13 Utgåva nr: 1.2 Sida nr: 1 (13) kundfakturaunderlag. 4.1 Kontroll av kundfakturaunderlag till externa kunder (kundgrupp 50,51,60,70,80,85 och 99)

Transkript

1 13 Utgåva nr: 1.2 Sida nr: 1 (13) 4.1 Kontroll av till externa kunder (kundgrupp 50,51,60,70,80,85 och 99) När vi kontrollerar till externa kunder börjar vi med att söka i kundregistret via Agresso Ekonomi/ Kundreskontra/ Kundregister/ Kund/ PAC sök i kundregister (frågan finns endast i ftg 01) för att se om kunden finns upplagd. Om kunden är upplagd kontrollerar vi att det är i rätt kundgrupp, beroende på fakturaärende t ex uppbörd (se rutin 4.4). Om kund inte finns upplagd måste bedömning göras i vilken kundgrupp denna ska läggas upp (se rutin 4.4). När bedömning är gjord skriver vi t ex NY 50.. i fältet för kundnummer på et, då vet personen som fakturerar vilken kundgrupp kunden ska läggas upp i. När vi lägger upp privatpersoner är personnummer obligatoriskt. (Vid registrering i agresso anges endast de första sex siffrorna i personnumret.) När vi lägger upp företag är organisationsnummer obligatoriskt. Det är polismyndigheternas uppgift att se till att dessa uppgifter finns angivna på en. Kunden läggs upp av den person som upprättar fakturan. Obs! Utländska kunder som ska läggas upp i kundgrupp 60 (kunder inom EG) behöver ett momsregistreringsnummer (VAT nr). Saknas det måste polismyndigheten kontaktas för komplettering av uppgifter. När vi fått momsregistreringsnummer (VAT nr) från polismyndigheten ska et lämnas till delprocessledare kund för kontroll av moms. Även utländska kunder i kundgrupp 70 (utanför EG) lämnas till delprocessledare kund för kontroll. Man anger inget VAT nr på dessa. Innan fakturaunderlaget läggs ut i korgarna för fakturering ska VATnr kontrolleras enl. nedan: Gå till internet datorn och klicka på favoriter/ Sökning av VAT nummer EUROPA site Validering. Du kan också gå via basa surf på din dator och skriva in länken: Fyll i uppgifterna: Medlemsstat: Exempelvis DK Kundens VATnr: Det som PMY angivit på fakturaunderlaget, exempelvis Vårt land: SE Vårt org nr: tryck på Kontrollera Skriv ut det svar ni får och lägg det bakom faktura underlaget. Om ni får ett svar som säger att kundens VAT nr inte finns, så måste ni be polismyndigheten att de kontrollerar uppgifterna med mottagande kund.

2 13 Utgåva nr: 1.2 Sida nr: 2 (13) 4.2 Kontroll av till statliga myndigheter (kundgrupp 40,45,85) Kontroll av kundnummer När vi kontrollerar till statliga kunder börjar vi med att söka i kundregistret via Agresso Ekonomi/ Kundreskontra/ Kundregister/ Kund/ PAC sök i kundregister (frågan finns endast i ftg 01). Sök på myndighetsnamn t ex *åklagarmyndigheten* för att få fram alla grupper som kunden är upplagd i. (Statliga uppbördskunder ligger i kundgrupp 85). Om kunden inte finns med i kundregistret måste denna läggas till. Först måste då en routing mellan Rikspolisstyreslen och den nya kunden beställas via Itella. (Kontakta processledare för kundprocessen eller gruppchef för reskontragrupp.) När routingen är gjord ska kunden läggas upp i kundregistret med partsid och fakturakod enligt rutin upplägg av kund. När kundnumret är kontrollerat och ev. korrigerat på et, måste även referensid kontrolleras. (Se nedan). Kontroll av referensid Om kunden har en fast referens står denna angiven i kundregistret under fält 2- Adress/ kontakt/adress. Har kunden flera olika referensid kan det stå som på bilden nedan. Vissa kunder har egna dokument över referenser och identiteter. Dessa ligger då upplagda i dokumentarkivet. Information om detta visas då i textfältet. (se nästa sida). Om ingen referenslista tillhörande kunden finns i dokumentarkivet och ingen information om referens id står på et, ska et skickas tillbaka till polismyndigheten för komplettering av uppgift.

3 13 Utgåva nr: 1.2 Sida nr: 3 (13) I kundregistret under fält 1 kund, finns en textruta där information om kunden och ev. referensid står. Om separat referenslista finns så lyser knappen dokumentarkiv. Gå till dokumentarkiv och klicka på mappen kundinformation och öppna dokument. Ange rätt referens enligt lista på fakturaunderlaget. OBS! Mer information om statliga kunder och kontaktpersoner finns under G:/EA/Efakturering/Referenser och identiteter/internt exceldokument.

4 13 Utgåva nr: 1.2 Sida nr: 4 (13) 4.3 Kontroll av till koncerninterna kunder (kundgrupp 10) När vi kontrollerar till koncerninterna kunder börjar vi med att kontrollera att kundnummer är korrekt ifyllt. Sedan granskar vi att rätt typ av referensid är ifyllt. Det är viktigt att den fakturautställande myndigheten fyller i ett korrekt referensid i fältet beställare, fakturan kommer annars inte att gå fram till rätt mottagare. Vi har fått i uppgift att granska att fakturautställande myndighet har angivit rätt decentral eller centralkontering till den mottagande myndigheten. (Se 4.3.1). Börja med att titta på listan över vilka polismyndigheter som har central- eller decentraliserad kontering (Se 4.3.1). Om polismyndigheten har valt centralkontering t ex 02FAKSTO måste namnet på den person som ska ta emot fakturan finnas med på fakturaunderlaget, t ex Susanne Karlsson. Har polismyndigheten valt decentral kontering t ex 01terlof är det viktigt att vi kontrollerar att rätt typ av referensid är ifyllt. Exempel 1: Om ett fakturaunderlag är utställt till Rikspolisstyrelsen med ref.id 01terlof, då gör vi kontroll av referenstyp. I det här fallet ska Rikspolisstyrelsen ha decentralkontering och då görs ingen vidare kontroll. Exempel 2: Om ett fakturaunderlag är utställt till Rikspolisstyrelsen med ref.id 02faksto måste detta sändas tillbaka till PMY för rättning av referens. Exempel 3: Om ett fakturaunderlag är utställt till Rikspolisstyrelsen med ref.id 01fakrps, Terese Löfgren så går vi in i fråga under systemunderhåll och tar reda på vad Terese Löfgren har för ref.id och noterar det på fakturaunderlaget. Kontrollen gör vi i fråga System/ Systemunderhåll/ Användare och behörighet/ Fråga användarregister/ PAC fråga användare EFH. Här kan vi söka på namn eller ref.id och därmed fylla i rätt uppgifter på et Organsiationsenheter på fordringskontot samt referens vid fakturering

5 13 Utgåva nr: 1.2 Sida nr: 5 (13) Nr Myndighet Typ av referens ORG Notering 01 RPS Ref-id Stockholm 02FAKSTO + namn Uppsala 03FAKUPP + namn Södermanland 04FAKSOD + namn Östergötland *Ref-id (se nedan, 3 st att välja på) Jönköping 06FAKJON + namn Kronoberg 07FAKKRO + namn Kalmar 08FAKAL + namn Gotland 09FAKGOT + namn Blekinge Ref-id Skåne Ref-id Halland Ref-id VGL Ref-id Värmland Ref-id Örebro 18FAKORE eller INKORE + namn Västmanland 19FAKVML eller INVML eller USERVI Dalarna Ref-id Gävle Ref-id Västernorrland 22FAKVNL + namn Jämtland 23FAKJAM + namn 200 (Annika Hammersjö om inget finns) 24 Västerbotten Ref-id 1 25 Norrbotten Ref-id PHS Ref-id RKP 27FAK* (se nedan) + namn SKL Ref-id 299

6 13 Utgåva nr: 1.2 Sida nr: 6 (13) 05* Östergötland har 3 konterare, där fakturorna styrs till dessa pesroners ref-id (Annika Holm 05ANNHOM, Annca Andersson 05ANANDE, Christina Möller 05CHRIMO) 27* FAKRKP, FAKIPO, FAKKPE, FAKOPE, FAKSTA, FAKCGE 4.4 Kundgrupper Kundgrupp 50 använder vi vid upplägg av externa kunder i Sverige exkl. skadestånd och uppbörd. Denna kundgrupp går mot kundfordringskonto Vi lägger upp alla företagskunder på denna kundgrupp. Te x Syntema AB el. Länsförsäkringar samt återkommande privatpersoner. Det är viktigt att registrera företagets organisationsnummer och telefonnummer under adressfliken. Kunden ligger upplagd med EJ i fältet fakturakod under fliken faktura, det innebär att kunden faktureras via pappersfakturor

7 13 Utgåva nr: 1.2 Sida nr: 7 (13) Kundgrupp 51 använder vi endast vid upplägg av djurärenden som konteras på Denna kundgrupp går mot kundfordringskonto Kunden ligger upplagd med EJ i fältet fakturakod under fliken faktura, det innebär att kunden faktureras via pappersfakturor Kundgrupp 80 använder vi vid kundupplägg av skadeståndsfordringar som vunnit laga kraft samt domstolsböter. Denna kundgrupp går mot fordringskonto 1563 och konteras på 7 konton. OBS! Vid fakturering av domar läggs kunden upp på kundgrupp 80 men fakturan och underlag från tingsrätten ska skickas till Kammarkollegiet. Lämna fakturan inkl. bilagor till din profil 1:a som skriver underlaget och skickar handlingarna till Kammarkollegiet.

8 13 Utgåva nr: 1.2 Sida nr: 8 (13) Kundgrupp 85 använder vi vid upplägg av övriga uppbördsfordringar exkl. skadestånd. Det kan handla om te x bärgning, larmanläggningar, bevakning av transport eller låsöppningar. Denna kundgrupp går mot fordringskonto 1563 och ska konteras på 7 konto. Även statliga myndigheter som vi konterar på 7 konto ska läggas upp på denna kundgrupp. Det innebär att det kan finnas dubbla kunder i kundregistret, en på kundgrupp 85 och en annan på kundgrupp 40 eller t ex 50. Kunden ligger upplagd med SVE i fältet fakturakod under fliken faktura om det är en statlig uppbördskund, som faktureras elektroniskt eller med EJ om kunden faktureras via pappersfakturor. Kundgrupp 99 använder vi vid upplägg av tillfälliga kunder exkl. skadestånd och uppbörd. Denna kundgrupp ändrar vi aldrig på i kundregistret. När man använder sig av kundgrupp 99 går man in under Agresso Logistik/ Order, fakturering/ Försäljningsorder/ Registrering, underhåll av försäljningsorder. Skriv i kundnummer 99 i rutan för kundnummer, då kommer en ruta upp där man skriver in den tillfälliga kundens namn och adressuppgifter. Sedan väljer man spara och fortsätter att registrera sin försäljningsorder som vanligt. Vi lägger upp alla privatpersoner som inte är återkommande t ex Lisa Larsson på kundgrupp 99 (OBS! texten är missvisande i kundgruppsfältet där det står tillfälliga kunder företag Sverige. Bortse från det och lägg endast upp privatpersoner då företag samt återkommande privatpersoner registreras på kundgrupp 50.) Denna kundgrupp går mot fordringskonto Här får inte privatpersoner som faktureras uppbörd el. skadestånd på 7* konton läggas upp. Uppbörds kunder ska läggas upp på kundgrupp 85 och skadeståndskunder på kundgrupp 80. (se rutinbeskriving användning av kundnummer 99, tillfällig kund) Kunden ligger upplagd med EJ i fältet fakturakod under fliken faktura, det innebär att kunden faktureras via pappersfakturor

9 13 Utgåva nr: 1.2 Sida nr: 9 (13) Kundgrupp 10 använder vid registrering av koncerninterna kunder inom polisen. Nya kunder läggs inte upp på denna kundgrupp. Denna kundgrupp går mot fordringskonto Kunden ligger upplagd med INT i fältet fakturakod under fliken faktura, det innebär att kunden är en koncernintern SVE-fakturakund.

10 13 Utgåva nr: 1.2 Sida nr: 10 (13) Kundgrupp 45 använder vi vid upplägg av statliga affärsverk som t ex Luftfartsverket, Denna kundgrupp går mot fordringskonto Kunden ligger upplagd med SVE i fältet fakturakod under fliken faktura, det innebär att kunden är en SVE-fakturakund. Kundgrupp 40 använder vi vid upplägg av statliga myndigheter. Denna kundgrupp går mot fordringskonto För att kunna fakturera en e-fakturakund måste partsid vara ifyllt i streckkodsfältet som finns under adressfliken i kundregistret. Routing måste finnas mellan utställande och mottagande myndighet och korrekt referensid på den person som ska ta emot fakturan ska fyllas i under fältet beställare i försäljningsordern. När vi ska lägga upp en ny statlig kund eller fakturera en befintlig kund i kundgrupp 40 är det viktigt att vi är routade mot kunden. Via Itellas hemsida: Login: welince1 Lösen: wwdrps, kan vi söka på routing, transport av sända och mottagna e-fakturor mm. Om routing mellan RPS och kunden inte finns, måste vi ta kontakt med Itella via mail. (Rutin för detta är under uppbyggnad.) Vid frågor kontakta delprocessledare för kundreskontra eller gruppchef för reskontragrupp. När routingen är gjord kommer en bekräftelse att komma från Itella. Kunden läggs upp i Agresso/kundregistret enligt rutin Först när detta är gjort kan man börja att fakturera kunden. Kunden ligger upplagd med SVE i fältet fakturakod under fliken faktura, det innebär att kunden är en SVE-fakturakund.

11 13 Utgåva nr: 1.2 Sida nr: 11 (13) Kundgrupp 60 använder vi vid upplägg av utländska kunder inom EU. Denna kundgrupp går mot fordringskonto Kunden ligger upplagd med EJ i fältet fakturakod under fliken faktura, det innebär att kunden faktureras via pappersfakturor Kundgrupp 70 använder vi vid upplägg av utländska kunder utanför EU. Denna kundgrupp går mot fordringskonto Kunden ligger upplagd med EJ i fältet fakturakod under fliken faktura, det innebär att kunden faktureras via pappersfakturor 4:4:1 Användning av kund nr 99 tillfällig kund När vi använder kundnummer 99 tillfällig kund debiteras konto 1510.

12 13 Utgåva nr: 1.2 Sida nr: 12 (13) 1510 Kundfordringar, utomstatliga. Här redovisas utomstatliga kundfordringar, svenska och utländska inom och utom EU. Vid registrering av fordran i kundreskontran på kategori (svenska och utländska kunder) debiteras kontot via automatkontering. Motkontering sker på ett intäktskonto i kontoklass 3 eller 6. Fordran regleras vid inbetalningen varvid kontot krediteras. När vi fakturerar med konto 7XXX ska vi aldrig använda kundnummer 99 tillfällig kund. Vid fakturering med 7XXX ska vi använda oss av kundnummer som börjar på 8X. Kundgrupp 80 Skadeståndsfodringar Kundgrupp 85 Övriga Uppbördsfodringar Fakturering på 7XXX konto är intäkter av avgifter mm som ej disponeras av myndigheten. Mer information finns under intrapolis: Nationella sidan/resultat och ekonomi under länksamling PAC/ekonomiadminstration/konteringsanvisningar sök på Uppbörd. Konto 1563 Uppbördsfodringar Här redovisas uppbördsfodringar. Vid registrering av fordran i kundreskontran på kategori (uppbördsfodringar) debiteras kontot via automatkontering. Motkontering sker på ett intäktskonto i kontoklass 7. Fordran regleras vid inbetalningen varvid kontot krediteras.

13 13 Utgåva nr: 1.2 Sida nr: 13 (13) Dokumentjustering Upprättare av utgåva nr. 1.2: Terese Löfgren /01TERLOF Rubrik: Datum och signatur: Rutin: Kontroll av Utgår: -- Införes: Kompletteringar i rutin kontroll av kundgrupp 50 och 40