Arbetstidskonto/Arbetstidsförkortning. FLEX Lön. Skifte Arbetstidskonto/Arbetstidsförkortning. Förberedelser & genomförande

Transkript

1 Arbetstidskonto/Arbetstidsförkortning FLEX Lön Skifte Arbetstidskonto/Arbetstidsförkortning Förberedelser & genomförande

2 FLEX Lön Arbetstidskonto/arbetstidsförkortning 2 Innehållsförteckning Arbetstidskonto och Arbetstidsförkortning i FLEX Lön... 3 Arbetstidskonto (ATK)... 4 Årliga rutiner Påbörja ny intjänandeperiod Beräkna intjänade timmar (ATK) Skriv ut blankett Betala ut och skifta period... 9 Arbetstidsförkortning (ATF)...10 Årliga rutiner Påbörja ny intjänandeperiod Skriv ut blankett Betala ut och skifta period...15 Rapporter...16

3 FLEX Lön Arbetstidskonto/arbetstidsförkortning 3 Arbetstidskonto och Arbetstidsförkortning i FLEX Lön I FLEX Lön skiljer vi på Arbetstidskonto (ATK) och Arbetstidsförkortning (ATF) på följande sätt. Arbetstidskonto (ATK) Då man enligt kollektivavtalet ska avsätta en viss procent på intjänad lön till ett arbetstidskonto. Arbetstidsförkortning (ATF) Då man enligt kollektivavtalet ska avsätta tid i en tidbank för varje arbetad timme. Vanligtvis avsätter man ett visst antal minuter per arbetad vecka. Varje månad/lönekörning görs en avsättning utifrån den procentsats eller det antal minuter per vecka som angivits. För att aktivera funktionen för ATK/ATF går man in under Inställningar Styruppgifter, fliken ATK/ATF och väljer här vilken typ som används i företaget. Om man har olika hantering för olika grupper av anställda kan man göra avvikelser per personalkategori. Detta görs då under Inställningar Personalkategorier, fliken ATK/ATF. Man kan t.ex. tänka sig att man har olika % -satser eller intjänandeperioder för olika kategorier, eller att en viss kategori inte har arbetstidskonto/arbetstidsförkortning. Om något fält lämnas blankt används företagsinställningarna som anges under Styruppgifter. Läs avsnitten nedan för instruktioner kring hantering av arbetstidskonto (ATK) respektive arbetstidsförkortning (ATF).

4 FLEX Lön Arbetstidskonto/arbetstidsförkortning 4 Arbetstidskonto (ATK) Aktivering av arbetstidskonto/arbetstidsförkortning görs i styruppgifterna under fliken ATK/ATF. Här anges vilken typ av arbetstidskonto företaget använder samt hur stor avsättning som ska göras och vilken intjänandeperiod som används. Om arbetstidskonto (ATK) används så görs avsättningen i kronor utifrån procentsatsen och de lönearter som väljs att vara underlag för arbetstidskonto. Du kan även ange hur många timmar som maximalt kan tjänas in under en intjänandeperiod, beroende på arbetsmått. Dessa maxvärden används av rutinen Beräkna timmar (ATK), när intjänat belopp ska räknas om till ledig tid (se beskrivning av funktionen i separat avsnitt).

5 FLEX Lön Arbetstidskonto/arbetstidsförkortning 5 När arbetstidskonto har aktiverats så visas en del nya fält och inställningar i systemet. I löneartsregistret (flik Lön Övrigt) visas en inställning där du anger om en lönearts belopp ska ingå i underlaget för arbetstidskonto: I löneberedningen (flik ATK/ATF) visas ett nytt saldo-fält där du kan följa utvecklingen av arbetstidskontot:

6 FLEX Lön Arbetstidskonto/arbetstidsförkortning 6 I personregistret (flik ATK/ATF) visas en ny flik där du kan följa hur mycket den anställde har tjänat in hittills i år, hur mycket som finns kvar att utnyttja och vilket val den anställde har gjort för avsättningen: Här finns också möjligheten att ändra vilket år som är det aktuella intjänandeåret samt vilket år som man just nu tar ut från. Denna funktion ska inte användas som normal årsskiftesrutin, utan endast för att kunna rätta upp felaktigheter i efterhand. Se avsnittet om årliga rutiner nedan för mer information.

7 FLEX Lön Arbetstidskonto/arbetstidsförkortning 7 Årliga rutiner När skifte av pågående intjänandeår för arbetstidskonto ska genomföras behöver du köra fyra olika rutiner. Samtliga rutiner finns under Arbeta med ATK/ATF. 1. Påbörja ny intjänandeperiod Det första som behöver göras är att påbörja en ny intjänandeperiod. Detta måste du göra innan du skapar den första lönekörningen för den nya intjänandeperioden. Tänk även på att det inte bör finnas någon preliminär körning i systemet. Om du har kalenderår som intjänandeår måste du alltså köra rutinen efter det att decemberkörningen är avräknad, men innan dess att januarikörningen är skapad. Detta för att januaris intjänade arbetstidskonto ska hamna på rätt intjänandeår då kontantprincipen tillämpas. I rutinen finns möjlighet att göra urval för personalkategori och anställningsnummer, vilket är användbart exempelvis om avvikande intjänandeperiod gäller för en viss personalkategori. Man kan också välja att markera inställningen Beräkna antal intjänade timmar för anställda (gäller endast ATK) för att samtidigt med denna rutin också beräkna antalet timmar. Se mer information om detta i nästa avsnitt. När den nya intjänandeperioden är skapad kan januarikörningen skapas, och intjänande kommer att ske till den nya perioden.

8 FLEX Lön Arbetstidskonto/arbetstidsförkortning 8 2. Beräkna intjänade timmar (ATK) Med denna rutin kan man beräkna antalet timmar som varje anställd kan välja att ta ut som ledighet om de väljer detta alternativ. Beräkningen utgår ifrån schematiden för intjänandeåret med hänsyn tagen till frånvarotid (valbart per frånvaroorsak). Utifrån underlaget beräknas sedan antal timmar med en intjänandeprocent som är angiven för ATK. Hänsyn tas också till det antal timmar man har angivit per arbetsmått enligt styruppgifterna eller personalkategorin (se tidigare avsnitt). 3. Skriv ut blankett För att de anställda ska kunna välja vad de vill göra med sin avsättning från föregående intjänandeår kan du skriva ut en blankett att skicka ut till de anställda. Innan du tar ut blanketten får du ange vilka valmöjligheter som ska finnas för den anställde samt ange datum då blanketten senast ska vara inlämnad samt datum då eventuellt kvarvarande outtagna timmar måste vara uttagna. När valet är gjort måste arbetsgivaren ange i FLEX Lön vilket val den anställde gjort. Detta görs under fliken ATK/ATF i personregistret.

9 FLEX Lön Arbetstidskonto/arbetstidsförkortning 9 4. Betala ut och skifta period Det sista steget är att betala ut eventuellt kvarvarande arbetstidskonto samt skifta period. Observera att detta steg kan ske vid olika tidpunkter beroende på kollektivavtal. Om du t.ex. har till 31 mars på dig att ta ut kvarvarande ledighet, och kan börja nyttja nästa intjänandeperiods ledighet från 1 april ska du vanligtvis köra denna rutin i löneutbetalningen i april. Här anges urval på anställningsnummer, personalkategori samt vilka anställda som ska tas med utifrån det val de gjort. Har man flera grupper med olika intjänandeperioder, gör man urval för en grupp i taget. Det finns även möjlighet att ange hur anställda som ej valt något ska hanteras. Det sista valet är om kvarvarande pengar från föregående år ska betalas ut. Detta är alltså pengar eller ledig tid som inte utnyttjats av den anställde. Observera att det måste finnas en preliminär lönekörning för att det ska gå att köra denna rutin. Det måste även finnas systemfasta lönearter inställda för respektive val. Efter det att rutinen körts så ska det dyka upp transaktioner för alla anställda som påverkats i löneberedningen. OBS! Om du kör denna rutin i en lönekörning (t.ex. med utbetalning i april), som innehåller uttag av arbetstidskonto i pengar för ledighet i mars ska du tänka på följande: Innan du kan köra rutinen för att skifta och betala ut bör du först låsa dessa lönerader i löneberedningen. Annars kommer värdet för de uttagna timmarna att beräknas enligt den nya periodens värde.

10 FLEX Lön Arbetstidskonto/arbetstidsförkortning 10 Arbetstidsförkortning (ATF) Aktivering av arbetstidskonto/arbetstidsförkortning görs i styruppgifterna under fliken ATK/ATF. Här anges vilken typ av arbetstidskonto företaget använder samt hur stor avsättning som ska göras och vilken intjänandeperiod som används. Om arbetstidsförkortning (ATF) används så görs avsättningen i minuter per arbetad tid. Intjänade timmar beräknas då enligt följande: Intjänade minuter = Underlag ATF (tim) Avsättning (min per vecka) Syssgrad Arbetsmått faktiskt Man kan också lägga in maximalt antal intjänade timmar per arbetsmått (heltidsmått) i tabellen längst ner. Systemet kommer då vid intjänandeårets slut att justera ner saldon som överstigit maxvärdet.

11 FLEX Lön Arbetstidskonto/arbetstidsförkortning 11 När arbetstidsförkortning har aktiverats så visas en del nya fält och inställningar i systemet. I löneartsregistret (flik Lön Övrigt) visas en inställning där du anger om en lönearts antal timmar ska ingå i underlaget för arbetstidsförkortning: I löneberedningen (flik ATK/ATF) visas ett nytt saldo-fält där du kan följa utvecklingen av arbetstidsförkortningen:

12 FLEX Lön Arbetstidskonto/arbetstidsförkortning 12 I personregistret (flik ATK/ATF) visas en ny flik där du kan följa hur mycket den anställde har tjänat i hittills i år, hur mycket som finns kvar att utnyttja och vilket val den anställde har gjort för avsättningen: Här finns också möjligheten att ändra vilket år som är det aktuella intjänandeåret samt vilket år som man just nu tar ut från. Denna funktion ska inte användas som normal årsskiftesrutin, utan endast för att kunna rätta upp felaktigheter i efterhand. Se avsnittet om årliga rutiner nedan för mer information.

13 FLEX Lön Arbetstidskonto/arbetstidsförkortning 13 Årliga rutiner När skifte av pågående intjänandeår för arbetstidsförkortning ska genomföras behöver du köra tre olika rutiner. Samtliga rutiner finns under Arbeta med ATK/ATF. 1. Påbörja ny intjänandeperiod Det första som behöver göras är att påbörja en ny intjänandeperiod. Detta måste du göra innan du skapar den första lönekörningen för den nya intjänandeperioden. Tänk även på att det inte bör finnas någon preliminär körning i systemet. Om du har kalenderår som intjänandeår måste du alltså köra rutinen efter det att decemberkörningen är avräknad, men innan dess att januarikörningen är skapad. Detta för att januaris intjänade arbetstidsförkortning ska hamna på rätt intjänandeår då kontantprincipen tillämpas. I rutinen finns möjlighet att göra urval för personalkategori och anställningsnummer, vilket är användbart exempelvis om avvikande intjänandeperiod gäller för en viss personalkategori. När den nya intjänandeperioden är skapad kan januarikörningen skapas, och intjänande kommer att ske till den nya perioden.

14 FLEX Lön Arbetstidskonto/arbetstidsförkortning Skriv ut blankett För att de anställda ska kunna välja vad de vill göra med sin avsättning från föregående intjänandeår kan du skriva ut en blankett att skicka ut till de anställda. Innan du tar ut blanketten får du ange vilka valmöjligheter som ska finnas för den anställde samt ange datum då blanketten senast ska vara inlämnad samt datum då eventuellt kvarvarande outtagna timmar måste vara uttagna. När valet är gjort måste arbetsgivaren ange i FLEX Lön vilket val den anställde gjort. Detta görs under fliken ATK/ATF i personregistret.

15 FLEX Lön Arbetstidskonto/arbetstidsförkortning Betala ut och skifta period Det sista steget är att betala ut eventuellt kvarvarande arbetstidsförkortning samt skifta period. Observera att detta steg kan ske vid olika tidpunkter beroende på kollektivavtal. Om du t.ex. har till 31 mars på dig att ta ut kvarvarande ledighet, och kan börja nyttja nästa intjänandeperiods ledighet från 1 april ska du vanligtvis köra denna rutin i löneutbetalningen i april. Här anges urval på anställningsnummer, personalkategori samt vilka anställda som ska tas med utifrån det val de gjort. Har man flera grupper med olika intjänandeperioder, gör man urval för en grupp i taget. Det finns även möjlighet att ange hur anställda som ej valt något ska hanteras. Det sista valet är om kvarvarande pengar från föregående år ska betalas ut. Detta är alltså pengar eller ledig tid som inte utnyttjats av den anställde. Observera att det måste finnas en preliminär lönekörning för att det ska gå att köra denna rutin. Det måste även finnas systemfasta lönearter inställda för respektive val. Efter det att rutinen körts så ska det dyka upp transaktioner för alla anställda som påverkats i löneberedningen. OBS! Om du kör denna rutin i en lönekörning (t.ex. med utbetalning i april), som innehåller uttag av arbetstidskonto i pengar för ledighet i mars ska du tänka på följande: Innan du kan köra rutinen för att skifta och betala ut bör du först låsa dessa lönerader i löneberedningen. Annars kommer värdet för de uttagna timmarna att beräknas enligt den nya periodens värde.

16 FLEX Lön Arbetstidskonto/arbetstidsförkortning 16 Rapporter Det finns även en rapport för att se en översikt över alla anställdas saldon för ATK/ATF. Denna rapport finner du under Arbeta med Rapporter Personal ATK/ATF Saldon.