Handbok Hogia HR Admin. Version Sida (62)

Transkript

1 Version ida (62)

2 Version ida (62) Innehållsförteckning Vad är Hogia HR Admin?... 6 tart och inloggning... 6 kapa ny databas... 6 Uppgradera databas... 6 Inloggning... 7 Menyalternativ tart... 8 Menyalternativ Auktorisation... 8 Formulär Medlemmar - Användare... 9 Formulär Lista Formulär Användare i rollen Formulär Applikation Formulär Applikationsdel Formulär Inställningar Exempel på övriga inställningar Hogia.HR.Admin Antal företag som listas före filterfunktion kommer upp Hogia.HR.Admin DisplayNumberOfUsers Antal användare som listas före filterfunktion kommer upp Hogia.HR.Admin DisplayNumberOfEmployees Antal anställda som listas före filterfunktion kommer upp Hogia.HR.Admin DisplayNumberOfPersons Antal personer som listas före filterfunktion kommer upp Formulär Autentiseringsmetod... 16

3 Version ida (62) I formuläret för Autentiseringsmetod anges om man vill använda inloggning via Active Directory Formulär Roll Utökad funktionalitet (Formulär Roll) Formulär Regel Formulär Vy Menyalternativ Företag Formulär Lista Formulär Kontaktperson Formulär Kontakt för företaget Formulär Koncern Formulär Företag i koncern Formulär Hierarki Menyalternativ Anställd Formulär Person Formulär Anställda Formulär Anslutning - Web Formulär Anslutning Databasanslutning Formulär Verifiera Formulär Importmall Formulär Fältmappning Formulär Import Hogia Personal Formulär Import - HogiaLön Plus Formulär Export - Användare Formulär Export - Travel Automatisk export av användare till Hogia PBM Travel Menyalternativ Monitor Formulär Integration... 40

4 Version ida (62) Formulär Instrumentation - Information Formulär Instrumentation Fel (Events) Formulär Instrumentation WebEvents Formulär Instrumentation Loggade inloggningar (Audit) Formulär Instrumentation Biljett (Ticket) Menyalternativ Verktyg (Tools) kapa ny databas (Create database) Uppgradera databas (Upgrade database) Menyalternativ Tillägg Formulär Notifiering användare Formulär Notifieringsmall Appendix A Applikationsdel Applikation Nyhet & Dokument (Hogia.Portal.Extras) Applikation Kontaktperson (Hogia.HR.Admin.Web) Applikation Hogia PBM Time & Project/Attendance/Payslip (Hogia.PBM) Applikation Hogia PBM Travel (Hogia.Resa) Applikation alary reports (Hogia.PBM.alaryReports) Applikation Payslip (Hogia.PMB.alaryReports) Applikationer för administrations program Applikation Brevlåda (Hogia.DocumentDepository.Web) Appendix B Mina Uppgifter Mina uppgifter Personlig information Databaskoppling HogiaLön Plus Databaskoppling Hogia Personal Appendix C External itemap Formulär Externt innehåll Formulär External itemap Appendix D Att komma igång med startfliken i HR Admin... 59

5 Version ida (62) Installation Inställningar i HR Admin Applikationer Kundtorget... 62

6 Version ida (62) Vad är Hogia HR Admin? Hogia HR Admin är ett administrationsverktyg för användare, företag och applikationer som visas och hanteras i Hogias portal. tart och inloggning När du vill starta upp Hogia HR Admin hittar du programikonen på ditt krivbord. Du hittar även Hogia HR Admin under tart/program/hogia /Hogia HR/Hogia HR Admin. kapa ny databas I samband med installation av systemet och vid första inloggning skapar systemadministratören en databas. Observera att detta endast utförs i samband med installation och av systemadministratören! Läs mer om detta på Menyalternativ Verktyg kapa ny databas. Uppgradera databas I samband med ny version av programvaran utförs en uppgradering av databas. Uppgradering genomförs av systemadministratören! Läs mer om detta på Menyalternativ Verktyg Uppdatera databas

7 Version ida (62) Inloggning Ange användarnamn och lösenord i fälten Användarnamn och lösenord. Ange det servernamn och autentiseringsmetod, som du fått av din systemadministratör, i fälten ervernamn respektive Autentisering. Med hjälp av knappen Testa kan du sedan kontrollera att kopplingen till databasen fungerar. Om du markerar kryssrutan Kom ihåg mig så sparas alla uppgifter till nästa inloggning. tarta programmet genom att trycka på knappen OK.

8 Version ida (62) Menyalternativ tart Under menyalternativ tart kan man enkelt starta de andra Hogia applikationer man har behörighet för. Finns det ingenting under tart, kontrollera om programmen är installerade under rätt sökväg (samma sökväg) och att du har behörighet till programmen. Menyalternativ Auktorisation Under menyalternativ Auktorisation sköts programmets auktorisering av användare, roller och regler samt upplägg och administration av applikationer.

9 Version ida (62) Formulär Medlemmar - Användare I formulären för Medlemmar hanteras nyupplägg, ändring och borttag av information som avser användaren. Formulär Detaljerad I formuläret Detaljerad anges uppgifter som avser användaren. Hogia rekommenderar starkt användning av E-post som Användarnamn, vilket underlättar hanteringen av användarkonton och kommunikation med användaren. E-post ska alltid anges och i de fall där utökad säkerhetslösning såsom engångslösenord används, ska även användarens mobilnummer anges i fältet Mobiltelefon. Kryssrutan Godkänd kryssas i om användarens konto är godkänt och klart för att användas. Kryssrutan Låst gör det möjligt att spärra ett användarkonto med omedelbar verkan. För fälten Användarnamn, Godkänd och Låst finns sökfunktion, för att underlätta nyupplägg och uppdatering av användare. Under sökfunktionen för fälten Användare, Godkänd och Låst finns möjligheten att filtrera. Filterknappen är en specialfunktion som visar ej godkända användare, den under visar utelåsta användare..dvs finns det inga ej godkända eller utelåsta så visas inga. I fältet Notifieringsspråk kan du ange om du vill få dina notifieringsmeddelanden på svenska eller engelska. I fältet pråk kan du ange om du vill att Hogia PBM Portal och Extras ska visas med svenska eller engelska rubriker och ledtexter.

10 Version ida (62) Flik Auktorisation Under flik Auktorisation kan användaren ges behörighet till företag, applikation och roll. Rekommendation är att använda roll om det används för att ge användare behörighet. I listruta Auktoriserad till företag finns möjlighet att välja in de företag som användaren ska ha behörighet till. I listruta Auktoriserad till applikation finns möjlighet att välja in de applikationer som användaren ska ha behörighet till. I listruta Auktoriserad till roll finns möjlighet att välja in de roller som användaren ska ha behörighet till. Vid import från lön kan behörighet ges till företag, applikation och roll för alla importerade användare med automatik. För fälten Auktoriserad till företag, Auktoriserad till applikation och Auktoriserad till roll finns sökfunktion, för att underlätta nyupplägg och uppdatering av användare. I fältet Person visas personnummer om användaren skapats som användare via import ifrån HogiaLön Plus. Många applikationer behöver personnummer för att identifiera användaren, t ex Hogia PBM Payslip. Det går att söka upp personnumret via sökfunktionen för att manuellt koppla ihop Användaren med person. Under fliken Auktorisation visas även information om användarens konto som t.ex. datum och tid för senaste inloggning och datum och tid när användarkontot skapades.

11 Version ida (62) ökfunktion Om du har många användare så har du möjligheten att söka efter en användare genom sökrutan, se bild nedan. Generera nytt lösenord I formuläret Användare är det möjligt att generera upp ett nytt lösenord som mailas ut till användaren. ök upp användare som skall ha nytt lösenord, tryck på knappen enligt bilden nedan och nytt lösenord genereras och skickas till användarens e-postadress. Formulär Lista I formuläret Lista visas samtliga användare. Genom att markera användare (klicka längst till vänster på raden) och klicka på knappen Detalj så kommer du till användarformuläret för den markerade användaren.

12 Version ida (62) Formulär Användare i rollen Under ikononen Användare i rollen knyts flera användare till en och samma roll. Roll är ett mycket användbart och effektivt sätt att hantera användare och att gruppera behörigheter. Roller skapas i formulär Attestering Roll under menyalternativ Auktorisation. För att underlätta nyupplägg och uppdatering av användare, finns sökfunktion för roll och företag. Under sökfunktionen för fälten roll och företag finns möjligheten att filtrera, dvs. välja ut specifika roller och företag med hjälp av knappen Filter. Genom att välja en roll syns vilka användare som är knutna till rollen Du lägger till en användare för en roll på följande sätt (se bilder nedan): klicka på ökrutan för fältet Lägg till användare till roll.

13 Version ida (62) Bocka i kryssrutan för önskad användare och klicka slutligen på knappen para. Användaren har lagts till angiven roll. Formulär Applikation I formulär Applikation hanteras nyupplägg, ändring och borttag av de applikationer som finns tillgängliga i portalen och under startfliken i HR Admin. De webbapplikationer som läggs upp visas i vänstermenyn i portalen, förutsatt att användaren har fått behörighet till applikationen. Windows applikationer som finns registrerade syns under startfliken i HR Admin, förutsatt att användaren har behörighet till applikationen. Alla poster i formuläret kan exporteras till Excel med hjälp av menyval Excel. Ny applikation skapas på följande sätt: Klicka på ikonen Ny. Ange ny applikation i fältet Applikationsnamn Ange önskat namn på applikationen i fältet Titel. Det namn som anges kommer att visas i portalens vänstermeny eller i tart fliken i HR Admin. För att underlätta förståelsen av vad applikationen ska användas till, kan även en kortare beskrivning anges i fältet Beskrivning. För att bestämma i vilken ordning hur applikationerna visas i portalens vänster meny finns begreppet orteringsordning. Ange ett heltal och börja på siffran 1 för den applikation som skall visas först och ange därefter 2, 3, 4 o.s.v för efterföljande applikationer i den ordning du vill att de skall visas. Avsluta med att markera ikonen para. Upprepa proceduren ovan tills alla applikationer finns upplagda. Formulär Applikationsdel I formulär Applikationsdel hanteras nyupplägg, ändring och borttagande av de applikationsparter som ska finnas tillgängliga i portalen. Exempel på applikationsparter är

14 Version ida (62) portalens Webparts, dvs. portalens fönster till webbapplikationer. Alla poster i formuläret kan exporteras till Excel med hjälp av menyval Excel. Ny applikationspart skapas på följande sätt: Exempel på en Web part Klicka på ikonen Ny. Välj applikationsnamn med hjälp av sökikonen. Ange önskat namn på applikationsparten i fältet Namn applikationsdel. Avsluta med att klicka på ikonen para. Upprepa proceduren ovan tills alla applikationer finns upplagda. Formulär Inställningar I formulär Inställningar hanteras de inställningsmöjligheter som kan göras för en applikation. Inställningarna görs oftast i samband med installation. Exempel på möjliga inställningar är t.ex. bestäm längd på lösenord, bestäm hur ofta lösenordet behöver bytas. Alla poster i formuläret kan exporteras till Excel mha menyval Excel. Följande inställningar levereras med vid installation:

15 Version ida (62) Applikationsnamn Typ av inställning Värde Enhet Hogia.HR.Foundation Datum skapad Jan :53PM Datum Hogia.HR.Admin DisplayNumberOfCompanies 1 Nummer Hogia.HR.Admin DisplayNumberOfUsers 2 Nummer Hogia.HR.Admin Utökad säkerhet FALKT ant/falskt Hogia.HR.Foundation LogFolder Katalog Hogia.HR.Foundation Logga felaktiga försök till inloggning FALKT ant/falskt Hogia.HR.Foundation Maximum antal försök med fel lösen 3 Nummer Hogia.HR.Foundation Minimum antal icke alfanumeriska tecken i lösenord 2 Nummer Hogia.HR.Foundation Minimum längd lösenord 8 Nummer Hogia.HR.Foundation Dagar mellan byte lösenord 90 Dag Hogia.HR.Foundation Krav att användare har unikt lösen ANT ant/falskt Hogia.HR.Foundation QL erver Version Microsoft QL erver 2008 (P3) (X64) ep :45:45 Copyright (c) Microsoft Corporation Express Edition (64-bit) on Windows NT 6.1 <X64> (Build 7601: ervice Pack 1) träng Hogia.HR.Foundation Version träng Ny Inställning skapas på följande sätt: Klicka på ikonen Ny. Välj in önskad applikation i fältet Applikationsnamn med hjälp av sökikonen. Välj in önskad inställning i fältet Inställning med hjälp av sökikonen. Ange önskat värde i fältet Värde. Avsluta med att markera ikonen para. Upprepa proceduren ovan tills alla applikationer finns upplagda. För utökad lösenordshantering. Applikationsnamn Inställningstyp Beskrivning Hogia.HR.Foundation Utökad säkerhet Värde: ant/falskt. Används för att applicera one time password i Hogia Portal (webb) Hogia.HR.Foundation Logga felaktiga försök till Värde: ant/falskt inloggning Hogia.HR.Foundation Maximum antal försök med Värde: Antal fel lösen Hogia.HR.Foundation Dagar mellan byte lösenord Värde: Antal Hogia.HR.Foundation Minimum antal icke Värde: Antal alfanumeriska tecken i lösenord Hogia.HR.Foundation Minimum längd lösenord Värde: Antal Hogia.HR.Foundation Kräv att användare har unikt lösen Värde: ant/falskt För att generera lösenord i användarformuläret och i notifieringsfunktionen i HR Admin. Applikationsnamn Inställningstyp Beskrivning Hogia.HR.Admin MTPerver Tvingande värde för skicka nytt lösenord till användare i formuläret användare och Tillägg, Notifiering användare. Hogia.HR.Admin MTPDefaultender Tvingande värde för skicka nytt lösenord till användare i formuläret användare och Tillägg, Notifiering användare. Hogia.HR.Admin MTPDefaulturl Tvingande värde för skicka nytt lösenord till användare i formuläret användare och Tillägg, Notifiering användare. Hogia.HR.Admin MTPPort Ange port för felsökning om generera lösenord inte fungerar. Ej tvingande. Hogia.HR.Admin MTPCredtialDomain Ange domän/active Directory erver för felsökning om generera lösenord inte fungerar.ej tvingande.

16 Version ida (62) Hogia.HR.Admin MTPCredentialUserName Ange användarnamn som tillåts skicka mail. Ej tvingande. Hogia.HR.Admin MTPCredentialPassword Ange password som tillåts skicka mail. Ej tvingande. För att skapa nytt lösenord i Hogia Personal Business Manager (webb). Hogia.Portal MTPerver Tvingande värde för skicka nytt lösenord till användare i inloggningsformuläret för Hogia Portal (webb) Hogia.Portal MTPDefaultender Tvingande värde för skicka nytt lösenord till användare i inloggningsformuläret för Hogia Portal (webb) Hogia.Portal MTPDefaulturl Tvingande värde för skicka nytt lösenord till användare i inloggningsformuläret för Hogia Portal (webb) Hogia.Portal MTPPort Hogia.Portal MTPCredtialDomain Ange domän/active Directory erver för felsökning om generera lösenord inte fungerar.ej tvingande. Hogia.Portal MTPCredentialUserName Ange användarnamn som tillåts skicka mail. Ej tvingande. Hogia.Portal MTPCredentialPassword Ange password som tillåts skicka mail. Ej tvingande. Exempel på övriga inställningar. Hogia.HR.Admin DisplayNumberOfCompanies Antal företag som listas före filterfunktion kommer upp Hogia.HR.Admin DisplayNumberOfUsers Antal användare som listas före filterfunktion kommer upp Hogia.HR.Admin DisplayNumberOfEmployees Antal anställda som listas före filterfunktion kommer upp Hogia.HR.Admin DisplayNumberOfPersons Antal personer som listas före filterfunktion kommer upp Formulär Autentiseringsmetod I formuläret för Autentiseringsmetod anges om man vill använda inloggning via Active Directory. I formuläret anges om du vill använda applikationens standardinloggning eller inloggning via Active Directory för Hogia Portal. För utförligare beskrivningar kring de olika inloggnings- och autentiseringsmetoderna se appendix Inloggnings- och autentiseringsmetoder sist i denna handbok.

17 Version ida (62) Observera att du måste ha webanslutning till applikationen Hogia.Portal för att du ska kunna öppna formuläret. När du öppnar formuläret kontrolleras också att du kör Internet Information ervices 7.5. När användaren loggar in i Hogia Personal Business Manager sparas inloggning för snabbare och säkrare igenkänning vid nästa inloggning. Genom att klicka på Nollställ Active Driectorykopplingar så kan du ta bort databasinformationen per användare om tex kontot i Active Directory är borttaget och upplagt på nytt. En annan situation då man kan behöva använda funktionen är om man byter Active Directory. Förklaringar till autentiseringsmetoder: Applikationens standardinloggning inloggningen med e-postadress som används idag. ingle ign On via Active Directory Kräver åtkomst till AD, direktinloggning utan inloggningsfönster. ingle ign On via Active Directory, tillåt även applikationens standardinloggning Kräver inte åtkomst till AD, redirect till applikationens standardinloggning. Manuell inloggning via Active Directory, tillåt även applikationens standardinloggning promptat AD inloggningsfönster med länk till applikationens standardinloggning. Manuell inloggning via Active Directory Kräver åtkomst till AD, promptar AD inloggningsfönster.

18 Version ida (62) Formulär Roll I formulär Roll hanteras nyupplägg, ändring och borttag av de roller som ska finnas tillgängliga i organisationen. Roll är ett mycket användbart och effektivt sätt att hantera användare och att gruppera rättigheter till olika applikationer. Alla poster i formuläret kan exporteras till Excel mha menyval Excel. Ny Roll skapas på följande sätt: Klicka på ikonen Ny. Ange önskad roll i fältet Rollnamn. Ange önskad beskrivning i fältet Beskrivning. Avsluta med att markera ikonen para. Upprepa proceduren ovan tills alla roller finns upplagda. Utökad funktionalitet (Formulär Roll) För företag som har många applikationer och roller finns möjlighet att gruppera dessa och visa rollerna i vänster menyn på webbsidan. Klicka på ikonen Ny. Ange önskad roll i fältet Rollnamn. Ange önskat namn på rollen i fältet Titel. Det namn som anges kommer att visas i portalens vänstermeny. Ange önskad beskrivning i fältet Beskrivning. Om man använder sig av rollstyrd vänstermeny för att bestämma i vilken ordning rollerna visas i portalens vänster meny finns begreppet orteringsordning. Ange ett heltal och börja på siffran 1 för den applikation som skall visas först och ange därefter 2, 3, 4 o.s.v för efterföljande applikationer i den ordning du vill att de skall visas. Kryssar man i fältet Visa i portal för någon av roll aktiverar man rollstyrd vänstermeny i portalen. Detta innebär att applikationerna portalens vänster menyn kommer visas grupperade utefter de roller som användaren har tillgång till. Användaren ser alltid alla sina roller i vänster menyn. Har användaren inte tillgång till rollen och Visa i portal är markerad visas menyval som utgråade och inaktiva i portalen. Avsluta med att markera ikonen para. Upprepa proceduren ovan tills alla roller finns upplagda.

19 Version ida (62) Formulär Regel I Formulär Regel hanteras nyupplägg, ändra och bortag av de behörighetsregler som kan ges till användare eller roller för olika applikationer. Alla poster i formuläret kan exporteras till Excel mha knappen Excel. En regel har tre behörighetsnivåer: Deny Full View Behörighetsregler är ett kraftfullt verktyg att använda ihop med roll. En behörighetsregel kan endast sättas för antingen ett Användarnamn eller en Roll, inte för båda samtidigt. Ny Regel skapas på följande sätt: Klicka på ikonen Ny. Välj in önskad applikation i fältet Applikationsnamn med hjälp av sökikonen. Välj in önskad applikationspart i fältet Namn applikationsdel med hjälp av sökikonen. Fältet Användarnamn används när regeln enbart skall gälla för en användare. kall ej användas om värde finns på Roll. Välj in önskad roll i fältet Roll med hjälp av sökikonen. Välj önskad behörighetsnivå i listrutan Authorization. Välj in önskat företag i fältet Företag med hjälp av sökikonen. I normala fall lämnas fältet tomt och gäller då för alla företag. Avsluta med att markera knappen OK. Upprepa proceduren ovan tills alla behörighetsregler finns upplagda. Formulär Vy Formuläret ger på flikarna Roll, Användare, Applikation, Applikationsdel och Företag en snabb överblick över vilka applikationer, applikationsdelar, företag, användare och roller som är kopplad till vad. Urvalet kan sedan exporteras till Excel vid behov.

20 Version ida (62) Menyalternativ Företag Under menyalternativ Företag administreras företag med hjälp av formulären Lista, Detaljerad, Företagsinställning, Kontaktperson, Kontakt för företag, Koncern, Företag i koncern och Hierarki. Formulär Lista I formulär Lista hanteras nyupplägg, ändring och borttag av företag på en generell nivå. Här visas alla upplagda företag. Företaget organisationsnummer och företagsnamn är obligatoriska fält, som måste anges för att programmet ska kunna identifiera ett företag. Uppgifterna i Formulär Lista skapas med automatik första gången man importerar ett företag från Lön eller Personal. Manuellt nyupplägg görs enbart vid de tillfällen då import ej kan ske, t ex. då företaget ej finns i Lön eller Personal men skall ha tillgång till PBM. Nytt företag skapas på följande sätt: Klicka på ikonen Ny. Ange företagsnamn i fältet Företagsnamn. Ange organisationsnummer i fältet Organisationsnummer.

21 Version ida (62) Välj in land i fältet Land med hjälp av sökikonen. Ange eventuell klientkod i fältet Klientkod. Klicka i kryssrutan Gödkänd om företaget är klart för att användas. Klicka i kryssrutan Utökad säkerhet om ökad säkerhet ska användas(tilläggsmodul). I fältet pråk anger du på företagsnivå vilket språk, svenska eller engelska, som ska användas i Portalen och Extras. Ange eventuell kommentar i fältet Kommentar. Avsluta med att trycka på ikonen para. Upprepa proceduren ovan tills alla företag finns upplagda. Formulär Kontaktperson För att visa kontaktpersoner på PBMs webbsida måste först kontakter skapas i HR Admin. När kontaktperson lagts upp, skall denna knytas till företag (se nedan Kontakt för företag) och slutligen skall webbparts skapas för att visas i PBM(se kapitel Formulär Applikationsdel) I formulär Kontaktperson hanteras uppgifter kring de personer som är företagets kontaktperson. Ny Kontaktperson skapas på följande sätt: Klicka på ikonen Ny. Ange kontaktpersonens förnamn i fältet Förnamn. Ange kontaktpersonens efternamn i fältet Efternamn. Ange kontaktpersonens adress i fältet Utdelningsadress. Ange kontaktpersonens postnummer i fältet Postnummer. Ange kontaktpersonens postort i fältet tad. Ange kontaktpersonens hemland i fältet Land. Ange kontaktpersonens adress i fältet E-post. Ange kontaktpersonens telefonnummer i fältet Telefonnummer. Ange kontaktpersonens mobiltelefonnummer i fältet Mobiltelefonnummer. Ange kontaktpersonens faxnummer i fältet Faxnummer. Avsluta med att markera ikonen para. Upprepa proceduren ovan tills alla kontaktpersoner finns upplagda.

22 Version ida (62) Formulär Kontakt för företaget I formulär Kontakt för företaget kopplas upplagda kontaktpersoner samman med de företag som hon eller han tillhör. Ny Contact skapas på följande sätt: Klicka på ikonen Ny. Välj in önskat företag i fältet Företagsnamn med hjälp av sökikonen. Välj in önskad kontaktperson i fälten Förnamn och Efternamn med hjälp av sökikonen. Ange kontaktpersonens position i fältet Position. Avsluta med att markera ikonen para. Upprepa proceduren ovan tills alla kontaktpersoner kopplats till företag. kall kontaktpersonen visas på portalsidan så måste även Applikationsdel med Applikation HR Admin Web, läggas upp. e avsnitt Auktorisation Applikationsdel. Formulär Koncern I formulär Koncern hanteras koncerner. Lägg upp koncernnamnet genom att välja Ny. Formulär Företag i koncern I formulär In group kopplas de företag som tillhör din koncern. För att lägga till ett nytt företag i koncernen välj Ny och välj in företagen med hjälp av urvalsrutan.

23 Version ida (62) Formulär Hierarki I formulär Hierarki anger du vilket företag som är koncernbolag, och koppla resterande bolag till det. Avsluta med att spara. Menyalternativ Anställd Under menyalternativ Anställd administreras personer och anställningar. Formulär Person I formulär Person visas de personer som har blivit importerade ifrån HogiaLön Plus/Hogia Personal. Här visas alla upplagda personer med personnummer, för- och efternamn,

24 Version ida (62) födelsedatum, kön och landskod. I formulär Person -Lista kan även nyupplägg, ändring och borttag av personer göras. Observera tar man bort en person ur Anställd Person, lista försvinner alla uppgifter om personen, te x användare, notifiering osv. I normala fall hanteras alla personuppgifter via import ifrån HogiaLön Plus/Hogia Personal. Men det går också att lägga upp manuellt: Ny Person skapas på följande sätt: Klicka på ikonen Ny. Ange personens personnummer i fältet Personnummer. Ange personens för- och efternamn i fälten Förnamn och Efternamn. Ange personens födelsedatum i fältet Födelsedatum. Välj in personens Kön i fältet Kön. Välj in personens medborgarskap i fältet Landskod. Avsluta med att trycka på ikonen para. Upprepa proceduren ovan tills alla personer finns upplagda. I formulär Person Detaljerad kan du se övriga personuppgifter, men de är inte redigerbara, uppgifter ändras via PBM Portal Personliga Uppgifter eller via HogiaLön Plus/Personal. Formulär Anställda I formulär Anställda visas de anställningar som finns kopplade till upplagda personer i HR Admin. Formuläret innehåller följande fält: I fältet Företagsnamn visas det företag som är kopplat till anställningen. I fältet Anställningsnummer visas den anställdes anställningsnummer. I fältet Namn visas den anställdes för- och efternamn. I fältet Personnummer visas den anställdes personnummer. I fälten Anställningsdatum och Avgångsdatum visas när anställningen börjar och slutar.

25 Version ida (62)

26 Version ida (62) Menyalternativ Integration Under menyalternativ Integration sker import och export av data. Formulär Anslutning - Web Formulär Anslutning - Web används till att pekar ut vart applikationerna finns placerade, genom att ange sökväg till den webbaserade applikationen. Ny Anslutning skapas på följande sätt: Klicka på ikonen Ny. Välj in önskad applikation i fältet Applikationsnamn med hjälp av sökikonen. Välj in önskat företag i fältet Företagsnamn med hjälp av sökikonen. Om värde anges i fältet Företagsnamn så gäller programkopplingen bara för det angivna företaget. Men om inget värde anges i fältet Företagsnamn gäller programkoppling för alla företag. Ange webbadressen (url:en) till startsidan för applikationen i fältet Datornamn. I fältet Autentisering anges vilken typ av autentiseringsmetod som ska användas. Värdet forms authentication sätts automatisk, men HR Admin är förberett för att i framtiden även kunna hantera windows authentication. Ange om koppling ska vara aktiv eller ej genom att markera kryssruta Aktiv. Ange önskad beskrivning i fältet Beskrivning. Avsluta med att markera ikonen para. Upprepa proceduren ovan tills alla befattningar finns upplagda.

27 Version ida (62) Formulär Anslutning Databasanslutning Ny databaskoppling skapas på följande sätt: Klicka på knappen Ny. Välj önskad applikation i fältet Applikationsnamn. Fältet Koncernnamn används när man skapar koppling mot Hogia Personal, och då skall koncern namnet anges (samma namn som finns i Hogia Personal). Fältet Företagsnamn lämnas blankt, efter HogiaLön Plus import fylls namn i med automatik. Välj önskad server i fältet ervernamn. Välj önskad autentisering i fältet Autentisering. Om QL erver Authentication angetts, glöm inte komplettera med användarnamn och lösenord i fälten Användarnamn och Lösenord. Välj önskad databas i fältet Databasnamn. Fältet Mappningsnamn används ej för HogiaLön Plus. Välj önskad importmall i fältet Databasimportmallnamn. Ange önskad beskrivning av databaskopplingen i fältet Beskrivning.

28 Version ida (62) Rutan Är master för integrationen, bockas i för att ange från vilken databas import skall ske. Finns koppling både mot HogiaLön Plus och Personal skall endast en av dessa två kopplingar ha bock i rutan. Vid koppling mot enbart HogiaLön Plus ska Är master för integration alltid sättas. Rutan Aktiv används när import skall ske med automatik, men först efter att initialimport har skett. OB! För att automatisk import skall ske måste det finnas vald importmall under fältet Databasimportmallnamn. Rutan Inkludera dokument i Integration används ej för HogiaLön Plus utan enbart om import sker från Hogia Personal. Avsluta med att klicka på knappen OK följt av para.

29 Version ida (62) Formulär Verifiera I formuläret Verifiera kan du testa och kontrollera dina web- och databasanslutningar. Har du problem med tex integration eller att applikationer eller applikationsdelar inte startar i Hogia Portal kan du med fördel börja med att verifiera dina web- och databasanslutningar. Funktionen körs genom att klicka på knappen där följande kontrolleras: För websanlutningar: Url för respektive applikation pekar till rätt adress. Applikationen som url:en pekar på är körbar. För databas anslutningar: Databasanslutningen kan logga in i databasen. Databasanslutningen följer kompabilitetskravet för ett flöde. Att databasanslutningen är aktiverad för ett flöde. Om databasanslutningen är Master eller inte. När flödet/integrationen senast kördes och om den lyckades. Formulär Importmall Formulär Importmall används som mall vid import från Hogia Personal och HogiaLön Plus. Det är också en förutsättning för att den automatiska importen skall fungera, men det är också en

30 Version ida (62) stor hjälp vid manuell import. Med hjälp av formulär Importmall kan du bygga en importmall som kommer ihåg de inställningar du vill ha vid en import. Använder du dig av olika inställningar för olika företag så finns det möjlighet att skapa fler importmallar med olika förutsättningar. När importmallen har skapats kopplar du den till önskad databaskoppling under formulär Anslutning - Databasanslutning. Ny importmall skapas på följande sätt: Flik Anställd kapa ny mall genom att trycka på knappen. Ange önskat namn för mallen i fältet Databasimportmallnamn. tår förnamnet först i HogiaLön Plus så skall ni bocka för rutan Den anställdes namn har förnamn först (Erik Åkerlund). Bocka för rutan Konvertera namn till proper case om du vill att den anställdes för- och efternamn namn ska inledas med stor bokstav. Gör ni urval på användare PBM i HogiaLön Plus så glöm inte fylla i bocken Användare PBM i mallen för databasimport

31 Version ida (62) Flik Auktorisation Ange Alternativen kapa användare för Chef och Anställd för att skapa webb användare. ätt pricken Använd e-postadress som användarnamn om de anställdas e-post ska användas som användarnamn i HR Admin. Observera att om e-post ska användas som användarnamn, sker kontroll på att varje anställd i Hogia Personal/HogiaLön Plus har korrekt e-postadress. Hogia rekommenderar användning av e-post som användarnamn, då det förenklar kommunikationen med användaren. Möjligheten finns även att använda den anställdes namn som användarnamn men e-post krävs vid login på webbsidan. ätt pricken Generera lösenord till användaren om lösenord för användaren ska genereras. För att lösenord ska kunna skickas via mail så måste avsändande mailkonto anges i fältet Avsändare e-post. Detta är en engångsinställning som görs under Auktorisation Inställningar (se tidigare avsnitt) I fältet Invitera till url anger du webb adressen till PBM Portal. Detta är en engångsinställning som görs under Auktorisation Inställningar (se tidigare avsnitt). När importen är klar skickas inga inloggningsuppgifter ut med automatik, utan du aktiverar e-posten när du är klar med uppsättningarna. Läs mer under Tillägg Notifiering. Markera sökknappen ätt lösenord till och ange önskat lösenord som ska skickas till den anställde. Kryssa i rutan Kräv att användaren byter lösen vid första inloggningen om användaren ska byta lösenord vid första portalinloggning. I listruta Auktorisera chefer till applikation(er) kan du välja applikationer som chefer ska få behörighet till. Vi rekommenderar att använda roller för behörigheter då underhåll och förändringar blir betydligt enklare med rollbehörighet. I listruta Auktorisera anställda till applikation(er) kan du välja applikationer som anställda ska få behörighet till. Vi rekommenderar att använda roller för behörigheter då underhåll och förändringar blir betydligt enklare med rollbehörighet I fältet Lägg till chefer i roll(erna) anger du roller på cheferna vid import från Lön. I listruta Lägg till anställda i roll(erna) väljer du vilken roll som medarbetaren ska tillhöra. para importmallen genom att klicka på knappen para.

32 Version ida (62) Formulär Fältmappning Formuläret Field mapping används idag för tilläggsmodulen Hogia PBM Employee för att koppla person-, anställning- och organisationsuppgifter som skall föras över från Personal till Hogia HR Admin. Läs mer om Fieldmapping I avsnittet Appendix Hogia PBM Employee. Formulär Import Hogia Personal Formuläret Import Hogia Personal används idag av de kunder som har tilläggsmodulen Hogia PBM Employee. Funktionen är förberedd för att inom kort kunna nyttja automat import från Personal även utan tilläggsmodulen Hogia PBM Employee. Formulär Import - HogiaLön Plus I formulär Import employees from HogiaLön Plus finns det möjlighet att importera anställda från en HogiaLön Plus databas och göra dem till användare i portalen. Ett enkelt och effektivt sätt att skapa kompletta portalanvändare som redan vid importen kan knytas till roll och applikation.

33 Version ida (62) Importen kan ske på två sätt, genom att välja en mall för förutsättningarna vid importen, eller att göra valen för import varje gång. Anställd fliken Under sektion Databasanslutning pekas den HogiaLön Plus databas ut som importen av användare ska ske ifrån. aknas det Anslutningar i urvalsrutan måste detta först skapas, se avsnitt om Anslutning. Kontakta din systemadministratör om du är osäker på uppgifterna som behöver anges. Under sektion Mall väljer du in den mall som du skapat under menyalternativ Integration, Mall och Importmall. Tips! para din importmall på Databasanslutning, så slipper du ange den vid varje import. Välj OK importen är nu färdig och du får upp information om vad importen gjort.

34 Version ida (62) Vill du importera utan mall, lämnar du fältet vid Mall tomt och gör sedan valen för import enligt nedan. Under flik Anställd anges: - Välj Databasanslutning för import. - tår förnamnet först i HogiaLön Plus så skall ni kryssa i rutan Den anställdes namn har förnamn först (Erik Åkerlund). - Klicka i kryssrutan Justera namn till inledande stor bokstav om du vill att den anställdes för- och efternamn namn ska inledas med stor bokstav. - Gör ni urval på användare PBM i HogiaLön Plus så glöm inte fylla i bocken Användare PBM i mallen för databasimport

35 Version ida (62) Under flik Auktorisation anges: - Ange Alternativen kapa användare för Chef och Anställd för att skapa webb användare. - ätt pricken Använd e-postadress som användarnamn om de anställdas e-post ska användas som användarnamn i HR Admin. Observera att om e-post ska användas som användarnamn, sker kontroll på att varje anställd i Hogia Personal/HogiaLön Plus har korrekt e-postadress. Hogia rekommenderar användning av e-post som användarnamn, då det förenklar kommunikationen med användaren. Möjligheten finns även att använda den anställdes namn som användarnamn men e-post krävs vid login på webbsidan. - ätt pricken Generera lösenord till användaren om lösenord för användaren ska genereras. För att lösenord ska kunna skickas via mail så måste avsändande mailkonto anges i fältet Avsändare e-post. Detta är en engångsinställning som görs under Auktorisation Inställningar (se tidigare avsnitt) - I fältet Invitera till url anger du webb adressen till PBM Portal. Detta är en engångsinställning som görs under Auktorisation Inställningar (se tidigare avsnitt). När importen är klar skickas inga inloggningsuppgifter ut med automatik, utan du aktiverar e-posten när du är klar med uppsättningarna. Läs mer under Tillägg Notifiering. - Markera sökknappen ätt lösenord till och ange önskat lösenord som ska skickas till den anställde. Kryssa i rutan Kräv att användaren byter lösen vid första inloggningen om användaren ska byta lösenord vid första portalinloggning. - I listruta Auktorisera chefer till applikation(er) kan du välja applikationer som chefer ska få behörighet till. Vi rekommenderar att använda roller för behörigheter då underhåll och förändringar blir betydligt enklare med rollbehörighet. - I listruta Auktorisera anställda till applikation(er) kan du välja applikationer som anställda ska få behörighet till. Vi rekommenderar att använda roller för behörigheter då underhåll och förändringar blir betydligt enklare med rollbehörighet - I fältet Lägg till chefer i roll(erna) anger du roller på cheferna vid import från Lön. - I listruta Lägg till anställda i roll(erna) väljer du vilken roll som medarbetaren ska tillhöra. - para importmallen genom att klicka på knappen para.

36 Version ida (62) Importmeddelande Importmeddelandet visar vad som hänt under importen. Under ummering så syns de personer som uppdaterats och under Varningar finns information om de personer som ej blivit importerade och varför. I samband med importen sker också en uppdatering av person och företag. I bilden nedan så är det ett felaktigt Användarnamn och felaktigt format som gör att personen inte importeras.

37 Version ida (62) Tips! Uppdatera personregistret Med uppdateringsfunktionen via importen finns möjlighet att rätta till Personregistret under Employee, t.ex. om för- och efternamn ligger huller om buller. Uppdatering sker av person, e- post och företag, inte applikation eller roll. Formulär Export - Användare Formuläret används till att exportera applikationer, företag och roller till Excel per användare. Du gör på följande sätt: Välj önskat företag i listrutan Företagsnamn. Väljs inget företag väljs alla företag. Välj önskad roll i listrutan Rollnamn. Väljs ingen roll väljs alla roller. Tryck på knappen OK och en sammanfattning av resultatet visas. Tryck på ikonen Excel och önskat urval öppnas i Excel. Formulär Export - Travel Det finns numera även möjlighet att exportera användare till Travel med automatik. Automatisk export av användare till Hogia PBM Travel. Företag med rätt organisations nummer måste finnas i Hogia PBM Travel innan man kan starta. Rollen måste innehålla applikationen Hogia.Resa för att export skall ske. kapa en databas koppling till Travel databasen under Integration Anslutning Databasanslutning.

38 Version ida (62) Gör så här: Klicka på ny Välj Hogia.Resa med urvalsknappen på Applikationsnamn Välj Företag (eller koncern om ni har tilläggsmodulen Koncern till Hogia PBM Travel och har koncern upplagd i Hogia HR Admin) Välj servernamn där databasen för Travel finns. Välj inloggningsmetod, och om QL Authenication även användarnamn och lösenord Välj Resadatabas

39 Version ida (62) ätt bocken Aktiv när överföringen skall ske med automatik. Finns företaget redan upplagt i Travel, med användare i kan bocken sättas i med en gång. Finns det inga användare så starta med att skapa en initial export med Travel användare (se avsnitt manuell export av användare till Hogia PBM Travel). Manuell export av användare till Hogia PBM Travel. Gå in under Integration Export Travel, välj företag som användare skall hämtas från under elect users from: Välj sedan till vilket Travel företag som användarna skall under Destination. Klicka på OK. Användarna finns nu i Travel. Arbetar du med flera företag går det att exportera alla genom att markera All companies. Vill du göra ett visst företagsurval kan du göra det genom att bläddra och markera de företag du vill exportera.

40 Version ida (62) Menyalternativ Monitor Under menyalternativ Monitor finns idag ett flertal olika inbyggda funktioner för att följa upp händelser av olika karaktär i systemet och underlättar spårning och felsökning. Formulär Integration I formulär Integration - Log loggas händelser av den löpande integrationen, mellan HogiaLön Plus, Hogia Personal, Hogia PBM Travel och Hogia HR Admin. För att händelser skall lagras här krävs att databaskopplingar för integration finns samt att windowsservicen Hogia HR Integration är startad. Bildexemplet nedan visar under tatus att något har gått fel. Genom att klicka på rutan under Brutna regler (Broken Rules) så visas en förklaring till vad som hänt. Formulär Instrumentation - Information I formulär Instrumentation Information loggar händelser av den manuella importen. Funktionen är inte fullt ut implementerad men alla applikationer som har behov av att logga informella händelser kan välja att visa dessa i Information. Formulär Instrumentation Fel (Events) Formulär Fel (Events) visar fel som uppkommit någonstans i HR Admin:s databas (vanligast kallad Hogia_HR_Foundation). Det skulle t.ex. kunna vara att en databas har låst sig.

41 Version ida (62) Formulär Instrumentation WebEvents I formulär WebEvents visas fel i de programfelmeddelande som har genererats i Hogia portalens web klient. om exempel skulle kunna vara att websidan för Nyhet & Dokument är låst. Funktionen är är inte fullt ut implementerad men förberedd för att kunna logga alla händelser och kommer att byggas ut över tid. WebEvents kommer att följa Microsofts implementation av AP.Net monitorering. Formulär Instrumentation Loggade inloggningar (Audit) I formulär Loggade inloggningar (Audit) visas felaktiga inloggningsförsök, och eventuella försök till att hacka användarkonton. Funktionen aktiveras genom att sätta LogInvalidCredentials till True i formuläret Applikation - Inställningar i menyval Auktorisation. Vi rekommenderar att man konfigurerar vid behov, t.ex. vid felsökning. Vanligtvis räcker det att konfigurera detta för Hogia.Portal och Hogia.HR.Foundation under Auktorisation Applikation Inställningar. Formulär Instrumentation Biljett (Ticket) Formulär Biljett (Ticket) innehåller en inloggning per användare samt historik över inloggningar. På flik Biljett (Current) visas användarnas senaste inloggning och på flik Historik (History) visas alla historiska inloggningar för alla användare.

42 Version ida (62) Menyalternativ Verktyg (Tools) Under menyalternativ Verktyg (Tools) kan du skapa en ny databas samt uppgradera en befintlig databas. kapa ny databas (Create database) I samband med installation av systemet och vid första inloggning skapar systemadministratören en databas. Observera att detta endast utförs i samband med installation och av systemadministratören! Uppgradera databas (Upgrade database) Vid uppgradering av databasen så väljer du server och autentiseringsmetod. Du har även möjlighet att testa kopplingen med hjälp av knappen Test connection. Avsluta med att välja in

43 Version ida (62) önskad databas i fältet Databasnamn (Database name), tryck på knappen OK och databasen uppgraderas. När uppgraderingen är färdig visas ett dialogfönster som beskriver hur uppdateringen gått. Observera att uppgradering av databas endast utförs i samband med ny version av programvaran. Uppgradering genomförs av systemadministratören!

44 Version ida (62) Menyalternativ Tillägg Under menyalternativ Tillägg administreras tilläggsmodulen för utökad säkerhet. Med hjälp av formulären Notifiering användare och Notifieringsmall sköts även hanteringen av de meddelande som genererade från portalen. Formulär Notifiering användare I formuläret Notifiering användare hanteras de meddelanden som genereras från portalen. En bock i Notifierad fältet anger om meddelandet har skickats eller ej. Genom att markera en eller flera rader och därefter klicka på kanppen E-post kan meddelandet skickas. kicka e-post till nya användare efter import Efter import av användare från HogiaLön Plus eller Hogia Personal är det under Notifiering användare man skickar ut e-post. Markera de användarna som ej har bock i Notifierad och har Orsak Ny användare och klicka sedan på knappen E-post. När e-posten skickats får användarna en bock i Notifierad. Formulär Notifieringsmall Formulär Notifieringsmall är mallarna för den texten som skrivs när e-post genereras via PBM eller HR Admin.

45 Version ida (62) Ny mall skapas på följande sätt: Klicka på ikonen Ny. I formuläret Notifieringsmall kan man välja att skapa olika meddelanden som skickas till användaren. Välj ett av följande meddelanden under Orsak: 1) Applied role dvs. när ny roll lagt till, 2) New password dvs. när nytt lösenord krävs, 3) New user dvs. när en ny användare skapats, 4) User account approved dvs. när ett användarkonto har godkänts, 5) Account unlocked dvs. när användarkonto har låsts upp. I fältet pråk anges om meddelande ska sparas som svenskt eller engelskt. Beroende på vilket språk som väljs så visas meddelandet med valt språk. Tryck på knappen Läs upp igen och beroende på valt meddelande i fältet Orsak ovan, så hämtas uppgifter från ramverket som visas i klartext i meddelandet som skickas ut till användaren. <Url/Application>, <UserName> och <Password> är de systemparametrar som används. Meddelandet till användaren byggs upp genom fälten Ämne(ämnes-raden i e-post), Rubrik (översta raden/texten i meddelandet), Meddelande( själva meddelande texten) och Fotnot (avslutningsraden/texten i meddelandet). Ange önskat värde i fälten Ämne, Rubrik, Meddelande och Fotnot. Avsluta med att trycka på knappen para.

46 Version ida (62) Ändra text i mallarna För att ändra text välj Orsak och pråk och sedan Läs upp igen. Ändra valfri text glöm inte spara. Appendix A Applikationsdel ystembeskrivning över Hogias web parts sätts upp och definieras i Hogia HR Admin utifrån de program och moduler som ni har licens för. I Applikationsdel definieras en web part och kopplas till en applikation i systemet se bild. Parametervärdet som anges i Namn applikationsdel är förutbestämt och måste se ut enligt de anvisningar som finns i Appendix A.

47 Version ida (62) Applikation Nyhet & Dokument (Hogia.Portal.Extras) Nyheter (web-part) Visar de 3 senaste nyheterna. Tillhör applikation: Namn applikationsdel: Nyheter och Dokument Hogia.Portal.Extras.WebParts.News, Hogia.Portal.Extras.WebParts Dokument (web-part) Visar mappar och dokument. Tillhör applikation: Namn applikationsdel: Nyheter och Dokument Hogia.Portal.Extras.WebParts.Documents, Hogia.Portal.Extras.WebParts Applikation Kontaktperson (Hogia.HR.Admin.Web) Visar de kontaktpersoner som lagts upp per företag i HR Admin Tillhör applikation: Hogia HR Admin

48 Version ida (62) Namn applikationsdel: Hogia.HR.Admin.Web.WebParts.ContactPersons, Hogia.HR.Admin.Web.WebParts Applikation Hogia PBM Time & Project/Attendance/Payslip (Hogia.PBM) Mina lönespecifikationer (web-part) Visar användarens 10 senaste lönespecifikationer. Tillhör applikation: Namn applikationsdel: Hogia PBM Time Hogia.Pbm.WebParts.Payslips, Hogia.Pbm.WebParts Icke godkända tid- och löneunderlag (web-part) Visar inrapporterad tid och inrapporterade avvikelser som ej har blivit attesterade och har skickats i retur. Tillhör applikation: Namn applikationsdel: Hogia PBM Time Hogia.Pbm.WebParts.NonApprovedRegistrations, Hogia.Pbm.WebParts Ej attesterade tid- och löneunderlag (web-part) Visar inrapporterad tid och inrapporterade avvikelser som skall attesteras.

49 Version ida (62) Tillhör applikation: Namn applikationsdel: Hogia PBM Time Hogia.Pbm.WebParts.Authorization, Hogia.Pbm.WebParts Applikation Hogia PBM Travel (Hogia.Resa) Ej attesterade reseräkningar (web-part) Visar reseräkningar som skall attesteras. Tillhör applikation: Namn applikationsdel: PBM Travel Hogia.Resa.WebParts.NotAttestedRegistrations, Hogia.Resa.WebParts Ej godkända reseräkningar (web-part) Visar returnerade reseräkningar, som ej blivit godkända eller attesterade. Tillhör applikation: Namn applikationsdel: PBM Travel Hogia.Resa.WebParts.ReturnedRegistrations, Hogia.Resa.WebParts Mina 10 senaste reseräkningar (web-part) Visar returnerade reseräkningar, som ej blivit godkända eller attesterade. Tillhör applikation: Namn applikationsdel: PBM Travel Hogia.Resa.WebParts.LatestRegistrations, Hogia.Resa.WebParts

50 Version ida (62) Applikation alary reports (Hogia.PBM.alaryReports) Visar de 10 senaste lönerapporterna Tillhör applikation: Namn applikationsdel: Hogia PBM alary Reports Hogia.PBM.alaryReports.WebParts.LatestReports, Hogia.PBM.alaryReports.WebParts Hogia.PBM.alaryReports.DeleteReports Applikation Payslip (Hogia.PMB.alaryReports) Visar de 10 senaste lönespecifikationerna Tillhör applikation: Namn applikationsdel: Hogia PBM Payslip Hogia.PBM.alaryReports.WebParts.LatestPersonalReports, Hogia.PBM.alaryReports.WebParts Applikation Employee (Hogia.PBM.Employee) Visar bevakningskalendern Tillhör applikation: Namn applikationsdel: Hogia PBM Employee Hogia.PBM.Employee.WebParts.EventCalendar, Hogia.PBM.Employee.WebParts Applikationer för administrations program Genom att installera Hogias admin program under samma sökväg finns det möjlighet att visa detta i start menyn. Genom att lägga upp dessa som applikationer så kan behörighet till dessa styras via roller. Bilden nedan visar dessa.

51 Version ida (62) Applikation Brevlåda (Hogia.DocumentDepository.Web) Brevlåda (web-part) Visar de senaste uppladdade dokumenten i Brevlådan. Tillhör applikation: Namn applikationsdel: Brevlåda Hogia.DocumentDepository.WebParts.Documents, Hogia.DocumentDepository.WebParts

52 Version ida (62) Appendix B Mina Uppgifter Mina uppgifter Personlig information Låt medarbetaren själv ange adressförändringar eller närmast anhörig via Hogia PBM (portalsidan) som sedan med automatik uppdaterar HogiaLön Plus och Personal. För att detta skall vara möjligt krävs en databaskoppling. Viktigt! Om du har både HogiaLön Plus och Personal måste två kopplingar skapas. (se nedan). Databaskoppling HogiaLön Plus. Gå till fliken Integration Anslutning Databasanslutning och välj New för att få upp formuläret. Börja med Applikationsnamn välj Applikation Hogia.LönPlus med sökknappen. Finns det ingen sådan Application, så behöver du lägga upp den. e avsnitt Auktorisation Applikation. Fyll sedan i servernamn med valfri Autentisering fråga din tekniker om du är osäker på vilken du skall använda. Tänk bara på att om du väljer QL erver Authentication måste ange Användarnamn och Lösenord innan du väljer din lönedatabas med sökknappen för Databasnamn Har du skapat en importmall finns det möjlighet att välja in den i databaskopplingen med sökknappen för Databasimportmallnamn, för att få automatik i importflödet. Det du skriver i Beskrivning är det namn du ser när du sedan väljer kopplingen vid importen.

53 Version ida (62) Glöm inte att spara när du är klar med kopplingen. När du gjort import från HogiaLön Plus kompletteras din importkoppling automatiskt med företagsnamnet på ditt importerade löneföretag. I och med detta har koppling skapats mellan Mina uppgifter i Portalen och angiven HogiaLön Plus databas. Du kan nu uppdatera dina uppgifter direkt i Portalen. Du kan direkt kontrollera om det fungerar genom att logga in på Portalsidan och välja Mina Uppgifter och fliken Personlig Information.

54 Version ida (62) Databaskoppling Hogia Personal. För att kunna uppdatera Hogia Personal måste det först finnas en databas koppling till HogiaLön Plus. Börja med att välja Applikation Hogia.personal med sökknappen under Applikationsnamn. Finns det ingen sådan Applikation, så behöver du lägga upp den. e avsnitt Auktorisation Applikation. Välj sedan företag med sökknappen under Företagsnamn observera att det är det enskilda företaget som skall väljas här och inte koncernen. Fyll sedan i servernamn med valfri Autentisering fråga din tekniker om du är osäker på vilken du skall använda. Tänk bara på att om du väljer QL erver Authentication måste ange Användarnamn och Lösenord innan du väljer din lönedatabas med sökknappen för Databasnamn. Beskrivning är valfritt, det underlättar ibland att ha ett enklare namn på kopplingen än databasnamnet.

55 Version ida (62)

56 Version ida (62) Appendix C External itemap Formulär Externt innehåll Med funktionen Externt innehåll är det möjligt att skapa en egen start sida som visas när man loggar in i portalen. Funktionen External sitemap gör det möjligt att skapa egna menyalternativ i portalens övre meny. Med Externt innehåll anger man URL adressen om man vill använda sig av en egen start sida som laddas före portalyta med webb parts. Den egna start sidan tar du själv fram genom att skapa en sida i HTML och placera den på webb servern. Notera att det kräver goda kunskaper i HTML för att kunna skapa en egen startsida. Ny Anslutning Externt innehåll skapas på följande sätt: Klicka på ikonen Ny. Välj in applikationen Hogia.Portal i fältet Applikationsnamn med hjälp av sökikonen. Välj in önskat företag i fältet Företagsnamn med hjälp av sökikonen. Om värde anges i fältet Företagsnamn så gäller programkopplingen bara för det angivna företaget. Men om inget värde anges i fältet Företagsnamn gäller programkoppling för alla företag. Fältet Datornamn används inte och kan lämnas blank. I fältet Authentication anges vilken typ av autentiseringsmetod som ska användas. Kryssruta Active används ej och kan lämnas blank. Ange sökvägen till startsida i fältet Länkar. Ange önskad beskrivning i fältet Beskrivning. Kryssruta Öppna i nytt fönster används ej och kan lämnas blank. Avsluta med att klicka på knappen OK och i nästa formulär klicka på ikonen para.

57 Version ida (62) För att start sidan skall visa sig behöver applikationen Hogia.Portal vara tillgänglig för alla användare av portalen. e sektion Rule i detta dokument hur man ger en användare eller roll behörighet till en applikation. Formulär External itemap Observera att detta är en tilläggsmodul. Med funktionen External sitemap kan man skapa egna menyalternativ i portalens övre meny om man vill presentera information tillgänglig för alla. I exemplet nedtill är Utbildning ett eget tillagt menyval som pekar på företagets interna utbildningssida. Innan man kan lägga upp egna menyval behöver en applikation skapas för varje menyval. Hur man skapar en applikation se sektion Applikation i detta dokument. Döp gärna dessa applikationer till något med prefixet itemap så blir det enkelt att hålla reda på se exempel nedtill. Ny Anslutning External sitemap skapas på följande sätt: Klicka på ikonen Ny.

58 Version ida (62) Välj in applikationen itemap.xxx (xxx = med det namn du angivet) i fältet Applikationsnamn med hjälp av sökikonen. Välj in önskat företag i fältet Företagsnamn med hjälp av sökikonen. Om värde anges i fältet Företagsnamn så gäller programkopplingen bara för det angivna företaget. Men om inget värde anges i fältet Företagsnamn gäller programkoppling för alla företag. Ange sökvägen till startsida i fältet Datornamn. Fältet Datornamn används inte och kan lämnas blank. I fältet Authentication anges vilken typ av autentiseringsmetod som ska användas. Kryssruta Active används ej och kan lämnas blank. Fältet Länkar används inte och kan lämnas blank. Ange önskad beskrivning i fältet Beskrivning. Kryssruta Öppna i nytt fönster skall kryssas i så att informationen visas i ett nytt browser fönster Avsluta med att klicka på knappen OK och i nästa formulär klicka på ikonen para. För att menyvalen skall visa sig behöver applikationen itemap.xxx (xxx = med det namn du angivet) vara tillgänglig för alla användare av portalen. e sektion Regel i detta dokument hur man ger behörighet till en applikation.

59 Version ida (62) Appendix D Att komma igång med startfliken i HR Admin Installation För att en applikation ska visas i startfliken krävs det att den är installerad på samma ställe som HR-Admin. amtliga installationer kommer att föreslå C:\Program\Hogia. Respektive produkt installeras sedan i en egen mapp och detta är en förutsättning för att applikationen ska visas i startfliken. Man får alltså inte döpa om den. Database Connector Hogia.PBM.DatabseConnector\Bin\Hogia.Pbm.DatabaseConnector.exe IntegrationTool Hogia.PBM.IntegrationTool\Hogia.Pbm.IntegrationTool.exe Travel Hogia Reseräkningsprogram\HRWin.exe Hogia Personal Hogia_Personal\Hogia_Personal.exe

60 Version ida (62) HogiaLön Plus HLPlus\HLPlus.exe Inställningar i HR Admin För att en applikation ska visas i startfliken krävs det att applikationen är upplagd korrekt samt att användaren är behörig till applikationen. De program som kan startas via HR Admin är: HogiaLön Plus Hogia Personal Hogia PBM Integration Tool Hogia PBM Database Connector Hogia PBM Travel Admin Hogia PBM Portal Börja med att lägga upp applikationen under Auktorisation Applikation Gör därefter Databasanslutning under Integration Databasanslutning.

61 Version ida (62) Applikationer HogiaPersonal/HogiaLön Plus När det gäller Hogia Personal skickas endast användarnamn och lösenord till sql-servern vid inloggning. Man måste sedan välja databas i den vanliga inloggningsrutinen. I HogiaLön Plus får man välja vilket företag man vill jobba med. Travel När du starar Travel från tartfliken är det personens e-postadress som skickas med till Travel. Om e-postadress inte finns på användare vid handskakningen får man den ordinarie inloggningsdialogen, där man aktivt får välja företag + person att logga in med. Om användaren finns representerad i fler än ett Travel-företag får man en dialog där man kan välja företag att logga in i. IntegrationTool När du startar Integration Tool från tartfliken är det personens e-postadress och lösenord som skickas med till Integration Tool, där man aktivt får välja företag att logga in med. Om e-postadress inte finns på användare vid handskakningen får man den ordinarie inloggningsdialogen, där man manuellt loggar in med behörig användare och därefter aktivt får välja företag. DatabaseConnector När du startar Database Connector från tartfliken loggar du direkt in med databasanslutningens användare (måste vara QL erver Authentication).

62 Version ida (62) Kundtorget R hanterar frågor o svar samt R för Hogia Personal och HogiaLön Plus. Knapparna visas om de uppfyller kriterierna ovan. Alltså om de presenteras under Program. Första gången man går in på kundtorget, R eller Frågor och svar kommer man in i en dialog där man får mata in licensuppgifter. Detta för att vi ska veta vilken supportsida programmet ska hänvisa till.