Revisionsrapport Granskning av lönehantering

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av lönehantering Anna Hilmarsson, Certifierad kommunal revisor Emelie Lönnblad, Revisionskonsult Henrik Friang, Risk Manager Kristianstads kommun December 2011

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning Bakgrund Syfte, revisionsfråga och avgränsning Metod 4 3 Granskningsresultat Validering av indata Översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Bonus/provision Dubbletter Ologiska personnummer Anställda med flera anställningsnummer Transaktioner för nyckelpersoner Kontrollberäkning av källskatt Övertidsskulden Uttagna semesterdagar/antal sparade semesterdagar 8 4 Sammanfattande bedömning 10 PwC Revisionsrapport, Granskning av momshantering, Kristianstads kommun 2011.

3 1 Sammanfattning PwC har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat kommunens lönehantering för perioden Granskningen har inriktats på ett antal kontrollmål rörande bl.a. ologiska personnummer, kontrollberäkning av källskatt och dubbletter. I lönerutinen hanteras stora informationsmängder och stora belopp. Därför är det väsentligt att rutinen fungerar på avsett sätt. Den sammanfattande bedömningen är att hanteringen av löner, utifrån kontrollmålen, över lag är tillfredställande och ändamålsenlig. Det finns dock några moment i hanteringen som bör förbättras då det finns brister avseende bl.a. övertidsskulden och uttagna och sparade semesterdagar. Det är viktigt att våra synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. Förklaring till kontrollmålen finns i bilaga. Validering av indata Avvikande värden För att bidra till en god intern kontroll avseende utbetalningar av större belopp krävs goda avstämningsrutiner för att kontinuerligt följa dessa transaktioner. I övrigt har vi inget att erinra. Avstämning transaktioner mot personalregister Översikt av månadslön Antal bruttolöner inom respektive beloppsintervall bedöms som rimligt. Vi har inget att erinra på denna punkt. Granskning av höga månadslöner Bonus/provision Dubbletter Det är viktigt att kommunstyrelsen tillser att det finns väl fungerande rutiner avseende utbetalning av löner. Ändrade anställningsförhållanden ska meddelas till respektive personalenhet. I övrigt har vi inget att erinra på denna punkt. Ologiska personnummer Anställda med flera anställningsnummer 1 av 11

4 Transaktioner för nyckelpersoner I ett fall har moms felaktigt lyfts. Moms får endast lyftas då momssatsen framgår av kvittot. Momslagstiftningen och Skatteverkets regler avseende moms ska följas. I ett annat fall har en blankett avseende friskvårdsbidrag ej attesterats. Utlägg ska godkännas av chef och attestordningen ska alltid följas. Därutöver anges inte syfte i samband med en genomförd resa. Syftet med genomförda resor ska anges samt att deltagare alltid ska uppges vid t.ex. resor, utbildning och representation. Det ska tydligt framgå vad den ekonomiska händelsen avser. Kontrollberäkning av källskatt Övertidsskulden Det är inte tillfredställande att anställda har ett högt saldo av ackumulerad tid. Alltför höga saldon kan tyda på en arbetssituation som kan medföra oönskade konsekvenser såsom ohälsa och negativa effekter på organisationen vid större komputtag framöver. Vid ändrade anställningsformer bör reglering ske av tidigare inarbetad övertid/komptid. Vi anser även att anledningen till arbetad övertid/mertid ska anges. Uttagna semesterdagar/antal sparade semesterdagar Vi anser att rutinerna för bevakning av uttag av semesterdagar inte är tillräckliga. Semesterlagen samt kommunens policy avseende semesterdagar ska efterföljas. Det är angeläget att verksamhetsansvarig tillser, i samband med semesterplaneringen, att den anställde minst tar ut sina lagstadgade 20 dagar årligen samt att de kontanta utbetalningarna minimeras. Semestern ska alltid registreras i systemet då det bl.a. har en påverkan på kommunens räkenskaper. Då flera personer har ett stort antal sparade semesterdagar som sparats sedan lång tid tillbaka anser vi att kommunens policy för semesterdagar bör revideras avseende hur länge semesterdagar får sparas. 2 av 11

5 2 Inledning 2.1 Bakgrund Personalkostnaderna utgör en stor del av kommunens externa kostnader. Per 1 oktober 2011 hade Kristianstads kommun tillsvidareanställda, 428 visstidsanställda och timavlönade, d.v.s. totalt personer. Kommunens personalkostnader uppgår årligen till ca 2,8 miljarder. Revisionella insatser styrs av risk och väsentlighet. Eftersom personalkostnaderna utgör den största delen av kommunens kostnader motiverar detta denna granskning. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt, inte alltid är ändamålsenligt. För de verksamheter där lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredställande. Då kan det uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollen. 2.2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning Granskningen syftar till att bedöma den interna kontrollen i lönehanteringen utifrån granskningens kontrollmål. Revisionsfråga: Är lönehanteringen, utifrån angivna kontrollmål, tillfredsställande och ändamålsenlig ur ett internt kontrollperspektiv? Följande kontrollmål har använts för att svara på revisionsfrågan (se bilaga för utförligare beskrivning): Validering av indata Översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Bonus/Provision Dubbletter Ologiska personnummer Anställda med flera anställningsnummer Transaktioner för nyckelpersoner Kontrollberäkning av källskatt Övertidsskulden Uttag av semester/antal sparade semesterdagar Granskningen har avgränsats till perioden januari 2011 t.o.m. juni av 11

6 2.3 Metod Granskningen har genomförts genom registerutdrag av personregister för all personal. Utifrån ett antal kontrollmål har olika sökningar gjorts med hjälp av registeranalysprogram, ACL (Audit Command Language). Resultatet av sökningar har därefter, stickprovsvis, kontrollerats med löneenheten och verifierats mot underlag. Intervjuer har även genomförts med berörda tjänstemän på löneenheten. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. 3 Granskningsresultat Kommunen använder systemet Heroma för registrering av löner. Systemet, som levererats av Logica, har kompletterats med ett självservicesystem, vilket innebär att de anställda elektroniskt rapporterar sin tid och eventuella andra ersättningar. Arbetsledaren signerar (attesterar) de anställdas rapporter elektroniskt. 3.1 Validering av indata Avvikande värden Analys har gjorts på belopp, över- understigande +/ kr, under granskningsperioden för att identifiera eventuellt oriktig data eller transaktioner med höga belopp. Transaktioner som avser nettolön, nettoavdrag och skatt har ej tagits med i denna analys. Under granskningsperioden framkom 19 transaktioner som berör 11 personer med avvikande värde. Transaktionerna avser utbetalda avgångsvederlag, månadslöner samt övrig ekonomisk ersättning. Stickprovskontroll av framkomna avvikande belopp har genomförts. För att bidra till en god intern kontroll avseende utbetalningar av större belopp krävs goda avstämningsrutiner för att kontinuerligt följa dessa transaktioner. I övrigt har vi inget att erinra på denna punkt. Avstämning transaktioner mot personalregister För att säkerställa att inga transaktioner skapas för anställda som ej finns upplagda i personalregistret har en matchning mellan transaktioner och personalregistret gjorts. Stickprovskontroll har genomförts av de transaktioner som framkommit. Förklaringen till att anställda, som ej finns upplagda i personalregistret, får utbetalningar beror på anställningens upphörande eller förändrad anställning. 4 av 11

7 3.2 Översikt av månadslön För samtliga utbetalningar har månadslönerna under granskningsperioden fördelats i beloppsintervall. Fördelningen i nedanstående tabell visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översikt av förekommande månadslöner. Beloppsintervall Antal anställda Utifrån granskningen kan konstateras att merparten av kommunens utbetalda löner uppgår till mellan kr. Antal utbetalningar av månadslöner inom respektive beloppsintervall bedöms som rimligt. 3.3 Granskning av höga månadslöner De 25 högsta månadslönerna i kommunen har tagits fram för granskning. I granskningen har ingått att rimlighetsbedöma månadslönerna samt att stickprovskontroll har utförts mot anställningsavtal. Därutöver har månadslöner kontrollerats mot protokollsutdrag, förhandlingsprotokoll eller delegeringsbeslut för senast genomförda lönerevision. 5 av 11

8 3.4 Bonus/provision Utsökning av transaktioner avseende bonus och provision har genomförts. Vid kontrollen identifierades inga transaktioner som kan hänföras till bonus eller provision. 3.5 Dubbletter En analys av lönetransaktioner har gjorts för att söka efter en kombination av personnummer + löneperiod + löneart månadslön som förekommer mer än en gång under en och samma period. Utifrån genomförd analys och resultat har stickprov genomförts avseende dubbletter. Vid stickproven har kontroll utförts för att säkerställa att inte dubblettregistreringar har gjorts, eller att dubbla transaktioner har utbetalats. Vid kontrollen framkom att orsaken till de dubbelregistrerade transaktionerna beror på att den anställde har två deltidstjänster inom olika nämnder eller att den anställdes lön ska belasta olika verksamheter. I ett fall framkom att en person fått utbetald timlön trots att månadslön skulle erhållas. Den felaktiga utbetalningen berodde på att berörd chef ej anmält ändrad anställningsform. Utbetalningen har korrigerats från timlön till månadslön. Det är viktigt att kommunstyrelsen tillser att det finns väl fungerande rutiner avseende utbetalning av löner. Ändrade anställningsförhållanden ska meddelas till respektive personalenhet. I övrigt har vi inget att erinra på denna punkt. 3.6 Ologiska personnummer En sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra och inga poster identifierades. 6 av 11

9 3.7 Anställda med flera anställningsnummer Anställda i Kristianstads kommun har unika anställningsnummer då anställningsnumret är den anställdes personnummer. Personnumret kan även kopplas till ett serienummer för att identifiera olika tjänster. I granskningen framkommer ingen anställd med flera anställningsnummer. 3.8 Transaktioner för nyckelpersoner Samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner har extraherats. Därefter har stickprovskontroll gjorts av transaktioner och dess underlag. I ett fall har moms lyfts trots att momssatsen inte framgår av parkeringskvittot. I ett annat fall har ett friskvårdsbidrag ej godkänts av chef på blanketten begäran om friskvårdssubvention. Därutöver anges inte syfte i samband med en genomförd resa. I samband med vår granskning har vi noterat att kommunledningskontoret själva gjort kontroller avseende utbetalda reseersättningar till förtroendevalda. Vid genomföda kontroller framkom att felaktiga utbetalningar genomförts. Moms får endast lyftas då momssatsen framgår av kvittot. Momslagstiftningen och Skatteverkets regler avseende moms ska följas. Likaså är det viktigt att utlägg godkänns av chef. Attestordningen ska alltid följas. Syftet med genomförda resor ska anges samt att deltagare ska uppges vid t.ex. resor, utbildning och representation. Verifikationerna ska innehålla de uppgifter som krävs för att lagens krav ska uppfyllas och därmed kan de olika kontrollmålen utföras. Det ska tydligt framgå vad den ekonomiska händelsen avser. 3.9 Kontrollberäkning av källskatt Denna analys visar om källskatteavdraget som gjorts under granskningsperioden på individnivå är rimlig eller ej. Via registeranalys har sökning gjorts efter källskatteavdrag som understiger 20 % eller överstiger 60 %, vilka har stickprovsgranskats. Vid kontroll konstaterades att anledning till att anställda har skatteavdrag som understiger 20 % beror på sänkt skatteunderlag. Avseende källskatteavdrag överstigande 60 % framkom att anledningen till ökat avdrag beror 7 av 11

10 på att personerna har lämnat önskemål om att avdrag ska göras månatligen med ett extra frivilligt skatteavdrag/belopp Övertidsskulden Reglering av övertid, mertid, flextid och årsarbetstid m.m. sker i Allmänna bestämmelser samt i lokala kollektivavtal. Via registeranalys har samtliga utbetalda transaktioner avseende övertid/komptid sammanställts. Stickprovsgranskning har skett av underlag till transaktionerna. Vid granskningen framkom att anledningen till övertiden/komptiden inte alltid anges. Per 30 juni 2011 var kommunens övertidsskuld till de anställda ca 9 mnkr. Vid granskningen noterades att det förekommer att anställda har höga saldon av övertid/komptid. Stickprovsgranskning har skett för de anställda med höga ackumulerade saldon. Vi kan konstatera att flera personer har innestående ackumulerade saldon från upp till 15 år tillbaka i tiden. Bland stickproven framkom bl.a. en person med högt ackumulerat saldo som ändrat anställningsform och därmed inte längre har rätt till övertid. I samband med ändringen reglerades inte skulden. Det är inte tillfredställande att anställda har ett högt saldo av ackumulerad övertid. Alltför höga saldon kan tyda på en arbetssituation som kan medföra oönskade konsekvenser såsom ohälsa och negativa effekter på organisationen vid större komputtag framöver. Vid ändrade anställningsformer bör reglering ske av tidigare inarbetad övertid/komptid. Vi anser även att anledningen till arbetad övertid/mertid ska anges Uttagna semesterdagar/antal sparade semesterdagar Extrahering har gjorts av de anställdas uttagna semesterdagar och antal sparade semesterdagar som registrerats i systemet. Stickprovskontroll har genomförts av de anställdas uttagna semesterdagar. Vid kontrollen konstaterades att en del anställda inte tagit ut sin lagstadgade semester. Anledning till ej uttagen semester är antingen att förvaltningen/verksamheten inte haft utrymme att lägga ut semestern eller att semesterdagarna ej registrerats i systemet. I samband med vår granskning har, enligt uppgift, korrigering nu skett avseende registrering. Därutöver har en del personer ej tagit ut semesterdagar på grund av längre sjukdom. Vid granskningen noterades även att en del anställdas semesterdagar har ackumulerats under en längre tid. 8 av 11

11 Arbetstagare som har rätt till mer än 20 betalda semesterdagar under året har rätt att spara en eller flera överskjutande dagar. Dessa dagar får dock inte överstiga 40 dagar. Avstämning av detta sker årligen. Vid stickprovskontroll framkom att reglering/utbetalning skett för anställda med ett saldo överstigande 40 sparade semesterdagar. Kommunen har en policy kring semesterdagar som är antagen av kommunstyrelsens personalutskott I dessa anges bl.a. att semesterledighet ska förläggas med minst 20 dagar och att när förläggning av semestern sker ska det eftersträvas att varje medarbetare från en sammanhängande ledighet av minst 4 veckor under juni-augusti. Vidare anges att årets samtliga semesterdagar, för arbetstagare som har 40 sparade semesterdagar, ska aktivt förläggas. I policyn anges inget om hur länge semesterdagar får anges. Vi anser att rutinerna för bevakning av uttag av semesterdagar inte är tillräckliga. Semesterlagen samt kommunens policy avseende semesterdagar ska efterföljas. Det är angeläget att verksamhetsansvarig tillser, i samband med semesterplaneringen, att den anställde minst tar ut sina lagstadgade 20 dagar årligen samt att de kontanta utbetalningarna minimeras. Semestern ska alltid registreras i systemet då det bl.a. har en påverkan på kommunens räkenskaper. Då flera personer har ett stort antal sparade semesterdagar som sparats sedan lång tid tillbaka anser vi att kommunens policy för semesterdagar bör revideras avseende hur länge semesterdagar får sparas. 9 av 11

12 4 Sammanfattande bedömning Är lönehantering, utifrån angivna kontrollmål, tillfredställande och ändamålsenlig ur ett intern kontrollperspektiv? Hanteringen av löner, utifrån kontrollmålen, är överlag tillfredställande och ändamålsenlig. Det finns dock några moment i hanteringen som bör förbättras då det finns brister avseende bl.a. övertidsskulden och uttagna och sparade semesterdagar. Därför är det viktigt att våra synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område Anna Hilmarsson, Projektledare Mattias Haraldsson, Uppdragsledare 10 av 11

13 Bilaga 1 Validering av indata: Analysering av lönetransaktionsfilen för att validera indata. - Sökning efter onormala värden (belopp och datum). - Matchning mellan personalregister och lönetransaktioner. Översikt av månadslön: En översikt av månadslön skapas. Granskning av höga månadslöner: Extrahering av de 25 högsta månadslönerna. Bonus/provision: Utdrag av lönetransaktioner som avser bonus/provision. Dubbletter: Analys av lönetransaktionerna för att söka efter kombination av anställningsnummer + löneperiod + löneart + belopp som förekommer mer än en gång under en och samma period. Ologiska personnummer: Sökning efter anställda med avvikande kontrollsumma (ologiska personnummer). Anställda med flera anställningsnummer: Sökning efter anställda med mer än ett anställningsnummer. Transaktioner för nyckelpersoner: Extrahering av samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner (enligt erhållen information från revisionen). Kontrollberäkning av källskatt: Övertidsskulden: Uttagna semesterdagar/ Antal sparade semesterdagar. Avvikande källskatteavdrag identifieras och extraheras. Sökning efter anställda med ett stort saldo avseende Övertid/flextid samt utbetald övertid. Sökning efter uttagna semesterdagar och rimlighetsbedömning, samt sökning efter anställda med mer än 40 sparade semesterdagar. 11 av 11