KREDITPOLICY Karlstads Bostads AB

Transkript

1 Beslutad av Styrelsen Giltig fr.o.m Giltig t.o.m./tills vidare Ansvarig ledningsgrupp Ledningsgrupp ekonomiredovisning Förändring Under punkt 2.3 Kreditbedömning Beslutad av Ledningsgrupp ekonomiredovisning Beslutsdatum Dnr Ä Beslutsdatum KREDITPOLICY Karlstads Bostads AB

2 sid 2 (14) Innehåll 1. INLEDNING Syfte och inriktning Ansvarsfördelning Risk vid lokaluthyrning KUNDBEDÖMNING Kundidentifiering Kundkategori Kreditbedömning Säkerhet BETALNINGSRUTINER Avtal Faktureringstidpunkt Fakturans utformning Kreditering/annullering av kundfordringar KREDITBEVAKNING Kreditbevakning av lägenhetshyresgäster Kreditbevakning av lokalhyresgäster KRAVVERKSAMHET Skriftlig betalningspåminnelse (ej hyror) Inkassokrav hyror Anstånd och avbetalningsplan Betalningsföreläggande och handräckning Långtidsbevakning Fakturering av dröjsmålsränta och påminnelseavgift Osäker fordran och kundförlust Preskription av fordran UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING... 13

3 sid 3 (14) 1. INLEDNING 1.1 Syfte och inriktning Denna kreditpolicy omfattar regler vid uthyrning av KBAB:s lägenheter och lokaler samt försäljning av varor eller tjänster till privat- och företagskunder. Denna kreditpolicy ska i alla tillämpliga delar följas och fungera som en handledning för affärsverksamheten. Kreditpolicyn syftar till att: skapa förtroende hos våra kunder genom ett enhetligt och konsekvent agerande vad gäller kreditkontroll, fakturerings- och kravverksamhet, förbättra KBAB:s resultat genom att minimera kapitalbindning i utestående kundfordringar, främja god affärsmässighet. Kreditpolicyn ska utgöra ett stöd i verksamheten och vara vägledande för personal som ingår avtal/kreditöverenskommelser, samt för övrig ekonomiadministrativ personal. Kreditpolicyn inriktar sig på de rutiner och dokument som direkt eller indirekt påverkar när i tiden och med vilken säkerhet, externa inbetalningar sker. 1.2 Ansvarsfördelning Styrelsen Fastställer kreditpolicy för KBAB. Beslutar om avskrivning av enskilda kundfordringar överstigande kronor. Vd Vd är ansvarig för att bolagets uthyrning, avtalstecknande, kredit- och kravverksamhet bedrivs inom de ramar som fastställs i kreditpolicyn. Beslutar om avskrivning av enskilda kundfordringar upp till kronor. Ledningsgruppen för ekonomiredovisning Ansvarar för tolkning och uppföljning av kreditpolicyn. Ansvarar för att kreditpolicyn vid behov uppdateras och lägger fram förslag till förändring.

4 sid 4 (14) Kundfaktureringsansvarig Har utifrån kreditpolicyn det operativa ansvaret för kreditgivning, kravverksamhet och uppföljning. Har befogenhet att godkänna enstaka mindre avsteg från kreditpolicyn. Ansvarar för kundreskontra och kundregister. Ansvarar för löpande uppdatering och spridning av kundreskontrainformation. Ansvarar för att hyresavisering och kundfakturering är korrekt utifrån bakomliggande avtal. Ansvarar för att förfallna fordringar följs upp och bevakas. Ansvarar för KBAB:s inkassohantering. Ansvarar för leverans av de rapporter som överenskommits för uppföljning vad avser fakturering, kundfordringar, dröjsmålsränta och kundförluster. Kundteam, bovärdsteam, lokalvärdsteam Ansvarar för att kundidentifiering och kreditprövning av nya kunder utförs innan avtalstecknande. Vid uthyrning av hyreslägenheter med blockkontrakt samt vid lokaluthyrning med ett årligt kontraktsvärde överstigande kronor tecknas avtal av vd. Bobutiken har befogenhet att i samband med avtalsskrivningen och i samråd med kundfaktureringsansvarige godkänna enstaka mindre avsteg från kreditpolicyn. Ansvarar för att kundregistrering är korrekt utifrån bakomliggande avtal. Ansvarar för att kontroll av oreglerade fordringar sker mot kundreskontran innan nya tjänster, t ex plusval tillhandahålls till befintliga kunder. Ordinarie hyresinbetalningar skall skett i rätt tid under det senaste året. 1.3 Risk vid lokaluthyrning Vid uthyrning av lokaler bör en värdering ske utifrån fyra faktorer innan avtal tecknas; Risken att hyresgästen förlorar betalningsförmågan. Ska bedömas i relation till avtalets längd. Lönsamheten i uthyrningsobjektet. Ju högre lönsamhet den enskilda affären medger innebär att vi accepterar större risk. Riskbenägenheten kopplas också till andelen outhyrda lokaler. Hänsyn måste även tas till risken för skadegörelse och andra kostnadskrävande händelser. KBAB:s riskbenägenhet, dels kopplad till bolagets finansiella ställning, dels i vilken bransch tilltänkt hyresgäst hör hemma. Samhällsutveckling, koncernnytta.

5 sid 5 (14) 2. KUNDBEDÖMNING 2.1 Kundidentifiering Obligatoriska uppgifter som ska inhämtas före uthyrning är kundens korrekta namn, adress och telefonnummer, person- eller organisationsnummer samt referens hos arbetsgivare och hyresvärd. Kunden upplyses vid behov att personnumret inte utgör kundnummer, utan registreras för säker identitet. För att teckna hyresavtal måste den sökande vara myndig. Eventuell medsökande ska skrivas med på hyresavtalet om inte synnerliga skäl finns. Alla aktiebolag, handels-/kommanditbolag och ekonomiska föreningar har egna organisationsnummer. För enskild firma är personnummer = organisationsnummer. För identifiering av företagskunder ska alltid ett högst tre månader gammalt registreringsbevis uppvisas. För nystartade företagskunder som ännu inte namnregistrerats hos Bolagsverket ska uppgivet namn och organisationsnummer styrkas av att giltigt registreringsbevis uppvisas inom en månad. 2.2 Kundkategori Ur kreditprövningshänseende kan kunderna indelas i följande kategorier: Offentliga kunder Statliga verk och myndigheter Landsting och kommun Företag med stat, landsting eller kommun som ägare Privata kunder Aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag, ekonomiska föreningar, enskilda firmor, privata stiftelser etc Privatpersoner (hushåll) 2.3 Kreditbedömning Löpande tjänster som enligt avtal ska betalas i förskott, t ex hyra ska hanteras som lämnande av kredit Kreditbedömning offentliga kunder Vid uthyrning till statliga verk, myndigheter, landsting och kommun sker efter identifiering ingen kreditprövning.

6 sid 6 (14) Kreditbedömning privata kunder För uthyrning till privatkund ska en kreditkontroll göras där information om betalningsförmåga analyseras. Informationen hämtas från ett kreditupplysningsföretag. Som komplement till kreditupplysningen kan Kronofogdemyndigheten användas för uppgifter om bland annat aktuella oreglerade skatter, avgifter, utmätningar, återtagningar och avhysningar samt näringsförbud. Oreglerade hyresskulder accepteras inte. Villkor för uthyrning är att presumtiv kund har fast inkomst. Som fast inkomst räknas även studiemedel, ersättningar från försäkringskassan samt ersättning i form av arbetsmarknadspolitiska åtgärder av mer varaktig karaktär. Försörjningsstöd från annan kommun bedöms ej som fast inkomst utan det är endast försörjningsstöd beviljat av Karlstads kommun i kombination med en hyresförlustgaranti som godkänns. Förmögenhet kan ersätta kravet på fast inkomst om den bostadssökande kan styrka varaktig betalningsförmåga för sina ekonomiska åtaganden gentemot KBAB. Upprepade betalningsanmärkningar under det senaste året får ej finnas Vid eventuella tvistiga skulder skall detta styrkas på något sätt. Pågående fungerande avtal om skuldsanering eller avbetalningsplan accepteras som reglerad anmärkning under förutsättning att kapitalskulden har minskat enligt avtalad plan. I dessa fall ska bedömning av kreditvärdighet göras i samråd med kundfaktureringsansvarig. Referenser tas från befintlig hyresvärd och från arbetsgivare där sådana finns som kan styrka att kunden kan uppfylla hyreslagens krav på god hyressed. Kontroll ska även göras för att säkerställa att kunden inte har gamla skulder till KBAB. Enstaka tjänster som utförs mot förskottsbetalning kan alltid avtalas utan kreditprövning. Med förskottsbetalning menas att hela beloppet är insatt på bankgirokonto, ägt av KBAB, innan tjänsten påbörjas. Om en kund inte bedöms som kreditvärdig finns möjlighet till uthyrning mot säkerhet (se nedan 2.4). Kontroll och uppföljning av befintliga kunders kreditvärdighet ska göras kontinuerligt. Upprepade sena betalningar, inkassoåtgärder eller negativ kreditinformation från kreditupplysningsföretag ska snabbt föranleda omprövning av kreditvärdighet. Förekommer dessa problem ska vi också neka till omflyttning inom KBAB:s fastighetsbestånd under förutsättning att flytten inte är ett led i överenskommen ekonomisanering genom flytt till billigare lägenhet. Kreditkontroll av privatpersoner (hushåll) undantas i de fall, där lagstiftning och allmänna regler styr KBAB:s verksamhet, där uthyrning ska ske trots bristande kreditvärdighet (korttidskontrakt och bostadssociala avtalet) eller där beslut fastställts av bolagets styrelse.

7 sid 7 (14) Kreditbedömning studenter Vid kreditbedömning av studenter kan avsteg göras ifrån policyn vad gäller att ta kreditupplysningar samt vid bedömningen av enstaka betalningsanmärkningar. Övriga regler kring uthyrning till studenter finns i KBABs Uthyrningspolicy för studentlägenheter. 2.4 Säkerhet Om det på objektiva grunder kan fastställas att kunden inte kommer att kunna fullgöra sina betalningsförpliktelser, ska tagande av fullgod säkerhet övervägas. Begränsning i möjlighet att kräva säkerhet kan finnas i lagstiftning, allmänna regler eller avtal. Ställs säkerhet ska den motsvara KBAB:s risktagande både vad avser beloppets storlek och den tid risken kan bedömas föreligga. De former av säkerheter som bör användas mot företagskunder är: 1. bankgaranti eller innestående spärrade bankmedel 2. inteckning i företagshypotek 3. pantbrev 4. borgen För privatkunder kan borgen användas, där kraven på borgenären är de samma som för att erhålla hyreskontrakt, med tillägg att inkomsten trovärdigt ska klara att uppfylla borgensåtagandet. Säkerhet ska återlämnas då kreditrisk inte längre föreligger Borgen En borgenär kan säga upp sitt åtagande med nio månaders varsel. En uppsägning kan dock inte träda i kraft tidigare än två år efter hyrestidens början. Information till borgensmannen En kreditprövning görs av hyresgästen (gäldenären). Den ska påvisa att hyresgästen kan uppfylla sina ekonomiska åtaganden gentemot KBAB. KBAB kan kräva hela betalningen av borgensmannen. Borgensåtagandet finns kvar även efter en skilsmässa eller liknande för en person som man gått i borgen för. Borgensmannens tillgångar kan behöva säljas. Om hyresgästen missköter sig eller om det av annan anledning finns risk för att borgensåtagandet kommer att utkrävas ska borgensmannen underrättas.

8 Borgen godkänns endast enligt följande kriterier Borgen får inte ske för del av hyra, exempelvis då två står för kontraktet. Borgenär ska vara familjemedlem eller motsvarande. Om det krävs ett borgensåtagande gör KBAB en kreditprövning av borgensmannen. Han eller hon bör med god marginal kunna betala hyresgästens skuld - eller uppfylla hyresgästens ekonomiska skyldigheter (hyra, kostnad för onormalt slitage med mera) enligt avtalet. Borgenär får inte ha betalningsanmärkningar. sid 8 (14)

9 sid 9 (14) 3. BETALNINGSRUTINER 3.1 Avtal Av tecknat hyresavtal ska klart framgå vad som gäller beträffande betalningar. I avtalet ska stipuleras hur och när hyresbetalningen ska ske och vilka extra kostnader som tillkommer när betalning ej sker i rätt tid. Med betalningsvillkor menas: Hyra skall betalas i förskott. Tilläggstjänster som t ex plusval, el, vatten, och tvättstugedebitering betalas i efterskott. Lokalhyror faktureras oftast kvartalsvis i förskott. Hyrorna förfaller till betalning sista vardagen i månaden före varje hyresperiods början, övrig fakturering som reparationskostnader, tillval och förbrukningskostnader debiteras med 30 dagar netto, dröjsmålsränta utgår från förfallodagen enligt räntelagen med 8 % över gällande diskonto. inkassokrav, lagstadgad ersättning för inkassokrav, enligt lag om ersättning för inkassokostnader, ansökningsavgift från Kronofogdemyndigheten samt egen administrationsavgift debiteras. Vid uthyrning till bolag, ekonomiska föreningar, privata stiftelser etc måste kontroll ske att behörig person undertecknat avtalet. 3.2 Faktureringstidpunkt Periodiskt återkommande fakturering (t ex hyresdebitering) med fastställd förfallodag ska distribueras senast 10 kalenderdagar före förfallodag. Övrig fakturering ska relateras till tidpunkten för utförd prestation. Huvudregeln är att fakturering ska ske snarast efter utförd prestation. Fakturadatum ska därför vara detsamma som faktureringsdagen och fakturautskick ska ske direkt i anslutning till faktureringsdagen. 3.3 Fakturans utformning Hyresavin som används är försedd med ett inbetalningskort för optisk läsning. Kunder ska erbjudas betalning via autogiro och e-faktura. Av hyresavin ska framgå objektsnummer, period, förfallodag och belopp. Av faktura ska framgå vad debiteringen avser för prestation, aktuell momssats, momsbelopp liksom tydliga betalningsinstruktioner om betalningsdag, betalningssätt, dröjsmålsränta och eventuell påminnelseavgift. Dessutom ska referens/handläggare samt fakturadatum framgå. Det fakturerade beloppet ska alltid uppgå till minst 100 kr, i annat fall ska beloppet debiteras på nästkommande faktura vid återkommande fakturering.

10 sid 10 (14) 3.4 Kreditering/annullering av kundfordringar Kreditering av faktura ska ske om det konstateras att faktura felaktigt har utställts eller om det föreligger något annat fel. Som en bekräftelse på krediteringen skriver KBAB ut en kreditfaktura och skickar till kunden. Kreditfakturan utgör en slags minusfaktura och fungerar som ett tillgodokvitto. Vid betalningen ska kunden inbetala mellanskillnaden mellan fakturabeloppet och kreditfakturabeloppet. Ursprungsfakturan annulleras och en ny faktura ställs ut. Om felaktigt utställd faktura redan har betalats och det inte finns någon fordran att kvitta mot, ska reglering ske. Krav på dokumentation/attestering På krediteringsunderlag ska framgå: fakturareferens, motivet till krediteringen, vem som har kommit överens om krediteringen samt när överenskommelsen träffats. 4. KREDITBEVAKNING 4.1 Kreditbevakning av lägenhetshyresgäster Kundfaktureringsansvarig bevakar fortlöpande via kundreskontran att all betalning kommer in. Cirka sju dagar efter månadsförfall tas en sammanställning fram av de hyresgäster som ej reglerat sin hyra. Förstagångsmissaren sorteras ut och handläggaren tar kontakt innan beslut fattas om inkassokrav ska skickas ut. Vid upprepade sena inbetalningar tas personlig kontakt, varningsskrivelse skickas och slutligen uppsägning om rättelse ej sker. 4.2 Kreditbevakning av lokalhyresgäster Kreditbevakningen sker på samma sätt som av lägenhetshyresgäster. Lokalhyresgäster där vi bedömer att risken för bristande kreditvärdighet är onormalt stor, ska kreditbevakas regelbundet via upplysningar från kreditupplysningsföretag. Vid konkurssignaler tar vi personlig kontakt med lokalhyresgästen för att diskutera kreditsituationen och möjligheten att erhålla säkerhet för kommande hyresfordringar.

11 sid 11 (14) 5. KRAVVERKSAMHET 5.1 Skriftlig betalningspåminnelse (ej hyror) Om betalning inte har skett enligt överenskommelse eller på förfallodagen, ska åtgärder snarast vidtas. En skriftlig betalningspåminnelse skickas senast sju kalenderdagar efter fakturans förfallodag. Avgift ska tas ut om sådan avgift skriftligt avtalats för skuldens uppkomst. Endast en betalningspåminnelse ska skickas ut. Det ska framgå på den skriftliga påminnelsen att Lagstadgad inkassoavgift debiteras för inkassokrav. Lägsta förfallet totalbelopp, för att en skriftlig betalningspåminnelse ska skickas ut, är 100 kronor. Av betalningspåminnelsen framgår sista betalningsdag innan inkassokrav skickas ut. Normalt åtta dagar efter att påminnelsen skickats ut. 5.2 Inkassokrav hyror Inkassohanteringen sköts av KBAB. Långtidsbevakning av fordringarna hanteras av inkassoföretag. Varje månad, dag sju efter förfallodag, görs en sammanställning av de hyresgäster som ej reglerat sin hyra och som inte undantagits enligt separat överenskommelse med hyresredovisningshandläggaren. Ärendena registreras och inkassokrav, enligt 5 i inkassolagen, skickas dag sju efter förfallodag till hyresgästen. Lagstadgad ersättning för inkassokrav debiteras. I inkassokravet informeras kunden om de rättsliga åtgärder som följer på utebliven betalning. Följande ska tydligt framgå i inkassokravet Skulle full betalning enligt detta inkassokrav ej ha kommit oss tillhanda inom 8 dagar, kommer vi att inge ansökan om betalningsföreläggande till Kronofogdemyndigheten gällande denna fordran. Lägsta förfallet totalbelopp för att inkassokrav ska skickas ut är 100 kr. Med stöd av en kreditupplysning samt egna register gör handläggaren dag tio efter skickat inkassokrav en ärendevärdering av de ärenden som är oreglerade.

12 sid 12 (14) 5.3 Anstånd och avbetalningsplan Kundfaktureringsansvarig har möjlighet till beviljande av enstaka anstånd eller uppläggning av avbetalningsplan. Beviljande av anstånd och avbetalningsplaner ska ske på ett affärsmässigt sätt. Kunden ska ha en rimlig chans att klara avtalat åtagande. Borgenären ska underrättas om detta inträffar. Vid beviljande av anstånd ska dröjsmålsränta debiteras från ursprunglig förfallodag. Förskottsdebitering av dröjsmålsränta samt krav på säkerhet bör eftersträvas. Vid upprättande av avbetalningsplan ska det bakomliggande avtalets villkor inte förändras i andra hänseenden än vad som gäller betalningstakten. Dröjsmålsränta samt lagstadgad ersättning för uppläggning av avbetalningsplan ska debiteras. Endast en avbetalningsplan accepteras under en 12-månadersperiod. Avbetalningsplanen ska vara skriftlig och brevledes bekräftas till den betalningsskyldige. Om betalning inte görs enligt upplagd plan ska hela beloppet förfalla till omedelbar betalning. Amorteringsplanen ska innehålla följande: borgenärens namn vad fordran avser kapitalbelopp dröjsmålsränta (framräknad till tidpunkt för sista delbetalningen) räntesats (diskonto + 8 procentenheter) kostnadsersättning för inkassokrav kostnadsersättning för upprättande av amorteringsplan samt aviseringsoch bokföringskostnader debiteras med lagstadgad avgift. antalet delbetalningstillfällen (maximalt tre delbetalningar ska eftersträvas) beloppsstorlek per delbetalning totalskuld (framräknad till sista delbetalningen) information om vad som händer vid utebliven betalning 5.4 Betalningsföreläggande och handräckning Ifall betalning inte skett trots inkassokrav initieras följande aktiviteter. Senast 30 kalenderdagar efter att hyresskulden uppstod skickar kundfaktureringsansvarige ett meddelande om avhysning i två exemplar till socialförvaltningen. Det ena kvitteras och återsänds. Samtidigt inlämnas ansökan om betalningsföreläggande samt avhysning till Kronofogdemyndigheten som skickar föreläggande till hyresgästen som har tre (3) veckor efter delgivet föreläggande att yttra sig över hyresskulden. Om betalning av hyresskulden sker inom dessa tre (3) veckor återkallas ärendet från kronofogdemyndigheten. Om betalning uteblir meddelar Kronofogden ett utslag som medför att hyresgästen kommer att bli avhyst från lägenheten.

13 sid 13 (14) Lagstadgad ersättning, enligt förordning om ersättning för kostnader i mål om betalningsföreläggande och handräckning, ska debiteras. Om kund bestrider fordran till Kronofogdemyndigheten ska ärendet överlämnas till tingsrätt eller avskrivas. 5.5 Långtidsbevakning I de fall normala inkassoåtgärder inte leder till betalning och utmätningsbara tillgångar saknas ska bokföringsmässiga avskrivningar genomföras. Kundfaktureringsansvarig ansvarar för att bedömning och reservering av befarade och konstaterade kundförluster utförs. Fordran överlämnas till inkassobolag för långtidsbevakning. 5.6 Fakturering av dröjsmålsränta och påminnelseavgift Dröjsmålsränta ska debiteras vid betalning efter förfallodagen, enligt räntesats i avtal eller enligt räntelag, om betalning erhålls senare än tre kalenderdagar efter förfallodatum. Ränta debiteras från och med första dagen efter förfallodatum till och med betalningsdatum. Lägsta totala belopp (ränta inklusive obetald påminnelse-/inkassoavgift) för att räntefaktura ska skickas är 100 kronor. Vid återkommande periodisk fakturering ska räntebelopp och avgifter debiteras på nästkommande faktura. I sådana fall finns ingen lägre gräns för debitering av dröjsmålsränta. Om det i efterhand konstaterats att skälet till försenad betalning beror på felaktighet från KBAB ska räntefaktura och avgifter krediteras. Fordringar avseende dröjsmålsränta och avgifter ska hanteras på normalt sätt om betalning inte sker på förfallodag. Dessa fordringar kan även överlämnas till inkassoföretag för långtidsbevakning. 5.7 Osäker fordran och kundförlust Utestående kundfordringar ska löpande värderas. Osäkra kundfordringar får endast tas upp till det belopp varmed de beräknas inflyta. En värdelös fordran får inte ingå bland tillgångarna.

14 sid 14 (14) Befarad kundförlust En kundfordran, som genomgått hela kravkedjan inklusive inlämnandet av ansökan om betalningsföreläggande, ska betecknas som en befarad kundförlust. När beslut fattats att ansökan om betalningsföreläggande ej ska inlämnas, ska hela kravkedjan därmed anses som avslutad. Därefter ska kundfordran betraktas som en befarad kundförlust Konstaterad kundförlust En kundförlust ska betraktas som konstaterad vid avslutad konkurs, vid accepterat ackord eller om kunden vid utmätningstillfället visat sig sakna utmätningsbara tillgångar eller på annat sätt befinns vara på obestånd. Bokföringsmässig avskrivning innebär inte att KBAB avstår från att bevaka fordran. Kunden ska inte meddelas om avskrivningen. 5.8 Preskription av fordran Preskriptionslagen innehåller bestämmelser om när borgenären förlorar sin rätt att kräva fullgörelse från gäldenären. Den normala preskriptionstiden för hyresfordringar är två år. För konsumentfordringar gäller en preskriptionstid på tre år. För fordran till följd av affärsavtal gäller en preskriptionstid på 10 år. Preskriptionstiden kan avbrytas genom att gäldenären påminns om skulden. När preskriptionstiden avbryts innebär detta att ny preskriptionstid på två, tre alternativt tio år börjar löpa för borgenärens fordran. Huvudregel är att fordran lämnas till inkassoföretag för långtidsbevakning. 6. UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING En regelbunden rapportering gällande antal inkassokrav, inlämnade betalningsföreläggande och antalet utsatta och verkställda avhysningar ska redovisas vid tertialuppföljningarna till ledningsgrupp ekonomiredovisning och till styrelsen. I samband med årsbokslut redovisas en sammanställning över kundfordringar och kundförluster. Effektiviteten i kredit- och kravverksamheten redovisas genom uppföljning av rapporterna med flerårsjämförelse.