En markering på lönearten i exempelvis Betalda semesterdagar kommer vid löneberedning av semesteruttag minska antalet dagar i anställdaregistret.

Transkript

1 Sommaren är här! Nu arbetar alla för att själva kunna ta ledigt under sommaren. Passa på att se över rutinbeskrivningar/checklistor för hur en lönekörning kan se ut på ditt företag om en kollega ska köra lönen under din ledighet. Se även till att anhöriglistor samt checklistor vid krissituationer finns tillgängliga för den som är plats när du är ledig. Ju bättre dokumentation det finns, desto mer underlättar det för dina kollegor om det skulle inträffa något under sommaren. I det här utskicket har vi samlat en del information för många av våra produkter som du kan ha nytta av när du arbetar i dina program under sommaren. Titta gärna in på Kundtorget för att läsa mer matnyttig information under rubriken Aktuellt just nu för respektive produkt. HogiaLön Plus Viktiga inställningar för löneberedning av uttag av semester Med rätt inställning på dina lönearter kan du förenkla löneberedningen av semester. Dessa inställningar styr hur programmet kommer att hantera din löneberedning av uttag av semester. En markering på lönearten i exempelvis Betalda semesterdagar kommer vid löneberedning av semesteruttag minska antalet dagar i anställdaregistret. Det är först vid den definitiva avräkningen som antalet betalda semesterdagar uppdateras i anställdaregistret. 1

2 Löneberedning/Räkna upp dagar med personlig semesterfaktor När du lönebereder en person som arbetar intermittent deltid (t ex 4 dgr/vecka) ska du ta hänsyn till den anställdes semesterfaktor för att kunna räkna ut semesterersättningen korrekt samt räkna ner anställdes bruttosemesterdagar i anställdaregistret. Registrera den anställdes uttagna semesterdagar som Nettodagar i löneberedningen. När dessa registreras, räknar programmet per automatik upp dessa till Bruttodagar. Om du markerar Räkna upp dagar med personlig semesterfaktor (se ovan bild) händer följande i löneberedningen i samband med semesteruttag. I exemplet ovan har den anställde ett schema och hon arbetar 4 dagar i veckan, ledig på fredagar. Du lönebereder in datum Personen har semesterfaktor 1,25. De 4 arbetsdagar som den anställde tar ut som semester multipliceras med 1,25 vilket ger 5 bruttodagar. Antalet betalda dagar i anställdaregistret kommer att minskas med 5 dagar. Om du inte har schema på dina anställda, anger du antalet nettodagar i kolumnen Antal och programmet räknar själv upp dessa till bruttodagar. Automatisk uppdelning på semesterlönearter Informationen berör endast semesterlönearter och är tänkt att användas för att tala om i vilken ordning 2

3 programmet ska dra personens semesterdagar i anställdaregistret. Tanken är att du lägger turodningen på en semesterlöneart, t ex på löneart 510 Semestertillägg 0,8 % för månadsavlönade. Det finns möjlighet att koppla samman 5 olika lönearter för nedräkning av semesterdagar. Med turordningen i ovan bild räknar programmet först ner den anställdes Betalda dagar, därefter Sparade, Förskott och Obetalda semesterdagar i anställdaregistret. Som sista alternativ har vi Tjänstledighetsavdrag. Använder du inte samma lönearter för kollektivanställda, lägger du upp förslagsvis upp liknande turordning på lönearten 525, Semesterlön. Deltidssjukriven tar ut semesterdagar. Hur hanteras detta i programmet? Om en anställd är deltidssjukskriven fortlöper sjukskrivningen även under semestern. Som huvudregel gäller att en hel semesterdag avräknas oavsett arbetsdagens längd. Är en anställd sjukskriven på deltid, t ex 50 %, och därmed arbetar endast halva dagen, gäller att en hel semesterdag ska avräknas för varje arbetsdag. Eftersom en hel semesterdag avräknas, ska också semesterlön för en hel semesterdag betalas ut. Samtidigt med att den anställde får semesterlön för en hel semesterdag kan den sjukskrivne även erhålla sjukpenning från försäkringskassan för den del av dagen som han är sjukfrånvarande. Exempel 1: Erik är sjukskriven 50 % och arbetar därför enbart halva arbetsdagen. Erik tar 3 veckors semester i juli, vilket innebär att det går åt 15 hela semesterdagar. Du lönebereder enligt nedan: 1) Månadslön för juli. 2) Semestertillägg för 15 semesterdagar, 100 %. 3) Semesterlön för 15 semesterdagar med omfattning 50 %. Ny löneart, som ska se ut som Övningsföretaget löneart 530 men med formeln (P1-P6)* Se nedan löneart 532. Du kan döpa lönearten som du önskar. 3

4 4) Sjukavdrag för hela juli med omfattning 50 %. Exempel 2: I augusti är Erik sjukskriven 25 %. Han tar en vecka semester, d v s 5 semesterdagar. Du lönebereder enligt nedan: 1) Månadslön för augusti. 2) Semestertillägg för 5 semesterdagar, 100 %. 3) Semesterlön för 5 semesterdagar med omfattning 25 %. 4) Sjukavdrag för hela augusti med omfattning 25 %. Vid en deltidssjukskrivning på 75 % utgår semesterlönen med omfattning 75% och sjukavdraget med omfattning 75 %. 4

5 Skatt för skolungdomar Skolungdomar ska betala skatt om de tjänar kr eller mer under Eftersom skatteavdraget kan blir för stort om de bara arbetar extra under en begränsad period, kan de söka jämkning för att skatten ska bli rätt från början. I Skatteverkets broschyr SKV 430 finns ansökningsblankett för skattejämkning men snabbast och enklast söker man jämkning på webben Du anger i rutan Automatisk fr o m i Anställdaregistrets flik Allmänt Det betyder att programmet börjar automatiskt dra tabellskatt fr o m den anställde passerat kr. Om du inte anger något belopp i detta fält kommer skatten att beräknas från första kronan. Observera att du inte får ange både ett fribelopp och en procentsats utan antingen fribelopp eller procentsats. Anger du ett belopp, exempelvis det fribelopp som skolungdom får tjäna innan det ska dras skatt, dras ingen skatt på inkomst upp till detta belopp. Så fort personen har tjänat över det angivna beloppet, drar programmet tabellskatt på aktuell periods hela inkomst. Om skolungdom vet att de kommer att överskrida gränsbeloppet, bör dessa begära jämkning hos Skatteverket. Hogia Personal Business Manager (Portal) - Hur ser jag till att nya medarbetare får tillgång till Hogia Personal Business Manager? 1. Gå in i HogiaLön Plus och kontrollera att den anställde ligger upplagd med alla uppgifter som ni behöver. Som minst för att personen ska följa med över till Portalen/HR Admin så behövs följande uppgifter på den nyanställde: Anställdaregistret - Fliken Allmänt - Anställningsnummer - Fliken Allmänt - E-postadress - Fliken Allmänt - Anställningsdatum - Fliken PA - Användare PBM/Medarebetaren registrerar sina avvikelser och tid på webben. 2. Gå in i HR Admin Har ni slagit på ett automatiskt flöde av personuppgifter (dvs bockrutan Aktiv är markerad under Integration/Databas. Dubbelklicka på raden för applikationen Hogia.LönPlus och titta i nedre delen av rutan) så ska personen dyka upp automatiskt under Anställd/Lista/sök personen. 5

6 -Var ser jag om det automatiska flödet fungerar? Klicka här>> Har du inte ett automatiskt flöde utan personuppgifterna hämtas manuellt (d v s bockrutan Aktiv är inte markerad under Integration - Databas) Eller har det automatiska flödet inte fungerat kan du hämta in den/de anställda manuellt genom att gå in under menyalternativ Integration/HogiaLön Plus. Sök fram din Databasanslutning genom att klicka på fördjupningsknappen med tre punkter. Testa anslutningen. Byt flik till Auktorisation och kontrollera att bockarna Chef och Anställd är markerade. Hogia rekommenderar att E-post ska användas som Användarnamn. 6

7 Tryck OK för att starta hämtningen av nya användare. När sökningen efter nya användare är klar ser du hur många personer som importerats i den importlogg som visas med automatik. Vill du läsa mer om inställningarna i HR Admin Klicka här>> 3. Nu kan den anställde logga in i Hogia PBM Portal på webben. Sökvägen till webbadressen ska både finnas angivet i ert installationsdokument som skrevs av teknikerna i samband med installation och uppstart. Du som administratör kan i efterhand även finna webbadressen under Integration/Web. På raden för applikationsnamnet Hogia.Portal står webbadressen skriven i kolumnen "Länkar". 7

8 Hogia PBM Time & Attendance/Project - Hur ställer jag in så att en chef kan attestera personer över bolagsgränser, dvs i ett bolag hon själv inte är anställd i? 1. Gå till Integration Tool och välj det bolag där chefen är anställd. 2. Välj Verktyg/Behörigheter/(Register)/Användare. Markera chefen bland användarna och markera rutan Endast attestant på det bolag ("Kundföretaget") hon ska attestera i. 3. Byt sedan bolag i Integration Tool till det bolag där chefen inte är anställd ("Kundföretaget") och skapa en attestgrupp, nu finns chefen att välja på bland de övriga medarbetarna så att du kan lägga till henne som attestant. 4. Se till att den attesterande chefen även får tillgång till företaget i Portalen. Gå till HR Admin och välj Auktorisation/Detaljerad och sök fram användaren. Välj fliken Auktorisation och klicka på fördjupningsknappen till höger om raden Auktoriserad till företag. Markera företaget chefen ska attestera i ("Kundföretaget" enl exemplet ovan) och klicka på OK. Kom ihåg att klicka på Spara innan du stänger ned Användar-registret. 8

9 Hogia PBM Travel/Hogia Resa - Hur gör jag för att lägga in att en person ska ha attesträtt för ett antal personer? Gå in under Register/Personer. Markera den person det gäller och gå in under fliken Attest/Ombud. Markera den grupp som personen ska ha attesträtt för, och klicka på knappen Lägg till grupp. Du väljer Attest under rullisten Attest. En person kan ha attesträtt till flera grupper, gör då på samma sätt för samtliga grupper som personen ska ha attesträtt till. - Jag är attestperson, varför får jag inte upp några reseräkningar att attestera? Jag vet att det finns reseräkningar inlagda. Kontrollera först att reseräkningarna är definitiva. Om de är det, gå in på attestbilden (menyn attestera), knappen sök längst upp till vänster, och titta så att datumintervallet stämmer. Se exempel på bilden nedan. Om det stämmer kontrollerar man att personen ingår i den attestgrupp som du har attesträtt för. För att kunna göra det behöver administratören gå in under Register/Grupper. Där ser man vilka personer som ingår i olika grupper. Se exemplet nedan med grupp support. 9

10 För att lägga till en person i attestgruppen går administratören in under Register/Grupper. Markerar vilken grupp det gäller, markerar vilken person som ska läggas till, klickar på knappen Lägg till medlem så att personen kommer över till rutan Gruppmedlemmar. Klicka på knappen OK för att spara. Resenären går sedan in i attestbilden igen, då ska han kunna se reseräkningarna för personen som man lagt till i attestgruppen 10