En bokföringsguide till att lära sig bokföra

Transkript

1 En bokföringsguide till att lära sig bokföra

2 Innehåll Vad har alla framgångsrika företag gemensamt?... 1 Håller din affärsidé?... 1 Kom igång med bokföringens grunder... 2 Dags att börja bokföra... 4 Lär dig mer om företaget genom bokföringen... 6 Så upprättar du årsbokslut och årsredovisning... 7 Vad händer efter årsbokslut och årsredovisning?... 9 Gör upp ny budget Bokföringsordlista... 11

3 Vad har alla framgångsrika företag gemensamt? Svar: De har full kontroll på siffrorna. Bokföring utgör en av grunderna i att driva företag och har varit så ända sedan människan började göra affärer. Med ordning och reda på siffrorna kan du som företagare hela tiden följa hur din verksamhet mår och utvecklas. Om du väljer att själv sköta bokföringen kan du också lära dig mycket om företagande på vägen. Det behöver inte vara svårt och krångligt att själv sköta ekonomin och bokföringen i företaget. Med rätt ekonomi- och bokföringsprogram får du full kontroll på siffrorna, kan sköta din ekonomi var och när du vill, och skicka din första faktura redan i dag. Men för att kunna få ut maximal nytta av ditt ekonomiprogram behöver du så klart lära dig grunderna i bokföring. Detta är en handledning och introduktion för dig som är nyfiken på att börja bokföra. Handledningen passar dig som driver ett aktiebolag, handelsbolag eller enskild firma, men fungerar också som en vägledning för till exempel ideella föreningar och stiftelser som är bokföringsskyldiga. Håller din affärsidé? En väl genomtänkt budget hjälper dig att få svar på den frågan. Budgeten löper vanligtvis över ett räkenskapsår på tolv månader, men kan också sättas till en eller ett par månader. Resultatbudget I resultatbudgeten samlar du de intäkter och kostnader du beräknar att få i företaget under räkenskapsåret. Med andra ord bör du ha en färdig resultatbudget innan du påbörjar verksamheten. Själva resultatet i budgeten får du fram genom att dra av kostnaderna från intäkterna under räkenskapsperioden. När räkenskapsåret är över och du är klar med din bokföring, har du en färdig resultaträkning över alla verkliga intäkter och kostnader under året. Dessa siffror kan du då jämföra med din resultatbudget. Genom att stämma av beräknade intäkter och kostnader mot verkligheten, kan du enkelt och tydligt sammanfatta hur lönsam din affärsidé verkligen har varit. I många bokföringsprogram kan du lägga in din resultatbudget för varje månad, så att du löpande under året kan jämföra budgeten med verkligheten. På så sätt kan du tidigt se om resultatet utvecklas som du väntat dig. 1 Vad har alla framgångsrika företag gemensamt? Visma Spcs AB

4 Likviditetsbudget I ett företag måste du alltid se till att du har tillräckligt med pengar för att betala dina utgifter. Även om du går med vinst enligt din resultatbudget är det inte säkert att du har pengar när räkningarna ska betalas. I synnerhet ett nystartat företag har ofta en del utgifter som måste betalas, innan kunderna strömmar till och stärker kassan med inkomster. För att hålla koll på företagets betalningsförmåga, eller likviditet, kan du göra en likviditetsbudget. I den lägger du in tidpunkten för företagets in- och utbetalningar. Då kan du se hur mycket pengar du behöver ha tillgång till för att betala dina utgifter. Du kan använda resultatbudgeten som underlag när du gör din likviditetsbudget, men ta hänsyn till betalningarna snarare än till intäkterna och kostnaderna. Kom igång med bokföringens grunder Bokföringen hjälper dig att hålla koll på alla affärshändelser i ditt företag. En affärshändelse kan bestå av en inkomst, en utgift, eller en förändring av en tillgång eller skuld. Varje sådan affärshändelse måste enligt lag dokumenteras och bokföras. Så fungerar verifikationer Dokumentationen som hör till varje affärshändelse kallas verifikationer. Varje affärshändelse ska alltså ha en tillhörande verifikation, som utgör underlag för din bokföring. En verifikation kan vara ett kvitto, en faktura eller andra former av uppgifter som styrker en affärshändelse i ditt företag. En verifikation kan bestå av information både i pappersform och i elektronisk form, till exempel ett mejl. Det går bra att skriva ut elektronisk information eller föra över information från papper till elektroniskt format på datorn, och använda som verifikation. 2 Kom igång med bokföringens grunder Visma Spcs AB

5 Kom dock ihåg att du inte får radera någon ursprunglig information, oavsett format. Den ursprungliga informationen som utgör underlag till din bokföring måste sparas under minst sju hela bokföringsår. Tänk också på att hellre spara för mycket än för lite information man vet aldrig när den kan komma att behövas! En korrekt verifikation bör innehålla: Datum när den sammanställdes. Datum när affärshändelsen inträffade. Beskrivning av vad affärshändelsen avser. Beloppet tillsammans med en specificering av momsbeloppet. Motpart, det vill säga med vem eller vilket företag som affärshändelsen har gjorts upp. Eventuellt viktigt underlag som du förvarar på separat plats, till exempel hyresavtal eller andra handlingar av betydelse. Du samlar lättast alla verifikationer i datumordning i en pärm. Lösa kvitton och andra uppgifter kan häftas på A4-papper. För att få ännu bättre ordning får varje verifikation ett verifikationsnummer när du bokför dem i ett bokföringsprogram. Skriv även numret på verifikationen i pärmen, så kan du snabbt spåra upp en verifikation eller en bokföring när du behöver. Skicka dina första fakturor Utan inkomster ingen lönsamhet i verksamheten. Självklart ska även inkomsterna bokföras för att du ska få en god överblick över hur det går för ditt företag. Genom bokföringen kan du även följa flödet av intäkter och se när du bör fakturera för att uppnå god likviditet i verksamheten. Oavsett om du säljer kontant eller mot faktura ska kunden få ett underlag som motsvarar innehållet i en verifikation. Därför finns det vissa saker du måste ha med i en faktura. Detta innehåll är: Från vem: Ditt företags namn och adress, momsregistreringsnummer och upplysning om att du har F-skattsedel, om du har det. Du bör även ha med telefonnummer, samt bank- och plusgironummer. Om du har ett aktiebolag där styrelsen har sitt säte någon annanstans än på angiven postadress, bör du även upplysa om var sätet ligger. Till vem: Kundens eller företagets fullständiga namn och adress, därefter eventuellt personnamn. Fakturadatum: Dagen då fakturan skrivs ut och eventuellt order- eller leveransdatum. Fakturanummer: Alla fakturor ska numreras i löpande obruten följd. I ett faktureringsprogram görs det automatiskt. Vad avser fakturan: Specificera vad kunden har handlat för tjänst eller vara. För varor bör du specificera varubeteckning, antal, pris per styck och datum vid försäljning. Tjänster bör kompletteras med antal timmar, pris per timme och när tjänsten utfördes. Glöm inte att beskriva eventuella utlägg du haft för kundens räkning. Belopp: Den totala summan som kunden ska betala. Förfallodag ska också anges och kan variera från 30 dagar till 10 dagar eller färre. Du bör också ange rådande dröjsmålsränta för att kunna ta ut ränta vid sen betalning. Moms: Ange momsbeloppet i både procent och kronor. Skapa goda faktureringsrutiner Kassakvitton ska innehålla samma uppgifter som övriga verifikationer. Däremot behöver du oftast inte uppge kundens namn på kvittot inom dagligvaru- och detaljhandeln. Om du säljer mot kontant betalning måste du enligt lag registrera försäljningen i ett certifierat kassaregister. Du får mer information om kassaregister hos Skatteverket. 3 Kom igång med bokföringens grunder Visma Spcs AB

6 Dags att börja bokföra Bokföring är ett rutinjobb som följer vissa principer. När du förstår principerna och arbetsgången kommer också bokföringen att ge dig en ökad förståelse om ditt företagande. Målet med att bokföra bör alltså inte endast vara att följa lagen, utan att öka din kunskap om villkoren för just din verksamhet. Bokföringens grunder Samla alla dina verifikationer i datumordning i en särskild pärm. Bokför dem därefter i ditt bokföringsprogram. Vid bokföringen ska du kontera din verifikation, vilket innebär att du anger vad verifikationen avser, samt hur och med vilka belopp det påverkar ditt företag. Till din hjälp har du en kontoplan. Den vanligaste kontoplanen är BAS-kontoplanen som finns för olika företagsformer och branscher. Du kan läsa mer om de olika BAS-kontoplanerna här på Visma Spcs supportwebb. Bokföring benämns ibland också r att bokföringen har två sidor: debet och kredit, eller kostnader och intäkter. Varje verifikation måste bokföras med lika stort belopp i debet som i kredit. På så sätt blir bokföringen självkontrollerande. Om du till exempel köper ett häfte frimärken kontant för 60 kronor, bokför du först hela beloppet som ett uttag ur kassan 60 kronor i kredit an bokför du kostnaden 48 kronor utan moms som debet lutligen debiter balanserar. Det som hänt i företaget är att kassan har minskat, kostnaden har ökat och momsen är sparad som en fordran för att dras av när du deklarerar momsen. Bokföringsprogram kontrollerar alltid att en verifikation balanserar innan du kan bokföra den. Så fungerar det att bokföra Bokföring består egentligen av två steg och ingen affärshändelse anses bokförd förrän den är presenterad i båda steg. 4 Dags att börja bokföra Visma Spcs AB

7 Alla affärshändelser ska dels presenteras i den ordning de har registrerats, så kallad grundbokföring, och dels i systematisk ordning, så kallad huvudbokföring. I huvudbokföringen ska affärshändelserna vara sorterade på olika konton. Varje bokföringspost ska innehålla bokföringsdatum, verifikationsnummer, samt debetkonton och belopp respektive kreditkonton och belopp. Ofta behöver du också komplettera med en text som beskriver vad bokföringsposten avser. Oavsett om du bokför manuellt eller i ett ekonomiprogram kan du utföra både grundbokföring och huvudbokföring samtidigt. Ju oftare du bokför, desto bättre och mer uppdaterad information får du om företagets verksamhet. Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Det är rekommenderat att du bokför löpande minst en gång i veckan. För närvarande gäller att verifikationer från en arbetsmånad ska bokföras senast sista dagen i påföljande månad, men reglerna är på väg att ändras så att man får mer tid på sig. Bokföra fakturor och moms Det finns två sätt att bokföra fakturor på: faktureringsmetoden och kontantmetoden. Kontantmetoden, eller bokslutsmetoden, innebär att du i grundboken löpande under året bokför inkomna och ivägskickade fakturor först när de betalas. Med denna metod redovisas momsen samtidigt som betalningen sker. Undantagen är dock årets sista momsperiod innan bokslutet. Då ska momsen redovisas även på de fakturor som är obetalda vid årets slut. Du kan tillämpa kontantmetoden löpande vid bokföringen om ditt företag har en nettoomsättning på högst tre miljoner kronor. Faktureringsmetoden innebär att du i grundboken löpande bokför inkomna fakturor som leverantörsskulder och skickade fakturor som kundfordringar. När sedan betalning sker minskas skulderna och fordringarna i motsvarande grad. Momsen redovisas efter fakturadatum. Skattelagen reglerar hur du ska deklarera och betala moms. Skatteverket godkänner två redovisningsmetoder, som motsvarar fakturerings- och kontantmetoden för bokföring av fakturor: faktureringsmetoden och bokslutsmetoden. Hur ofta du ska deklarera moms beror på hur stort ditt företag är. Det står i ditt företags registerutdrag från Skatteverket vilken redovisningsmetod och redovisningsperiod du ska använda. Rätta bokföringsfel Det händer att man gör ett fel när man bokför. Vid manuell bokföring rättar du genom att stryka över det felaktiga och skriva dit den korrekta uppgiften. Det är viktigt att det går att se vad det stod innan rättningen. Bredvid rättningen skriver du din signatur och datumet för rättningen. I bokföringsprogram rättar du genom att göra en ändringsverifikation, där du gör rättningen och hänvisar till vilken verifikation som rättningen avser. Man måste kunna se att rättning har gjorts och det gör du genom att notera det på den felaktiga verifikationen med hänvisning till numret på ändringsverifikationen. 5 Dags att börja bokföra Visma Spcs AB

8 Lär dig mer om företaget genom bokföringen Hur går det för ditt företag just nu? Ett enkelt sätt att få svar på den frågan är att följa upp bokföringen och stämma av mot verksamheten i företaget. Rullar inkomsterna på, betalas alla skulder av i tid, och har du tillräckligt med pengar i kassan för att täcka oförutsedda utgifter? Stäm av din bokföring Stäm regelbundet av din bokföring så att alla siffror är korrekta. Genom att ofta stämma av ditt bankkonto hittar du många av de fel som kan finnas i bokföringen. Jämför saldot på bankkontot med ditt konto för bankmedel i kontoplanen på en viss dag. Om beloppen inte är lika stora är det något som inte stämmer. Då måste du jämföra varje belopp på kontoutdrag från banken med varje belopp på kontot i kontoplanen. På så sätt hittar du exempelvis om det saknas någon verifikation eller om bokföringen blivit fel. Om du använder kontantförsäljningskassa i företaget bör du räkna kassan varje dag. Kundfordringar och leverantörsskulder kan du stämma av månadsvis genom att jämföra saldot i bokföringen med dina obetalda fakturor. När du deklarerar skatten bör du stämma av momsen mot bokföringen. Jämför bokföringens utgående moms med periodens saldo på försäljningskontot. Den ingående momsen hämtas från bokföringen och kan sedan bedömas som mer eller mindre rimlig. När du har deklarerat momsen är det klokt att avsluta kontona för utgående och ingående moms, och föra över saldot till ett redovisningskonto. I bokföringsprogram kan du oftast göra momsdeklarationen automatiskt. Många program har också automatiskt momskontroll, så att du får en varning om något inte verkar stämma. Arbetsgivaravgifter i skattedeklarationen ska stämma med kontosaldot i bokföringen och motsvarande för innehållen preliminärskatt för dina anställda. 6 Lär dig mer om företaget genom bokföringen Visma Spcs AB

9 Få mer koll med periodisering En korrekt utförd bokföring med rätta siffror är en förutsättning för att du ska kunna utvinna viktig information om hur det går för ditt företag. Du ska när som helst kunna ta reda på resultatet av ditt hårda slit i företaget och hur det står till ekonomiskt i verksamheten. Det som ofta försvårar uppföljningen av bokföringen är att många utgifter och inkomster i företaget kan bestå av förskottsbetalningar av olika slag. Det kan till exempel röra sig om försäkringspremier, hyror eller förköpta varor som ännu inte sålts. Eftersom du ska resultatredovisa affärshändelser när de inträffar och inte när likvida medel erhålls, får du en inkomplett resultatbild när kostnader löper över till exempel flera bokföringsår. Det är bara bokföringsårets utgifter som ska påverka resultatet. För att få bättre koll på de förutbetalda kostnaderna kan du justera i din bokföring genom så kallad periodisering. Periodisering innebär att utgifter kostnadsförs på rätt period. På samma sätt gör du med intäkterna. Resterande belopp, som hör till nästa bokföringsår, bokas upp som tillgång respektive skuld. Många ekonomiprogram kan automatiskt göra periodiseringar åt dig i bokföringen. Ett annat exempel på en kostnadsperiodisering är att beräkna avskrivning på maskiner och inventarier. Då fördelas kostanden på antalet år, som motsvarar den beräknade livslängden på inventarien. Ett pålitligt och korrekt periodresultat från bokföringen bör alltid inkludera nödvändiga periodiseringar. Regelbunden rapportering I dina resultat- och balansrapporter sammanställs information om din ekonomi och ger dig god överblick över vad som händer i ditt företag. Resultatrapporten sammanfattar dina intäkter och kostnader. Ett smart bokföringsprogram kan ge dig både standardiserade uppställningar och mer skräddarsydda rapporter. För att du ska kunna utläsa viktig information ur resultatrapporten behöver du jämföra saldona med din resultatbudget och med samma resultatperiod från förra året. Har din verksamhet utvecklats? Blev det ekonomiska utfallet som du budgeterat för? Balansrapporten består av en förteckning över de tillgångar och skulder som ditt företag har vid en viss tidpunkt. I en korrekt balansrapport ska summan av alla tillgångar vara lika stor som summan av skulder och eget kapital. Balansrapporten ger dig löpande information om likviditeten i företaget hur mycket pengar har du på företagskontot? Hur stora fordringar ligger du ute med? 7 Så upprättar du årsbokslut och årsredovisning Visma Spcs AB Så upprättar du årsbokslut och årsredovisning När ditt räkenskapsår är slut måste du upprätta ett årsbokslut eller en årsredovisning. Ditt årsbokslut kan se lite olika ut beroende på vilken företagsform du driver och hur stort ditt företag är. Aktiebolag och ekonomiska föreningar ska till exempel alltid upprätta en årsredovisning, medan mindre enskilda näringsidkare och

10 handelsbolag i regel klarar sig undan med ett förenklat årsbokslut. Färdigställ din balansräkning och resultaträkning Ditt årsbokslut är en sorts årsberättelse över hur ditt företag har gått under året. Ju mer regelbundna periodrapporter du har gjort under året, desto lättare får du fram ett årsresultat. När du förbereder ett årsbokslut tar du fram samtliga underlag för alla delar i årsbokslutet. Du börjar med att färdigställa balansräkningen, eftersom eventuella justeringar av värdet på tillgångar, avsättningar och skulder påverkar företagets resultat. Se därför till att bokföra alla löpande affärshändelser och genomföra alla periodiseringar. Du får då fram ett preliminärt resultat för hela räkenskapsåret och preliminära saldon på dina tillgångs- och skuldkonton. För att underlätta arbetet med årsbokslutet bör du gå igenom alla balanskonton och fundera om du behöver göra några justeringar i bokföringen. Kontrollera att alla intäkter och kostnader är rätt periodiserade har du till exempel inventerat alla varulager, samt förtecknat och värderat alla tillgångar, avsättningar och skulder? Spara alla förteckningar de utgör bilagor till ditt färdiga bokslut. Tänk på att du kan utforma din balansräkning på lite olika sätt, men enligt lag måste den följa vissa riktlinjer. Det viktiga är att de olika kontona sammanställs systematiskt under relevanta rubriker. Dessa rubriker är som följer: Tillgångar: Delas upp i anläggningstillgångar och omsättningstillgångar. Anläggningstillgångar kan i sin tur delas upp i immateriella, materiella och finansiella, som redovisas i olika poster. Omsättningstillgångar består i sin tur av varulager m m, kortfristiga fordringar, kortfristiga placeringar, samt kassa och bank. Även dessa redovisas var för sig i olika poster. Eget kapital och skulder: Eget kapital redovisas olika beroende på vilken företagsform du driver. Skulder delas in i långfristiga skulder, det vill säga skulder som inte ska betalas inom ett år, kortfristiga skulder, obeskattade reserver och avsättningar. Komplettera ditt årsbokslut En komplett resultaträkning visar hur det har gått för företaget under räkenskapsåret. Tänk på att balansräkningen och resultaträkningen ensamma inte ger dig en fullständig bild av ekonomin i ditt företag. Om du har pantsatt några tillgångar i företaget eller gjort utfästelser i form av till exempel borgensförbindelser, behöver du sammanställa denna information under ru Ett komplett årsbokslut ska även innehålla noter med tilläggsupplysningar om hur du har värderat till exempel tillgångar och skulder. Du ska också beskriva hur du har beräknat värdet av varje post som redovisats som anläggningstillgång. Årsbokslutet ska även undertecknas av dig som enskild näringsidkare respektive delägare i handelsbolag. Om du driver ett aktiebolag med styrelse ska årsbokslutet skrivas under av samtliga styrelseledamöter. Skillnaden mellan årsbokslut och årsredovisning En årsredovisning är mer omfattande än ett årsbokslut, men båda regleras innehållsmässigt av årsredovisningslagen. Den säger att en årsredovisning ska bestå av en balansräkning, en resultaträkning, noter och en förvaltningsberättelse. Förvaltningsberättelsen beskriver verksamheten i företaget och tankar från styrelsen om hur årets resultat ska disponeras. 8 Så upprättar du årsbokslut och årsredovisning Visma Spcs AB

11 I årsredovisningen för ett större företag ska det även ingå en finansieringsanalys. Årsredovisningen är en rapport som bygger på ditt färdiga årsbokslut. Skillnaden mellan årsbokslut och årsredovisning är att årsredovisningen ska skickas in till Bolagsverket och därmed offentliggöras. En årsredovisning kan i vissa fall även behöva innehålla en revisionsrapport, eller revisionsberättelse, som det också kallas. Vad händer efter årsbokslut och årsredovisning? När årsbokslut och årsredovisning är färdiga finns det fortfarande ett par saker att tänka på innan du börjar göra en ny budget för företagets nya räkenskapsår. Revision i företaget Om du driver en mindre enskild firma räcker det ofta med att upprätta ett förenklat årsbokslut. Driver du ett mindre aktiebolag måste du upprätta en årsredovisning, men behöver inte ha revisor. Revisionsplikten gäller samtliga ekonomiska föreningar och företag med större omsättning eller speciella verksamheter. Revisorn utses av bolagsstämman och har till uppdrag att granska företagets bokföring, årsredovisning, samt företagsledningen och styrelsens förvaltning. Bolagsstämma i aktiebolag För dig som driver aktiebolag blir det efter årsredovisning och årsbokslut också aktuellt att hålla bolagsstämma. Där presenteras årsredovisningen, sedan fattar styrelsen beslut om att fastställa resultaträkningen och balansräkningen. Under bolagsstämman fattar styrelsen även beslut om hur eventuell vinst eller förlust ska disponeras i företaget något som självklart också måste bokföras. Det är även under bolagsstämman som styrelsen bestämmer huruvida styrelseledamöter och verkställande direktör ska beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret. Styrelsen utses på nytt. Tänk på att en bolagsstämma ska hållas senast sex månader efter räkenskapsårets slut. Skicka information till myndigheter Beroende på vilken företagsform du driver ska du skicka in viss information till myndigheter efter att du är klar med ditt årsbokslut och din årsredovisning. Om du driver aktiebolag ska du inom sju månader efter räkenskapsårets slut skicka in en kopia av årsredovisningen till Bolagsverket. På kopian ska vd eller en styrelseledamot intyga att årsredovisningen har behandlats i styrelsen och komplettera med vilka beslut som fattats. Om du driver handelsbolag med minst en juridisk person som delägare ska kopior av årsredovisningen skickas till Bolagsverket inom sex månader från räkenskapsårets slut. Även Skatteverket behöver uppgifter från ditt företags bokföring, som du skickar in enligt deklarationsblanketten för din företagsform. När det gäller övriga företagsformer ska större företag också skicka in en kopia av årsredovisningen till Bolagsverket. Mindre företag måste ta fram och tillhandahålla kopior av årsredovisningen senast sex månader efter balansdagen. Årsbokslut betraktas som en intern handling, till för dig som företagare, och görs därför inte offentlig. 9 Vad händer efter årsbokslut och årsredovisning? Visma Spcs AB

12 Glöm inte att spara bokföringen Enligt lag är du tvungen att spara all räkenskapsinformation i tryggt och ordnat förvar i sju år från slutet av det år då räkenskapsåret avslutades. Räkenskapsinformation är allt som hör till bokföringen, till exempel verifikationer, avtal, löpande bokföring, årsbokslut, årsredovisning och kontoplan. Fysisk information ska i regel lagras i Sverige, medan elektronisk räkenskapsinformation under vissa förutsättningar kan få förvaras i ett annat land. Glöm inte att säkerhetskopiera din räkenskapsinformation, i synnerhet din digitala information, på säkert förvar. Använd till exempel en lagringstjänst på internet, en extra backup-hårddisk eller en cdskiva och förvara informationen på säker plats. Gör upp ny budget Efter ett färdigt räkenskapsår har du möjlighet att jämföra budgeten med det ekonomiska resultatet hur gick det för ditt företag? Genom att regelbundet göra denna avstämning under ditt nya räkenskapsår kommer du att bli allt bättre på att bedöma, granska och dra slutsatser kring bokföringen av din ekonomi. Uppföljning av din ekonomi En budget är inte alltid huggen i sten. Om du märker att förutsättningarna för ditt företagande förändras drastiskt under verksamhetsåret, kan du bli tvungen att justera budgeten. Du lär dig ju ingenting av att jämföra det ekonomiska utfallet i företaget med en inaktuell budget. De första åren i företagets verksamhet är det inte säkert att du kan gå med vinst. Det är inga problem, så länge du har råd att skjuta till det kapital som behövs för att företaget ska kunna drivas vidare kommande år. Det behöver alltså inte vara ett problem om det första räkenskapsåret innebär förlust, så länge affärsidén bakom företaget är hållbar på sikt. 10 Gör upp ny budget Visma Spcs AB

13 Gör upp ny resultatbudget Med ett avklarat räkenskapsår i backspegeln kan du nu utgå ifrån rapporterna från ditt första verksamhetsår när du gör upp resultatbudgeten för ditt andra verksamhetsår. Granska det gångna årets rapporter och bedöm vilka resultat du finner rimliga inför ditt nya räkenskapsår. I de kommande resultatrapporterna kan du lägga till en särskilt budgetkolumn, så att du enkelt kan jämföra utfallet med planeringen. Därför är bokföringen viktig i ditt företag Bokföringen hjälper dig att fatta rätt beslut i ditt företag. Genom att blicka bakåt och granska nuläget, kan du med hjälp av din bokföring forma dig en bild av hur framtiden kan se ut för ditt företag. Därför är bokföringen alltid viktig för ditt företag i att vägleda din verksamhet framåt. Den blir särskilt viktig om det en dag skulle gå dåligt för ditt företag. Då kan du enkelt spåra vilka eventuella utgifter du behöver minska på eller var du saknar viktiga inkomster. Du kan också utifrån rapporterna bedöma om du ska driva företaget vidare eller avveckla det. Efter hand som du lär dig bokföringens grunder och rutiner kommer du förhoppningsvis inte bara bli duktigare på att sköta administrationen, utan även att lära dig mycket om hur ditt företag fungerar och utvecklas. Bokföringsordlista Avskrivning När du köper in en tillgång till företaget, till exempel en maskin, ska du dela upp utgiften på det antal år som du bedömer att du kan använda tillgången. Denna period kallas nyttjandeperioden. Kostnaden som löper över varje år kallas avskrivning och innebär att du minst en gång om året, i samband med den löpande bokföringen, räknar ut hur stor avskrivningen blir och bokför den som en kostnad. BAS-kontoplan Den vanligaste kontoplanen för bokföring. BAS-kontoplan omfattar många konton eftersom den ska kunna användas i alla företagsformer, oavsett bransch och företagsstorlek. Du måste därför själv välja ut de konton som passar ditt företag och på så sätt skapa din egen kontoplan. Eget kapital Består inledningsvis av det kapital som du har satt in vid din företagsstart. Förenklat kan man säga att eget kapital är skillnaden mellan tillgångar och skulder. Kapitalet blir större om din verksamhet går med vinst och mindre om verksamheten går med förlust. Du kan också förändra kapitalet genom att sätta in eller ta ut kapital i företaget. Inkomster Uppstår genom försäljning av varor eller tjänster. En inkomst kan till exempel vara en kontant inbetalning eller en faktura som skickas till en kund. 11 Bokföringsordlista Visma Spcs AB

14 Intäkter Är ofta detsamma som periodiserade inkomster, det vill säga inkomster som hänförs till perioden de avser. Om du levererat en vara till en kund räknas det som en intäkt, även om du inte hunnit fakturera kunden. Kostnader Definieras som värdet av förbrukade resurser, till exempel anskaffningsvärdet för varor du har sålt. Periodiserade utgifter betraktas som kostnader. Moms Enligt mervärdesskattelagen är nästan alla företag skyldiga att betala moms. Det innebär i praktiken att du måste lägga till moms på försäljningsbeloppet på alla fakturor och kassakvitton. Den moms du debiterar dina kunder kallas utgående moms och utgör en skuld. Momsen på leverantörsfakturor och kvitton kallas ingående moms och utgör en fordran. Observationskonto Ett konto där du tillfälligt bokför alla verifikationer som du är osäker på hur du ska bokföra. Du kan sedan diskutera med din redovisningskonsult eller revisor om hur du ska bokföra posterna under ditt observationskonto. När du sedan överför poster från observationskontot till rätt konto, gör du alltid en rättelseverifikation och en hänvisning på den ursprungliga verifikationen. Periodisering Omvandling av inkomster och utgifter till intäkter och kostnader. Varje period ska tillgodoräknas intäkter för försäljning som tillhör den perioden. Alla utgifter ska redovisas som kostnader under den period då de anskaffade resurserna förbrukas. Räkenskapsår Ett räkenskapsår sträcker sig normalt över 12 månader. Företagets första räkenskapsår får vara kortare eller längre tid, men högst 18 månader. Om du driver enskild firma eller handelsbolag med fysiska delägare måste ditt räkenskapsår sammanfalla med kalenderåret. Dagen då räkenskapsåret avslutas kallas balansdag. Skattedeklaration Som företagare är du enligt lag skyldig att betala moms, preliminärskatt för anställda och arbetsgivaravgifter. Dessa deklareras till Skatteverket i en särskild skattedeklaration. Momsen kan redovisas månadsvis, kvartalsvis eller årsvis beroende på företagsstorlek. Den ska deklareras senast andra månaden efter redovisningsperiodens slut. Anställdas preliminärskatt och arbetsgivaravgifter deklareras senast månaden efter utbetalningsmånaden. Inbetalningarna ska även omfatta din F-skatt, men F-skatten behöver inte deklareras i skattedeklarationen. Företag som omsätter mer än 40 miljoner kronor kan ha andra tidpunkter för redovisning och betalning. Skulder Kan bestå av till exempel lån från bank, obetalda fakturor från leverantörer, men även kostnader i verksamheten som du ännu inte fått faktura på. Tillgångar Allt som företaget äger, till exempel pengar, varor, kundfordringar och maskiner. Utgifter Definieras som värdet av anskaffade resurser. Kan vara kontanta utbetalningar för till exempel hyra, löner eller inköp av tillgångar till din verksamhet. Inköp på kredit räknas också som en utgift. 12 Bokföringsordlista Visma Spcs AB

15 Vi tar ditt företagande personligt Sedan 1984 har vi gjort det enklare att starta och driva företag. Idag använder så många som 56 % av landets småföretag våra program. Dessutom kan vi stolt berätta att vi står bakom det som idag är landets mest köpta ekonomiprogram. Att vi numera är ett ganska stort företag, är ingenting du kommer att märka av när du pratar med oss. Det spelar nämligen ingen roll hur stora och tekniskt framstående våra produkter är, hos oss kommer du alltid att mötas av människor. Människor som på riktigt vill hitta den bästa möjliga lösningen för ditt företagande. Visma Spcs AB Sambandsvägen 5, Växjö infoline@vismaspcs.se Visma Spcs AB