Revisionsrapport. Granskning av löner. Falkenbergs kommun. Juni 2009 Inger Andersson Margareta Bertin

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av löner Falkenbergs kommun Juni 2009 Inger Andersson Margareta Bertin

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund, revisionsfrågor, avgränsning och metod Sammanfattning Noterade felaktigheter Granskningens resultat Allmänt om organisation och lönesystem Fasta uppgifter Månadslön och fasta tillägg Semester- och kalenderfaktorer Uppehållsfaktor Ackumulatorer för semester, mertid, kompledighet m.m Mertid Reglering av flexsaldo Reglering av årsarbetstid Semester OB-ersättningar Justeringar avseende tidigare löneutbetalningsperioder Onormala eller udda transaktioner Iakttagelser för vissa personalkategorier...12

3 1 Bakgrund, revisionsfrågor, avgränsning och metod Falkenbergs kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska utbetalda löner i kommunen. Granskningen har avgränsats till att omfatta löner utbetalda år Det är viktigt att kommunens rutiner för utbetalning av löner är väl fungerande, säkra och ändamålsenliga eftersom personalkostnaderna utgör en relativt hög andel av de totala kostnaderna. Det är därmed viktigt att det finns en god intern kontroll. Granskningen har genomförts med hjälp av ett registeranalysprogram. Förvaltningen har överlämnat filer från lönesystemet, dels med samtliga lönetransaktioner för 2008, dels med fasta uppgifter ur löneregistret. Efter en översiktlig genomgång av dessa filer har vi gjort en närmare granskning av poster som i något avseende synes avvika från ett normaltillstånd. Genom löpande kontakt under granskningens gång med ansvarig personal har gällande rutiner kartlagts och utvärderats och andra oklarheter utretts av ansvariga. Den övergripande revisionsfrågan är: Har löner utbetalats med rätt belopp, i rätt tid och i enlighet med gällande avtal och finns godtagbara underlag för transaktionerna? Följande frågeställningar har varit aktuella vid den översiktliga genomgången av registren: Fasta uppgifter: Är månadslön, tjänstgöringsgrad, anställningsform/-typ, semester-/ kalender-/ uppehållslönefaktorer och andra fasta uppgifter rätt registrerade och rimliga (harmonierar med övriga uppgifter)? Vem eller vilka har rätten att attestera respektive registrera dessa uppgifter? Avvikelserapportering: Är utbetalade löner och arvoden rätt enligt avtal och den tjänst som vederbörande innehar t.ex. övertid, fyllnadstid, timlön, utbetalning semesterlön/- ersättning? I vilken utsträckning förekommer ovanstående avvikelser och finns godtagbara, attesterade underlag för transaktionerna? Vilka kontrollmoment görs innan utbetalning sker (manuella och maskinella) och används de möjligheter som systemet erbjuder? Rutiner: Tillämpas fastställda rutiner och är dessa ur intern kontrollsynpunkt tillfredsställande? Rapporten är sakgranskad av ansvarig personal på arbetsgivarenheten. 3

4 2 Sammanfattning Vår uppfattning är att kommunens rutiner för löneutbetalning är ändamålsenliga och väl fungerande. Vi har gjort många avstämningar och konstaterat att det mesta är högst rimligt och normalt. Några enstaka felaktigheter har vi dock noterat, liksom några rutiner som kanske marginellt bör ses över för att uppnå ännu större säkerhet. Vi bedömer att arbetsgivarenhetens övergripande kontroll av lönesystemets funktion är bra och att den checklista som framtagits för kontroll av inrapporterade löner utgör ett bra instrument för den interna kontrollen. Eftersom dessa kontroller inte dokumenteras, anser vi att en dokumentation, t ex i form av signering av uttagna kontrollistor, bör införas för att ytterligare förstärka den interna kontrollen. Stickprovsmässigt har avtalade månadslöner stämts av mot registrerade löner. Inga avvikelser har noterats. Fasta lönetillägg, som förekommer i stor utsträckning, framgår inte av de bilagor, som utgör underlag för lönerevisionen. Vissa fasta lönetillägg är individuella och utgår för viss bestämd uppgift, andra är generella och utgår t ex för alla fast anställda lärare och förskollärare med placering i Ullared. Stickprovsmässigt har avtal om fasta tillägg granskats. Det förekommer att personer registreras på mer än en tjänst, t ex två deltidstjänster med olika lön och olika kalender- och semesterfaktorer. Vi anser att man i möjligaste mån bör samordna sådana tjänster, eftersom det annars föreligger risk för felaktigheter vid rapportering av semester, sjukdom m m. Vi har också noterat några felaktigheter/ tveksamheter vid semester- och sjukrapportering innebärande att sjukdom/semester bara registrerats på en av tjänsterna. Vid registrering av vikariat med fast anställning vilande, har det visat sig att ackumulatorerna för övertid, saldo för kompensationsledighet och uttagen semester inte alltid blir rätt. Att det blir fel uppges bero på att registreringen måste göras i en särskild ordning, varför vi föreslagit att arbetsgivarenheten centralt bör svara för denna registrering. Ansvarig på arbetsgivarenheten vill inte göra denna förändring utan har i stället för avsikt att särskilt uppmärksamma förvaltningarna på de risker som finns och skriva ner en rutinbeskrivning av hur dessa uppgifter skall registreras. Ackumulatorerna för mertid skall uppräknas per person så att arbetstidslagens bestämmelser löpande kan stämmas av. I detta avseende har vi konstaterat vissa brister 4

5 vad gäller deltidsanställd personal. För dessa skall mertid registreras på olika orsaker beroende på om det är extra tid på egen tjänst (=mertid enligt Arbetstidslagen, ATL) eller om det är att vikariera på annan tjänst (ej mertid ATL). Förvaltningarna har inte alltid gjort denna åtskillnad vid rapporteringen, varför det som i övertidsjournalen registrerats som mertid inte alltid är mertid enligt arbetstidslagen. Vi har granskat att förhållandet mellan kalender- och semesterfaktor alltid skall vara 1,40. För alla nu aktuella personer är detta rätt i löneregistret. För anställda med uppehållslön skall uppehållsfaktorn uppräknas med 0,03 det år den anställde fyller 40 år. Detta måste göras manuellt. För aktuella personer har denna uppräkning gjorts. Vi har granskat omfattningen av justeringar som avser tid före Sådana sena justeringar förekommer i obetydlig omfattning och har rimliga orsaker. Vi har noterat att fyllnadstid i många fall rapporteras för heltidsanställda, då i regel för uttag i ledighet. Man har inte heller träffat lokalt avtal om denna tillämpning, vilket vi anser lämpligt. Det finns ett stort antal personer med stora kompsaldon, som mest 223 timmar. Även negativa kompsaldon förekommer, som mest 25 timmar. Kommunen har i sin dokumentation angett att ingen negativ komptid bör förekomma, varför åtgärder bör vidtas för att nedbringa dessa stora saldon. Vi har noterat att ersättningarna för familjehem varierar mycket. Det förekommer stora ersättningar av förlorad arbetsförtjänst (som mest ca kr/månad), arvode och omkostnadsersättning i olika mixer. Det är socialförvaltningen som fastställer vilken ersättning som skall utgå. Arbetsgivarenheten verkställer bara utbetalning enligt utanordning som kommer från socialförvaltningen. 2.1 Noterade felaktigheter Vid kontroll av uttagen semester har vi noterat ett fall där uttagen årssemester inte blivit registrerad. För övriga kontrollerade personer med intjänad men ej uttagen semester finns en förklaring, t ex långtidssjukskrivning. En person med uppehållsanställning hade 108 dagars registrerad sparad semester. Eftersom vederbörande är uppehållsanställd skall ingen semester registreras. Detta är alltså en ren felregistrering av anställningen och korrigering skall göras inför nytt arbetsår augusti I pengar har inget fel uppstått, däremot har risk för fel förelegat och statistiska uppgifter blivit fel. 5

6 Det förekommer att en person har mer än en tjänst, t ex 2*50% eller 75%+25%. I vissa fall är lönen för de båda tjänsterna inte lika, trots att en samordning eftersträvas. I dessa fall görs semesteravräkning, sjukavdrag mm separat på var och en av tjänsterna. Vi har påträffat enstaka fall då sådana rapporteringar felaktigt bara gjorts på en av tjänsterna. Dessa kommer att justeras av arbetsgivarenheten. En person har under 2008 haft övertid enligt ATL överstigande 200 timmar utan att förvaltningen sökt dispens. Vederbörande arbetar som personlig assistent, AB allmänna bestämmelser (ej PAN avtalets specialbestämmelser för personlig assistent och anhörigvårdare) och förvaltningen har uppmärksammats av arbetsgivarenheten. Vid vilande anställning för vikariat på annan tjänst har ackumulatorerna i vissa fall varit felaktiga. I ett fall har registrerats fyllnadstid att kompenseras i ledighet med belopp 1.700:- kr, vilket borde vara omöjligt. Rättas nu av arbetsgivarenheten. 3 Granskningens resultat 3.1 Allmänt om organisation och lönesystem Enligt transaktionsregistret har personer fått någon form av ersättning under Anställningsförhållanden för anställd personal regleras i HÖK (Huvudöverenskommelse) för Sveriges Kommuner och Landsting med tillämpliga bilagor. Centralt i kommunen finns en arbetsgivarenhet med en personalchef, en löne- och systemansvarig, en lönekonsult/systemadministratör samt två löneassistenter. Dessutom finns en lönekonsult på Barn och Utbildningsförvaltningen och en på Socialförvaltningen. Arbetsgivarenheten har ansvaret för lönesystemets funktion och har därutöver främst en stödjande och kontrollerande roll gentemot förvaltningarna. Kommunen använder Personec P personal- och lönesystem för administration av löner och personalekonomisk redovisning. Systemet körs lokalt. Arbetsgivarenheten registrerar de personer som skall ha tillgång till lönesystemet med olika behörighetsgrader läs, skriv eller bevilja - för olika typer av transaktioner. Totalt finns det ca 120 personer med attestansvar i lönesystemet. Uppgifterna dokumenteras på en blankett, som även innehåller en sekretessförbindelse och undertecknas av såväl arbetsledare som användare. 6

7 Rapportering och registrering av övertid, frånvaro och andra undantagstider är i stor utsträckning delegerat till den anställde, varefter respektive chef attesterar. Övriga, ca en tredjedel lämnar tidrapport till utsedd assistent/rapportör, som svarar för registreringen Efter att månadens alla lönetransaktioner registrerats körs en lönebearbetning och lönelista och diverse fellistor tas fram ur lönesystemet. Personal på arbetsgivarenheten gör därefter, innan periodens löner skickas ut, en genomgång av de automatiska kontroller som finns upplagda i systemet vad avser orimliga belopp m m. och justerar de felaktigheter som påträffas, varefter man gör en ny körning av de löner som justerats. Arbetsgivarenheten har tagit fram en checklista som beskriver vilka kontroller som skall göras, vilka underlag som skall tas fram för kontroll samt när, vad och av vem dessa kontrollmoment skall göras. Denna checklista utgör ett bra instrument för den interna kontrollen. Eftersom kontrollerna inte dokumenteras, anser vi att en dokumentation, t ex i form av signering av viktiga kontrollistor, bör införas för att ytterligare förstärka den interna kontrollen 3.2 Fasta uppgifter I lönesystemet registreras alla grunduppgifter för anställningen såsom anställningsform/ typ, avtal, semestergrupp, överenskommen lön, lönetillägg, tjänstgöringsgrad och alla andra uppgifter som reglerar ett anställningsförhållande. Vidare innehåller löneregistret ackumulatorer för inkomst av tjänst, fullgjord mertid, uttagen semester, kompensationssaldo m m. Dessa ackumulatorer uppräknas via lönerapporteringarna. Det finns personer som har mer än en aktuell anställning i kommunen. Detta kan t.ex. bero på att man har en vilande tjänst för att vikariera på en annan tjänst, eller på att en person har en deltidstjänst och kompletterar med en annan deltidstjänst. Sett över ett år är det också så att det finns personer vars anställningsförhållanden har ändrats under året. Vissa uppgifter i löneregistret är personanknutna, andra förvaltningsanknutna. Det betyder att för de personer som registrerats på mer än en anställningspost är vissa uppgifter samma på alla registrerade poster (t ex namn, personnummer, ackumulerad inkomst), andra varierar mellan de olika anställningsposterna (t ex befattning, anställningstyp och -form, tjänstgöringsgrad m m). 7

8 3.2.1 Månadslön och fasta tillägg Löneregistrets uppgift om månadslöner har stickprovsvis stämts av mot förhandlingsprotokoll från senaste lönerevision. Stickprovet har inte visat några felaktiga månadslöner. Många, drygt 400 personer, har ett eller flera fasta tillägg utöver månadslönen. Uppgift om lönetillägg finns inte med på de listor som utgör underlag för lönerevisionen. Beslut om lönetillägg är ibland individuella och beslutas i samband med att viss arbetsuppgift tilldelas en person, och ibland generella. Som exempel på det senare kan nämnas ett Ullaredstillägg, som innebär att ett lönetillägg på kr utgår till alla fast anställda lärare, förskollärare och fritidspedagoger vid skolor i Ullaredsområdet. Detta beslut är daterat och gäller f o m Vårt stickprov har inte visat på några avvikelser Semester- och kalenderfaktorer Förhållandet mellan kalender- och semesterdagsfaktor skall alltid vara 1,40:1,00 Löneregistret innehåller en person med faktor 0,98. Detta har dock inte orsakat några fel i löneutbetalningarna. F o m är personen i fråga rätt registrerad. Motsvarande uppgifter i transaktionsfilen harmonierar dock inte alltid, eftersom faktorerna kan behöva ändras vid ändrat arbetstidsschema. I sådana fall är det inte alltid man ändrar båda faktorerna, eftersom ändring görs i samband med registrering av transaktion som kräver sådan faktor Uppehållsfaktor Ca 90 personer har under 2008 innehaft tjänst med uppehållslön. Vi har kontrollerat att alla har lön som motsvarar fastställd uppehållsfaktor. För anställda med uppehållslön skall uppehållsfaktorn uppräknas med 0,03 det år den anställde fyller 40 år. Denna registrering måste göras manuellt. Två personer med uppehållsanställning har under 2008 fyllt 40 år och har därmed i enlighet med avtalet fått uppehållsfaktorn höjd med 0,03 % f o m höstterminens början Ackumulatorer för semester, mertid, kompledighet m.m Separata filer har erhållits för ackumulerade saldon av semester, övertid och kompledighet. Vid genomgång av dessa har följande noteringar gjorts: 8

9 Semester Ackumulatorn för årets semesteruttag liksom den för kontant utbetalning av semester har kontrollerats stickprovsmässigt. För ett antal personer som är registrerade på mer än en tjänst har antalet semesterdagar registrerats på båda tjänsterna varför antalet dagar enligt ackumulatorn i princip blir dubbelt. Vidare är dessa ackumulatorer missvisande för några personer med vikariat och en vilande tjänst i botten Mertid enligt ATL (Arbetstidslagen) Ackumulatorerna för mertid skall uppräknas per person så att arbetstidslagens bestämmelser löpande kan stämmas av. Vi har haft vissa svårigheter att härleda transaktioner för över- och fyllnadstid till övertidsjournalen. Det gäller deltidsanställd personal, för vilka mertid skall registreras på olika orsaker beroende på om det är extra tid på egen tjänst (=mertid enl ATL) eller om det är mertid för att vikariera på annan tjänst (ej mertid ATL). Vid rapporteringen har förvaltningarna inte alltid gjort denna åtskillnad, varför det som i övertidsjournalen registrerats som mertid inte alltid är mertid enligt arbetstidslagen Saldo okompenserad mertid Komplett avstämning av ackumulatorn för okompenserad mertid har inte kunnat göras, eftersom vi inte haft tillgång till ingångsvärdet från januari En stor del av den mertid som rapporteras i kommunen betalas inte ut i pengar utan registreras som tid att ta ut i ledighet. Vi har också noterat att inte bara övertid, utan också fyllnadstid för heltidsanställda, rapporteras som tid att ta ut i ledighet. Därför finns det ett stort antal personer med stora kompsaldon, som mest timmar. Totalt kompsaldo i kommunen uppgår till ca timmar. Även negativa kompsaldon förekommer i en omfattning som inte är helt obetydlig ca 50 personer har mer än en minustimma. Som mest har en person ett negativt saldo om -25 timmar. Kommunen har i sin dokumentation av lönerutinerna angett att ingen negativ komptid bör förekomma och att positivt saldo inte bör överstiga 40 timmar Mertid Totalt har under 2008 utbetalats ca 4,4 mkr i övertidsersättning för ca timmar. Därutöver har ca timmars övertid registrerats för uttag i ledighet. Fyllnadstid har utbetalats med ca 3,4 mkr för ca timmar. Därutöver har nästan timmars fyllnadstid registrerats för uttag i ledighet 9

10 Vidare har positivt flexsaldo på totalt timmar ersatts med ca 243 tkr. Som timlön har utbetalats ca 50 mkr motsvarande ca timmar. Även timavlönade har rätt till övertidsersättning om arbetstidsmåttet för heltidsanställd överskrids. Enligt arbetstidslagen får övertidsuttaget endast efter MBL-förhandling överstiga 200 timmar per år. En sådan förhandling kan medge ett mertidsuttag på ytterligare 150 timmar. Enligt övertidsjournalen har 3 personer överskridit 200 timmars arbetstid. Av dessa är det bara en person som överskridit 200 timmars övertid enligt arbetstidslagen, för övriga är det mertid som inte är mertid enligt arbetstidslagen. Ersättning för arbetad mertid regleras i AB. Det finns vissa möjligheter att träffa lokala överenskommelser om hur kompensation för mertid skall utges Fyllnadstid för heltidsanställda Fyllnadstid skall enligt avtalet bara i undantagsfall utgå till heltidsanställd personal. Vid tid utöver heltid skall övertidsersättning utgå såvida man inte i lokalt kollektivavtal kommit överens om att mertid i vissa fall skall ersättas med fyllnadstid. Fyllnadstid registreras ofta även för heltidsanställda ca 400 personer och över timmar - dock ej med kontant betalning utan att ta ut i ledighet. Detta är inte i överensstämmelse med avtalet, som säger att fyllnadstid bara i undantagsfall skall utgå till heltidsanställd personal, utan en lokal tillämpning. Man har inte heller träffat lokalt avtal om denna tillämpning, vilket vi anser lämpligt Mertid för deltidsanställda För deltidsanställd personal skall fyllnadstid utgå för arbetad tid upp till heltidsmåttet, därefter skall ersättning för överskjutande mertid utgå under samma förutsättningar och efter samma grunder som gäller för heltidsanställdas ersättning för övertid. Beordrad fyllnadstid är enligt arbetstidslagen mertid, som skall uppräkna ackumulatorn för mertid enligt arbetstidslagen även om arbetstidsmåttet för heltid inte uppnåtts. Däremot skall fyllnadstid som en deltidsanställd åtar sig av eget intresse inte betraktas som mertid enligt arbetstidslagen. I kommunen har all fyllnadstid registrerats på samma löneart i lönesystemet (men med olika orsaker ), varför vi i denna granskning inte kan urskilja vad som skall respektive inte skall inräknas i denna ackumulator. Det har också förekommit felregistrering av orsaker, vilket innebär fel i ackumulatorn för övertid enligt arbetstidslagen. 10

11 3.2.6 Reglering av flexsaldo Flexibel arbetstid tillämpas för en stor del av kommunens personal. Flexsaldot regleras per 31/8 varje år för saldon överstigande 80 timmar. Dessutom skall saldona vid ett avstämningstillfälle per år regleras till max +40 timmar eller -20 timmar. Dessutom förekommer uttag av ledighet, även hela dagar, som kallas flexledighet, totalt ca timmar. Utbetalad ersättning för positiv flextid har inte påverkat övertidsjournalen Reglering av årsarbetstid Kommunen har i sin dokumentation av lönerutinerna angett att avstämning av årsarbetstid sker en gång per år. Då gäller gränserna + 40 timmar och -20 timmar. I övrigt sker reglering av saldona vid större avvikelser eller vid anställningens upphörande. Under 2008 har utbetalats 131,6 tkr för överstigande tid och 122,7 tkr har dragits av för underskott. Ca 40 personer har fått ersättning med maximalt 10,2 tkr och ca 50 personer har fått ett avdrag på som mest 8,1 tkr Semester Kommunen har i sin dokumentation av lönerutinerna påpekat att minst 20 dagars semester skall läggas ut och att resterande dagar får sparas. Man understryker också att för de som redan har 40 sparade dagar skall all semester för innevarande år läggas ut. Trots detta har ett stort antal personer endast tagit ut en mindre del av sin årssemester för Många personer har tagit ut färre dagar än vad avtalet föreskriver. Det kan också konstateras att många av dessa personer även fått utbetalning av ett antal semesterdagar 2008 (överblivna från 2007). Det förekommer också att för mycket semester uttagits en handfull personer har enligt de uppgifter vi fått (med vissa konstaterade brister) ett negativt semestersaldo, max -10 tim. Enligt lönekontoret sker en gång om året, i samband med den s k semesteromställningen, en reglering av sparade semesterdagar, vilket innebär att sparade dagar utöver 40 blir utbetalade. Vid semesteromställningen 2008 utbetalades ca 400 sådana överskjutande dagar från

12 Det är arbetsgivarens skyldighet att lägga ut semester. Vi anser att kommunen bör vidta åtgärder för att endast i undantagsfall behöva reglera ej uttagen semester i pengar OB-ersättningar Ersättning för arbete på obekväm arbetstid är en stor lönepost, för vissa personer motsvarar beloppet drygt 20% av den totala lönen. Totalt har OB-ersättningar utbetalats med totalt 33,2 mkr för totalt ca arbetstimmar. Som mest har OB-ersättning utgått för timmar med ca 75 tkr. För vissa personer är merparten av arbetstiden förlagd på obekväm arbetstid. I denna granskning har vi bara gjort en översiktlig granskning av utbetalda obersättningar, vilket innebär att vi konstaterat att avtalsenliga belopp utbetalats och att arbetad tid jämförd med tid med OB-ersättning är rimlig Justeringar avseende tidigare löneutbetalningsperioder Datum för gäller f o m har jämförts med utbetalningsdatum och justeringar avseende tid som ligger före har tagits fram och analyserats. Dessa sena justeringar uppgår netto till ca 176 tkr och avser dels retroaktiv lön, pensionsavgiftsersättning mm, dels justeringar av sjukavdrag, semesterdagstillägg och ersättningar, ferielön, bilers m m och i ett par fall reglering i samband med avgångsvederlag som avser tidigare år men inte förhandlats klart förrän I övrigt är det justeringar som inte påverkar nettolönen Onormala eller udda transaktioner Fyllnadstid i ledighet med belopp att utbetala I ett fall har registrerats Fyllnadstid att kompenseras i ledighet med belopp 1.700:- kr, vilket borde vara omöjligt. Felet har sedan rättats till men utan att belopp angivits, varför felet kvarstått. Rättas nu av arbetsgivarenheten Avgångsvederlag Avgångsvederlag har utbetalats till tre personer. Beloppen har fastställts i särskilda förhandlingar Iakttagelser för vissa personalkategorier Personliga assistenter AB För denna kategori gäller arbetstidslagen. Övertidsuttaget får inte utan dispens överstiga 200 timmar per år. En person har haft 343,32 timmars övertid utan att man sökt dispens. 12

13 Vederbörande är heltidspersonal och mesta tiden är förlagd på obekväm arbetstid med OB-tillägg Personliga assistenter PAN För denna kategori gäller inte arbetstidslagen. De är timavlönade, med arbetstid som i något fall överskrider maxtid enligt avtalet, 52 tim/vecka. Ofta tar denna personal inte heller ut semester i ledighet utan semesterersättningen betalas kontant Familjehem Enligt personregistret finns 81 personer med uppdrag som familjehem. Tillsammans uppgår deras ersättningar till drygt 13 mkr, varav 5,6 mkr avser omkostnadsersättningar. Typ av ersättning är varierande mellan arvode och förlorad arbetsförtjänst (25 personer, max kr/månad) eller både och. Vissa har omkostnadsersättning till betydande belopp, andra har ingen omkostnadsersättning alls. Det är socialförvaltningen som fastställer vilken ersättning som skall utgå. Arbetsgivarenheten verkställer bara utbetalning enligt utanordning som kommer från socialförvaltningen. 13