Checklista för ansökan om förlängd giltighetstid för 90-konto

Transkript

1 Checklista för ansökan om förlängd giltighetstid för 90-konto Allmänt Enligt 4 i Svensk Insamlingskontrolls föreskrifter för 90-konto (nedan benämnt föreskrifter) beviljas 90-konto för viss tid, högst tre år. Tiden för kontots giltighet kan efter skriftlig ansökan förlängas. Skicka därför in ansökan om förlängd giltighetstid i god tid före giltighetstidens utgång. Svensk Insamlingskontroll har erfarit att många 90-kontoinnehavare glömmer att meddela oss om ändringar av insamlingsändamål, mottagare i utlandet, stadgar och föreskrifter, förändringar av styrelseledamöter, suppleanter, firmatecknare och revisorer samt ny postutdelningsadress, ändrat telefonnummer och ny hemsida. Därför erinrar Svensk Insamlingskontroll om att enligt 5 och 17 i föreskrifterna ska sådana ändringar anmälas omedelbart och i vissa fall godkännas av Svensk Insamlingskontroll. På Svensk Insamlingskontrolls hemsida finns en ändringsblankett. Denna kan också beställas. Handlingar Följande handlingar ska skickas in till Svensk Insamlingskontroll. 1. Blanketten Ansökan om förlängd giltighetstid för 90-konto 2. Insamlingsorganisationens stadgar eller andra föreskrifter om dessa har ändrats 3. Protokoll som styrker vidtagna val 4. Kreditupplysningar på nyvalda ledamöter och suppleanter 5. Blankett avseende Mottagare i utlandet om nya mottagare finns Observera samtliga handlingar ska vara på svenska. 1. Ansökan om förläng giltighetstid för 90-konto Var noggrann när Ni fyller i ansökningsblanketten och fyll i alla rutor. Om alla styrelseledamöter, suppleanter eller firmatecknare inte får plats på ansökningsblanketten kan Ni ta ut extra blad på nätet eller begära att få en extra blankett från oss och skicka in bägge blanketterna. Om alla uppgifter om verksamheten som Ni vill lämna nederst på sidan tre inte får plats kan dessa även lämnas under övriga upplysningar på samma sida eller i en särskild skrivelse som bifogas till ansökan. Hela blanketten ska fyllas i även om det inte skett några förändringar sedan förra ansökan. Här följer några råd om hur blanketten ska i fyllas. 1.1 Organisation Här anges organisationens namn, organisationsnummer, besöks- och postutdelningsadress, 90- kontonumren både plusgiro och bankgiro (inga andra pluseller bankgironummer), telefonnummer som organisationen kan nås dagtid, eventuellt faxnummer, e-postadress och uppgifter om adressen till hemsidan. Enbart boxadress godtas inte.

2 1.1 Organisationens ombud/kontaktman Här anges den person som är ansvarig för de löpande kontakterna med Svensk Insamlingskontroll. Den som uppges vara ombud/kontaktman ska vara en person som är lätt att nå. Glöm inte att skriva postutdelningsadress, telefonnummer dagtid, eventuellt faxnummer och e-postadress. 1.3 Juridisk status I rutan juridisk status anges vilken typ av juridisk person som ansöker. 1.4 Styrelse Här ska anges de personer som ingår i styrelsen den dag då förlängning begärs. Kontrollera att antalet styrelseledamöter och suppleanter i Er organisations styrelse inte är mindre än Svensk Insamlingskontrolls minimikrav på antalet personer i styrelsen och att bosättningskravet är uppfyllt (2 fjärde stycket i föreskrifterna). Det måste ingå minst tre ordinarie styrelseledamöter och tre suppleanter dvs. minst sex personer i styrelsen. Om en stiftelse har anknuten förvaltning dvs. förvaltas av en juridisk person ska detta anges. Under sådana förhållanden gäller samma krav på den juridiska personens, förvaltarens styrelse. Det är då denna styrelse som ska antecknas i blanketten. Kontrollera att alla styrelseledamöter och suppleanter uppfyller Svensk Insamlingskontrolls krav på lämplighet och kunnighet i ekonomiska frågor enligt 2 femte stycket i föreskrifterna. Personnummer, namn telefonnummer där dessa kan nås dagtid ska anges. Glöm inte att ange hemadresserna på styrelseledamöter och suppleanter (boxadress godkänns inte) och gärna e-postadress. Styrelseledamot och styrelsesuppleant kan vara bosatt i land utanför Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet (EES) under förutsättning att minst halva antalet ledamöter respektive suppleanter är bosatta inom nyss nämnda område; dock ska i organisation med säte i Sverige alltid finnas en här i landet delgivningsbar styrelseledamot. Styrelsens uppgifter kommer att dataregistreras hos Svensk Insamlingskontroll för intern handläggning. Uppgifterna om vad som står i registret kan lämnas ut till den registrerade. 1.5 Revisor Observera att enligt 2 sjunde stycket i föreskrifterna ska alla insamlingsorganisationer ha minst en av Revisorsnämnden auktoriserad eller godkänd revisor. Det är dennes namn, personnummer, Revisionsbyrå och postutdelningsadress (här uppges adressen till arbetsplatsen) telefonnummer dagtid och gärna e-postadress som ska anges på blanketten. När Svensk Insamlingskontroll godkänt denne som revisor benämns denne kontorevisor (se 1 fjärde stycket i föreskrifterna). Eventuella förtroenderevisorer ska inte anges på blanketten.

3 1.6 Firmatecknare Rutorna med firmatecknare ifylls om det inom organisationen har beslutats att någon annan än hela styrelsen ska kunna företräda organisationen utåt t.ex. en eller flera styrelseledamöter eller om någon utanför styrelsen (t.ex. en verkställande tjänsteman) har utsetts att vara firmatecknare för organisationen. Glöm inte att fylla i uppgifter om telefonnummer på vilket firmatecknaren kan nås dagtid. 1.7 Verksamheten Med insamlingsändamål avses det ändamål som 90-kontoinnehavaren (KI) avser att bedriva insamling för. Om insamlingen ska vara för hela KIs ändamål enligt stadgarna eller föreskrifterna ska detta anges i ansökan. Enligt föreskrifterna kontrollerar Svensk Insamlingskontroll hela organisationens verksamhet även om insamlingen bland allmänheten inte omfattar hela 90-kontoinnehavarens ändamål. Kontrollera att 90-kontoinnehavaren bedriver samma insamlingsändamål som enligt den ursprungliga ansökan. Enligt 5 i föreskrifterna får 90-konto inte användas för insamling till annat ändamål än det av Svensk Insamlingskontrolls godkända. Kontrollera att insamlingsändamålet ryms inom det ändamål som framgår av organisationens föreskrifter eller stadgar, jfr. 3 i föreskrifterna. Enligt 17 i föreskrifterna krävs Svensk Insamlingskontrolls medgivande till insamling till annat ändamål än det av Svensk Insamlingskontroll tidigare godkända. 1.8 Insamlingsform Glöm inte heller att ange vilken insamlingsform som organisationen ska tillämpa. Vilka insamlingsformer som finns framgår av 1 sista stycket i föreskrifterna. Observera att om organisationen vid försäljning eller insamling anlitar externa företag ska gällande avtal översändas hit för information (11 i föreskrifterna). 1.9 Beräknad omsättning När beräknad omsättning ifylls ska organisationens hela verksamhet anges (jfr. 9 i föreskrifterna) och inte bara intäkter som beräknas komma från insamlingar eller på 90-kontot Insamlingstid Om insamlingarna avses vara kontinuerliga bör detta anges i rutan insamlingstid. Är insamlingarna endast av engångskaraktär under en kortare tid ska denna tid anges Mottagare Eventuella mottagare i Sverige eller utomlands av de medel som samlas in ska alltid redovisas på ansökningsblanketten. Om dessa inte får plats på blanketten går det bra att bifoga en lista. Se även under punkten Anknytning till annan (andra) organisationer Glöm inte att fylla i här om organisationen är en moder-, dotter- eller systerorganisation till en annan svensk eller utländsk organisation. Detsamma gäller organisationer eller företag med vilka insamlingsorganisationen tecknat samarbetsavtal Försäkran De personer som företräder organisationen och tecknar dess firma ska underteckna försäkran och förbindelse. Även nyvalda styrelseledamöter, suppleanter och firmatecknare ska underteckna försäkran och förbindelse i ansökan för att bekräfta sitt ansvar gentemot Svensk Insamlingskontroll.

4 De nya ledamöterna och suppleanterna ska ha tillgång till Svensk Insamlingskontrolls föreskrifter (finns att hämta på hemsidan). Innan undertecknandet måste alla nya läsa igenom försäkran och förbindelsen så att de förstår vilket ansvar de har gentemot Svensk Insamlingskontroll. Varje styrelseledamot och suppleant ingår ett avtal med Svensk Insamlingskontroll och försäkrar att de följer föreskrifter för 90-konto samt anvisningar som lämnas Revisorsbekräftelse Revisorsbekräftelsen behöver endast undertecknas av revisorn om revisorn är nyvald. Det är den auktoriserade eller godkända revisorn som insamlingsorganisationen föreslår som kontorevisor som ska underteckna bekräftelse på att denne åtar sig uppdraget och förbinder sig att följa Svensk Insamlingskontrolls föreskrifter (jfr. 1 fjärde stycket och 3 andra stycket i föreskrifterna). Här ska således inte eventuella förtroenderevisor skriva sin namnteckning. Glöm inte att informera revisorn om denne är ny att uppdraget som kontorevisor är mer omfattande än för en normal revisor. Detta framgår av föreskrifterna och anvisningarna för kontorevisor. 2. Insamlingsorganisationens stadgar eller andra föreskrifter Om stiftelsens föreskrifter har ändrats sedan stiftelsen sist skickade in dessa ska beslut om permutation och andra handlingar inges som visar att ändringen skett i lagstadgad ordning. Ideella föreningar och trossamfund ska skicka med stadgar om dessa har ändrats sedan organisationen sist skickade in dessa. Observera kravet i 2 sista stycket i föreskrifterna. 3. Protokoll Insamlingsorganisationen ska beträffande anmälda nya styrelseledamöter, suppleanter eller firmatecknare inge protokoll som visar att dessa utsetts som styrelseledamöter, suppleanter och firmatecknare samt protokoll från konstituerande styrelsesammanträde som visar hur styrelsen är sammansatt. 4. Kreditupplysningar Till ansökan ska bifogas kreditupplysningar beträffande nya ledamöter och suppleanter. En sådan upplysning får inte vara äldre än fyra veckor. Kreditupplysningen ska vara utfärdad av ett företag som fått godkännande av Datainspektionen att bedriva kreditupplysningsverksamhet, se Kreditupplysning är gratis från kreditupplysningsföretag om den söks av styrelseledamot eller suppleant själv, men då kan det ta ett par veckor innan den erhålls. Den person som det gäller får skriva till kreditupplysningsföretaget och hänvisa till sin rätt att enligt 26 personuppgiftslagen få ett registerutdrag. Personen får då uppge sitt personnummer, namn och adress. Om organisationen vill begära att få kreditupplysningen själv eller vill ha en snabbare behandling tar upplysningsbyrån ut en avgift. Observera 2 femte stycket i föreskrifterna. En styrelseledamot eller en suppleant som har betalningsanmärkningar och/eller obetalda skatteskulder måste avgå ur styrelsen om organisationen ska kunna behålla sitt 90-konto.

5 5. Mottagare i Sverige och utlandet Glöm inte också, om detta inte gjorts tidigare, att komma in med en förteckning över svenska och utländska mottagande organisationer med uppgifter om deras ändamål, plats och land där de verkar samt en beskrivning av hur er organisation säkerställer att de medel som överlämnats till mottagande organisationer används utan onödiga kostnader för att främja avsett ändamål (jfr 11 tredje stycket och kommentarerna till denna paragraf i föreskrifterna). Blankett för detta finns på vår hemsida, men det går även bra att upprätta en egen sådan förteckning där ovan nämnda uppgifter finns med