Denna rapport används både av avsändaren och mottagaren av en internfaktura.

Transkript

1 Internfakturering Buntöversikt internfaktura Denna rapport används både av avsändaren och mottagaren av en internfaktura. Avsändare - Avsändaren beställer rapporten "Buntöversikt internfaktura" efter att internfakturorna blivit registrerade. Buntöversikten ska skrivas under av registreraren och sedan lämnas till den som får lov att granska och teckna bokföringsorder tillsammans med fakturaunderlag. Först efter att internfakturorna har blivit granskade och underskrivna av den som har rätt att teckna bokföringsorder ska internfakturorna skickas iväg till mottagaren. Mottagare - Mottagaren beställer rapporten "Buntöversikt internfaktura" efter att betalningen har blivit registrerad. Buntöversikten ska skrivas under av registreraren och sedan lämnas till den som får lov att granska och teckna bokföringsorder tillsammans med eventuella fakturaunderlag. Först efter att internfakturorna har blivit granskade och underskrivna av den som rätt att teckna bokföringsorder får internfakturorna godkännas. Läs mer om Buntöversikt internfaktura Ej godkända internfakturor Har jag betalat alla mina internfakturor? Har jag fått betalt för mina utställda internfakturor? Rapporten visar vilka internfakturor som du har ställt ut och som ännu inte blivit betalda och vilka internfakturor som du har fått men ännu inte betalat. Läs mer om Ej godkända internfakturor Internfakturering detaljrapport Vilka internfakturor har jag ställt ut på en viss aktivitet? Vilken status har mina utställda internfakturor? Rapporten visar vilka internfakuror som du ställt ut eller tagit emot. Du kan i rapporten se vilken status dina internfakturor har. Läs mer om Internfakturering detaljrapport Ta bort aviseringar Rapporten tömmer arbetslistan på aviseringar inom ett angivet intervall. Läs mer om Instruktion - rapport "Ta bort aviseringar" 1

2 Buntöversikt internfaktura Denna rapport använder både avsändaren och mottagaren av en internfaktura. Avsändare - Avsändaren beställer rapporten "Buntöversikt internfaktura" efter att internfakturorna blivit registrerade. Buntöversikten ska skrivas under av registreraren och sedan lämnas till den som får lov att granska och teckna bokföringsorder tillsammans med fakturaunderlag. Först efter att internfakturorna har blivit granskade och underskrivna av den som har rätt att teckna bokföringsorder ska internfakturorna skickas iväg till mottagaren. Mottagare - Mottagaren beställer rapporten "Buntöversikt internfaktura" efter att betalningen har blivit registrerad. Buntöversikten ska skrivas under av registreraren och sedan lämnas till den som får lov att granska och teckna bokföringsorder tillsammans med eventuella fakturaunderlag. Först efter att internfakturorna har blivit granskade och underskrivna av den som har rätt att teckna bokföringsorder får internfakturorna godkännas. Beställning av rapporten Modul: Internfakturering Navigatorn: Rapporter/Beställ rapport. Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK>. Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport "Buntöversikt internfaktura". Parametrar Kostnadsställe (obligatoriskt) Ange det kostnadsställe du vill ta ut rapporten för. Avsändare/Mottagare (obligatoriskt) Ange om du är avsändare eller mottagare av internfakturan som du vill ta ut buntöversikt för. Status (obligatoriskt) Ange status "Ny" om du ska ta ut buntöversikt som avsändare och status "Granska" om du ska ta ut buntöversikt som mottagare. Du kan även skriva ut "Buntöversikt internfaktura" med andra statuskoder om du ska ta ut en buntöversikt vid ett senare tillfälle. Från nummer - till nummer (valfritt) Här kan du begränsa sökningen till ett eller flera fakturanummer. Vill du ta ut en buntövsikt över alla fakturor med angiven status lämnar du fältet blankt. Klicka på knappen <OK> för att stänga parameterfönstret. Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande...". Kör jobbet : Klicka på knappen <Kör>. 2

3 Rapporten visar alltid angivet kostnadsställe och status. Beställer du rapporten som avsändare visas nummer, typ, kontering, debetbelopp, kreditbelopp, beskrivning och mottagare. Beställer du rapporten som mottagare visas nummer, typ, kontering. debetbelopp, kreditbelopp, beskrivning och avsändare. Klicka nedan för att se exempel på rapporten! Avsändare Mottagare 3

4 Buntöversikt - Avsändare 4

5 Buntöversikt - Mottagare 5

6 Ej godkända internfakturor Denna rapport använder du när du vill kontrollera vilka fakturor som inte har blivit godkända på ditt kostnadsställe. Under rubriken "Avsändare" visas de internfakturor som du har ställt ut och som ännu inte blivit betalda och under rubriken "Mottagare" visas de internfakturor som du har fått men ännu inte betalat. Beställning av rapporten Modul: Internfakturering Navigatorn: Rapporter/Beställ rapport. Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK>. Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport "Ej godkända internfakturor". Parametrar Kostnadsställe (obligatoriskt) Ange det kostnadsställe du vill ta ut rapporten för. Klicka på knappen <OK> för att stänga parameterfönstret. Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande...". Kör jobbet : Klicka på knappen <Kör>. Rapporten visar under "Avsändare" hur gamla fakturorna är, fakturanummer, mottagare, status, typ, registreringsdatum, bokföringsdatum, dagar gammal, beskrivning och belopp och under rubriken "Mottagare" visas hur gamla fakturorna är, fakturanummer, avsändare, status, typ, registreringsdatum, bokföringsdatum, dagar gammal, beskrivning och belopp. På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 6

7 7

8 Internfakturering - Detaljrapport Denna rapport använder du för att se vilka internfakturor du ställt ut och vilken status internfakturorna har dvs om de är betalda eller obetalda. För att se vilken status dina internfakturor har måste du ta ut en rapport per statuskod du vill följa upp. Du kan välja att ta ut rapporten bara för en viss mottagare eller för alla mottagare. Beställning av rapporten Modul: Internfakturering Navigatorn: Rapporter/Beställ rapport. Kör ett nytt jobb: Låt alternativet "Enstaka jobb" vara ifyllt och klicka på <OK>. Namn: Ta upp värdelistan, välj rapport "Internfakturering - Detaljrapport". Parametrar Status (obligatoriskt) Statuskoden visar var i internfaktureringsflödet internfakturan är. Du kan välja att ta ut rapporten på följande statuskoder: Alla - Alla internfakturor visas i rapporten. Avslagen - De internfakturor som mottagaren har avslagit visas i rapporten. Internfakturor med status "Avslagen" måste åtgärdas antingen genom att du makulerar dessa (ta bort) eller att du rättar internfakturan och skickar iväg den på nytt. Godkänd - Alla betalda internfakturor visas. Har internfakturan status "Godkänd" så innebär det att internfakturan är betald och postad till huvudboken. Granska - Internfakturan är skickad till mottagaren för godkännande. Ny - Internfakturan är registrerad hos avsändaren men ännu inte skickad till mottagaren. Ta bort - Internfakturan är makulerad. Mottagare (obligatoriskt) Ange mottagarens kostnadsställe om du bara vill se de internfakturor du ställt ut till en viss avdelning/institution. Vill du se alla utställda internfakturor fyller du i "Alla". Från kodsträng - Till kodsträng (valfritt) Ange ditt kostnadsställe (från - till) och ev andra segment som du vill begränsa rapporten till, t.ex. verksamhet eller aktivitet. Klicka på knappen <OK>. Från nummer - Till nummer (valfritt) Här kan du begränsa sökningen till ett visst fakturanummer eller intervall. Vill du se allt lämnar du fältet blankt. Från bokfdatum - Till bokfdatum (valfritt) Ange från och till vilket bokföringsdatum rapporten ska tas ut på. 8

9 Tillgång (obligatoriskt) "Nej" är förifyllt, då visas alla transaktioner. Ändrar du till "Ja" så visas bara dina sålda anläggningstillgångar i rapporten. Klicka på knappen <OK> för att stänga parameterfönstret. Utskrift: Klicka på knappen <Alternativ>, ange ev antal kopior och skrivare om detta inte är ifyllt. Klicka på knappen <OK> för att stänga fönstret "Vid slutförande...". Kör jobbet : Klicka på knappen <Kör>. Rapporten visar vilket kostnadsställe som beställt rapporten. Är du avsändare av en internfaktura visas mottagaren, fakturanummer, typ, bokföringsdatum, kontering, beskrivning, tillgångsnummer och belopp och om du är mottagare av en internfaktura så visas avsändaren, fakturanummer, typ, bokföringsdatum, kontering, beskrivning, tillgångsnummer och belopp. På nästa sida ser du ett exempel på rapporten. 9

10 10

11 Ta bort aviseringar Rapporten Ta bort aviseringar plockar automatiskt borta alla aviseringar från din arbetslista. Rapporten plockar bort alla typer av aviseringar inom det datumintervall som du fyllt i vid beställningen. Detta innebär att alla aviseringar du fått oavsett om det gäller internfakturor som måste godkännas, som är avslagna och som du fått om att mottagaren betalt din internfaktura försvinner från din arbetslista. Rapporten plockar bara bort aviseringarna i din egen arbetslista vilket innebär att om det finns flera personer som får aviseringar för ett kostnadsställe så måste var och en köra rapporten för att ta bort sina aviseringar. Tänk på att kontrollera vilka internfakturor du inte betalt när du kör rapporten för det går inte att ångra sig och få tillbaks aviseringarna i sin arbetslista om du kört rapporten på ett felaktigt datumintervall! Godkända fakturor rensas dagligen automatiskt ur aviseringslistan hos mottagaren! Beställning av rapporten 1. Välj behörighet Internfakturering-Registrering. 2. Gå till Navigator: Rapporter/Beställ Rapport. 3. Välj rapporten Ta bort aviseringar. 4. Följande parameter visas: 5. Fyll i önskat datumintervall Från/Till där du vill ta bort aviseringar. OBS! Du kan inte spara några aviseringar mitt i ett datumintervall utan alla aviseringar inom det datumintervall du beställer rapporten på försvinner från din arbetslista. 6. Klicka på knappen <OK>. 7. Klicka på knappen <Kör>. 8. När rapporten är avslutad kan du gå tillbaks till arbetslistan och kan då se att dessa försvunnit från arbetslistan. (För att se att aviseringarna är borta i din arbetslista måste du uppdatera arbetslistan, annars ser du inte att de försvunnit förrän nästa gång du loggar in i Orfi.) 11

12 12