pwc tmä>(3ä Revisionsrapport 20i OXELöSU,»/,..;;,.^ Projektbenämning Annika Hansson, Certifierad kommunal Mars 2026 Månad Ar Kund PwC 1 av 5

Transkript

1 Revisionsrapport OXELöSU,»/,..;;,.^ 20i tmä>(3ä Annika Hansson, Certifierad kommunal revisor Mars 2026 pwc 1 av 5

2 Innehåll l. Förändringar under 2015 avseende lönerutiner...3 l.l. Utfall av registeranalys av 5

3 l. Förändringar under 2015 avseende lönerutiner Oxelösunds kommun köper sin lönehantering från Nyköpings kommun. Fr.o.m. l mars 2015 har Nyköping bytt personalsystem till HR + version 8 frän Blue Garden. Som inmatningsportal används Medvind. Tidigare system heter écompanion och ägs av Evry. Införandet av det nya lönesystemet har också inneburit förändrad rapportering för de anställda. Alla anställda ska nu själva gå in i Medvind och rapportera frånvaro, övertid och klarmarkera för varje månad. Detta ska göras senast andra arbetsdagen i månaden efter. Därefter ska respektive chef attestera senast den femte i varje månad (eller närmast vardag efter). Det är möjligt för den anställde att klarmarkera genom en app i telefonen eller genom dator hemma. Både för anställda och chefer släckas påminnelse ut i Medvind samt att mail går ut om inte rapportering/attestering har skett i tid. Det finns möjlighet för chefer att attestera även om den anställde inte har klarmarkerat. Om inga noteringar finns betalas grundlön ut. Alla medarbetare har blivit erbjudna utbildning i det nya systemet. Det finns lathundar och instruktionsfilm på intranätet. I samband med övergången till det nya systemet har nya lönearter tillämpats. Antalet anställningsformer har ändrats, från att tidigare ha varit finns nu 9. Det har inte varit möjligt för kommunen att få ut statistik på sjukfrånvaro. Detta innebär att man inte har kunnat uppfylla lagens krav avseende dessa uppgifter i årsredovisningen eller lämna statistik till SKL. Det har inte heller varit möjligt att få ut uppgifter om arbetad tid, övertid m.m. vilket innebär att man inte vet antalet årsarbetare. Oxelösunds kommun har inte kunnat få ut någon lista över semesterlöneskuld. Detta beror pä att beställningen "klickades ur" under sommaren av tjänsteman pä Oxelösunds kommun. I vissa fall har systemet inte stämt av om det funnits sparade semesterdagar vid uttag av semester och systemet har signalerat tjänstledighet i stället. Lönekontoret har stämt av alla som har fått denna kod och gjort rättelser där sparade semesterdagar har funnits. Lönekontoret har gjort stickprov pä överföring av sparade semesterdagar och det har varit ett fåtal där inte rätt dagar har förts över. Semesteromställning sker i februari (rutin sedan tidigare). Lönekontoret kontrollerar då att antalet sparade semesterdagar är max 40 och att de som har semesterväxlat'. Schema läggs in för alla anställda i systemet. För de som arbetar regelbunden dagtid läggs detta in v-id anställningen. För personer med schema läggs uppgifterna in av särskilda schemaläggare på respektive förvaltning. Vid nyanställning rapporteras avtal undertecknat av chef till löneavdelningen som rapporterar in detta i HR+. Frånvaro regleras oftast med löneavdrag månaden efter. Om frånvaron är känd är det möjligt att markera i systemet så att löneavdraget sker samma månad som frånvaron är. Detta gäller t.ex. vid längtidssjukskrivning och föräldraledighet. Nya anställningsavtal läggs in av lönekontoret när de har fått dessa. I många fall kommer dessa efter brytdatum, ' Växlat semesterdagstillagg mot fler semesterdagar 3 av 5

4 vilket innebär merarbete för lönekontoret. De upplever också att signaler när anställningar upphör inte fungerar fullt ut. I systemet läggs in vem som är attestant för respektive kodsträng. Det kan finnas flera attestanter för att kunna ha ersättare under semester o.dyl. Det ska vara markerat med datum vem som är aktuell attestant. Uppgiften ligger kvar för att man ska kunna följa historiken, men det uppges ha varit problem med detta under en del av året, men att detta nu ska vara löst. Kvitton med utlägg hanteras i det nya systemet av lönekontoret, vilket är en förändring mot tidigare system. Det är två olika inmatningsbilder för de anställda för klarmarkering av tid respektive resor/utlägg. För vissa grupper sker manuell rapportering till lönekontoret. Detta gäller förtroendevalda, gode män, kontaktpersoner och uppdragstagare. Efter brytdatum (5:e i varje månad eller närmaste vardag) lyfts en fil över från Medvind till HR +. En lönekörning görs. Lönekontoret tar ut fel/signallistor och gör rättelser innan överföring till Oxelösunds kommun görs. Uppgift om totalt lönebelopp skickas via mail till ekonomikontoret med attest. Endast en löneutbetalning ska ske efter övergången till det nya systemet. Undantag har gjorts, men i betydligt mindre omfattning än tidigare. Undantag gjordes i början efter övergången till HR+ dä fler extrautbetalningar gjordes. Detta har minskat under året. Ett stort problem under året har varit att de kodningar som finns för vilka konton personers löner har inte alltid fungerat. Det har saknats konteringar eller varit fel format på filen. Detta problem har främst gällt för personer vars lön ska belasta flera konton. Konteringar av scheman som har gjorts i Medvind har inte följt med ordentligt in i HR+. Detta har inneburit att lönerna för dessa personer har bokförts på ett konto per förvaltning och har inneburit stora svårigheter för respektive enhet att följa kostnaderna och göra rimliga prognoser. Rättelser har gjorts, men fick göras två gånger då allt försvann efter första rättelsen. Detta har inneburit ett mycket stort merarbete för lönekontoret, förvaltningarna, enheterna och ekonomikontoret. Det har också inneburit svårigheter att göra uppföljningar under året. l.l. Utfall av registeranalys Validering av data har utförts avseende en jämförelse av nettolön mot huvudbok. Inga avvikelser identifierades. Avvikande skatter där källskatteprocenten understiger 20 % identifierades och bör följas upp. Vid granskning av beloppsintervaller identifierades flertalet utbetalade löner finnas inom intervallet 20 ooo - 25 ooo kr. Analysen identifierade transaktioner som kan utgöra dubbletter, där månadslön, personnummer och belopp är lika under en löneperiod. Ett urval transaktioner bör väljas för att säkerställa att inga dubbelutbetalningar skett. Månad Är 4 av 5

5 Analysen har identifierat personer med kvarvarande semesterdagar över 40 dagar. Ett urval av dessa bör väljas ut för uppföljning Utfall av registeranalys migreringskontroll byte au lönesystem För att säkerställa migrerad data överförts korrekt och riktigt, har genomfört registeranalyser av extraherad data från de båda systemen Metod/Analys Granskning av kommunens egna kontroller Vid diskussion med Peter Engström, Systemutvecklare pä HR-Löneenheten för Nyköpings kommun, har framkommit att kommunen är medveten om det skett felaktigheter vid migreringen av semesterfaktorer för anställda, då det inte endast var fel kring semestervärdena utan även att värdena hade hamnat under fel attribut. Kommunen anser att det har lagts mycket tid både från leverantörens och kommunens sida för att manuellt korrigera felaktigheter i semesterfalrtorerna. Nu anser Peter Engström på Nyköpings kommun att mycket är på plats, men de är medvetna om att allting fortfarande inte stämmer. De upptäcker då och då felaktigheter som de kontinuerligt rättar. M igrerings kontroller har utfört en migreringskontroll av personalregistren för att kontrollera att personaldata har överförts korrekt till det nya systemet. Personalregistren frän systemet écompanion för perioden , mot personalregistren frän systemet HRplus för perioden för att se hur många anställda från écompanion som saknas i HRplus. För Oxelösund kommun saknas 47 anställda i det nya systemet, dock har 10 av dessa sitt sista anställningsdatum innan har även utfört en analys av lönetransaktioner för att säkerställa om det har skett transaktioner till personer som ej finns med i personalregistren. Avseende Oxelösunds kommun i systemet écompanion ( ) identifierades 331 transaktioner till 75 anställda som ej fanns med i personalregistret. I HRplus för perioden(20i5-03-oi ) idenfierades 304 transaktioner till 20 anställda som ej fanns med i personalregistret Resultat Granskning av kommunens egna kontroller Sammanfattningsvis har kommunen inte utfört adekvata kontroller angående migreringen till det nya lönesystemet, och de nämner att de hade önskat att de hade kunnat titta tillbaka historiskt i filerna som de kunde i deras gamla system, då detta hade medfört en bättre kontroll. Miererineskontroller Resultatet av migreringskontrollerna visar på att det saknas ett antal anställda i HRplus för Oxelösunds kommun. En mindre del av dessa saknade anställda kan vara hänförbara till att de haft sitt sista anställningsdatum innan av 5

6 Resultatet av analyserna lcring lönetransaktioner för Oxelösunds kommun visar på att efter migreringen till det nya systemet är andelen anställda som inte finns med i personalregistret som har erhållit lönetransaktioner färre Slutsats kan utifrån ovan observationer ej säkerställa att samtlig data såsom semesterskulder, personalregister och andra personalackumulatorer har migrerats korrekt från écompanion till HRplus. I och med att det inte går att se historiskt i personalregistret och semesterskulden i det nya systemet är det ej möjligt att testa, eftersom det inte går att ta fram en för- och efterbild för registren. För ytterligare detaljer kring analysen avseende lönetransaktioner, hänvisas till den löneanalys utförde för Oxelösunds kommun. 6 av 5