Arvika Kommun. Fordringar Betalningsbevakning och krav. KPMG Bohlins AB 27 januari 2007 Antal sidor: 7

Transkript

1 Betalningsbevakning och krav KPMG Bohlins AB 27 januari 2007 Antal sidor: 7

2 Innehåll 1. Inledning 1 2. Sammanfattning 1 3. Rutiner Regelverk Verksamheterna Kommunteknik, VA-och renhållningsverksamhet Barnomsorg Äldreomsorg Hyror Centrala funktioner 5 4. Förbättringsområden 6

3 1. Inledning Arvika kommun redovisade 2005 intäkter på 129 Mkr i form av taxor, avgifter och hyror. Kommunens rutiner för fakturering, betalningsbevakning och krav hanterar således betydande belopp. Detta ställer krav på både ändamålsenlig och effektiv förvaltning för att begränsa kommunens kostnader för kundförluster. Revisorerna har berört området i sin analys av risk och väsentlighet och beslutat att låta KPMG följa upp rutinerna. Granskningen har utförts genom läsning av rutinbeskrivningar, uppföljning av kundreskontralistor och annat infordrat material samt intervjuer med faktureringsansvarig personal och handläggaren för kommunens kravverksamhet. 2. Sammanfattning Vår granskning pekar på en i allt väsentligt ändamålsenlig krav- och inkassoverksamhet. Samtidigt konstateras att avskrivningsbeloppen inom VA och renhållningsverksamheten liksom för lokalhyror under föregående år, i samband med en total genomgång av fordringarna, uppgick till betydande belopp. Kommunen har under 2006 antagit kompletterande riktlinjer för krav- och inkassoverksamheten. Vi ser ett behov av att i vissa avseende ytterligare komplettera detta övergripande regelverk samt att tydliggöra arbets- och ansvarfördelningen mellan centrala funktioner och fakturerande, intäktsredovisande verksamheter. Samverkan mellan den centrala och den tekniska förvaltningens handläggning inom fakturering och krav behöver förbättras. Kommunen bör, där så är möjligt, överväga att öka användningen av kreditbedömningar och säkerheter liksom införa stickprov på inkomstuppgifter. 3. Rutiner 3.1 Regelverk Kommunstyrelsen antog den 12 juni 2006 Riktlinjer för krav- och inkassoverksamhet. Dessa innebär i korthet: 1. Det administrativa kontoret svarar för krav- och inkassoverksamheten i nära samråd med förvaltningarna. 2. Regler beträffande sanktioner som avstängning m m skall utarbetas och beslutas inom respektive förvaltning och nämnd. 3. Ett externt inkassoföretag skall anlitas där kommunens egna rutiner ej lett till betalning. 1

4 4. Anstånd med betalning och amorteringsplaner får tillämpas och beslutas av handläggare upp till 0,5 basbelopp och av ekonomichefen vid högre belopp. 5. Kravbrev skall utskickas 10 dagar efter förfallodag för fortlöpande tjänster, för enstaka debiteringar utsänds betalningspåminnelser. 6. Inkassokostnader och dröjsmålsräntor skall tas ut enligt lag. 7. Betalningsföreläggande och handräckning av Kronofogdemyndigheten skall ske i tillämpliga fall. 8. Vid mindre belopp eller då Kronofogdemyndighetens åtgärder blir resultatlösa anlitas extern inkassobyrå. 9. Avskrivning av fordring skall ske i samråd med berörd förvaltning då ärendet överlämnas till inkassoföretaget. Avskrivningen beslutas av ekonomichef på belopp upp till 0,5 basbelopp och av kommunstyrelsens arbetsutskott vid högre belopp. 10. Kravåtgärder skall anpassas till fordringens storlek. Ekonomichefen beslutar årligen om beloppsgränser och vid eventuella avvikelser från dessa i den löpande handläggningen. 3.2 Verksamheterna 3.3 Kommunteknik, VA-och renhållningsverksamhet Verksamheten genererar ca fakturor per år eller 45 Mkr. Faktureringen handläggs inom förvaltningen. Under hösten 2005 arbetade en grupp med medlemmar från förvaltningen och den administrativa avdelningen med att ta fram rutiner för att effektivisera krav- och avskrivningsrutiner i syfte att minska VA- och renhållningsverksamheternas utestående fordringar och regelmässiga avskrivningar. Vid det inledande mötet konstaterades att äldre obetalda fordringar fanns på 870 tkr vartill ytterligare fordringar låg kvar i ett äldre reskontrasystem. Underlag till fakturering utgörs av avtalsbaserade debiteringar av t ex sopkärl, förbrukningsbaserad beräkning av vatten, sopsäckar till storhushåll, och enstaka fakturering av slamtömning, särskilda åtgärder på mätare m m. Alla avtal tecknas utan föregående kreditbedömning. Inga säkerheter i form av depositioner från t ex näringsidkare krävs in. Informationsutbytet mellan förvaltning och den centrala administrationen kring kundförlusternas storlek och pågående åtgärder kan förbättras avsevärt. Enligt uppgift i samband med granskningen avser man att åtgärda detta. Det har inom förvaltningen inte utarbetats några skriftliga rutinbeskrivningar för fakturering och betalningsuppföljning liksom för åtgärder vid avstängning från nya leveranser vid förfallna ford- 2

5 ringar. En praxis har utvecklats med hänsyn till lag och miljö. Denna innefattar avstängning av vattenleveranser och stopp på slamtömningar. Renhållningsverksamheten kan inte avbrytas men kunderna kan hindras från att exempelvis utöka sina inköp genom större sopkärl. Vid avstängning av vattenleveranser skall en order utgå från kravhandläggaren. Vid granskningen har förvaltningen utestående fordringar på sammantaget tkr. Av detta är tkr förfallna belopp varav 927 tkr är avskrivna. Under 2005 gjordes avskrivningar på 953 tkr och 41 tkr bokades som återvunna fordringar från inkassoföretaget. Under 2006 har avskrivningar på 63 tkr gjorts. Återvinningen är hittills 67 tkr. Vi rekommenderar slutligen att förvaltningen så långt möjligt försöker undvika en manuell orderhantering som idag förekommer för vissa tjänster. 3.4 Barnomsorg Upp till fakturor genereras årligen motsvarande en intäkt på ca 12 Mkr. Beloppet avser barnomsorg för förskole- och skolbarn. Faktureringen baseras på aktuella avtal och avgifterna debiteras månadsvis i efterskott. Vid faktureringen skapar förvaltningen en datafil som kontrolläses innan den går vidare till kravhandläggaren för transport till dataföretag och fakturautskrift. Ingen kreditbedömning görs. Vid placeringen av barn intygas inkomsten m fl förhållanden av vårdnadshavaren. Någon kontroll av dessa uppgifter sker normalt inte från kommunens sida. Varje månad erhålls en restlängd från kravansvarig. Fram tills två obetalda räkningar föreligger handläggs åtgärderna av den centrala handläggaren. Därefter sker från förvaltningen uppsägning av barnomsorgsplatsen. Detta förfarande har dokumenterats i ett särskilt dokument liksom det även finns en tidigare beskrivning av handläggningen av fakturerings- och kravverksamheten för förvaltningen. Vid uppsägningen skrivs fordringen av och inkassoförfarande inleds. Ingen information lämnas till förvaltningen om kundförlusternas storlek. Hittills har dock endast tre uppsägningar verkställts under Avbetalningsplaner beslutas av kravansvarig. Kontroll av att dessa följs sker via restlängden. Inom barnomsorgen gjordes avskrivningar med 66 tkr 2005 och 44 tkr hittills under Återvinning på inkasso har uppgått till 50 respektive 45 tkr för de båda åren. Restlängden omfattar vid granskningen ca 80 tkr. 3.5 Äldreomsorg Förvaltningen debiterar årligen ca 20 Mkr fördelat på fakturor. 3

6 Viss dokumentation finns av rutinerna för faktureringen i förvaltningen. Ett antal tjänster inom hemtjänsten faktureras såsom personlig service, städning, larm, mat, hemsjukvård m m. Inom LSS faktureras kost och logi enligt särskild taxa. Avgiftens storlek baseras inom hemtjänsten på uppgifter från Försäkringskassan och från den berörda personen. Någon kontroll görs inte av de lämnade uppgifterna från kommunens sida. Ingen kreditbedömning anses nödvändig inom förvaltningen eftersom det vårdbehov som är fastlagt av biståndsbedömare alltid måste levereras. Löpande information om kundförluster erhålls inte men förvaltningen får månadsvis en restlista från den centrala handläggaren. Efter en bedömning av vilka fordringar som skall följas upp, tar faktureringsansvarig på förvaltningen kontakt med biståndshandläggarna som i sin tur kontaktar vårdtagaren, anhörig eller annan. Det sker ingen skriftlig återrapportering av vilka kontakter som tagits. Görs ingen betalning efter påminnelsen lämnas fordran, efter samråd mellan förvaltningen och kravansvarig, till inkasso och avskrivning sker. Kronofogdemyndigheten förefaller utnyttjas i undantagsfall eftersom denna kostnad är hög och fordringarna i regel av mindre värde. I vissa fall bedöms att överförmyndaren skall kontaktas för utredning av behovet av god man. Avstängning av leveranser är som nämnts ovan inte aktuellt inom denna verksamhet, vilket i viss mån förefaller göra aktiviteterna kring påminnelser och krav till ett mindre prioriterat område i förvaltningen. Avskrivningar gjordes under 2005 med 246 tkr. Under detta år erhölls 53 tkr från inkassoförtaget. Under 2006 har hittills 181 tkr avskrivits och 65 tkr inbetalts från inkassobyrån. Restlängden omfattar vid granskningen ca 90 tkr. 3.6 Hyror Ca fakturor produceras varje år motsvarande 22 Mkr externa och 65 Mkr interna hyror. Verksamheten omfattar för närvarande; Kontraktstyp Antal Bostäder 298 Lokaler 82 Parkeringsplatser 102 Internhyror, skolor m m 119 Arrenden, mark och jakt 150 Vakanser utgörs vid granskningen endast av två lokaler (musikstudio och pizzeria) 4

7 Det saknas skriftliga instruktioner för hyresverksamheten. Detta innebär t ex att det inte finns några fastlagda gränser för påskrifter av hyreskontrakt. I praktiken sköter handläggaren själv förhandlingar och påskrift av kontrakt avseende bostäder och parkeringsplatser. För lokaler med en årshyra under kr sker förhandling och påskrift av kontrakt av handläggare och/eller fastighetschef. Lokaler med en årshyra över kr förhandlas av förvaltningen och påskrift av kontrakt görs av teknisk chef och kommunalrådet efter behandling i kommunstyrelsen. Debiteringen görs på basis av registrerade hyreskontrakt. Debiteringsfilen skickas till kravansvarig som kompletterar med eventuella dröjsmålsräntor och inkassoavgifter. Fakturorna skrivs därefter ut på förvaltningen. Vid faktureringen kontrolleras endast att nytillkomna kontrakt har beaktats. Kreditbedömningar görs av den centrala kravhandläggaren beträffande företag. För privatpersoner görs en kontroll med det kommunala bostadsbolaget om personen tidigare varit hyresgäst hos detta. I övrigt görs inga kreditbedömningar eller ställs krav på depositioner, säkerheter eller liknade. Restlista erhålls månadsvis från kravansvarig. Utöver detta tas det ut en kravlista som underlag för förvaltningens kravbrev som skickas 10 dagar efter förfallodagen. I nästa steg skickas en erinran av den centrala kravhandläggaren varefter ärendet går till Kronofogdemyndigheten, efter avstämning med hyreshandläggare och kommunchef. Inkasso förekommer endast i undantagsfall för hyresfordringar. Avhysning av bostadshyresgäster handläggs av hyresansvarig efter tre förfallna hyror. Avseende lokaler fattas avhysningsbeslut av fastighetschefen efter klartecken den högsta kommunledningen. Avbetalningsplaner handläggs av kravansvarig vilken också svarar för uppföljningen av avbetalningarna. Vid väsentligare belopp beviljas avbetalningsplanen av kommunchefen. Avskrivning av hyresfordringar görs endast efter beslut i kommunstyrelsen. Ingen uppgift lämnas till förvaltningen om kostnaden för hyresförlusterna. Avskrivningar uppgick 2005 till 647 tkr varav merparten gjordes efter konkurs hos gäldenären. 5 tkr lämnades till inkasso. Redovisat från inkassoföretaget utgjorde 48 tkr. Det skall observeras att redovisningen från företaget kan avse flera års överlämnade inkassobelopp. Under 2006 har avskrivningarna utgjort 65 tkr och 20 tkr influtit på inkasso. Restlängden omfattar vid granskningen ca 90 tkr. 3.7 Centrala funktioner Viss fakturering sköts av den administrativa avdelningen. Detta avser t ex intäkter kopplade till räddningstjänst, bygglov, miljöavgifter samt hyror och återbetalning av bistånd inom IFO. Vid 5

8 granskningen omfattar restlistan 463 tkr avseende denna typ av fakturering varav huvuddelen uppges vara kopplad till socialförvaltningen. Sannolikt återfinns i denna reskontra ett antal poster som är aktuella för avskrivning. Enligt uppgift kommer detta att beaktas i bokslutet för Kravhandläggaren gör en genomgång av faktureringsfiler som skickas via den centrala funktionen för vidarebefordran till utskrift av fakturorna. Vid denna genomgång kompletteras också fakturorna med inkassokostnader, räntor m m. Ansvaret för kravåtgärder såsom krav, erinran, inkassoförfarande, handräckning m m ligger på den centrala funktionen. Kontakter med kunder och verkställande av eventuella avstängningar m m skall skötas av respektive förvaltning. Genom den insyn som finns centralt i reskontrorna och den kunskap som finns kring kravåtgärder eftersträvas en likartad och effektiv behandling av fordringarna. Dessutom kan de kunder som missköter sina betalningar till olika förvaltningar identifieras och riskbedömas ur ett samlat perspektiv för kommunen som helhet. Det finns också ett centralt ansvar för avstämning av kundreskontrorna mot huvudbokföringen. Detta ansvar omfattar alla områden förutom hyror som stäms i förvaltningen. En extern inkassofirma anlitas för indrivning av fordringar som inte betalats efter kommunens åtgärder. Avtalet innebär att kommunen överlåter fordringarna på inkassobyrån mot att kommunen erhåller 60 % av de belopp som därefter inbetalas. I samband med överlåtelsen tas fordringarna bort ur reskontrorna och avskrivning görs. Bokföring sker då på separat konto för kundförluster. Vid inbetalningar från inkassoföretaget sker en motbokning på samma konto varför det krävs vissa analyser för att kunna ta fram beloppet för den totala återvinningen. 4. Förbättringsområden De av kommunen antagna riktlinjerna för krav- och inkassoverksamhet utgör ett övergripande regelverket. Vår mening är att detta dokument, som det också anges i riktlinjerna, behöver kompletteras med anvisningar för betalningsfrämjande åtgärder i respektive förvaltning, t ex principer för avstängning av vissa typer av tjänster. Några nämnd- eller förvaltningsspecifika regler i detta avseende har ännu inte fastställts men enligt uppgift pågår detta arbete. Vi förespråkar även att det upprättas en beskrivning för varje separat fakturaflöde eftersom förutsättningarna för de olika verksamheterna skiljer sig väsentligt och därmed även de betalningsfrämjande åtgärderna. I rutinen kan hanteringen av påminnelser, krav, inkasso, villkoren för avskrivning m m beskrivas Detta bör bl a minska riskerna ur likabehandlingshänseende. Rutinerna för fakturering och kravåtgärder är i dagsläget uppdelade mellan respektive förvaltning och en central handläggare. Det kan enligt vår mening innebära fördelar för kommunen att utnyttja den specialisering och överblick detta ger hos den centrala funktionen. Samtidigt vill vi peka på behovet av att ansvaret för dessa rutiner fungerar är tydligt specificerat. Vår uppfattning är att detta ansvar bör ligga hos respektive förvaltning, eller fakturerande verksamhet, allt från leveransen av tjänsten tills betalningen av fakturan görs. Den centrala funktionen arbetar då på uppdrag av den intäktsredovisande verksamheten. 6

9 Vår genomgång pekar på behovet av att förbättra samverkan mellan den tekniska förvaltningen och den centrala kravhandläggningen. För de övriga verksamheterna ser vi inte samma problem. Vi har vidare konstaterat att kommunen endast inom hyresverksamheten gör kreditbedömningar. Säkerheter infordras regelmässigt inte i någon verksamhet. För vissa delar av kommunens mer affärsmässiga verksamheter såsom vid lokaluthyrning och i VA-verksamheten skulle ett ökat användande av kreditbedömningar och säkerheter rimligen kunna innebära en minskad risk för kundförluster. Likaså har vi noterat att det inte görs några kontroller av de inkomstuppgifter som infordras i vissa verksamheter. Detta borde kunna göras stickprovsmässigt. Vi bedömer att det kan finnas ett nedskrivningsbehov i fordringar kopplade till verksamheter inom socialförvaltningen. Denna kostnad beaktas oavsett förvaltningens ekonomiska utfall för året och vid behov bör avskrivning göras före bokslutet Behörigheterna inom hyresverksamheten bör beskrivas skriftligt, både avseende kontraktsteckning och avskrivning. KPMG Anders Naeslund Certifierad kommunal revisor 7