Information om förtydliganden i föreskrifterna för 90-konto och kommentarerna till dessa m.m.

Transkript

1 Qo SVENSK INSAMLINGS KONTO KONTROLL Stockholm i april 2013 Till 90-kontoinnehavare och kontorevisorer Information om förtydliganden i föreskrifterna för 90-konto och kommentarerna till dessa m.m. Kontaktperson Du inom organisationen som har fått detta brev är anmäld hos oss som kontaktperson. Kontaktpersonen ska vara en person som stadigvarande ska förmedla den information, som Svensk Insamlingskontroll lämnar. Du är ansvarigför att denna information når de personer inom organisationen som berörs. Alla brev från Svensk Insamlingskontroll skickas endast till en uppgiven kontaktperson. Du som är kontaktperson glöm inte heller att informera Svensk Insamlingskontroll om väsentliga händelser som har betydelse för 90-kontoinnehavarens ekonomi eller som kan påverka 90-kontoinnehavarens trovärdighet. Innehåll i detta brev 1. Nya regler om kontorevisorer 2. Nya regler om redovisning (K3 och effektredovisning) 3. Förtydliganden i föreskrifter och kommentarer 4. Iakttagelser vid granskningen av 2011 års redovisningar 5. Påminnelse om redovisningen för 2012 och anmälan av mottagare 6. Ändringsanmälan 1. Nya regler om kontorevisorer Den 18 april 2013 kommer riksdagen att besluta om Regeringens proposition 2012/13:16. Enligt propositionen föreslås att godkända revisorer som avlagt revisorsexamen benämnas auktoriserad revisor. Förslaget innebär att en godkänd revisor som inte avlagt revisorsexamen även i fortsättningen benämns godkänd revisor. Ändringen i revisorslagen ska träda i kraft den 1juni2013. Med anledning av den kommande lagändringen har Svensk Insamlingskontrolls styrelse beslutat att skärpa kraven på revisorer och i fortsättningen enbart godkänna auktoriserade revisorer som kontorevisorer: Detta innebär att 1 fjärde stycket och 2 sjätte stycket i föreskrifterna för 90-konto ändras från auktoriserad eller godkänd revisor till auktoriserad. Följdändring görs även i anvisningar till kontorevisorn. De godkända revisorer som inte avlagt revisorsexamen och som godkänts av Svensk Insamlingskontroll som kontorevisorer får kvarstanna som sådana, men vid byte av revisor kan endast auktoriserade revisorer utses från och med den 1juni Svensk Insamlingskontroll Storgatan 19, Box 55961, 102 t6 Stockholm Tclefon o Vax o E mail: info@insam1ingskontro11e

2 2. Nya regler om redovisning Bokföringsnämnden har avgett allmänna råd (BFNAR 2012:1) om årsredovisning och koncernredovisning benämnd K3 med tillhörande vägledning som ska tillämpas på räkenskapsår som påbörj as efter den 31 december 2013, men ffir tillämpas på räkenskapsår som påbörjas tidigare. 1 K3 har Bokföringsnämnden lagt till extra kapitel som enbart gäller ideella ffireningar respektive stiftelser. Årsredovisningslagen är utformad för rörelsedrivande verksamhet. Det är en stor skillnad mellan verksamhet som har till syfte att ge sina ägare eller medlemmar ekonomisk vinning och ideell verksamhet. Ett rörelsedrivande fz5retag bedriver verksamheten flir att långsiktigt maximera vinsten. För den ideella organisationen är målet att verksamheten uppfylls enligt dess stadgar eller stiftelseflirordnande. För att nå målet används medlen i den ideella verksamheten. Eftersom det saknas regler i årsredovisningslagen som tar hänsyn till dessa skillnader har nu Bokföringsnämnden genom sin skrivning i K3 tagit hänsyn till detta. Större ideella föreningar ska i förvaltningsberättelsen enligt den nya vägledningen redovisa sin verksamhet och dess effekter. Med hänsyn till att den viktigaste redovisningen för en ideell organisation är hur ändamålet fullföljts har Svensk Insamlingskontroll sedan 2006 haft föreskrifter om att detta ska redovisas av samtliga 90-kontoinnehavare i förvaltningsberättelsen. Svensk Insamlingskontroll har noterat att allmänhet och media i allt större utsträckning också blivit medveten om vikten av att ideell verksamhet även redovisar vilken effekt deras verksamhet har haft. Svensk Insamlingskontrolls styrelse har beslutat att samtliga 90-kontoinnehavare ska tillämpa K3 vid upprättande av års- och koncernredovisning samt att reglerna om att redovisa effekten av verksamheten också ska gälla alla 90-kontoinnehavare och inte enbart större ideella föreningar. Reglerna ska tillämpas senast det verksamhetsår som påbörjas efter den 31 december 2013, varför 90-kontoinnehavarna redan i år bör arbeta med att få fram uppgifter så att det finns jämförelsetal till verksamhetsåret som påbörjas Eftersom redogörelsen för effekten ska vara i förvaltningsberättelsen i årsredovisningen är det av vikt att den är så utfonnad att den går att revidera av kontorevisorn. Detta innebär också att Svensk Insamlingskontroll kommer att utöka sin granskning till att även omfatta denna redovisning. De nya reglerna har följande lydelse. 11 andra stycket Kl är skyldig att upprätta en årsredovisning enligt bestämmelserna i årsredovisningslagen (1995:1554). Bokfliringsnämndens allmänna råd (BFNAR 20 12:1) om årsredovisning och koncernredovisning benämnd K3 med tillhörande vägledning ska tillämpas på räkenskapsår som påbörjas efter den 31 december 2013 men får tillämpas på räkenskapsår som påbörjas tidigare. Kl ska i förvaltningsberättelsen lämna upplysning om hur ändamålet främjats under räkenskapsåret. 1 förvaltningsberättelsen ska Kl också redogöra för effekten av verksamheten. Om Kl är ett moderföretag enligt årsredovisningslagens definition ska Kl även upprätta en koncernredovisning. Dispens kan ges från sistnämnda regel om dotterftiretaget är av ringa betydelse.

3 3. Förtydliganden i föreskrifterna och kommentarerna Årsredovisning 11 Kommentarerna till nämnd paragraf har flilj ande lydelse. effektredovisningen bör utformas. handlägger, deltar och närvarar vid beslutsfattandet samt skriva in dessa situationer i en arbetsordning eller liknande handling. 1 kommentarerna under Insamlingsverksamhet 6-8 har lagts till ett nytt stycke med fz5lj ande lydelse. till betalningsanmärkningar och/eller anmärkningar avseende frfallna obetalda skatteskulder 1 2 femte stycket ändras betalningsanmärkningar och/eller ffirfallna obetalda skatteskulder 1 kommentarerna till Vem Kan beviljas 90-konto 2 görs samma ffiljdändring. effekter. Denna regel gäller enligt 11 andra stycket i föreskrifterna för samtliga Kl. 1 Bokföringsnämndens Enligt K3 ska ideella flireningar i sin frvaltningsberättelse redogöra för den ideella verksamheten och dess Även i övrigt ska Svensk Insamlingskontrolls anvisningar för ansökan följas. allmänna råd anges inte hur effekten i verksamheten ska mätas. Kl måste därför själv utforma upplysningen. följande text till tredje och sjunde stycket efter befintlig text. Svensk Insamlingskontroll kommer att återkomma med närmare anvisningar om hur 113 i föreskrifterna förtydligas tredje punkten enligt följande: Sist i 3 första stycket i föreskrifterna läggs till en ny rad med följande lydelse: Styrelsen har beslutat att göra vissa fi5rtydliganden i föreskrifterna ffir 90-konto och kommentarerna. måste själv analysera vilka situationer som kan innebära att Kis trovärdighet kan rubbas om en styrelseledamot Även om en jävssituation som beskrivs i föreskriften inte föreligger kan förtroendet för en styrelseledamots Kommentarerna till Styrelsens förvaltning 5 har förtydligats med ett nytt femte stycke med opartiskhet ifrågasättas i vissa fall. Det kan då vara olämpligt att styrelseledamoten deltar i beslutet på grund av följande lydelse. så kallat delikatesjäv. Ett exempel är att styrelseledamoten är medlem i en förening som sökt bidrag från Kl. Kl Andrat ändamål att vid ändring av ändamålet måste det nya ändamålet uppfylla kraven i 2 första stycket i föreskrifterna och att enligt 17 i föreskrifterna ska sådana ändringar anmälas omedelbart. Om Kl ändrar ändamålet innebär föreskriften i 6 första stycket att Kl måste ansöka hos Svensk Insamlingskontroll om godkännande av det nya ändamålet innan det för marknadsföras vid insamling. Observera 1 kommentarerna under Marknadsföring en ska vara etiskt och ekonomiskt Rirsvarbar läggs kontorevisorns rapportering (l.ex. erinringar och FM) avseende iakttagelser vid revisionen för räkenskapsåret, utöver revisionsberättelsen

4 utöver Tredje stycket Om bidraget inte kan användas för det ändamål som avses med insamlingen ska bidraget betalas tillbaka till givaren om inte givaren muntligen eller skrifilige tillåter att det används för annat ändamål. Ifall givaren ger till ett specifikt ändamål som 90-kontoinnehavaren inte kan fullfölja ska gåvan inte mottas eller lämnas tillbaka. Sjunde stycket Personuppgiftslagens (1998:204) bestämmelser ska iakttas. Kontrolluppgifter måste dock lämnas till Skatteverket om 90-kontoinnehavaren godkänts av Skatteverket som en gåvomottagare. Givarens önskan om att vara anonym ska respekteras och uppgifter om givaren för då inte läggas in i givan-egister. Observera att särskild varsamhet ska iakttas vid insamlande av personuppgifter och adresser. Om ett externt företag anlitas för hjälp med insamling eller försäljning måste det klart framgå i avtalet med företaget att person- och adressuppgifter avseende givarna ägs av 90-kontoinnehavaren och inte företaget. Föreskrifterna finns att hämta i sin helhet på vår hemsida under fliken regler. 4. Iakttagelser vid granskningen av 2011 års redovisningar Vid Svensk Insamlingskontrolls granskning av 90-kontoinnehavarnas räkenskapshandlingar flir verksamhetsåret 2011 har bl.a. fluljande noterats. En 90-kontoinnehavare måste enligt Il andra stycket i Svensk Insamlingskontrolls fiireskrifter för 90-konto följa årsredovisningslagens bestämmelser. Enlig 2 kap. 7 och 7 kap. 2 årsredovisningslagen ska årsredovisningen vara daterad den dag då den undertecknas, undertecknad och överlämnad till revisorn inom fyra månader efter verksamhetsårets slut. De flesta 90-kontoinnehavre upprättar numera en årsredovisning. Många årsredovisningar var odaterade eller upprättade efter lagstadgad tid dvs, fyra månader. Observera att enligt årsredovisningslagen finns det ingen möjlighet att ge dispens från dessa regler. Många 90-kontoinnehavares förvaltningsberättelse avseende hur ändamålet uppfyllt är fortfarande är inte tillräckligt omfattande och uppfyller därför inte våra krav. Däremot har kommentarerna till nyckeltalsavvikelser förbättrats. 5. Påminnelse om redovisningen för 2012 och anmalan av mottagare Alla organisationer som under 2012 har haft 90-konto ska lämna redovisning till Svensk Insamlingskontroll. För nya 90-kontoinnehavare framgår av beslutet om att bevilja 90-konto ifall dessa ska redovisa för 2012 till Svensk Insamlingskontroll. Redovisningen ska enligt 13 föreskrifterna för 90-konto vara Svensk Insamlingskontroll tillhanda senast sex månader efter räkenskapsårets slut, vilket innebär senast den 30juni 2013 för de organisationer som har kalenderår som verksamhetsår. Samma datum ska även mottagande organisationer i Sverige och utomlands anmälas (se 11 tredje stycket i föreskrifterna för 90- konto). Blanketter finns att hämta under Blanketter på första sidan på vår hemsida Kontrollera om de stämmer med föregående års anmälan. Om det är samma mottagare och samma rutiner för kontroll som förra året så behöver endast detta meddelas. Följ ande redovi sningshandlingar ska skickas in: årsredovisningen och, om Kl är ett moderföretag, även koncernredovisningen, revisionsberättelsen, kontorevisorns rapportering (t.ex. erinringar och PM) revisionsberättelsen avseende iakttagelser vid revisionen för räkenskapsåret,

5 de särskilda blankettema för redovisning av resultat- och balansräkning, ifyllda enligt Svensk Insamlingskontrolls anvisningar, kontorevisorns bestyrkanderapport i fråga om de särskilda blanketterna ffir redovisning av resultat- och balansräkning, i flrekommande fall den särskilda berättelsen över verksamheten och i förekommande fall rapporten från lekmannalförtroenderevisor. Av de räkenskapshandlingar som redan kommit in har vi noterat att många inte skickar med revisoms rapportering utöver revisionsberättelsen (erinringar och PM). Observera att enligt anvisningarna för kontorevisorn s. 2 längst ned och s. 3 ska det alltid upprättas ett PM. Även bestyrkanderapporten saknas ofta. Våra blanketter resultat- och balansräkning, anvisningar fbr rapportpaketet och förslag till en bestyrkanderapport finns att hämta på vår hemsida under fliken redovisning. Skicka in redovisningshandlingarna så snart som möjligt. Observera att Svensk Insamlingskontroll inte skickar ut någon påminnelse avseende redovisningen. Kommer redovisningen inte in i tid kan en extra årsavgfl debiteras 90- kontoinneliavaren. 6. Ändringsanmälan 90-kontoinnehavare får inte glömma att omedelbart anmäla alla ändringar till Svensk Insamlingskontroll. Blanketten fbr ändringsanmälan finns att hämta på vår hemsida under blanketter. Den går att fylla i på datorn. Om ändringen avser enbart nya stadgar behöver inte någon blankett fyllas i utan det räcker att skicka in dessa med en kopia av det justerade protokollet. Observera att om organisationen ändrar sitt ändamål måste det nya ändamålet godkännas av Svensk Insamlingskontroll innan insamling påbörjas (se 5 i Svensk Insamlingskontrolls ffireskrifter fzr 90-konto). Adress- och namnändring samt nya firmatecknare ska även anmälas till PlusGirot och Bankgirot. Med vänlig hälsning Eva Birath Kanslichef