FAQ PDF-fakturor. Innehållsförteckning

Transkript

1 FAQ PDF-fakturor I detta dokument har vi samlat vanliga frågor om vår PDF-fakturatjänst. Har du frågor eller funderingar är du välkommen att kontakta oss på mail info@lahega.se eller telefon Om du läser detta dokument på datorn eller ipad/telefon kan du klicka på blåmarkerad och understruken text för att skicka mail till oss. Du kan också klicka på frågorna i innehållsförteckningen och gå direkt till den fråga du vill ha svar på. Innehållsförteckning 1. Vem kan få PDF-faktura via e-post? 2. Hur anmäler jag mig till tjänsten PDF-faktura och vilken information måste jag ange? 3. Efter min anmälan, hur lång tid tar det innan tjänsten blir aktiv? 4. Efter en beställning, hur lång tid tar det innan jag får min PDF-faktura? 5. Jag har anmält mig till tjänsten för PDF-faktura via e-post, men får fortfarande pappersfakturor. Vad gör jag? 6. Jag har anmält mig till tjänsten för PDF-faktura via e-post, men får varken pappersfaktura, eller PDF-faktura. Vad gör jag? 7. Hur gör jag för att ändra e-postadressen dit mina/våra PDF-fakturor skickas? 8. Om jag gör flera beställningar, får jag en samlad PDF-faktura eller flera olika? 9. Vad kommer stå som rubrik för PDF-fakturan när jag får den i min inkorg? 10. Vem kommer stå som avsändare till e-postmeddelandena? 11. Vad kommer PDF-fakturan ha för filnamn i e-postmeddelandet? 12. Mailet innehåller ingen PDF-faktura. Vad gör jag? 13. Kan Lahega Kemi skicka PDF-fakturan till flera e-postadresser? 14. Vilken mail går mina/våra fakturor till? 15. Hur öppnar jag min PDF-faktura? 16. Jag kan inte öppna min faktura. Vad gör jag? 17. Min fråga besvarades inte i FAQ:n. Vart vänder jag mig?

2 1. Vem kan få PDF-faktura via e-post? Alla kunder som har en mailadress kan få PDF-fakturor. OBS! Om du redan får fakturor via internt EDI-flöde kan du inte anmäla dig till tjänsten för PDF-faktura. 2. Hur anmäler jag mig till tjänsten PDF-faktura och vilken information måste jag ange? Du anmäler dig genom att skicka ett mail till När du anmäler dig för PDF-faktura måste du ange följande information: Anmälan PDF-faktura som ämne för ditt mail Ditt företags organisationsnummer Ditt kundnummer hos oss Namn på relevant kontaktperson Mailadress som fakturorna skall gå till Telefonnummer till relevant kontaktperson OBS. Tänk på att mailadressen bör vara en officiell mailadress, exempelvis en info-mail eller generell mailadress som flera på företaget har tillgång till. Detta för att säkerställa att ni får era fakturor oberoende av vilka som anställs, jobbar eller slutar på företaget. 3. Efter min anmälan, hur lång tid tar det innan tjänsten blir aktiv? När du skickat in din anmälan och vi inte behöver kontakta dig för förtydliganden eller kompletteringar av informationen du angett tar det max en vecka innan tjänsten aktiveras. Därefter kommer din nästa faktura från Lahega till den mailadress du angav vid anmälan. 4. Efter en beställning, hur lång tid tar det innan jag får min PDF-faktura? Efter en beställning tar det ca 1-2 dagar från det att ditt gods lämnat Lahega Kemi innan du får din PDF-faktura.

3 5. Jag har anmält mig till tjänsten för PDF-faktura via e-post, men får fortfarande pappersfakturor. Vad gör jag? Om det har gått mindre än en vecka sedan din anmälan kan det vara så att tjänsten ännu inte har aktiverats för ditt kundnummer. Det tar oss upp till en vecka att behandla din anmälan och längre om vi behöver komplettera eller förtydliga informationen du angett. Därför kan du fortfarande få pappersfakturor på dina beställningar under första veckan efter anmälan. Om det har gått mer än en vecka sedan din anmälan, och du fortfarande får pappersfakturor för dina beställningar, kontakta oss på 6. Jag har anmält mig till tjänsten för PDF-faktura via e-post, men får varken pappersfaktura, eller PDF-faktura. Vad gör jag? Har du anmält dig till tjänsten och det har gått mer än en vecka utan att du får pappers- eller PDF-fakturor kan det vara så att dina PDF-fakturor fastnar i ditt filter för skräppost. Kontrollera först din skräppostmail. Om PDF-fakturan fastnat i skräpposten kan det vara en idé att ange avsändarmailen som en säker källa, eller införa rutiner för att kontrollera skräpposten efter en beställning. Om det inte finns någon faktura i skräppostmailen, kontakta oss på info@lahega.se Hjälp oss behandla din fråga snabbare genom at Fråga PDF-faktura som ämne. Glöm inte ange ditt företagsnamn, kundnummer, organisationsnummer 7. Hur gör jag för att ändra e-postadressen dit mina/våra PDF-fakturor skickas? I dagsläget går det inte att själv ändra e-postadressen för elektroniska fakturor. Därför behöver du kontakta oss på info@lahega.se så att vi kan göra ändringen. Hjälp oss behandla din ändring snabbare genom att skriva Ändring PDFfaktura

4 8. Om jag gör flera beställningar, får jag en samlad PDF-faktura eller flera olika? Vi skickar ett e-postmeddelande per faktura. Detta innebär att om du lägger flera olika beställningar, och får flera olika leveranser, får du också flera olika e-postmeddelanden med respektive beställnings faktura. 9. Vad kommer stå som rubrik för PDF-fakturan när jag får den i min inkorg? Som e-postrubrik kommer det att stå "E-postfaktura från Lahega Kemi AB". 10. Vem kommer stå som avsändare till e-postmeddelandena? När du får din e-postfaktura kommer avsändaren stå som No Reply från Payex. Detta sker per automatik från Payex och är inget vi kan påverka. 11. Vad kommer PDF-fakturan ha för filnamn i e-postmeddelandet? Filnamnet som din PDF-faktura får genereras slumpmässigt i vårt fakturasystem och består av en serie nummer. Därför går det inte att i förväg säga vilket filnamn fakturan får. OBS! Filnamnet på PDF-fakturan är inte samma sak som ditt fakturanummer! Fakturanumret hittar du angivet på fakturan. 12. Mailet innehåller ingen PDF-faktura. Vad gör jag? Om mailet inte innehåller någon PDF-faktura kontakta oss på info@lahega.se 13. Kan Lahega Kemi skicka PDF-fakturan till flera e-postadresser? Nej. Vi skickar enbart till en e-postadress. Även om du kan ha flera kontaktpersoner kopplade till ditt kundnummer skickar vi enbart ut fakturor till en e-postadress (den som angivits vid anmälan av ditt företag). Därför är det viktigt att ni vid anmälan anger en officiell mailadress exempelvis en infoadress så att fakturorna kommer fram oavsett vem som anställs, jobbar eller slutar på företaget.

5 14. Vilken mail går mina/våra fakturor till? Om du är osäker på vilken e-postadress vi har till ditt företag kontakta oss på 15. Hur öppnar jag min PDF-faktura? För att öppna din PDF-faktura behöver du en PDF-läsare, exempelvis Adobe Acrobat Reader. Du kan ladda ner programmet via denna länk: Jag kan inte öppna min faktura. Vad gör jag? Har du problem att öppna dina fakturor kan det bero på att du inte har rätt program installerat på din dator se fråga 14 för mer info och hjälp att ladda ner rätt program. Har du Adobe Acrobat Reader eller annat program för att läsa PDF:er och du ändå inte kan öppna fakturan, var vänlig och kontakta oss på som ämne. Hjälp oss behandla din fråga snabbare genom att skriva Fråga PDF-faktura som ämne. Glöm inte ange ditt företagsnamn, kundnummer, organisationsnummer 17. Min fråga besvarades inte i FAQ:n. Vart vänder jag mig? Har du frågor som inte besvarats av de tidigare frågorna ber vi dig att kontakta oss på info@lahega.se som ämne. Hjälp oss behandla din fråga snabbare genom att skriva Fråga PDF-faktura som ämne. Glöm inte ange ditt företagsnamn, kundnummer, organisationsnummer