Uppföljning. Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Uppföljning Jörn Wahlroth Pär Sturesson 20 november 2013 Kultur- och fritidsnämnden Konst, kravrutin och föreningsbidrag Kalmar Kommun

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Revisionsmetod Iakttagelser Konsten Värdering av konsten Omsorgsförvaltningen Konstregistret Övrigt Kravrutin och föreningsbidrag Kravrutin Tydliga riktlinjer Stärka den interna kontrollen Övrigt Revisionell bedömning...4

3 1. Inledning 1.1. Bakgrund Under år 2012 granskades kultur- och fritidsnämnden avseende hanteringen av konsten och kravrutiner på föreningar. Granskningarna visade på stora brister i den interna kontrollen. Kommunfullmäktige riktade, på revisorernas rekommendation, i samband med ansvarsprövningen år 2012 en anmärkning mot nämnden. Inför kommande ansvarsprövning för år 2013 har revisorerna beslutat att genomföra en uppföljning av vilka åtgärder som nämnden vidtagit med anledning av påtalade brister Revisionsfråga Har kultur- och fritidsnämnden vidtagit åtgärder för att förbättra den interna kontrollen avseende kommunens konst och kravrutiner samt föreningsbidrag? Revisionskriterier Vilka åtgärder har nämnden vidtagit för att stärka den interna kontrollen avseende: o Kommunens konst Har konst som inte är prissatts värderats? Har konsten hos omsorgsnämnden inventerats? Har konstregistret uppdaterats? o Kravrutiner och föreningsbidrag Har kravrutinen beslutats av nämnden och överensstämmer den med den kommunövergripande rutinen samt följs den? Har nämnden fastställt tydliga riktlinjer för oreglerade fordringar? Har nämnden vidtagit åtgärder för att stärka den interna kontrollen avseende föreningsbidrag? o Vilken återrapportering sker till nämnden? Revisionsmetod Intervjuer har skett med Lolita Persson, förvaltningschef, Per-Ola Johansson, administrativ chef, Marianne Dahlberg, ordförande i kultur- och fritidsnämnden, Ingegerd Petersson, vice ordförande i kultur- och fritidsnämnden samt Annette Andersson, ställföreträdande kommundirektör, kommunledningskontoret. Vi har tagit del av relevanta dokument för granskningen. 1 av 4

4 2. Iakttagelser 2.1. Konsten Värdering av konsten Det har ännu inte skett någon värdering av den konst som saknar inköpspris. Planen är att förvaltningens konstansvarig tillsammans med Kalmar konstmuseum ska arbeta fram en standardvärderingsmetod. Arbetet med att ta fram denna metod har inletts men inte avslutats Omsorgsförvaltningen Inventeringen på omsorgsförvaltingen har inletts vid revisionstillfället. Den första inventeringen har skett på förvaltningskontoret och för närvarande pågår inventeringen på Norrlidshemmet. Den konstansvarige på kultur- och fritidsförvaltningen har den 19 november haft en informationspunkt på omsorgsförvaltningens chefsmöte. Vid detta tillfälle fick cheferna information om den kommande inventeringen. Hur lång tid inventeringen kommer att ta är i nuläget svårt att uppskatta enligt kultur- och fritidsförvaltningen. När förvaltningen fått en bättre bild över tidsåtgången kommer en tidsplan att upprättas för när inventeringen på respektive boende ska vara klar Konstregistret Konstregistret kommer att uppdateras löpande allteftersom inventeringarna genomförs Övrigt Ingen tidsplan för övriga förvaltningar är upprättad ännu, då omsorgsförvaltningen har prioriterats först. Det finns en plan i vilken ordning som inventeringen av konsten på övriga förvaltningarna ska ske i. Efter omsorgsförvaltningen står socialförvaltningen på tur. Det har upprättats ett kommunövergripande styrdokument som har fastställts av ställföreträdande kommundirektör. Dokumentet finns i den kommungemensamma verksamhetshandboken. I dokumentet beskrivs ansvar, inköp av konst, konstförråd, årlig inventering, skador på konst, retur av konst och donerad konst. Av dokumentet framgår följande avseende ansvar: Kultur- och fritidsförvaltningens konstansvarig ansvarar för kommunens konstregister samt för den konst som inte är ute i verksamheten och finns i konstförråd. Konstansvarig har även ett övergripande ansvar för handläggning av nyinköpt konst, värdering och returnering. Respektive förvaltning har ett ansvar för den kommunägda konsten som finns i den egna verksamheten. Förvaltningen utser kontaktpersoner för konsten i sin verksamhet på de nivåer som man anser vara lämpligt exem- 2 av 4

5 pelvis avdelnings-, enhets- eller byggnadsvis. Kontaktpersonen ansvarar i sin tur för att nedanstående rutin följs. På kultur- och fritidsnämndens sammanträde den 21 november informerade den administrativa chefen och förvaltningens konstansvarige om vidtagna åtgärder och den fortsatta planeringen. Planen är att vid sammanträdet i december ska beslut tas om den fortsatta handlingsplanen för att stärka den interna kontrollen avseende hanteringen av kommunens konst Kravrutin och föreningsbidrag Kravrutin Den kommunövergripande kravrutinen följs för nya skulder som uppstår hos föreningarna. Det pågår för närvarande ett arbete på kultur- och fritidsförvaltningen att ta fram en rutin eller en metod för hur förvaltningen ska gå till väga när föreningarna inte betalar sina skulder till förvaltningen. Den administrativa chefen och ekonomisekreteraren ska en gång i månaden gå igenom obetalda fakturor. Den administrativa chefen kommer efter denna genomgång ta kontakt med de föreningar som inte betalt sina skulder. Kontakten kommer att tas med föreningens ordförande och kassör. För de föreningar som har äldre skulder kommer en längre avbetalningsplan att upprättas. Förvaltningen har haft en överläggning med kommunens redovisningschef och kommit fram till att för dessa föreningar måste en längre avbetalningsplan upprättas Tydliga riktlinjer Kultur- och fritidsnämnden har ännu inte fastställt några riktlinjer för kravrutinen. Nämndens ordförande uppger att hon har för avsikt att nämnden regelbundet ska få en redovisning av hur föreningarna betalar sina skulder Stärka den interna kontrollen Enligt den administrativa chefen så är den interna kontrollen tillräcklig. Inga bidrag utbetalas om föreningarna inte skickat in erforderliga handlingar. Förvaltningen har fört ett samtal med Centrum för Idrott och Hälsa om ytterligare en blankett för att stärka den interna kontrollen. De har framfört att det är bättre att förvaltningen utvecklar föreningsregisteret FRI, där föreningarna själva kan lägga in uppgifterna. Förvaltningen jobbar med detta och ska ta fram ett förslag på uppgifter som bör rapporteras in i systemet Övrigt Kultur- och fritidsnämnden har, förutom i samband med svaren till revisionen, inte haft något av ovanstående ärende uppe till behandling. Däremot har ärendet varit uppe i samband med presidieberedningarna. I samband med nämndens möte i februari 2014 kommer en årsrapport angående den interna kontrollen att lämnas. Vid detta möte ska också en ny plan för år 2014 att presenteras och för att sedan beslutas i mars Nämnden har då möjlighet besluta om specifika kontrollområden ska återrapporteras direkt till nämnden, antingen årligen eller med annat tidsintervall. 3 av 4

6 3. Revisionell bedömning Vi bedömer att kultur- och fritidsnämnden arbetar med åtgärder för att stärka den interna kontrollen avseende kommunens konst, kravrutin och föreningsbidrag. Detta grundar vi på att förvaltningen påbörjat ett arbete för att stärka den interna kontrollen. Arbetet kommer succesivt att redovisas i nämnden. Bland annat har konsten behandlats på kultur- och fritidsnämnden den 21 november, där den konstansvarige informerade om det påbörjade arbetet. Vid nästkommande sammanträde i december ska, enligt protokoll, en handlingsplan presenteras hur arbetet ska bedrivas för att stärka den interna kontrollen. Enligt intervjuerna kommer föreningarnas skulder till förvaltningen att redovisas i nämnden. Utifrån redovisningen kommer nämnden att vidta åtgärder. Vi bedömer att detta är ett tillfredsställande arbetssätt då det medför att det finns en spårbarhet i nämndens arbete. Vi bedömer vidare att det är väsentligt att nämndens beslut om åtgärder framgår av protokollet Pär Sturesson Projektledare/certifierad kommunal revisor 4 av 4