Riktlinjer för fakturering och kravhantering

Transkript

1 1/5 Beslutad när: Beslutad av Diarienummer: Ersätter: - Gäller för: Kommunfullmäktige KS/2017: Gäller fr o m: Gäller t o m: Dokumentansvarig: Uppföljning: Alla nämnder och förvaltningen Tillsvidare Ekonomiavdelningen Vid behov för fakturering och kravhantering 1. Syfte Det övergripande målet för faktura- och kravverksamheten är att medverka till en god ekonomisk hushållning genom att få betalt i rätt tid. För att nå målet ska kommunen använda sina lagliga befogenheter att begära betalning. Faktura- och kravverksamheten ska utföras i enlighet med god inkassosed och kravet på effektivitet och rationell hantering ska ske med tillbörlig respekt för kunden. Riktlinjen gäller agerandet gentemot externa kunder och ska i alla tillämpliga delar följas av samtliga nämnder och kommunstyrelsen i Strängnäs kommun. Med stöd av dessa riktlinjer ska förvaltningen utfärda förtydligande anvisningar för fakturering och kravhantering. 2. Organisation och ansvarsfördelning Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen är ansvarig för kommunens ekonomiska förvaltning och ansvarar för att utvärdera och vid behov föreslå ändringar av dessa riktlinjer. Ekonomiavdelningen har det övergripande ansvaret och den samordnande funktionen för kommunens fakturerings- och kravverksamhet förutom den kravverksamhet som socialkontoret utför i fråga om återbetalning av ekonomiskt bistånd. Ekonomichefens ansvar består i att; besluta om kompletterande anvisningar till dessa riktlinjer, ansvara för kommunens kundreskontra och kundregister, administrationen av fordringsbevakning och inkasso såsom o utfärdande kundfakturor, betalningspåminnelser och inkassokrav, o administration av anstånd och avbetalningsplaner,

2 o ansökan om betalningsföreläggande, o långtidsbevakning, upphandling av inkassoföretag och överlämning av ärenden, stöd och rådgivning till förvaltningen. STYRDOKUMENT 2/5 Inkassoföretag Inkassoföretag kan på kommunens uppdrag genomföra indrivning av kommunens obetalda kundfakturor i enlighet med inkassolagen (1974:182) och dessa riktlinjer. Nämnder och kommunstyrelsen Respektive nämnd/kommunstyrelse ansvarar för att riktlinjerna förankras och efterlevs inom sin organisation. Respektive nämnd/kommunstyrelse har alltid det yttersta ansvaret gentemot sina kunder och den utställda fakturan, det innebär kundidentifiering och kreditprövning av nya kunder utförs i samband med avtal, kontroll utförs av oreglerade fodringar innan ny service tillhandahålls till befintliga kunder i de fall där detta är möjligt, underlag för kundregistrering är korrekta, fakturaregistrering är korrekt utifrån bakomliggande avtal, förfallna fordringar löpande följs upp, bevilja anstånd i samråd med ekonomiavdelningen, godkänna att rättsliga åtgärder vidtas vid indrivning av fordran, godkänna nedskrivning, kreditering av fordran och avbrytande av indrivning. 3. för fakturering Avtal eller annat underlag för fakturering För att kunna styrka en fordran bör det finns ett skriftligt avtal, beställning från den som erhåller tjänsten/varan, beslut om bistånd eller kunna hänvisas till kommunfullmäktiges beslut om taxor och avgifter. Kundidentifiering Obligatoriska uppgifter som ska inhämtas före kreditgivning oavsett belopp och kundkategori, är kundens korrekta namn, adress samt organisationsnummer eller personnummer. Kreditbedömning Innan avtal skrivs och före det att tjänsten eller varan levereras ska kundens förmåga att betala bedömas. Kreditbedömningens omfattning anpassas till kreditrisken, dvs. beloppets storlek, kreditens längd och typ av kund.

3 3/5 Undantag Kreditkontroll av privatpersoner undantas i de fall där lagstiftning och allmänna regler styr verksamheten på ett sådant sätt att tillhandahållande av tjänster ska ske trots bristande kreditvärdighet (t.ex. omsorg). Kreditkontroll tillåts även utebli i de fall där kommunen bedriver lagstadgad tillsyns- och kontrollverksamhet. Säkerhet Om det kan fastställas en risk att kunden inte kommer att kunna fullgöra sina förpliktelser ska krav att lämna fullgod säkerhet övervägas. Säkerhet ska motsvara risk avseende beloppets storlek och kredittiden. Betalningsvillkor Betalningsvillkor, såsom betalningstidpunkt, dröjsmålsränta och avgifter, ska tydligt framgå i överenskommelser eller kommunens styrdokument. Betalningstidpunkt Kredittid ska generellt vara så kort som möjligt för att minska kapitalbindning och riskexponering i kundfordringar. Grunden för tillhandahållande av kommunala tjänster är att betalning ska ske före eller i samband med utförd tjänst. Dröjsmålsränta Vid försenad betalning ska dröjsmålsränta utgå i enlighet med räntelagen. Avgifter Avgift för betalningspåminnelse ska tas ut då verksamhetens art och avtalsförhållandet med kunden så tillåter. Lagstadgade ersättningar för inkassokostnader ska tas ut. Faktureringstidpunkt Fakturering ska ske så snart som möjligt och i god tid före den avtalade förfallodagen. Minimibelopp Belopp som är så låga att kostnaden för fakturering bedöms överstiga intäkten bör inte faktureras. För låga belopp bör alternativa betalningssätt övervägas. Taxor och avgifter beslutade av kommunfullmäktige ska alltid faktureras oavsett beloppets storlek.

4 4/5 4. vid bestridande och kreditering Ett bestridande kan inkomma när som helst under fakturerings- och kravprocessen. Bestridande och reklamationer ska utredas skyndsamt och leda till omedelbar åtgärd. Ifall kunden angivit den rättsliga grunden för bestridandet ska den som initierat fakturan fatta beslut om ärendet ska drivas vidare eller om ärendet ska avslutas. Den som initierat fakturan bestämmer om kreditering ska ske i de fall fakturan konstaterats vara felaktig. Om en felaktig faktura redan har betalats, och det inte finns någon fordran att kvitta mot ska reglering i första hand ske på nästkommande faktura vid periodisk fakturering och i annat fall genom återbetalning. 5. för kravhantering Vid utebliven betalning på förfallodagen är det viktigt med snabbt agerande för att minimera kundförluster och förebygga att förfallna fordringar ackumuleras till större belopp. Betalningspåminnelse Vid utebliven betalning på förfallodagen ska en betalningspåminnelse skickas. Endast en betalningspåminnelse ska gå ut. Inkassokrav Vid fortsatt utebliven betalning ska ett inkassokrav skickas utformat enligt inkassolagen. Anstånd och avbetalningsplaner Upprättande av uppskov med betalning och upprättande av avbetalningsplaner bör ske restriktivt och endast då kommunens möjlighet att erhålla betalning bedöms öka. Vid beviljande av avbetalningsplan ska dröjsmålsränta enligt räntelagen debiteras från förfallodagen. Om betalning inte görs inom överenskommen anståndsperiod eller enligt upplagd avbetalningsplan ska hela beloppet förfalla till omedelbar betalning och lagenliga åtgärder snarast påbörjas. Avräkningsordning vid betalning Om en kund betalar en del av fordran och kunden inte anvisat avräkningsordningen sker avräkning genom att inbetalat belopp i första hand tillgodoräknas för indrivningskostnaderna, i andra hand kapitalbeloppet och i tredje hand räntekostnaderna.

5 5/5 Avstängning Om en kund inte betalar för tjänster/varor efter påminnelse och inkassokrav bör i de fall det är rättsligt möjligt kunden avstängas från aktuell tjänst alternativt leveransen av varor avbrytas. Nämnder/kommunstyrelseer bör fatta beslut om avstängningsrutin för sina tjänster. Betalningsföreläggande och handräckning Vid kvarstående oreglerad fordran som inte är tvistig ska ansökan om betalningsföreläggande och/eller handräckning (t ex avhysning av hyresgäst) lämnas till kronofogdemyndigheten. Innan ansökan om betalningsföreläggande/handräckning sker görs en bedömning av ärendet. Indrivningsåtgärderna kan avbrytas om det avser en fordran med lågt belopp där kostnaderna för indrivningsåtgärder överstiger den kommande intäkten. Långtidsbevakning I de fall inkassoåtgärder inte leder till betalning och utmätningsbara tillgångar saknas ska långtidsbevakning ske via inkassobolag, dels för att bevaka kundens ekonomiska situation och kunna ställa nytt krav om betalningsförmågan förbättras, dels för att fordran inte ska preskriberas. 6. Bokföring För att erhålla en korrekt värdering av tillgångar i redovisningen är det viktigt att se över riskerna i kundfordringarna. Fordringar får inte tas upp till ett högre belopp än vad som beräknas inflyta. Osäkra fordringar ska reserveras och konstaterade kundförluster ska bokföringsmässigt skrivas av.