datum som t.o.m. datumet du angav föregående månad. Om jag vill bokföra hur stor skulden är den sista i månaden ska jag då ta förändringen från den sista i föregående månad, i mitt exempel alltså 30/4. Exempel: Det finns även möjlighet att välja datum för semester utbetalt t o m ett visst datum. Detta datum behöver man vanligtvis inte ange, utan ska endast användas i några specialfall. Syftet med detta datum är att man t.ex. vid semesterårsskiftet ska kunna ta ut en skuld per 31/3 där semesterledighet i mars, som man får semesterlön för i april, har räknats bort från semesterskulden. Det man får då är en lista som visar hur många dagar den anställde har tjänat in under intjänandeåret samt hur många man har kvar som blir sparade dagar vid semesterskiftet. Observera att detta inte är en regelrätt semesterskuld.

7 7 Exempel: En anställd börjar sitt semesterår 1 april med föregående år som intjänandeår. I början av mars har han tre semesterdagar kvar, och under mars månad tar han ut två av dessa som han får semesterlön för vid utbetalningen i april. Om jag tar ut en semesterskuld per 31/3 kommer jag få en skuld för de tre kvarvarande semesterdagarna eftersom de ännu inte är utbetalda detta datum. Om jag däremot anger att dagar som är utbetalda t.o.m. 30/4 ska räknas bort får jag resultatet att endast en kvarvarande dag kommer med på listan. Denna lista är intressant som avstämning inför semesterårsbytet, men visar inte hur stor skuld företaget har till den anställde den 31/3. Observera att lönekörningen med utbetalning i april måste vara färdig för att denna lista ska kunna tas ut.

8 8