Revisionsrapport Granskning av säkerhet i fakturering av avgifter.

Transkript

1 Deloitte. Revisionsrapport Granskning av säkerhet i fakturering av avgifter. Härnösands kommun 4 mars 2013 Audi t. Tax Consul ting F inancial Advisory.

2 Innehåll Saimnanfattning Inledning Rutinbeskrivning Granskningsresultat... 8

3 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Härnösands kommun har Deloitte granskat faktureringsrutiner för äldreomsorgsavgifter. Förutom att avgiften har ekonomisk betydelse för kommunen är det ur ett rättviseperspektiv och för förtroendet hos medborgarna av vikt att rätt avgift faktureras. Den övergripande revisionsfrågan har varit om rutinerna fungerar tillfredsställande? Den sammanfattande bedömningen är att rutinerna i allt väsentligtfimgerar tillfredsställande och att rätt avgift faktureras. Efter genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer och förslag på åtgärder.../ För alt minska sårbarheten vid frånvaro rekommenderar vi att fler personer lär sig rutinerna.../ Upprätta en rutinbeskrivning för fakturering av äldreomsorgsavgifter i syfte att förbättra den interna kontrollen och säkerheten i rutinen.../ Se över dokumenthanteringsplanen med underlag med betydelse för äldreomsorgsavgifter för att klargöra vilka underlag som ska sparas.../ Uppdatera hemtjänsttaxan.../ Följ upp att brukare, främst de som har särskilt boende, söker bostadstillägg.../ Se över om fakturans innehåll kan göras mer lättförståelig. Östersund den 4 mars 2013 Kjell Petterson Projektledare Certifierad kommunal revisor Ante Strängby Revisor Deloitte I Granskning av fakturering av avgifter I I

4 1. Inledning 1.1 Uppdrag och bakgrund Avgifter från medborgarna utgör en viktig inkomstkälla för kommunens ekonomi. Konsumtionsavgifter, exempelvis vatten, renhållning och avlopp utgör en stor del av intäkterna men även avgifter för hemtjänst och barnomsorg svarar för betydande intäkter. Det är viktigt med väl fungerande system och rutiner för fakturering av avgifter för att säkerställa att intäkter kommer in löpande under året. Det är även ur ett rättviseperspektiv och för förtroendet hos medborgarna av vikt att rätt avgift faktureras. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Härnösands kommun har Deloitte granskat rutiner för fakturering av äldreomsorgsavgifter. 1.2 Revisionsfråga Granskningen syftar till att undersöka vilka regler och riktlinjer som gäller beträffande fakturering av avgifter och hur dessa praktiskt tillämpas. Den övergripande revisionsfrågan är om rutinernafungerar tillfredsställande? Granskningen ska besvara följande kontrollmål: Vilka rutiner och bestämmelser tillämpas? Granskningen genomförs genom att riktlinjer och bestämmelser kartläggs genom intervjuer och dokumentstudier. Debiteras rätt avgift? Stickprovsmässigt urval av avgifter och kontroll av att dessa överensstämmer med gällande regler. 1.3 Revisionskriterier Underlag för bedönming är gällande lagar och interna regelverk, policys, taxor och beslut. 1.4 Avgränsning Granskningen avgränsas till äldreomsorgsavgifter (avgifter för hemtjänst i ordinärt och särskilt boende) för vilka socialnäim1den är ansvariga. I granskade äldreomsorgsavgifter ingår; hemtj änst, omsorg särskilt boende (inkl kost och förbrukning), omsorg, korttidsvistelse, dagverksamhet, följeslagare, hyra, trygghetslarm, mat och matdistribution och hemsjukvård. Stickprovsurvalet avser faktureringar för november och december Deloitte I Granskning av fakturering av avgifter I 2

5 1.5 Metod Granskningen har skett genom intervjuer, genomgång av redovisningsinformation samt stickprovskontroller. Stickprovskontroll har skett på 40 fakturor och dess underlag. Kontrollmål; avgiften är rätt uträknad utifrån kontroll av underlag för inkomstuppgifter, bostadstillägg, minimibelopp, individuellt belopp, avgiftsutrymme, reducering till följd av maxtaxa nun. Deloitte I Granskning av fakturering av avgifter I 3

6 2. Rutinbeskrivning 2.1 Fakturering av äldreomsorgsavgifter Lagar, regler och riktlinjer Avgifter för hemtjänst, dagverksamhet samt kommunal hälso- och sjukvård regleras i 8 kapitlet Socialtjänstlagen och beskriver på vilka grunder kommunen får ta ut avgifter. Den preciserar den hösta avgift som kommunen får ta ut av den enskilde, vilket innebär att det finns en obligatorisk maxtaxa för avgift (högkostnadsskydd) för hemtjänst i ordinärt och särskilt boende, dagverksamhet och kommunal hälso- och sjukvård. Socialtjänstlagen reglerar även att den enskildes avgifter för hemtjänst och dagverksamhet samt hemsjukvård inte får uppgå till ett belopp att den enskilde inte förbehålls tillräckliga medel av sitt avgiftsunderlag för sina personliga behov att och andra normala levnadskostnader. Kommunfullmäktige har beslutat om Avgifter för hemtjänst i ordinärt och särskilt boende i december I dessa riktlinjer för avgifter regleras hur kommunen tar ut avgifter inom hemtjänsten. Kommunfullmäktige har även i särskilda beslut gjort tillägg till taxan i form av höjda avgifter fört ex matportioner och hur reducering av avgifter sker vid frånvaro. Socialstyrelsen som tillsynsmyndighet lämnar rekorrunendationer och tolkningar i frågor angående avgifter inom äldreomsorgen. Konsumentverket ger årligen ut rekommendationer angående bl a schabloner för levnadskostnader som ligger till grund för beräkning av förbehållsbelopp. När det gäller fakturering och krawerksamhet i kommunen finns särskilda riktlinjer antagna i kommunstyrelsen 2011, Taxans uppbyggnad I det av fullmäktige antagna "Avgifter för hemtj änst i ordinärt och särskilt boende" regleras hur kommunen tar ut avgifter. Taxan för äldreomsorgsavgifter är komplex och im1efattar många begrepp. Den innefattar två högkostnadsskydd, varav den ena är "maxtaxa inom äldreomsorg" som innebär att ingen ska betala ett högre belopp än kr för avgift inom hemtjänst och den andra reglerar att ingen ska betala mer än vad den enskildes inkomst klarar av. Det innebär att hemtjänstavgiften kan variera mellan 0 kr och 1780 kr (2013). I maxtaxan ingår förutom hemtjänst, även trygghetslarm, hemsjukvård och följeslagare. Hemtjänst och omsorg i särskilt boende beräknas utifrån det begrepp som benämns avgiftsutrynm1et. A vgiftsutrymmet är de totala inkomsterna efter skatt minskat med fastställd surruna som den enskilde behöver för att kunna betala hyra och Deloitte I Granskning av fakturering av avgifter I 4

7 levnadsomkostnader. Beloppet för vilka levnadsomkostnader (benämns minimibelopp) som gäller regleras utifrån lag och är kopplat till prisbasbeloppet och uppgår 2013 till kr per månad för ensamboende och kr för sammanlevande makar eller sambor. I socialtjänstlagen finns det utrymme för att i viss utsträckning ge den enskilda extra medel för merkostnader som minimibeloppet ska täcka. I Härnösand sker sådana justeringer för exempelvis kost och förbrukning i särskilt boende och dubbelt boende under vissa omständigheter. Det finns en skillnad mellan beräkningar av hemtjänstavgift och avgift för omsorg vid särskilt boende. I hemtjänsten beräknas avgiften på 60 % av avgiftsutrymmet medan avgiften i omsorgen i särskilt boende beräknas som 100 % av avgiftsutrymmet. Detta motiveras utifrån att kommunen inte har någon nivåbedömning i sina avgifter och att biståndet är högre inom särskilt boende än i vanliga hemtjänsten Organisation för fakturering Idag finns en avgiftshandläggaren som sköter fakturering i verksamhetssystemet. Avgiftshandläggaren är den som registrerar de flesta av underlagen som ligger till giund för fakturering av äldreomsorgsavgifter. Vissa löpande uppgifter tex matportioner och tillfälliga uppehåll imapporteras av respektive enhet. Registrering av dessa uppgifter i faktureringssystemet sker av två administratörer ute i verksamheten. Även enhetschefer rapporterar uppgifter i systemet, t ex hyror. Faktureringen sker på ekonomikontoret som erhåller fil från verksamhetssystemet från avgiftshandläggare. Även kundreskontra och kravverksamhet handläggs på ekonomikontoret men som kommunicerar med socialförvaltningen innan krav skickas ut Rutin för fakturering Eftersom skriftlig rutinbeskrivning för faktureringsrutinen saknas har intervju skett med ansvarig handläggare och följande har framkommit. Varje månad skickas ca fakturor ut avseende äldreomsorg, ca 960 avser hemtjänst och 240 avser särskilt boende. Fakturerat belopp uppgår till ca 3 mnkr per månad. Registrering av nya taxenivåer Äldreomsorgsavgifterna är kopplade till basbelopp och därför ändras taxenivåer, förbehållsbelopp mm årligen. Programområdeschefer för hemtjänst och särskilt boende beräknar tillsammans med avgiftshandläggaren de nya taxorna. Avgiftshandläggaren registrerar nya taxenivåer i faktureringssystemet. Arbetsgång vid nytt ärende ~ Ett avgiftsärende startas genom att beslut om bistånd fattas av biståndshandläggare och registrerar personen i faktureringssystemet som nytt ärende. Personuppgifter hämtas från befol kningsregistret. Avgiftshandläggaren får uppgift om att ett nytt ärende är upplagt. Handläggaren hämtar uppgifter från premiepensionsmyndigheten bl a om inkomster och eventuellt bostadstillägg som finns registrerade där och hämtar de till faktureringsrutinen. Deloitte I Granskning av fakturering av avgifter I 5

8 A vgiftshandläggaren registrerar även in andra uppgifter, t ex sammanboende, ensamboende etc. Inkomstförfrågan och förfrågan om boendekostnad och eventuellt bostadstillägg skickas ut till brukaren, som själv fyller i uppgifter. Då underlaget konunit in kan avgifterna beräknas. Även andra uppgifter med betydelse för avgiftens som läggs in vid samma tidpunkt, exempelvis om den enskilde ska ha trygghetslarm, matdistribution, hemsjukvård, särskilt boende. När allt är klart upprättas ett särskilt avgiftsbeslut som skickas ut till den enskilde. Beslutet innehåller en besvärshänvisning i enlighet med gällande lagstiftning. Med avgiftsbeslutet skickas även en beskrivning av hur avgiften beräknats. Om inte underlaget kommer in har kommunen, enligt hemtjänsttaxan, rätt att ta ut högsta avgift. När uppgifterna är inlagda ligger de i rutinen för månadsvis fakturering av äldreomsorgsavgift. Varje månad skapar avgiftshandläggaren en fil som läses in i ekonomisystemet av handläggare på ekonomikontoret. Rimlighetskontroller sker av antal och belopp innan faktureiingen skapas. Det skapas en bokföringsfil som läses in i ekono1nisystemet och tre andra filer som skickas till utskrifts- och distributionsföretag, till bank före-fakturor samt fil för autogirokunder. Inkomstuppgifter och uppgift om boendekostnad Vid nyupplägg skickas en inkomstförfrågan och fråga om uppgift om boendekostnad ut till brukare. Uppgifter om pension och bostadstillägg hämtas från premiepensionsmyndigheten. För övrigt bygger uppgifterna på att den enskilde lämnar in rätt uppgifter. Ingen efterkontroll sker. Enligt riktlinjerna kan retroaktiv återbetalning ske upp till ett år bakåt i tiden, från den tidpunkt de förändrade förhållandena blev kända. Hyra vid särskilda boenden Hyra vid särskilda boenden bygger på enskilda hyreskontrakt. Övriga avgifter Underlag för fakturering av matportioner och reducering från tillfälliga uppehåll sker genom att underlag skickas från enheter till två administratörer som registrerar uppgifterna i faktureringssystemet. Trygghetslarm och hemsjukvård faktureras utifrån beslut från biståndshandläggare. Underlag för kortidsvistelse sker på w1derlag från biståndshandläggare och läggs in av en11etschef på korttidsboendet. Rättelser och makuleringar av fakturor Rättelser och makuleringar av fakturor sker dels på ekonomikontoret men även av avgiftshandläggare på socialförvaltningen. Ekonomichefen skriver en fullmakt där bl a anstånd, avbetalningsplan mm kan utföras av handläggare, men denna fullmakt avser inte makulering och rättelse av fakturor. Verksamhetssystem Sedan december 2011 har ett nytt verksamhetssystem för äldreomsorg införts i kommunen. En modul i detta system är fakturering av äldreomsorgsavgifter. Behörigheter i systemet bygger på roller där avgiftshandläggaren har störst behörighet i systemet. Deloitte J Granskning av fakturering av avgifter J 6

9 Det är bara avgiftshandläggaren som har behörighet att fakturera. Systemets uppbyggnad ger stora möjligheter till kontroller och informationsuttag. Infonnation Förvaltningen arbetar aktivt med att försöka förenkla infonnation om äldreomsorgsavgifter till brukare och anhöriga. Bl a har man två broschyrer, en var för hemtjänst både i ordinärt och särskilt boende som ska vara mer pedagogisk än själva taxan. Med avgiftsbeslutet skickas en förklaring till hur avgiften beräknats. Som framgått av beskrivningen är taxan och avgiftsberäkningen komplex Kundreskontra och kravhantering Kommunstyrelsen har antagit "Riktlinj er för fakturering och kravhantering" i december Kundreskontra och kravverksamhet hanteras av ekonomihandläggare på ekonomikontoret. Förfallodag för fakturor är den sista i månaden. Vid utebliven betalning skickas ingen påminnelse utan inkassokrav skickas ut efter ca 15 dagar. Varje månad tas en lista på obetalda fordringar fram som skickas till socialförvaltningen. Socialförvaltningen har då ta ställning till om man ska gå vidare med fordran. Det undersöks bl a om personen har behov av överförmyndare eller god man. Om Socialförvaltningen anser att man ska gå vidare med rättsliga åtgärder i ärendet, gör ekonomikontoret en utredning. Om de bedömer att det finns möj lighet att få betalt skickas fordran vidare till Kronofogdemyndigheten. Görs bedömningen att möjligheten att få betalt som mycket liten görs överväganden om att skicka fordran direkt till långtidsbevakning. Långtidsbevakning av fordringar skickas till inkassoföretaget Marginalen. Betalningsviljan för äldreomsorgsavgifter är stor. Obetalda fordringar med förfallodag tidigare än två månader uppgår till drygt 100 tkr. Deloitte I Granskning av fakturering av avgifter I 7

10 3. Granskningsresultat 3.1 Fakturering av äldreomsorgsavgifter Vi bedömer att rutinerna för fakturering av äldreomsorgsavgifter i allt väsentligt fungerar tillfredsställande. 3.1.l Stickprovskontroll Granskning av redovisningsinformation för december och äldreomsorgsavgifter fakturerade för december 2012 har genomförts. 40 fakturor har granskats och kontroller av att rätt avgift faktureras. Kontroller har gjm1s mot avgiftsbeslut, inkomstuppgift, bostadskostnad, avgiftsreduceringar mm. Vi kan sammanfattningsvis konstatera att vi inte i stickprovskontrollen funnit något som tyder på att fel avgift debiteras. Eftersom flera personer och underlag är involverade i rutinerna uppstår det fel ibland. Främst gäller detta vid tillfälliga uppehåll i hemtjänst/omsorg och köp av matportioner där det ibland inte kommer in uppgifter eller de kommer sent. Inkomstförfrågan och uppgift om boendekostnad lämnas in från brukaren. Verksamhetssystemet hämtar även maskinellt uppgifter om pensioner och bostadstillägg/boendekostnad från premiepensionsmyndigheten. När inkomster eller bostadstillägg avviker från lämnad uppgift används avgiften från premiepensionsmyndigheten. Vi kan konstatera att det finns en osäkerhet i lämnade uppgifter om inkomst och boendekostnad från brukare. Inkomstförfrågan är komplicerad och inte enkel att fylla i, vilket är ett generellt problem för äldreomsorgsavgifter. Vid varje avgiftsförändring för brukaren skickas ett avgiftsbeslut ut med besvärshänvisning. Flera brukare (framförallt de med särskilt boende) har negativt avgiftsutrymme men inget bostadstillägg från premiepensionsmyndigheten trots att de sa1molikt skulle ha rätt till det. I dessa fall skulle en ansökan om bostadstillägg innebära en förstärkning av inkomster för brukaren men även möjlighet för kommunen till ökade intäkter. Flera brukare har inte lämnat in inkomstuppgift och debiteras maxtaxa i enlighet med hemtjänsttaxan. I stickprovskontrollen har vi sett att personer som är ko11tidsboende och betalar för kost inte fär någon reducering av min.imibelopp vilket görs om de har kost på särskilt boende. Deloitte I Granskning av fakturering av avgifter I 8

11 3.1.2 Iakttagelser och förslag till åtgärder För att minska sårbarheten vid frånvaro rekommenderar vi att fler personer lär sig rutinerna. Upprätta en rutinbeskrivning för fakturering av äldreomsorgsavgifter i syfte att förbättra den interna kontrollen och säkerheten i rutinen. Rutinerna för fakturering av äldreomsorgsavgifter är komplexa och många personer inblandade innan fakturering. Även ansvar i rutinerna är något som bör ses över i rutin beskrivningen. Se över rutiner för makuleringar och rättelser mm. Makuleringar och rättelser sker idag utan att behörig person attesterar eller godkänner. Ekonomichefen har lämnat en fullmakt till handläggare av avgifter att ge anstånd och upprätta avbetalningsplaner, men inte till avskrivning av rättelse eller makulering av fordran. Se över dokumenthanteringsplanen med underlag med betydelse för äldreomsorgsavgifter för att klargöra vilka underlag som ska sparas. Underlagen behövs för att säkerställa att avgiften är korrekt och att den kan följas upp. Uppdatera hemtjänsttaxan. Det sker förändringar i avgifter varje år till följd av prisbasbeloppsförändringar, ändrade minimibelopp mm. Under åren har även tillägg till taxan fattas i särskilda beslut. Vi anser att taxan bör uppdateras så att den är ett samlat dokument för hur hemtjänstavgifter faktureras. Hemtjänsttaxan bör även uppdateras så att den överensstämmer med de av kommunstyrelsen antagna riktlinjerna för fakturering och kravverhamhet. Följ upp att brukare, främst de som har särskilt boende, söker bostads tillägg. Det är av ekonomisk betydelse för både den enskilde brukaren och för kommunen. Se över om förhöjt minimibelopp även ska tillämpas vid kost vid korllidsboende. En person som bor i särskilt boende får förhöjt minimibelopp för kost och förbrnkning och därmed minskad avgift. En person som är på kortidsboende betalar samma belopp för kosten men får inget förhöjt minimibelopp. Se över om fakturans innehåll kan göras mer lättförståelig. Hemtjänsttaxans uppbyggnad är komplex och beräkningen av den iru1ehåller många olika avgifter och reduceringar. Många av dessa svåra begrepp framgår på fakturan, tex reducering av förbehållsbelopp, reducering maxavgiftskontroll. Undersök om det är möj ligt att förenkla fakturans innehåll. Deloitte J Granskning av fakturering av avgifter J 9