HANDLEDNING FÖR KONTROLLANTER

Transkript

1 HANDLEDNING FÖR KONTROLLANTER Handledning för kontrollanter 1

2 Omslagsfoto: UNICEF//Tanzania/2014 Denna broschyr är framtagen med stöd av Trosa Tryckeri 2 Operation Dagsverke

3 TACK FÖR DITT ANSVAR I OPERATION DAGSVERKE! Äntligen är det dags för din skola att arrangera Operation Dagsverke. Detta är en av årets viktigaste insamlings- och informationskampanjer där svenska elever ställer upp för andra elever genom att göra ett dagsverke. Pengarna som tjänas in under Operation Dagsverke används i skol- och utbildnings projekt i andra länder. Årets pengar kommer att gå till UNICEFs utbildningsprojekt i Tanzania. Projektet syftar till att förbättra tillgången till vatten och toaletter på landets skolor. För att se till att pengarna hanteras korrekt och kommer fram till vårt 90-konto krävs en kontrollant. Du som har tilldelats den här viktiga uppgiften ansvarar för att minimera risken för oegentligheter i samband med insamlingen. I den här handledningen ger vi dig instruktioner och vägledning om hur pengarna ska samlas in och redovisas på rätt sätt. Vi går tydligt igenom vad som krävs av dig under insamlingens olika faser. Jag vill betona vikten av att insamlingen går till på rätt sätt, eftersom förtroendet för Operation Dagsverke bygger på att de insamlade medlen når fram, hela vägen, så att de kan förbättra situationen för elever i andra länder. Det är dessutom ett brott att ta pengar från insam lingen, stöld resulterar i en polisanmälan. Vi är därför mycket tacksamma för att du ställer upp som kontrollant. Utan dig skulle Operation Dagsverke inte gå att genomföra. Om du har några frågor eller behöver hjälp på annat sätt är du välkommen att kontakta oss på eller operationdagsverke@unicef.se Lycka till! Eva Kellerman Projektledare Operation Dagsverke Handledning för kontrollanter 3

4 VIKTIGA GRUNDSTENAR I OPERATION DAGSVERKE Under Operation Dagsverke lämnar svenska elever skolbänken för att samla in pengar till ett utbildningsprojekt i ett annat land. Oavsett hur eleverna väljer att samla in pengar så måste de redovisas. För att pengarna ska nå UNICEF Sveriges 90-konto och i slutändan göra nytta för andra elever är det viktigt att insamlingen sker på rätt sätt. Arrangör De som arrangerar Operation Dagsverke kan vara elever eller elever och lärare till sammans. Arrangörernas ansvar är bland annat att se till att samtliga elever får information om hur de deltar i Operation Dagsverke. På de flesta skolor är det även arran görerna som ordnar aktiviteter före, under och efter insamlingsdagen, exempelvis temadagar, festivaler och föreläsningar. Kontrollant Som kontrollant ansvarar du för att mottagandet och redovisningen av de insamlade pengarna går rätt till. Som kontrollant måste du vara myndig. Du ansvarar också för insättningen av pengarna. Vid en eventuell kontroll av skolan kommer våra revisorer att kontakta dig som kontrollant. Läs mer om det i brevet du har fått från revisorn. Kvitto I materialpaketet finns det Operation Dagsverkekvitton. Det är kvittot som bekräftar att eleven har genomfört ett dagsverke. Kvittot är en värdehandling och det är viktigt att du informerar eleverna om att skolan måste få tillbaka alla kvitton för redovisning, även sådana som inte använts. Vår revisor kommer att göra stickprov på slumpvis utvalda skolor efter kampanjen, och om er skola blir utvald behövs kvittona. Sammanställning I samband med insamlingen förbereder du ett underlag utifrån vår bifogade mall eller egna klasslistor. Den sammanställningen ska skickas in till UNICEF Sverige senast den 11 juni. SMS I år kan ni också samla in pengar digitalt och slipper då hanteringen av kontanter. SMS och kortinsättningarna går inte att redovisa exakta summor på, men eleverna behöver bocka för att pengar samlats in via SMS eller kort på sina kvitton. Din skolas SMS-kod har skickats ut till dig och arrangören. Den går även att hitta på unicef.se/operationdagsverke Referensnummer När ni redovisar era pengar ska ni alltid ange refe rensnumret ni tilldelats vid anmälan. Referensnumret är unikt för varje deltagande skola och används vid insättning av pengar. På så sätt förenklas administrationen av insättningarna och pengarna blir enklare att följa från skolan till 90-kontot. Avgifter I samband med Operation Dagsverke kan vissa mindre utgifter uppkomma, till exempel insättningsavgifter, avgifter för polistillstånd vid bössinsamling eller kostnader för bössor eller nya plomberingar till bössorna. Även om det inte rör sig om mycket pengar går det inte att använda sig av de insamlade medlen för detta ändamål. Försök istället att ordna sponsring där det går istället. Säkerhet Vi har ett 90 -konto, som kontrolleras av Svensk Insamlingskontroll. Det är en metod för att undvika förskingring eller felaktig användning av Operation Dagsverkes pengar. Genom att vara noggrann vid redovisningen av pengarna hjälper ni oss att behålla 90 -kontot och bevara Operation Dagsverkes rykte som en seriös insamling. 4 Operation Dagsverke

5 UNICEF/TANZANIA/2014 Handledning för kontrollanter 5

6 6 Operation Dagsverke SVERIGES UNICEF/TANZANIA/2014 ELEVKÅRER

7 FÖRBEREDELSER FÖR EN ANSVARSFULL INSAMLING I materialpaketet som din skola fick inför insamlingsdagen för Operation Dagsverke ingick bland annat den här broschyren. Där fanns också tre saker du som kontrollant bör ta hand om: ett brev från vår revisor, Operation Dagsverkekvitton samt en mall för sammanställningar. Kvittot är en värdehandling Alla elever som ska delta i Operation Dagsverke måste ha ett kvitto som visar att de genomfört ett dagsverke. Det är tydligt markerat på kvittot hur man fyller i och vad som ska fyllas i av eleven och vad arbetsgivaren ska fylla i. Du som kontrollant ska även se till att ert referensnummer och länken till skolans personliga insamlingssida på kvittona fylls i för att underlätta om företag själva väljer att göra en insättning. Dela ut var sitt kvitto till alla elever på skolan och informera om hur de ska användas. Tänk på att inte dela ut kvittot för tidigt, då finns det risk för att det tappas bort. Förbered även den sammanställning som du ska använda vid utdelning och insamling av kvittona. Dagsverke åt företag Om eleven utför ett arbete åt en arbetsgivare ska arbetsgivaren behålla den nedre delen av kvittot som bevis på att denne satt in pengar till Operation Dagsverke. Den andra delen av kvittot ska eleven ta med till skolan för redovisning. Privata dagsverken Elever som samlat in via SMS, med bössa, sålt någonting eller på annat sätt samlat in pengar ska lämna hela kvittot till de ansva riga på skolan. Eleven får aldrig behålla någon del av pengarna det är pengar till Operation Dagsverke. Bössor för insamling Vissa elever vill skramla bössa på stan under in samlingsdagen. Ha en lista över bössorna, där bössans nummer och elevens namn antecknas när eleverna kvitterar ut plomberade bössor. Låt även eleven skriva sin namn teckning på listan. När bössorna sedan återlämnas är det enkelt att se vilka bössor som eventuellt saknas och vilken elev som haft ansvar för just den bössan. Tyvärr kan UNICEF Sverige inte bistå med bössor. Det går att beställa bössor på insamlingsbossa.se. Ibland ges det även möjlighet att låna bössor från lokala insamlingsorganisationer. För elevernas säkerhet vid bössinsamling är det bra att se till att eleverna går tillsammans, eller med någon vuxen. Det är bra om ni informerar dem om att vara på platser med mycket folk och att de undviker konflikter med personer de möter. Bössan ska lämnas in till dig med plombering kvar. Vi rekommenderar inte kontanthantering för barn under 13 år. Digital insamling I år har vi tagit fram en insamlingsida för varje skola på unicef.se/operationdagsverke. Där finns information om hur ni kan samla in pengar via SMS och ett formulär för att betala för dagsverken via kort. Tänk på att det krävs tillstånd Polistillstånd krävs för att utföra insamling på allmän plats. UNICEF Sverige söker polistillstånd för insamling i Stockholm, Göteborg, Malmö, Lund och Uppsala under vecka 21. Bor ni på annan ort eller genomför insamlingen vid en annan tidpunkt behöver ni själva söka tillstånd. Vänd er till närmaste polisstation för information. Eventuell kostnad för att få tillstånd betalas av skolan och får inte betalas med insamlade medel. Kontakta banken Eftersom det ofta rör sig om stora summor pengar som hanteras i samband med Operation Dagsverke är det alltid bra att kontakta banken i förväg och berätta vilken tid ni kommer till banken med pengarna. Handledning för kontrollanter 7

8 REDOVISNING OCH INSÄTTNING AV PENGAR Som kontrollant ansvarar du för att alla elever som deltar lämnar in pengarna de samlat in. Gör det så fort som möjligt för att undvika att pengar kommer bort, och undvik att förvara pengarna i skolan över natten. Säkrast är att sätta in dem så fort som möjligt på vårt 90-konto. Om pengar samlas in från eleverna under flera dagar går det bra att göra flera insättningar. Förbered en lista Använd klasslistor eller den mall som låg med i materialpaketet för att förbereda listan där ni ska sammanställa hur mycket varje klass har samlat in. Det är viktigt att ni skickar in denna sammanställning till UNICEF Sverige efter avslutad insamling. Adressen är: UNICEF Sverige, Att: Operation Dagsverke, Box 8161, Stockholm, senast den 11 juni. Spara alla Operation Dagsverke -kvitton, klasslistor där du prickat av vem som fått/inte fått kvitto, insättningskvitton och annan relevant dokumentation i skolan sju år framåt av redovisningstekniska skäl. Förteckningar och kvitton avseende Operation Dagsverke 2015 kan slängas den 1 januari Kontrollera summan och kvittot Samla in elevernas kvitton och pengar vid samma tillfälle och kontrollera att summan som står angiven på kvittot stämmer överens med den summa som eleven lämnar in. Pricka av resultaten i er förberedda sammanställning (som sedan ska skickas in till UNICEF Sverige). Eleven får aldrig behålla en del av pengarna, eftersom det är pengar som tillhör Operation Dagsverke. Spara sedan alla kvitton, även de som är helt oanvända. Vår revisor kommer att göra stickprov på slumpvis utvalda skolor. SMS och kortinsättningarna går inte att redovisa exakta summor på, men eleverna behöver bocka för att pengar samlats in via SMS/kort på sina kvitton. Räkna pengarna Om er skola använder sig av en bank för att sätta in de insamlade pengarna på 90-kontot får ni reda på hur mycket eleverna samlat in på plats på banken och behöver inte räkna pengarna på skolan först. Se till att det alltid är minst två personer som hanterar pengarna för att minska risken för fusk. Det kan vara en bra idé att till exempel sitta i uppehållsrummet under en dag och samla in pengarna. Ni kan också göra ett schema så att olika klasser får lämna pengar vid olika tider under dagen. Töm bössorna Många väljer att skramla bössa på stan under in samlingsdagen. För att garantera att inga pengar försvinner är det viktigt att bössorna är plomberade. När bössorna samlas in på skolan ska ni kontrollera att plomberingen är obruten. Därefter öppnar ni bössan och räknar pengarna. Summan samt bössans nummer skrivs på elevens kvitto, som behålls av kontrollanten. Om en arbetsgivare inte betalar kontant På insättningsblanketten ska elevens, arbetsgivaren, samt skolans namn, ort och refe rens nummer anges. Det är viktigt att vi vet vilken skola pengarna kommer från för att kunna samman ställa ert korrekta insamlingsresultat efter Operation Dagsverke. Arbetsgivaren ges även möjlighet att göra sin betalning via skolans insamlingssida, som du eller eleven har skrivit ner på elevernas kvitton. Det kan vara klokt att eleverna eller skolan skickar ett mejl till arbetsgivaren efteråt och tackar för att eleven fått göra dagsverket hos dem. Då kan ni samtidigt påminna dem om att göra sin insättning med en länk till er sida. Arbetsgivarens bidrag räknas som en gåva till Operation Dagsverke och därför betalar arbetsgivaren varken arbetsgivaravgift eller skatt. 8 Operation Dagsverke

9 UNICEF/TANZANIA/2014 SÄTT IN PENGARNA PÅ: PLUSGIRO: Betalningsmottagare är UNICEF Sverige, organisationsnummer Märk insättningen med det referensnummer skolan blivit tilldelad samt skolans namn och ort. Handledning för kontrollanter 9

10 Sätt in pengarna på vårt 90-konto När pengarna tagits emot av skolan är det dags att sätta in dem på vårt 90-konto. Ofta tar bankerna ut en avgift för att göra insättningar, men med lite övertalning och information om att pengarna går till en god sak kan ni kanske få banken att efterskänka den avgiften. Om avgiften ändå måste betalas får det inte ske med insamlade medel. Vissa banker, speciellt i storstadsområden, tar tyvärr inte emot kontanter. Vi har därför ett avtal med FOREX-bankerna, där ni kan sätta in pengarna utan insättningsavgifter under maj och juni månad. För att de ska kunna hjälpa er att hantera större summor, bör ni ringa och förvarna om när ni kommer. Ni kopplas till ert närmsta kontor om ni ringer FOREX-bank på Behåll kvittona från era insättningar så att ni kan kontrollera att summan stämmer med det slutgiltiga resultatet som vi skickar till er. Pengarna som samlats in ska sättas in på vårt 90-konto. Ange alltid skolans referensnummer, skolans namn och ort. Använd er av Plusgiro: Betalningsmottagare är UNICEF Sverige. Kontroller sker slumpvis Skicka in sammanställningen av elevernas insamlingar senast den 11 juni. Det är viktigt att vi ser att ni på skolan har haft kontroll på insamlingen och att eleverna har redovisat sina pengar på ett ansvarsfullt sätt. Efter insamlingen kommer vår revisor att göra stickprovskontroller av insamlingen. Ett antal skolor väljs slumpvis ut för noggrannare granskning. De skolor som väljs ut kommer att få besked om granskningen strax efter att insamlingen genomförts, tillsammans med instruktioner om vad de ska göra. Därför är det viktigt att ni sparar alla redovisningshandlingar, till exempel kvitton, klasslistor där elever som tagit emot kvitton bockats av och listor över vilken elev som hanterat vilken insamlingsbössa. Kontrollen avslutas 18 september Resultatet Senast den 25 september kommer vi att skicka ut resultatet från er skolas insamling. Skolan kommer att få ett diplom där det står hur mycket just ni samlat in. Det är viktigt att alla som deltagit i Operation Dagsverke får reda på resultatet, inte minst för att känna sig peppade och stolta över sin insats. Kontakta gärna lokala media och meddela resultatet där också. Utvärdera ert dagsverke Sist men inte minst är det viktigt att utvärdera hur det har gått, för att kunna göra Operation Dagsverke ännu roligare och bättre. En elektronisk utvärdering kommer att skickas från oss till er via e-post. Vi uppskattar att ni fyller i den så att vi hela tiden kan förbättra Operation Dagsverke. CHECKLISTA FÖR KONTROLLANTER Innan insamlingen Kontrollera att anmälningsavgiften på 500 kr är betald till Plusgiro Sätt datum för utdelning av kvitton, nära inpå insamlingsdagen. Var tydlig till eleverna att det är en värdehandling. Ta fram klasslistor eller använd vår mall, för att enkelt kunna regist rera mottagna kvitton och insamlade pengar. Dela ut kvitton och notera utdelade kvitton i klasslistan. Sätt datum för redovisning av insamlade pengar. Eventuellt olika tider för olika klasser. Se till att ni är minst två som hjälps åt. Se till att eleverna har skolans SMS-kod om ni väljer att samla in pengar digitalt. 10 Operation Dagsverke Efter insamlingen Ta emot pengar på förutbestämt datum. Anteckna mottaget kvitto och insamlad summa i klasslistan. Kontakta bank/forex för att bestämma tid för stor insättning. Sätt in pengarna på Plusgiro Ange referensnummer, skola och ort. Skicka sammanställningen till UNICEF Sverige senast 11 juni. Låt till sist alla på skolan få reda på hur mycket pengar skolan har samlat in. UNICEF Sverige kommer att skicka ut diplom till skolorna med det in sam lade resultatet i september.

11 UNICEF/TANZANIA/2014 TILL SIST STORT TACK FÖR DIN INSATS SOM KONTROLLANT! Utan dig skulle Operation Dagsverke inte gå att genomföra. Vi hoppas att du hittat svaren på dina frågor i denna handledning. Om du undrar något eller vill ha råd i en fråga är du välkommen att kontakta oss på operationdagsverke@unicef.se eller UNICEF Sverige 11

12 unicef.se/operationdagsverke 12 Operation Dagsverke