Handbok Hogia PBM - Personal Business Manager

Transkript

1 Handbok Hogia PBM - Personal Business Manager Innehållsförteckning Vad är Hogia PBM?... 2 Inloggning... 2 Portalens uppbyggnad... 3 Hem... 3 Mina uppgifter... 3 Hjälp... 5 Logga ut... 5 Företag... 6 Visningsläge... 6 Vänster meny... 8 PBM Portalyta... 8 Nyheter och Dokument... 8 Nyheter... 8 Dokument... 9 Logotyp... 9 Länkar Behörighetskontroll vid inloggning i Portalen Payslip - Åtkomst till lönespecar och kontrolluppgifter oavsett företag... 11

2 Hogia PBM (11) Vad är Hogia PBM? Hogia PBM är en webbaserad produkt som knyter samman dina affärsprocesser och webbapplikationer i en gemensam startsida. Inloggning Inloggning sker med e-post adress och genererat lösenord eller med inloggning som validerar användare i Active Directory. Vilken typ av inloggning som används ställs in av systemadministratören. Funktionen som validerar användare i Active Directory går också att ställa in som Single Sign On. Inloggning med e-postdress: Inloggning med användarnamn via Active Directory:

3 Hogia PBM (11) Portalens uppbyggnad Portalen består av olika 3 olika delar: En meny i övre delen med valen Hem, Mina uppgifter, Hjälp och Logga ut. I den övre menyn visas också vilket bolag du är inloggad på, plus möjlighet till att byta Företag om du har tillgång till flera. I Visningsläge har du möjlighet till att ändra innehåll och utseende på din portal. En meny i vänsterkanten som visar de webbapplikationer du har tillgång till. En portalyta som visar olika webbparts. En webbpart kan beskrivas som ett informationsfönster för de olika webbapplikationerna du har tillgång till. Webbparten gör det lättare för dig att övervaka förändringar eller nya händelser som sker i den underliggande webbapplikationen. Hem Genom att klicka på Hem kommer du tillbaka till startsidan på portalen. Mina uppgifter Mina uppgifter består av flikarna Användaruppgifter och Personlig information. Under fliken Användaruppgifter kan du själv ändra ditt lösenord till inloggning i portalen.

4 Hogia PBM (11) Språk (Tilläggsmodul Hogia PBM) Under fliken Användaruppgifter och fälten Notifieringsspråk och Språk, kan du själv välja det språk som webbsidan och notifieringsmejl skall visas på. De språkval som finns är svenska och engelska. Under fliken Personlig information gör du själv adressändringar eller förändring av närmast anhörig, ändringarna uppdaterar sedan HogiaLön Plus och Hogia Personal med automatik. Om det är tomt på uppgifter i denna bild betyder det att det saknas koppling mot Lön/Personal, koppling skapas av systemadministratören. Har du rättighet till flera bolag, kontrollera att du är i det bolag där du har din anställning.

5 Hogia PBM (11) Organisation (Tilläggsmodul Hogia PBM Employee) Organisationsfliken syns enbart för de företag som har Hogia PBM Employee. På organisationsfliken visas organisationsschemat enligt hur det är uppsatt i Hogia Personal. Har du tillgång till flera företag kan du välja vilket företag som skall visas, och även om du vill se det med eller utan anställda. Hjälp Under fliken Hjälp visas din version av Hogia PBM samt användarhandboken för Hogia PBM. Logga ut Du loggas ut ifrån PBM och hamnar i PBMs inloggningssida.

6 Hogia PBM (11) Företag Företag visar vilka företag du har tillgång. Genom att välja ett företag byts innehållet och information i portalen ut till vad som gäller för det nya företaget. Om du bara har tillgång till ett företag visas inte denna funktion. Visningsläge Visningsläge har 4 olika val Normal, Design, Katalog och Skapa portal för alla Normal är det val du vanligtvis använder dig av när jobbar med PBM. Design i detta val är det möjligt att ändra placeringen på de webbparts du har i PBM. Genom att markera en webbpart kan du med vänster musknapp dra och släppa webbparten på en ny placering i portalen. För att kunna släppa webbparten på en ny placering visas ett svart och lite tjockare streck. När du är klar ändrar du tillbaka till Normal under Visningsläge. Katalog i detta val visas alla de webparts du har tillgång till. Genom att markera/kryss i framför webbparten och väljer placering i Lägg till så placeras webbparten i PBM och blir aktiv. När du är klar ändrar du till Normal i Visningsläge. Vill du ta bort en webbpart ifrån PBM och lägga tillbaka den i Katalog igen så klickar du bara på webbpartens kryss till höger i listen. OBS! visas inget kryss i webbparten innebär det att den ingår i den generella portalmallen som skapats av företagets administratör och dessa webbparts kan inte den enskilde användaren ta bort men du kan placera om dem i din portalyta efter eget tyck och smak.

7 Hogia PBM (11) Skapa portal för alla detta alternativ är bara tillgängligt för användare som har administratörsbehörighet. Det är endast personer med rollen Administratör som kommer åt visningsläget Skapa portal för alla i Hogia PBM. Administratören måste vara knuten till företagets roller, t ex chef och medarbetare, för att kunna välja och placera ut webbparts (informationsrutor) i den gemensamma portalmallen. Webbparts som administratören lägger ut i den gemensamma portalmallen kan minimeras av de enskilda användarna men inte tas bort. Lägger administratören ut en webbpart som har med attest att göra så kan inte cheferna ta bort denna i sina respektive portalytor, men de kan placera om attestrutan efter eget tyck och smak. Tar administratören bort en webbpart från den gemensamma portalytan, t ex rutan med lönespecar så försvinner den för samtliga användare, både nya och gamla. OBS! Även om det är enkelt för administratören att lägga tillbaka webbparten i den gemensamma portalmallen är det ändå fördelaktigt om man tänker till innan ett borttag görs eftersom detta slår igenom direkt och påverkar alla användare av Portalen. Om administratören skapat en gemensam portalmall som innehåller alla förekommande webbparts så sker det precis som tidigare en kontroll när användaren loggar in i PBM. Är man medarbetare så kommer man endast åt de webbparts som är knutna till medarbetarerollen, t ex medarbetarens egna lönespecar och kontrolluppgifter. Vad händer med användare som redan har en befintlig portalyta? Dessa påverkas ytterst lite. I samband med att en befintlig användare loggar in sker en kontroll mellan vilka webbparts som finns i den gemensamma portalmallen och vilka som användaren har i sin egen personliga portalyta för att inte dubbletter ska uppstå. Som nämndes ovan så kan användaren inte ta bort webbparts som administratören lagt ut i den gemensamma portalmallen och det spelar ingen roll om man haft dessa tidigare i sin egen portalyta. Väljer administratören att placera allt som har med chefsrollen i mittenkolumnen och information som rör den enskilde anställde till höger i den gemensamma portalmallen, så blir det likadant för användarna, men så fort den gemensamma portalmallen är skapad och klar av administratören kan varje enskild användare flytta om placeringen av de informationsrutor hon/han har tillgång till. När de fortsättningsvis loggar in i Portalen så visas dessa rutor efter placeringen som gjorts av användaren. Normal för alla, Design för alla, Katalog för alla respektive Tillbaka till egen portal När administratören ska skapa en gemensam portalmall väljer man först Skapa portal för alla och sedan Katalog för alla, här väljer man webbparts precis på samma sätt som beskrivs under Katalog på föregående sida. Det samma gäller Design för alla. När man är klar med placeringen av informationsrutor i den gemensamma portalmallen väljer man Normal för alla för att kontrollera hur den ser ut och sedan väljer man visningsläget Tillbaka till egen portal för att komma tillbaka till sin egen portalyta.

8 Hogia PBM (11) Vänster meny I menyn till vänster visas de webb baserade applikationer som du har tillgång till. Det finns även möjlighet att lägga upp gemensamma länkar. Genom att klicka på någon av länkarna lämnar du PBM och startar upp vald webbapplikationen. PBM Portalyta I själva portalytan visas alla de webbparts du har tillgång till och har valt att visa. Du bestämmer själv vilka webbparts som skall vara aktiva och var de skall vara placerade via funktionen Visningsläge. Du kan minimera och expandera en webbpart genom att klicka på pilen i högra hörnet på webbparten. Nyheter och Dokument Med behörighet till applikationen Nyhet och Dokument kan du publicera nyheter, dokument eller lägga upp länkar och logotyp på startsidan. Nyheter Nyheter kan publiceras till ett eller flera företag som användaren har behörighet till. Nyheten publiceras alltid i det företag du är inloggad i när du lägger ut nyheten. Starta genom att välja Ny skriv en rubrik och en text. Du kan också sätta ett datum när nyheten är inaktuell för att slippa ha en massa gamla nyheter. Välj sedan vilka övriga bolag som skall få tillgång till nyheten du just lagt ut.

9 Hogia PBM (11) Dokument Att lägga ut gemensamma dokument görs alltid på företagsnivå. På vänstersidan ser du de kataloger och de dokument ni visar. Börja med att skapa en katalog genom att välja Katalog under dokumenttyp och klicka på Ny. För att lägga upp ett dokument i katalogen, välj katalogen på vänstersidan och ändra dokumenttyp till Dokument, klicka sedan på Ny. (Över dokumenttyp står i vilken katalog du har valt att spara dokumentet.) Logotyp För att lägga upp en egen logotyp på PBMs webbsida väljer man logotyp. Logotypen kommer då att lägga sig högst upp i vänstermenyn, över applikationerna. Ge logotypen ett namn leta upp den via Sök/Browse knappen. Har du tillgång till flera företag kan du välja vilka företag som skall se logotypen.

10 Hogia PBM (11) Länkar Att lägga upp länkar till andra webbsidor fungerar på samma sätt som Logotyp ovan. Ge länken ett namn, det är det namnet som användarna kommer att se i vänstermenyn med applikationerna. Lägg upp adressen till webbsidan. Viktigt är att hela adressen läggs upp ex. Välj sedan företag som skall se länken. Klicka på spara. Behörighetskontroll vid inloggning i Portalen Fr o m version 14.2 av Hogia PBM sker en behörighetskontroll vid inloggning i Portalen. Löneadministratören på företaget lägger upp en inställning som styr hur länge en användare skall kunna logga in i Portalen efter att personen har slutat. Tidsfristen anges i dagar och ställs in per företag i HR Admin. Anges inget värde så kan en anställd som slutar logga in i Portalen t o m personens avgångsdatum. En anställd som ska sluta blir vid inloggning till Portalen upplyst om hur länge (tom datum) personen tillåts inloggning. 14 dagar innan den anställdes avgångsdatum infaller visas en upplysning i portalytan som talar om hur länge personen tillåts inloggning, detta datum inkluderar de extra inloggningsdagarna om sådana finns. När användaren inte längre tillåts inloggning i Portalen visas meddelandet Inloggningen misslyckas för användare XXX. Behörighet saknas.

11 Hogia PBM (11) Payslip - Åtkomst till lönespecar och kontrolluppgifter oavsett företag Fr o m version 14.2 av PBM har Hogia Payslip* förbättrats genom att lönespecar och kontrolluppgifter knyts till den anställde oavsett vilket bolag som genererat lönespecen. Tack vare denna förändring kan nu personer som slutar i ett företag men är kvar i koncernen, fortfarande logga in i portalen och komma åt alla sina lönespecar och kontrolluppgifter oavsett om anställningen upphört i något av bolagen. *Hogia Payslip en funktion för distribution av lönespecar och kontrolluppgifter via webben.