Granskning Intern kontroll av debiteringsrutiner Vård och omsorg Oxelösunds kommun mars 2015

Transkript

1 Granskning Intern kontroll av debiteringsrutiner Vård och omsorg Oxelösunds kommun Annika Hansson, Velid Jahic

2 Är kommunstyrelsens och nämndens interna kontroll tillräcklig för att säkerställa att avgifter debiteras rätt och att bevaknings- och kravrutiner är effektiva? Kontrollmål Dokumenterade rutiner finns för debitering. Bokförings- och avstämningsrutiner finns. Rutin finns för hantering av krav och inkasso. Revisionskriterier Kommunens riktlinjer för avgifter/taxor, reglemente för intern kontroll. 2

3 Metod Vi har studerat dokument inom området som Fastställd taxa och avgifter inom Vård och omsorg Tillämpningsföreskrifter avseende avgifter inom Vård- och omsorgsförvaltningen med bilagor Internkontrollplaner för Vård- och omsorgsnämnden samt Kommunstyrelsen för 2014 Delegationsordning för Vård- och omsorgsnämnden samt Kommunstyrelsen Kravrutiner, riktlinjer för indrivning av fordringar Arbetsbeskrivning för inläsning av filer i ekonomisystemet med fakturaunderlag från försystem Protokoll från Vård- och Omsorgsnämnden samt Kommunstyrelsen 2014 Intervjuer med avgiftshandläggare, ekonomiassistenter, redovisningschef och verksamhetsekonom 3

4 Dokumenterade rutiner debitering Fullmäktige har fastställt taxa för vård och omsorg i samband med beslut om mål och budget för 2014, KF Tillämpningsföreskrifter finns för avgifter inom vård-och omsorgsförvaltningen med bilagor för Uppdatering har skett till Rutinerna är inte helt fastställda och uppdateras kontinuerligt. Enligt delegations- och verkställighetsordning för Vård- och Omsorgsnämnden ( ) har avgiftshandläggaren delegation på beslut om avgift samt jämkning av avgift för hemtjänst, service och omvårdnad samt boende. Delegationsanmälan finns till alla sammanträden för 2014 Området finns inte med på Vård- och Omsorgsnämndens Internkontrollplan för

5 Iakttagelser Tillämpningsföreskrifterna är detaljerade Inkomstuppgifter inhämtas årligen Beslut om bistånd fattas av biståndshandläggare, sedan hanterar avgiftshandläggarna avgiftsbesluten, dvs det finns en tvåhandsprincip Två avgiftshandläggare finns, vilket ger möjlighet till hantering av jäv vilket uppges ske i praktiken. Denna hantering framgår inte i dokumentationen Det finns ingen dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys för internkontroll-planerna 2014 och 2015 där avgiftshanteringen framgår 5

6 Bokförings- och avstämningsrutiner finns. Det finns en arbetsbeskrivning på Ekonomiavdelningen över hur arbetet med att föra över fil från försystem till ekonomisystem och skapande av fakturor går till. Vissa av de kontroller som utförs finns dokumenterade. Den avstämning som görs mot försystemet avser antalet fakturor. Kontroll görs manuellt på ekonomikontoret av beloppen på respektive faktura, så att dessa inte är orimligt höga. Ett underlag för attest skapas på Ekonomiavdelningen till Vård- och omsorgsförvaltningen där det anges vilka fakturanummer som har skapats samt vilket totalt belopp som dessa uppgår till. Kontosträng anges och underlaget sänds till ansvarig chef på Vård- och omsorgsförvaltningen för attest. Totalbeloppet bokförs som en intäkt hos Vård- och omsorgsnämnden samtidigt som fakturorna skapas. 6

7 Iakttagelser Dokumenterade, detaljerad beskrivning av vad som ska göras finns. Vissa kontroller sker, som avser att alla fakturor kommer med Notering på särskilt blad görs över skapade fakturanummer och totalbelopp och signeras. Listan gäller för flera rutiner. 7

8 Rutin finns för hantering av krav och inkasso. Det finns en dokumenterad rutin som är undertecknad av kommunchefen. Den är inte daterad. Rutinen reglerar när påminnelse ska skickas ut, samt vilka betalningstider som gäller. Enligt rutinen ska ekonomichef/ekonomistrateg medge anstånd respektive upprätta avbetalningsplan. Enligt delegationsordning (KS ) är det ekonomichef med redovisningschef som ersättare som fattar beslut om avskrivning av osäkra fordringar under kr samt avbetalningsplan upp till kr med undantag för biblioteksverksamheten. Inga delegationsanmälningar har gjorts under 2014 Ingår ej på intern kontrollplan 2014 och har inte varit med i riskoch väsentlighetsanalysen som ligger till underlag för intern kontrollplanen 8

9 Iakttagelser Undertecknad rutinbeskrivning finns, men datum för när den upprättades saknas Bra att det anges hur snart krav ska skickas Beslut om att fakturor ska skickas till inkassobolag samt avbetalningsplaner fattas av redovisningschef, ska vara ekonomichef enligt rutinbeskrivning och delegationsordning Inga fakturor skrivs av. Belopp skrivs ner i redovisningen efter beslut av redovisningschefen. Ingen delegationsanmälan har skett under 2014 trots att beslut har fattats. 9

10 Bedömning av kontrollmål Dokumenterade rutiner finns för debitering. Vi bedömer att det finns dokumenterade rutiner för debitering. Komplettering bör göras så att den interna kontrollen stärks genom att stickprov införs för att säkerställa att rätt avgifter tas ut. Bokförings- och avstämningsrutiner finns. Vi bedömer att det finns rutiner för bokföring och avstämning av totalbelopp av fakturering. Rutin finns för hantering av krav och inkasso. Det finns rutiner för hantering av krav och inkasso, men dessa bör kompletteras och delegationsanmälningar bör ske. 10

11 Förslag till åtgärder Rutinerna tas med i risk- och väsentlighetsanalyserna inför fastställande av internkontrollplaner. Stickprovsvisa kontroller införs för att säkerställa att samtliga personer har fakturerats och att detta sker med rätt belopp. Vilka kontroller som har gjorts dokumenteras. Rutinerna för krav och inkasso dateras och stäms av mot delegationsordningen och praktisk hantering, dvs om redovisningschefen ska fatta besluten ska detta framgå. Delegationsanmälningar görs av fattade beslut avseende kravhantering och inkasso. 11

12 Revisionell bedömning Vi bedömer att: Den interna kontrollen till viss del är tillräcklig, men att kompletteringar behöver göras för att säkerställa rätt debiterade avgifter. Rutinerna för krav och inkasso kan inte bedömas som effektiva fullt ut, då det finns brister i uppföljningen av praktisk hantering mot delegationsordning och det saknas delegationsanmälningar. 12