Handledning för kontrollanter

Transkript

1 Handledning för kontrollanter Handledning för kontrollanter 1

2 Välkommen till Operation Dagsverke! Det är dags att arrangera Operation Dagsverke på din skola. Att du fått det här häftet innebär att du eller någon annan på din skola anmält att ni vill delta i årets Operation Dagsverke. Operation Dagsverke är en insamlings- och informationskampanj där svenska elever ställer upp för andra elever genom att göra ett dagsverke. Pengarna som tjänas in under Operation Dagsverke används i skol- och utbildningsprojekt i andra länder. För att se till att pengarna hanteras korrekt och kommer fram till vårt 90-konto krävs en kontrollant. Jag vill betona vikten av att insamlingen går till på rätt sätt, eftersom förtroendet för Operation Dagsverke bygger på att de insamlade medlen når fram, hela vägen, så att de kan användas till bättre utbildning för elever i andra länder. Det är dessutom ett brott att ta pengar från insamlingen, vilket resulterar i en polisanmälan om stöld. Handledningen finns till för att ge dig instruktioner och vägledning om hur pengarna ska samlas in och redovisas på rätt sätt. Du som kontrollant har tilldelats din uppgift för att minimera riskerna för oegentligheter i samband med insamlingen. I det här häftet går vi tydligt igenom vad som krävs av dig under insamlingens olika faser. Vi är mycket tacksamma för att du ställer upp som kontrollant. Utan dig skulle Operation Dagsverke inte gå att genomföra. Om du har några frågor eller behöver hjälp på annat sätt är du välkommen att kontakta oss på eller operationdagsverke@unicef.se Lycka till! Eva Kellerman Projektledare Operation Dagsverke Omslagsfoto: UNICEF/Nepal/2012 Denna broschyr är framtagen med stöd av Trosa Tryckeri 2 Operation Dagsverke Handledning för kontrollanter 3

3 Innan du börjar Under Operation Dagsverkes insamlingsvecka lämnar svenska elever skolbänken för att samla in pengar till ett skol- eller utbildningsprojekt i ett annat land. Eleverna kan arbeta hemma, skramla bössa, arbeta på ett företag, göra uppträdanden på stan eller driva egna projekt. Oavsett hur eleverna väljer att samla in pengar så måste de redovisas. För att pengarna ska nå UNICEFs 90-konto och i slutändan göra nytta för andra elever är det viktigt att insamlingen sker på rätt sätt. UNICEF/Nepal/2012 Arrangör De som arrangerar Operation Dagsverke kan vara elever, lärare eller elever och lärare tillsammans. Arrangörernas ansvar är bland annat att se till att samtliga elever får information om hur de deltar i Operation Dagsverke. På de flesta skolor är det även arrangörerna som ordnar aktiviteter före, under och efter insamlingsdagen, exempelvis temastudier, festivaler och föreläsningar. Kontrollant Kontrollanten ansvarar för att mottagandet och redovisningen av de insamlade pengarna går rätt till. Kontrollanten måste vara myndig. Du ansvarar också för insättningen av pengarna. Vid en eventuell kontroll av skolan kommer våra revisorer att kontakta skolans kontrollant. Kvitto I materialpaketet finns det så kallade Operation Dagsverke-kvittot. Det är ett kvitto som bekräftar att eleven har genomfört ett dagsverke. Kvittot är en värdehandling och det är viktigt att det framgår att skolan måste få tillbaka alla kvitton för redovisning, även sådana som inte använts. Vår revisor kommer att göra stickprov på slumpvis utvalda skolor under maj och juni, och om er skola blir utvald behövs kvittona. Förbered en förteckning där du kan lista vem som fått/inte fått ett kvitto, med elevens namn, klass och insamlat belopp. Avgifter I samband med Operation Dagsverke kan vissa mindre utgifter uppkomma, till exempel insättningsavgifter, avgifter för polistillstånd vid bössinsamling eller kostnader för nya plomberingar till bössorna. Även om det inte rör sig om mycket pengar går det inte att använda sig av de insamlade medlen för detta ändamål. Ordna istället sponsring där det går, till exempel genom att be banken slopa insättningsavgiften. Kom ihåg att Operation Dagsverke har funnits ända sedan talet, och att många som arbetar nu själva har deltagit i insamlingen. De vet att Operation Dagsverke är ett bra projekt som kan vara värt att stötta med några kronor. Säkerhet Vi har ett 90 -konto, som kontrolleras av Svensk Insamlingskontroll. Det är en metod för att undvika förskingring eller felaktig användning av Operation Dagsverkes pengar. Genom att vara noggrann vid redovisningen av pengarna hjälper ni oss att behålla 90 -kontot och bevara Operation Dagsverkes rykte som en seriös insamling. Referensnummer Vi kommer via mejl meddela dig som kontrollant vilket referensnummer skolan har blivit tilldelad. Referensnumret är unikt för varje deltagande skola och används vid insättning av pengar. På så sätt förenklas administrationen av insättningarna och pengarna blir enklare att följa från skolan till 90-kontot. 4 Operation Dagsverke Handledning för kontrollanter 5

4 Sveriges Elevkårer Förberedelser före insamlingsdagen Inför insamlingsdagen har skolan fått ett paket från Operation Dagsverke. Det innehåller bland annat informationsbroschyrer, affischer och flyers. I paketet finns även två saker du som kontrollant bör ta hand om: ett brev från vår revisor och Operation Dagsverke-kvitton. Operation Dagsverke-kvitton Alla elever som ska delta i Operation Dagsverke måste ha ett kvitto som visar att de genomfört ett dagsverke. Kvittot finns i materialpaketet som kommit till skolan. Dela ut kvittot till alla elever på skolan och informera om hur det ska användas. Här kan det vara en bra idé att ta hjälp av arrangörerna av Operation Dagsverke på skolan eller klassföreståndarna/ mentorerna. Tänk på att inte dela ut kvittot för tidigt, då finns det risk för att det tappas bort. Om eleven utför ett arbete åt en arbetsgivare ska arbetsgivaren behålla den nedre delen av kvittot som bevis på att denne skänkt pengar till Operation Dagsverke. Arbetsgivarens bidrag räknas som en gåva till Operation Dagsverke och därför betalar arbetsgivaren varken arbetsgivaravgift eller skatt. Den andra delen av kvittot ska eleven ta med till skolan för redovisning. Elever som skramlat med bössa, sålt någonting, arbetat hos en privatperson eller på annat sätt samlat in pengar ska lämna hela kvittot till de ansvariga på skolan. Eleven får aldrig behålla en del av pengarna, eftersom det är pengar som tillhör Operation Dagsverke. Pengarna som eleven får för sitt arbete är en gåva till Operation Dagsverke. Operation Dagsverke-kvittot är en värdehandling och det är viktigt att det framgår för eleverna att alla kvitton måste tillbaka till er för redovisning, även de som inte använts. Det är tydligt markerat på kvittot hur man fyller i och vad som ska fyllas i av eleven och vad arbetsgivaren ska fylla i. bössans nummer och elevens namn antecknas när eleverna kvitterar ut bössor. Låt även eleven skriva sin namnteckning på listan. När bössorna sedan återlämnas är det enkelt att se vilka bössor som eventuellt saknas och vilken elev som haft ansvar för just den bössan. Polistillstånd krävs för att utföra insamling på allmän plats. UNICEF söker polistillstånd för insamling i Stockholm, Göteborg, Malmö, Lund och Uppsala under vecka 20. Bor ni på annan ort eller genomför insamlingen vid en annan tidpunkt behöver ni söka tillstånd själva. Vänd er till närmaste polisstation för information. Eventuell kostnad för att få tillstånd får inte betalas med insamlade medel. Kontakta banken Eftersom det ofta rör sig om stora summor pengar som hanteras i samband med Operation Dagsverke är det alltid bra att kontakta banken i förväg och berätta vilken tid ni kommer till banken med pengarna. Vissa banker, speciellt i storstadsområden, tar tyvärr inte emot kontanter. Vi har därför tagit fram ett avtal tillsammans med FOREX-bankerna, där ni kan sätta in pengarna utan insättningsavgifter under maj månad. För att de ska kunna hjälpa er att hantera större summor, bör ni ringa och förvarna om när ni kommer. Ni kopplas till ert närmsta kontor om ni ringer Forex på Bössor för insamling Vissa elever vill skramla bössa på stan under insamlingsdagen. Det går bra att samla in pengar på det sättet. Om skolan ligger i Stockholm, Göteborg, eller Malmö finns möjligheten att hämta ut bössor hos Sveriges Elevkårer. Mer information om tillgång till/införskaffande av bössor återkommer vi med via mejl. Ha en lista över bössorna, där 6 Operation Dagsverke Handledning för kontrollanter 7

5 Uppgifter efter insamlingsdagen När eleverna slutfört sina dagsverken måste pengarna lämnas in till skolan. Som kontrollant ansvarar du för att alla elever som deltar lämnar in pengarna de samlat in. För att undvika att pengar kommer bort är det bra att så snart som möjligt samla in dem från eleverna. Undvik att förvara pengarna i skolan över natten. Säkrast är att sätta in dem så fort som möjligt på vårt 90-konto. Om pengar samlas in från eleverna under flera dagar går det bra att göra flera insättningar. Sveriges Elevkårer sätt in pengarna på: Bankgiro: Plusgiro: Betalningsmottagare är UNICEF Sverige, organisationsnummer Märk insättningen med det referensnummer skolan blivit tilldelad samt skolans namn och ort. Kontrollera summan och kvittot Samla in elevernas kvitton och pengar vid samma tillfälle och kontrollera att summan som står angiven på kvittot stämmer överens med den summa som eleven lämnar in. Elever får aldrig själva sätta in pengar på vårt konto eftersom det gör det omöjligt för oss att sammanställa resultatet. Eleven får heller aldrig behålla en del av pengarna, eftersom det är pengar som tillhör Operation Dagsverke. Pengarna som eleven får för sitt arbete är en gåva till insamlingen. Bunta ihop kvittona i högar om femtio stycken. Spara sedan alla kvitton, även de som är helt oanvända. Vår revisor kommer att göra stickprov på slumpvis utvalda skolor under maj och juni Spara alla Operation Dagsverke kvitton, klasslistor där du prickat av vem som fått/inte fått kvitto, insättningskvitton och annan relevant dokumentation i skolan sju år framåt av redovisningstekniska skäl. Skicka även in en förteckning med elevens namn, klass och belopp till UNICEF Sverige, Att: Eva Kellerman, Box 8161, Stockholm. Förteckningar och kvitton avseende Operation Dagsverke 2013 kan slängas den 1 jan Räkna pengarna Om er skola använder sig av en bank för att sätta in de insamlade pengarna på 90-kontot får ni reda på hur mycket eleverna samlat in på plats på banken och behöver inte räkna pengarna på skolan först. Ta gärna hjälp av arrangörerna på skolan eller andra elever för att ta emot pengarna, men se till att det alltid är minst två personer som hanterar dem för att minska risken för fusk. Det kan vara en bra idé att till exempel sitta i uppehållsrummet under en dag och samla in pengarna. Ni kan också göra ett schema så att olika klasser får lämna pengar vid olika tider under dagen. Tömma bössor Många väljer att skramla bössa på stan under insamlingsdagen. För att garantera att inga pengar försvinner är det viktigt att bössorna är plomberade. När bössorna samlas in på skolan ska ni kontrollera att plomberingen är obruten. Därefter öppnar ni bössan och räknar pengarna. Summan samt bössans nummer skrivs på elevens kvitto, som behålls av kontrollanten. Om arbetsgivaren inte betalar kontant Om arbetsgivaren inte har möjlighet att betala ut lönen kontant eller med check kan lönen betalas direkt till vårt 90-konto. På insättningsblanketten ska elevens namn samt skolans namn, ort och referensnummer anges. Det är viktigt att vi vet vilken skola pengarna kommer från för att kunna sammanställa insamlingsresultatet efter Operation Dagsverke. Vi rekommenderar att gåvan betalas kontant, eftersom det underlättar vår administration. Insättning När pengarna tagits emot på skolan är det dags att sätta in dem på vårt 90-konto. Ofta tar banker ut en avgift för att göra insättningar men med lite övertalning och påpekande av att pengarna går till en god sak kan ni få banken att efterskänka den avgiften. Om den ändå måste betalas får det inte ske med insamlade medel. Behåll kvittona från era insättningar tills ni har fått resultatlistan från oss, så att ni kan kontrollera att summan stämmer. 8 Operation Dagsverke Handledning för kontrollanter 9 Elever från Vittra Södermalm redovisar vad de har samlat in.

6 Pengarna som samlats in ska sättas in på vårt 90-konto och märkas med skolans referensnummer, som meddelats via e-post till kontrollanten, samt med skolans namn och ort. Ni kan välja melan Bankgiro: eller Plusgiro: Betalningsmottagare är UNICEF Sverige. Flera insättningar Det går bra att göra flera insättningar. Om eleverna lämnar in pengar under flera dagar bör ni sätta in de pengar ni fått med en gång och betala in resten allteftersom ni får in mer. Glöm dock inte att ange på insättningsblanketten om det är skolans exempelvis andra eller sjunde insättning. Om ni redan vid första insättningen vet att det kommer mer pengar, ange gärna det på insättningsblanketten. Ange alltid skolans referensnummer, namn och ort. Det gör det enklare för oss att sammanställa resultatet. Kontroll Efter insamlingen kommer vår revisor att göra stickprovskontroller av insamlingen. Ett antal skolor väljs slumpvis ut för noggrannare granskning. De skolor som väljs ut kommer att få besked om granskningen strax efter att insamlingen genomförts, tillsammans med instruktioner om vad de ska göra. Därför är det viktigt att ni sparar alla redovisningshandlingar, till exempel kvitton, klasslistor där elever som tagit emot kvitton bockats av och listor över vilken elev som hanterat vilken insamlingsbössa. Kontrollen avslutas 31 augusti Sammanställning Senast den 10 september kommer vi att skicka ut ett resultat över hur mycket de deltagande skolorna samlat in. Er skola kommer också få ett diplom där det står hur mycket just ni samlat in. Anledningen till att det tar några månader att sammanställa det totala resultatet är att många genomför Operation Dagsverke senare än den officiella insamlingsveckan och därför betalar in sina pengar senare. Däremot är det bra om ni själva, så snart er egen sammanställning är klar, går ut med information om hur mycket skolan samlat in. Det är viktigt att alla som deltagit i Operation Dagsverke får reda på resultatet, inte minst för att känna sig peppade och stolta över sin insats. Kontakta gärna lokalmedia och meddela resultatet där också. Utvärdering Sist men inte minst är det viktigt att utvärdera hur allt har gått, för att kunna göra Operation Dagsverke ännu roligare och bättre. En elektronisk utvärdering kommer att skickas från oss till skolan via e-post. Vi uppskattar om ni fyller i den så att kampanjen och stödet till de skolor som anordnar Operation Dagsverke hela tiden kan förbättras. UNICEF/Nepal/2012 Till sist Stort tack för din insats som kontrollant! Utan dig skulle Operation Dagsverke inte gå att genomföra. Vi hoppas att du hittat svaren på dina frågor i denna handledning. Om du undrar något eller vill ha råd i en fråga är du välkommen att kontakta oss på operationdagsverke@unicef.se eller Operation Dagsverke UNICEF Sverige 11 Elever på väg till skolan i Karki, Nepal.

7 unicef.se/operationdagsverke 12 Operation Dagsverke